Gantt şeması, planlama yardımcınızdır. Gantt şeması nedir ve nasıl yapılır?

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Gantt Grafiği, proje yönetiminde programı görsel olarak göstermek için en popüler araçlardan biridir.

Bu nedir?

Gantt şeması, küçük ve orta ölçekli işletmeler alanındaki farklı çalışma aşamalarını göstermek için tasarlanmıştır. Görsel olarak, iki ana eksenden oluşan basit bir şerit setidir: vakalar ve zaman. Her zaman periyoduna tamamlanması gereken belirli bir görev atanır.

Şemada, ana bloklara ek olarak, tamamlanan işin yüzdesini gösteren özel bir ek sütun olabilir. Özel işaretler - kilometre taşları - iki veya daha fazla görevi vurgulamak ve bunların uygulanma sırasını göstermek için kullanılır.

Gantt şeması proje yönetimi alanında bir tür standarttır, çünkü onun yardımıyla tüm proje aşamalarının uygulama yapısını açıkça göstermek mümkün hale gelir.

Gantt şeması ne işe yarar?

Çoğu insanın görsel olduğu göz önüne alındığında, diyagram ana görevlerden birini çözme ve personele ne üzerinde çalışılacağını, süreçte hangi kaynakların uygulanacağını vebelirli görevlerin ne kadar hızlı gerçekleştirileceği. Tüm bilgiler, kafa karıştırıcı tablolar ve çok miktarda metin kullanılmadan sıkıştırılmış bir biçimde sunulur. Aynı zamanda, projenin özü istisnasız herkes için açık ve anlaşılırdır.

Tablo kullanmak, küçük ölçekli projelerin yönetimini büyük ölçüde basitleştirir ve çalışanların faaliyetlerini her zaman kontrol altında tutmayı mümkün kılar.

İlk grafiğin ortaya çıkış tarihi

İlk grafik formatı, 20. yüzyılın başlarında Henry L. Gant tarafından geliştirilmiş ve test edilmiştir. Bilim adamı, Birinci Dünya Savaşı'nda kullanılmak üzere gemilerin yapımını yönetmek için işe alındı. Özel bir program, birkaç mühendisin çalışmalarını koordine etmesine ve görevlerin zamanında tamamlanmasını kontrol etmesine izin verdi. Gant, gerekli tüm görevleri listeleyerek ve bunları mevcut kaynaklara göre planlayarak doğrudan başladı.

Önemli bir aşama, bazı görevlerin diğerlerine bağımlılığının gösterilmesiydi. Ayrıca Gant, her kişiye belirli bir faaliyet türünü tamamlaması gereken bir süre ayırdı, proje için ayrılan süreyi dikkate alarak kimin ve hangi görevin gerçekleştirileceğini belirtti.

Gantt grafiği, farklı görevleri temsil eden dikey bir eksen ve zamanı temsil eden bir yatay eksen kullanılarak yapılır.

Modern dünyada Gantt şeması

Bu planlama yöntemi günümüzde alaka düzeyini kaybetmez, çünkü üretim planının grafiksel bir görüntüsünü sağlamanıza olanak tanır, uygulamadaki ilerlemeyi izlemeyi kolaylaştırıratanan görevler. Gantt şeması o kadar güçlü bir analitik araç haline geldi ki neredeyse 100 yıldır herhangi bir değişiklik geçirmedi. Sadece geçen yüzyılın 90'larında, ilişkileri daha ayrıntılı olarak tanımlamak için çeşitli görevler arasındaki iletişim hatları buna dahil edildi:

• "bitiş-başlangıç" - B faaliyeti, A faaliyeti tamamlanana kadar başlayamaz;
• "başlangıç-bitiş" - B eylemi, A eylemi başlayana kadar başlayamaz;
• "start-start" - B eylemi, A eyleminden daha erken başlamaz;
• "bitiş-bitiş" - B eylemi, A eyleminin bitiminden önce bitmemelidir.

Gantt şemasının Hoover Barajı (Las Vegas, 1939) ve Eisenhower Otoyolu sistemi (Amerika Birleşik Devletleri'ndeki çoğu büyük şehri birbirine bağlar) gibi dev mühendislik yapılarının yapımında kullanıldığına dair kanıtlar var.

