Birincil muhasebe belgeleri: türler, işleme ve depolama

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Çeşitli mülkiyet biçimlerine sahip işletmelerde muhasebe yapmak, belgesel yansıma olmadan imkansızdır. Tek bir prosedür değil, tek bir proje değil, tek bir ticari işlem, işletmenin iç emirleri ve dış yasal normlar tarafından düzenlenen, doğru şekilde yürütülen bir belge olmadan gerçekleştirilmez. Örneğin, bir ticaret şirketinin çalışanı tarafından, başvuruların alınması için operatörden başlayıp müdürle biten her işlem, bir birincil belgeler listesine dayanan belgesel bazında yansıtılır.

Kavram ve önem

Ticari işlemleri onaylayan belgeler olmadan mevcut bir işletmenin herhangi bir olası faaliyet alanında işleyişini hayal etmek muhtemelen zordur. Her konuda olduğu gibi burada da dokümantasyon çok önemli bir rol oynamaktadır. hayal bile edemezsinhavaalanının yüksek kaliteli ve yasal olarak haklı çalışması, bir yolcunun kimliğini kanıtlayan belgeler olmadan - bir pasaport ve bir vatandaşın kimlik kodu olmadan ayrılmasına izin verir. Aynı şekilde, sürücüsünün kullandığı araç için ehliyet ve teknik pasaport şeklinde uygun belgelere sahip olmayan bir otomobilin hareketine kabul edildiğini varsaymak zordur. Birincil muhasebe belgeleri de öyle. Devlet girişimciler listesine kayıtlı herhangi bir şirketin, iş süreçlerinin düzenleyici düzenleme zincirindeki temel temel ve ilk bağlantı olan muhasebe için gerekli bir dizi belgeye sahip olması gerekir.

Birincil muhasebe belgeleri, şirketin faaliyetlerinin kaydedildiği ve iş prosedürlerinin düzenlendiği bir dizi sertifika, işlem, emir, fatura, beyan ve rapordur.

Belge türleri

Muhasebe iş akışının sınıflandırılması, aşağıdaki ana birincil belge türlerini içerir:

• işlevsel amaca göre - muhasebe, yönetim, personel;
• düzenleme derecesine göre - dahili ve harici.

Sınıflandırmanın ilk yönü, herhangi bir ticari firmanın üç ana işlevsel seviyesinin belgelerini, amaçlarının doğasına göre ve ikincisi - yasal düzenleme yöntemine göre kendi aralarında ayırt etmeyi mümkün kılar. ekonomik ilişkilerin düzenlenmesi. Yönlerin her biri bir kütle içerirşirket çalışanlarının belirli eylemlerinin performansını yansıtan belirli belge türleri.

Muhasebe belgeleri

Birincil muhasebe belgelerini düşünürsek, bunlar da ticari işlemlerin üç aşamasının düzenlenmesine ayrılır.

İlk aşama, işlemin sonuçlanmasıyla karakterize edilir. Burada, birincil muhasebe belgeleri, bir anlaşmanın imzalanması ve ödeme için bir fatura düzenlenmesi ile temsil edilir. Anlaşma, taraflar arasındaki etkileşim koşullarını oluşturmak için iki taraf arasındaki ilişkiyi düzenleyen bir belgedir. Ödeme faturası, sözleşme şartlarına göre alıcının satılan mallar veya sağlanan hizmet için satıcıya ödemesi gereken belirli bir tutarın tanımlandığı bir gerekliliktir.

Girişimcilik faaliyetinin ikinci aşaması ödeme belgelerine yansıtılır ve işlem için ödeme aşaması olarak adlandırılır. Ödemenin nakit dışı veya nakit olarak yapılabileceği gerçeğinden hareketle, bunun için birincil belgeler, cari hesap ve ödeme emirlerinden veya gelen nakit siparişler için kasiyer çekleri ve makbuzları olarak sunulur.

