AHO uzmanı - bu kim? İdari ve ekonomik departman: yapı, çalışanlar, yönetim

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

İş tecrübesi olan herkes, bir şirketin hayati faaliyetlerini düzgün bir şekilde sürdürmesinin ve çalışanların güvenliğini sağlamasının ne kadar önemli olduğunu anlar. Konaklamayı konforlu hale getirmek için hangi çalışanların şirket kadrosuna dahil edilmesi gerektiğini öğrenelim.

AXO neden yaratıldı

Öncelikle, AHO'nun idari ve ekonomik bir departman olduğunu açıklayalım. Tipik olarak, bu tür yapısal birimler, dallı bir ekonomik faaliyet yapısına sahip büyük işletmelerde oluşturulur. Küçük şirketlerde, tüm bir departmanın işlevleri bir kişi tarafından gerçekleştirilebilir. Bu departmanın çalışanlarının ana işlevi, idari ve ekonomik faaliyetleri yetkin bir şekilde organize etmek, şirketin hayati faaliyetlerini sağlamak için maliyetlerini en aza indirmek ve işyerinde kalmak için rahat koşullar yaratmaktır.

Departman yapısı

Yukarıda bahsedildiği gibi, bir AHO çalışanı, bağımsız bir yapısal birim oluşturdukları ve bir pozisyon oluşturdukları büyük bir organizasyon için daha tipik olan bir pozisyondur. AXO hakkında.

AHO çerçevesinde binlerce holdingde parseller, gruplar tahsis edilebilir.

Yani, departman içinde sektörler ayırt edilebilir:

1. Asıl görevi harcamaları planlamak ve fizibilitelerini belirlemek olan planlama ve hesaplama.

2. Malzeme ve kaynak - sarf malzemelerinin kabulünü kontrol eder.

3. Sosyal güvenlik - şirket çalışanlarının rahat bir şekilde yaşaması için koşullar yaratır.

Departmanın ana görevleri

Bu birime oldukça fazla görev verilir, büyük bir organizasyonda nadiren şu soru duyulur: “AHO uzmanı - bu kim?”

Ekibin tüm üyeleri, departman çalışanlarının çözümü işletmenin verimli çalışmasına katkıda bulunan önemli sorunlarla ilgilendiğini anlar:

• temizlik;
• iç ve binanın bakımı;
• rahat çalışma koşulları yaratmak.

İdari ve ekonomik departman. Özellikler

Bu yapısal birimin önündeki görevlerin çok çeşitli olabileceği, ancak şu veya bu şekilde uygun düzeyde ekonomik hizmetlerin sağlanmasıyla ilgili olması nedeniyle, aşağıdaki işlevler tanımlanabilir:

• şirket binasının uygun şekilde bakımının yapılmasını sağlamak;
• ekipmanın düzgün çalışmasını izleme;
• yeniden yapılanma planlaması, binaların onarımı;
• planlanmış onarımların uygulanması,kontrol ve kabul;
• Binanın ve cephesinin güzelleştirilmesi, çevre düzenlemesi;
• maliyetleri tahmin etme;
• gerekli tüm belgelerin yürütülmesi;
• ofis çalışanlarına verimli çalışmak için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlamak.

Buna dayanarak, AHO'da çalışmanın çok sayıda kural ve düzenlemeye uymayı gerektirdiği ve işin performansı için yüksek derecede sorumlulukla ayrılmaz bir şekilde bağlantılı olduğu sonucuna varabiliriz.

Haklarla ilgili

Şimdi bir AXO uzmanının sahip olduğu haklar hakkında konuşalım (kim olduğuna zaten karar verdik). Ayrıca bu paragrafta, departman çalışanları tarafından görevlerin yerine getirilmesinden kimin sorumlu olduğu belirtilecektir.

Beklendiği gibi, bu paragraf, çeşitli standartlara uygunluğun kontrolü, şirketin operasyonel kullanımda olan mülkünün korunması için gereklilikler ile ilgili her şeyi içerir.

Ayrıca, departman mülkün depoda uygun şekilde depolanmasını kontrol edebilir, ofis sarf malzemelerinin kullanımına ilişkin raporlar isteyebilir.

Tabii ki, bu yapısal birimin hakkı, sorumluluk alanı içindeki sorunları çözmek gerekirse, çeşitli kurumlarla (onarım, inşaat organizasyonları) etkileşim halinde şirketin çıkarlarını temsil etmektir.

Denetim sonuçlarına dayanarak, ACS başkanı yönetim aracılığıyla mülke verilen zarar için disiplin yaptırımı uygulanması için bir emir verilmesini başlatabilir.

Etkileşim hakkında

AHO Uzmanı (kimyönetici ya da sıradan bir çalışan, fark etmez) işi sırasında diğer departmanlardan meslektaşları ile hatasız resmi ilişkiler kurar. Bu, işlevlerin kaliteli performansı için gereklidir.

Diğer yapısal bölümlerin çalışanlarından, idari departmanın bir çalışanı, iş için gerekli şeylerin (ofis ekipmanı, kırtasiye vb.) Satın alınması için başvuruların yanı sıra mülke verilen hasar raporları, hakkında yazılı açıklamalar alır. arızaların nedenleri.