Talimat: 5 adımda Gantt şeması nasıl oluşturulur?

Sırada, bir Gantt şeması oluşturma kurallarına bakacağız ve bunu bir Microsoft Excel elektronik tablosunda kendimiz oluşturmaya çalışacağız.

Adım 1. Veri toplama

Bir grafik oluşturmak için aşağıdaki verilere ihtiyacımız var:

• tüm veri kümelerinin koordinatları (sütunların her birinin başlaması gereken yer);
• her aşamanın adı;
• her aşamanın süresi.

Kolaylık olması için bunları hemen tablonun ilgili alanlarına giriyoruz. Gerekli tüm bilgileri girdikten sonra grafiğin kendisinin oluşturulmasına geçebiliriz.

Önemli: Tüm veri biçimlerinindoğru: özellikle bu tarihler için geçerlidir.

Adım 2. Düzenin oluşturulması

Yani, planlamanın amacını ve temelinde bir program oluşturacağımız temel verileri biliyoruz. Şimdi elektronik tablo penceresinde "-> Grafik Ekle" bölümüne gitmemiz ve ardından "Satır" öğesine tıklamamız gerekiyor. Her zamanki gibi değil, birikimle ihtiyacımız var, çünkü sadece bizim durumumuzda ana olacak olan ikinci veri satırını sağlıyor.

Adım 3. Diğer her şeyi silin

Bunu yapmak için program özel araçlar sağlar. Ekrana gelen çizelgede fare imlecini mavi çubuğun üzerine getirmeniz, üzerine sağ tıklamanız ve beliren menüden "Format Data Series" seçeneğini seçmeniz gerekiyor. "Doldur" öğesine gitmemiz ve "Doldurma yok" öğesini seçmemiz gereken bir pencere görüntülenecektir. Bundan sonra, grafik şöyle görünecek:

Adım 4. Son rötuşlar

Varsayılan olarak grafiğimizdeki tüm veriler aşağıdan yukarıya doğru sıralandığından, onu biraz değiştirmemiz gerekecek. Bunu yapmak için, kategori eksenine sağ tıklıyoruz (yanında görev listemiz olan), "Ekseni Biçimlendir" penceresine gidiyoruz. Hemen ihtiyacımız olan sekme açılıyor - “Eksen parametreleri”. Kategori sırasını tersine çevir'in yanındaki kutuyu işaretleyin. Aslında, Gantt şeması zaten hazır, geriye sadece birkaç kullanışlı küçük şey kaldı.

Adım 5. Biçimlendirme

Yani, grafik üzerinde çalışmaya devam ediyoruz. Gördüğünüz gibi, yine de çirkin görünüyor ve şimdi bunu elektronik tablonun kendisini kullanarak düzelteceğiz:

1. Sağ üst köşedeki oku kullanarak grafiği istediğiniz boyuta uzatın.
2. Tablodaki tüm tarihleri seçin, farenin sağ tuşuyla seçim alanına tıklayın ve "Hücreleri Biçimlendir-> Numarası"na gidin. Bu bölüm, birlikte çalıştığımız ana sayı biçimlerini tanıtır. Yazıların birbiriyle örtüşmemesi için girişin daha kısa bir versiyonunu seçmenizi tavsiye ederiz. Ardından, grafikte tarihlerin bulunduğu eksene tekrar sağ tıklayın, "Ekseni Biçimlendir -> Numarası"nı seçin ve "Kaynağa bağlantı"nın yanındaki kutuyu işaretleyin.
3. Efsaneyi seçin ("Tarih" ve "Süre" sembolleri sağda) ve klavyedeki Sil düğmesine basın.
4. "Biçimlendirme Ekseni -> Parametreleri"ni açın ve minimum ve maksimum değerleri ayarlayın (Pazartesi ve 3 Ocak olduğu için 15 Aralık'ı belirledik). Burada ana bölümlerin fiyatını belirleyebiliriz (bu, örneğin bir proje üzerinde çalışmanın birkaç hafta veya ay süreceği durumlarda uygundur). Bizim durumumuzda, varsayılan değeri (2.0) bırakmak daha uygundur.