Üçüncü, son aşama, özellikle bir ürün veya hizmetin alınmasıyla belirlenir. Buna göre, sevk irsaliyesi, satış fişi ve ürünlerin kabulü ve devri veya herhangi bir hizmetin sağlanması durumunda yapılan iş fiili şeklindeki birincil belgelerle de düzenlenir.

Yönetim muhasebesi belgeleri

Muhasebe ve yönetim iş akışı arasındaki fark, esas olarak, muhasebe faaliyetinin, yetkili makamlar tarafından özel olarak oluşturulmuş ticari operasyonları yansıtmak için bir çerçeve ile devlet mevzuatı tarafından düzenlenmesi ve yönetimin, şirketin iç kararları ve kişisel tercihleri tarafından belirlenmesi gerçeğinde yatmaktadır. belirli bir şirketin direktörü veya doğrudan sahibi. Başka bir deyişle, birincil muhasebe belgeleri, ortak bir düzenleyici çerçeve tarafından kontrol edilen katı bir forma sahipken, yönetim belgeleri yalnızca işletme düzeyinde geliştirilir. Şirkette yönetim muhasebesinin yürütülmesini hangi belgeler kontrol eder? Bunlardan başlıcaları şunlardır:

• iç çalışma düzenlemeleri kodu;
• işletmenin muhasebe politikası;
• toplu sözleşme;
• şirket müdürünün düzenlemeleri ve emirleri;
• iş tanımları;
• idari belgeler.

İK belgeleri

İşletmedeki çalışanların düzeyler arası ilişkilerini düzenleyen ve ayrıca ücret hesaplama prosedürünü kontrol eden ve şirket çalışanlarının her birinin sorumluluklarını belirleyen birincil belgelerin listesine gelince, burada çalışma belgeleri aşağıdaki ana bilgileri içerir. türler:

• personel - işletmedeki tüm pozisyonların toplamını, sayılarının ve personel birimlerinin sayısının bir yansımasını ve ayrıca ücret düzeylerinin bir tanımını içerirücretler, ikramiye prosedürü, bağların koparılması, ödeneklerle ilgili hükümlerin kabulü;
• çalışma programı - iş günü, organizasyonel ve idari konular, çalışanları işe alma ve işten çıkarma kuralları ve ayrıca iş için ek bir ödeme veya kınama şeklinde kınama olarak terfi koşulları hakkında bilgi içerir ve ücretlerden yapılan kesintiler;
• iş tanımı - her işletmenin personel departmanının çalışması, bir dizi hak ve yükümlülüğe, genel hükümlere, görevlere, sorumluluklara, nitelik gereksinimlerine ve farklı seviyelerdeki personel birimleri arasındaki bağlılık açısından ilişkilere dayanmaktadır. kurumsal.

Gerekli Belgeler

Yasal olarak kayıtlı ve faaliyet gösteren herhangi bir şirketin, faaliyetleri çerçevesinde görünmesi gereken zorunlu belgelerin bir listesi vardır. Zorunlu birincil belgeler aşağıdaki gibidir:

• anlaşma - anlaşma ne olursa olsun, bu belge iki girişimci arasında, bir satıcı ve bir alıcı arasında, arz ve talep arasında bir ilişki başlatmanın temel temelidir;
• düzenlenmiş fatura - mal satışına veya hizmet sunumuna karar verirken, satan taraf işlem için ön koşul olarak alıcı tarafına bir fatura düzenler;
• katı raporlama biçimleri - anlaşma sürecinde, zorunlu listeyle ilgili çekler, nakit ve emtia belgeleri olmadan tamamlanmaz;
• emtia-sevk irsaliyesi - alıcıyı, taşıyıcıyı, malları göndereni, malları isimlendirme çeşitlerinde, sevk edilen ürünlerin sayısını, fiyatını ve miktarını gösteren bir belge;
• Tamamlanan işin veya sevk edilen malların kabulü ve devri.