AHO, yalnızca kendisine emanet edilen çeşitli konuların yürütülmesi konusunda diğer departmanları denetlemekle kalmaz, aynı zamanda mali ve muhasebe hizmetleri tarafından sağlanan standartlara dayalı olarak tesislerdeki onarımların uygulanması için planlar hazırlar.

Ayrıca, yapısal birim personel yönetimi departmanı (personel talep etme, çalışanların iş gezileri hakkında bilgi alma) ve hukuk departmanı (sözleşmelerin hazırlanmasında danışmanlık yardımı talep etme) ile etkileşime girer.

Sorumluluk hakkında

Şimdi AHO uzmanının taşıdığı sorumluluk alanına değinmek gerekiyor. Bunu kontrol etmeye kim karar verirse, idari ve ekonomik departman başkanının işlevlerin yerine getirilmesinden tamamen sorumlu olduğunu bilmelidir.

Görevleri arasında, kendisine emanet edilen yapısal birimin çalışanlarının çalışmalarını organize etmek yer alır. Yönetici, belgelerin yüksek kalitede ve zamanında hazırlanmasını, belge yönetimini sağlar. Çalışanlar tarafından yürütülmesinden sorumlu olan AHO'nun başkanıdır.endüstriyel disiplin. Ekonomi departmanının diğer çalışanlarının sorumluluk alanı, bu makalede kısaca tartışılacak olan iş tanımları ile belirlenir.

AHO başkanının görev tanımı

Personel belgelerinin yönetimine dahil olmayan çalışanların, belirlenen talimatın belirli gereksinimleri karşılaması gerektiğini düşünmeleri olası değildir.

Yine de öyle. Başarısız olarak, belge, bölüm başkanının niteliklerinin ve iş deneyimi gereksinimlerinin bir göstergesini içermelidir. Kural olarak, yüksek eğitimli uzmanlar (bizim durumumuzda eğitim teknik veya ekonomik olabilir), iş tecrübesi (uzman olarak en az üç yıl, yönetici olarak 1-2 yıl) yönetici pozisyonu için kabul edilir.

Departman başkanının, faaliyetlerini düzenleyen kuruluş için tüm yerel düzenlemeleri, emirleri bilmesi ve ayrıca şirkette benimsenen kurum kültürünün bir iletkeni olması gerekir.

İster bir şef, ister bir ACS mühendisi veya başka bir çalışan olsun, herhangi bir iş tanımında, İSG, yangın güvenliği normları ve kuralları bilgisine ilişkin gerekliliklerin dahil edilmesi gerekir.

Belge ayrıca, çalışanın acil amirinin kim olduğu, hastalık sırasında onun yerine kimin geçtiği hakkında bilgi içermelidir.

"AHO Şefi" pozisyonuna ilişkin sorumlulukların birçok açıdan departmanın işlevleriyle ortak bir yanı vardır, bu şaşırtıcı değildir. Yine de onları belirtelim:

• kaliteli hizmet ve uyumluluk sağlayınve bina ve iç binaların durumu için SNiP kuralları;
• bütçeleme, yenileme planlaması;
• şirket çalışanlarına gerekli mobilya, ev aletleri, envanteri sağlamak, işletme için muhasebelerini sürdürmek, malzemelerin rasyonel kullanımını düzenlemek;
• Bölgenin iyileştirilmesine yönelik çalışmaların yönetimi;
• hizmetin uygun düzeyde toplantı, konferans ve diğer etkinliklerde düzenlenmesi;
• kendisine emanet edilen birimin çalışanlarının yönetimi.

Haklarla ilgili bilgiler de iş tanımında gereklidir. Burada, yönetim hizmetini iyileştirmek için projeler sunmak, şirketin faaliyetlerini düzenleyen belgeleri tanımak, yönetimi ekonomik faaliyetteki eksiklikler hakkında bilgilendirmek hakkında konuşmalıyız. Çalışan yönetiminin bir parçası olarak bir yetkili, uzmanlarının terfi/cezalandırılması için önerilerde bulunabilir.

Sorumluluk bölümü, görevlerinizi gerektiği gibi yerine getirme ve işvereninizin mülküne iyi bakma ihtiyacı hakkında bilgiler içerir.

Bölümdeki diğer pozisyonlar

AHO'nun yapısı, içinde yeterince fazla sayıda çalışan bulunduğunu ima eder: bunlar mühendisler, uzmanlar, asistanlar olabilir.

Organizasyonun ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak lider, kıdemli, genç uzmanlar, asistanlar olabilir. Elbette iş tanımı, bu durumda doğrudan belirli bir pozisyon ve organizasyon için belirlenir,sorumlulukların net bir şekilde bölünmesini ima eder.

Ayrı olarak, bir kapıcı, bölgeyi ve binaları uygun duruma getirmekle meşgul olan bir temizlikçi gibi çalışanların görevleri hakkında da söylenmelidir. İşleri özellikle zor değil, aynı zamanda belli bir sorumluluk gerektiriyor.

Yukarıdakilerden, AHO çalışanlarının işinin yetkin planlamadan ve çalışanlara kaynak sağlamaktan ibaret olduğu sonucuna varabiliriz. Aynı zamanda uzmanlar aşırı harcamalara ve acil durumlara izin vermemelidir.

Dolayısıyla, AHO'da çalışmak diğer pozisyonlardan daha az sorumlu değildir.