Biçimlendirme konusunda biraz daha deneme - ve sonunda elde ettiğimiz güzellik bu. İşte bitmiş bir Gantt şeması. Verdiğimiz örnek elbette çok basit - ancak bu planlama yönteminin özünü anlamak vebelirli görevleri gerçekleştirme sürecinin görsel gösterimi.

Diğer grafik programları

Elbette, proje yönetimini kolaylaştıran daha birçok daha iyi program var. Herhangi bir karmaşıklığa sahip bir Gantt şeması, aşağıdaki gibi uygulamalar kullanılarak kolayca oluşturulabilir:

• SchedRoll;
• Gantt Tasarımcısı;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Projesi ve diğerleri.

Ayrıca, kullanıcılarına yalnızca işlerini planlama değil, aynı zamanda düzenli raporlar, görevlerin mevcut durumu hakkında e-posta ile bildirim alma fırsatı sunan bir dizi çevrimiçi hizmet vardır. Ancak, ağda depolanan verilerin gizliliğinin risk altında olduğu ve doğrudan kullanıcının bilgisayarına yüklenen sabit yazılımların kural olarak çok daha geniş işlevselliğe sahip olduğu ve kullanımda daha güvenilir olduğu gerçeği inkar edilemez.

Yöntemin avantajları ve dezavantajları

Son olarak, açıklanan planlama ve yönetim yönteminin ana avantajlarını ve dezavantajlarını ayrıntılı olarak ele almaya değer.

Asıl avantajı, kuşkusuz, malzemenin grafik sunumudur. Kural olarak, işadamlarının Gantt çizelgeleriyle çalışması uygundur - bir projede çalışmanın aşamalarını açıkça belirleme ve belirleme yeteneğini severler. Görevleri farklı renkli çubuklar şeklinde sunarak, tüm ekip üyeleri görevlerini bir bakışta tam anlamıyla tanımlayabilir.

Ayrıca Gantt çizelgelerininprojenin temel önceliklerini gösterebilen mükemmel bir sunum aracı. Yani, liderler mevcut kaynakların her birini tahsis edip dağıtır dağıtmaz, ekip bunu anında öğrenir ve sonraki talimatları takip eder. Gantt şemasının bu özelliği üst düzey yöneticiler için son derece yararlıdır - onu kullanarak çeşitli projelerin durumu hakkında ayrıntılı, kapsamlı bir rapor hazırlamak çok daha kolaydır.

Ancak, diğer tüm planlama yöntemleri gibi, Gantt şemasının da dezavantajları vardır. Bunlardan biri görev bağımlılığıdır. Oldukça sık olarak, projeleri sunma sürecinde yöneticilerin bu görevlerden hangilerinin birbiriyle ilişkili olduğunu göstermeleri gerekir. Ancak, ne yazık ki, grafik formatının kendisi buna izin vermiyor. Bu sınırlamayı aşmak için yöneticiler çeşitli numaralara başvururlar: örneğin, grafiğe temel bağımlılıkları gösteren özel dikey çizgiler eklerler. Ancak bu yalnızca geçici bir çözümdür, bilgileri tam olarak iletemez.

Gantt çizelgelerinin diğer bir dezavantajı esnek olmamalarıdır. Günümüzde projeler statik değil - sürekli olarak şemada dikkate alınması imkansız olan bazı değişikliklere, kaymalara maruz kalıyorlar. Bir grafiği oluşturmaya başlamadan önce, yöneticilerin her şeyi en küçük ayrıntısına kadar hesaplaması gerekir, çünkü tahmindeki en ufak bir değişiklikle tüm diyagramın sıfırdan yeniden çizilmesi gerekir. Ve bu, aynı anda birkaç farklı planlama yöntemini gösterebilmekten bahsetmiyorum bile.ayrıca eksik.

Gantt şemasına neden ihtiyaç duyduğunuzdan bağımsız olarak, bir program (en "gelişmiş" bile) belirli işlerin önemini ve kaynak yoğunluğunu, özlerini gösteremez. Bu nedenle, özellikle büyük ölçekli projeler için nadiren kullanılır.

Yine de, bu yöntemin proje yönetimi pratiğinde son derece yaygın olduğunu inkar etmek mümkün değil - bir asırdan fazla kullanım süresi boyunca insanlar verimliliğini ve yüksek verimliliğini doğrulama fırsatına sahip oldular.