Dahili Belgeler

Daha önce de belirtildiği gibi, herhangi bir şirketin çalışması, harici ve dahili belgelerin varlığını ima eder. Dahili amaçlar için ana birincil belgeler, doğrudan işletme içinde geliştirilen ve toplum üzerinde herhangi bir yasal etkiye sahip olmadan, yalnızca işletmede çalışan personel için geçerli olan tüm formların, sertifikaların, beyanların, emirlerin, talimatların bir listesidir. bu şirket.

Harici Belgeler

Dış amaçların belgelenmesi, daha yüksek hiyerarşik bir itaat düzeyi anlamına gelir, çünkü dış belgeler devlet ve onun yasal çerçevesi tarafından düzenlenen belgelerdir. Muhasebe, muhasebe yazışmaları hesapları seti, muhasebe ve finansal raporlama standartları ile ilgili gelişmiş hükümler - tüm bunların düzenleyici bir geçmişi vardır ve devletin yasal çerçevesi tarafından düzenlenir.

Belge Formları

Birincil belgelerin biçimleri, amaçları, tasarım türleri ve mülkiyetleri bakımından çok yönlüdür. Aşağıdaki ana bölümler yasal olarak ayırt edilir:

• personel kayıt biçimleri (siparişler, siparişler, çizelgeler,normal modlar ve programlar);
• ücretler ve çalışma saatleri için muhasebe biçimleri (zaman çizelgeleri, kişisel hesaplar, dergiler, maaş bordrosu);
• sermaye inşaatı muhasebe formları (sertifikalar, dergiler, kanunlar);
• ürün muhasebe formları (envanter işlemleri ve kayıtları, ağırlık tabloları, parti kartları, envanter hareketiyle ilgili raporlar);
• para muhasebesi formları (kasiyer günlüğü, kasadaki transferler ve nakit işlemleri);
• ticaret muhasebe formları (siparişler, faturalar, işlemler, şartnameler, kalite sertifikaları);
• nakit işlemler için muhasebe biçimleri (ön rapor, PKO, RKO, kayıtlarının günlüğü);
• envanter sonuçlarını kaydetmek için formlar (envanter listeleri, eylemler, sertifikalar, dergiler, ifadeler).

Yukarıdakilere ek olarak, inşaat makineleri ve mekanizmaları, karayolu taşımacılığı, duran varlıklar ve maddi olmayan varlıklar, malzemeler, düşük değerli kalemler, tarım ürünleri ve hammaddeler için muhasebeye yönelik birincil belge biçimleri de vardır.

Kayıt prosedürü

Birincil belgeler, karşılanması gereken belirli gereksinimler nedeniyle hazırlanır. Örneğin, belgelerdeki girişler yalnızca mavi mürekkeple yapılmalı, aynı zamanda düzgün ve okunaklı olmalıdır. Ayrıca belge, her tür için gerekli olan bir takım ayrıntıları içermeli ve baş, muhasebeci veya yetkili kişinin kişisel imzası ile onaylanmalı ve ayrıca işletmenin mührü ile mühürlenmelidir. Para belgelerindeki sayılarayrıca kelimelerle yazılmalıdır ve belgenin sütununun boş olduğu yerlerde, herhangi bir kötü niyetli kişi tarafından daha sonra yanlış sayılar doldurulmasını önlemek için bir tire olmalıdır.

Depolama

Birincil belgelerin depolanması doğrudan kuruluşta gerçekleştirilir. Veya özel (veya devlet) bir arşivin hizmetlerini kullanabilirsiniz. Vergi müfettişliği tarafından yapılan denetim, birincil bir belgenin bulunmadığını ortaya çıkarırsa, işletmeye, miktarı kayıp belgelerin türüne ve sayısına bağlı olarak belirlenen bir para cezası verilir. Rusya Federasyonu'nun mevcut mevzuatına göre, birincil belgeler işletmede en az beş yıl saklanır.