Birincil belgelerin işlenmesi: gereksinimler, örnek. Birincil muhasebe belgeleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Herhangi bir işletmenin faaliyeti, birincil belgelerin bakımı ve işlenmesiyle yakından ilgilidir. Raporlama, vergi ödemelerinin hesaplanması, yönetim kararlarının alınması için gereklidir. Makalede, bunun ne olduğunu - muhasebede birincil belgeler - ve nasıl işlendiğini ele alacağız.

Temel kavramlar

Muhasebede birincil belgeler - nedir bu? Kağıda yansıyan bir ticari işlemin gerçeğinin kanıtı olarak adlandırılır. Şu anda, birçok belge otomatik sistem "1C" de derlenmektedir. Birincil belgelerin işlenmesi, tamamlanan ticari işlemlerle ilgili bilgilerin kaydedilmesini ve muhasebeleştirilmesini içerir.

Birincil muhasebe, işletmede meydana gelen olayları düzeltmenin ilk aşamasıdır. Ticari işlemler, kuruluşun varlıklarının veya sermayesinin durumunda değişiklikler gerektiren eylemlerdir.

Muhasebede birincil belgelerin işlenmesi: bir şema örneği

Kural olarak, "birlikte çalışmak" kavramı altındaki işletmelerdebelgeler" şu anlama gelir:

• Birincil verilerin alınması.
• Ön işleme bilgisi.
• Belgeleme.
• Yönetim veya müdürün emriyle yetkilendirilmiş uzmanlar tarafından onay.
• Birincil belgeleri yeniden işleme.
• Bir ticari işlemi gerçekleştirmek için gerekli eylemleri gerçekleştirme.

Sınıflandırma

Tek seferlik ve kümülatif birincil belgeler vardır. Bu tür kağıtlarda yer alan bilgilerin işlenmesinin bir takım özellikleri vardır.

Tek seferlik belgeler, bir olayı bir kez onaylamayı amaçlar. Buna göre, işlenmesi için prosedür önemli ölçüde basitleştirilmiştir. Kümülatif belgeler belirli bir süre için kullanılır. Kural olarak, birkaç kez gerçekleştirilen bir işlemi yansıtır. Bu durumda, birincil belgeler işlenirken, ondan gelen bilgiler özel kayıtlara aktarılır.

Belge gereksinimleri

Birincil belgeler, operasyon sırasında veya tamamlandıktan hemen sonra hazırlanır.

Bilginin yansıması özel birleşik formlarda gerçekleştirilir. Onaylanmış formların yokluğunda, kuruluş bunları bağımsız olarak geliştirebilir.

Birincil muhasebe belgelerini işleme aşamaları

Devletteki her işletmede, birincil bilgilerle çalışmaktan sorumlu bir çalışan vardır. Bu uzman bilmelibirincil belgelerin işlenmesine ilişkin kurallar, kesinlikle yasanın gerekliliklerine ve eylem sırasına uyun.

Birincil belge işleme aşamaları:

• Taksi. Kağıda yansıyan işlemin bir değerlendirmesidir, uygulanmasıyla ilgili tutarların bir göstergesidir.
• Gruplama. Bu aşamada belgeler ortak özelliklere göre dağıtılır.
• Muhasebe. Borç ve alacak tanımını üstlenir.
• Söndürme. Birincil belgelerde yeniden ödemeyi önlemek için muhasebeci "ödendi" işareti koyar.

Belgelerdeki hatalar

Çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilirler. Temel olarak, görünümleri, çalışanın yaptığı işe karşı dikkatsiz tutumu, uzmanın okuma yazma bilmemesi ve ekipmanın arızalanmasından kaynaklanır.

Belgelerin düzeltilmesi kesinlikle önerilmez. Ancak, bazı durumlarda, hataları düzeltmeden yapmak imkansızdır. Muhasebeci, birincil belgelerde yapılan hatayı şu şekilde düzeltmelidir:

• Açık bir şekilde görülebilmesi için yanlış girişi ince bir çizgiyle çizin.
• Üzerini çizili çizginin üzerine doğru bilgileri yazın.
• "Düzeltilmiş İnanç"ı işaretleyin.
• Düzenleme tarihini belirtin.
• İmzala.

Düzeltici maddelerin kullanımına izin verilmez.

Gelen belgelerle çalışma

Gelen kağıtları işleme süreci şunları içerir:

• Belge türünü belirleme. Muhasebe belgeleri her zaman tamamlanmış ticari işlemler hakkında bilgi içerir. Örneğin, bir fatura, para alma emri vb. içerirler.
• Alıcının ayrıntıları kontrol ediliyor. Belge belirli bir şirkete veya çalışanına yönelik olmalıdır. Uygulamada, tedarikçi ile sözleşme imzalanmamış olmasına rağmen, malzeme satın alma belgelerinin şirkete özel olarak verildiği görülür.
• İmzaları, mühürleri kontrol etme. Belgeyi imzalayan kişiler bunu yapmaya yetkili olmalıdır. Birincil evrakların görülmesi çalışanın yetkisi dahilinde değilse, geçersiz sayılır. Baskılara gelince, pratikte hatalar genellikle birkaç mührü olan işletmelerde meydana gelir. Künye üzerindeki bilgiler, bulunduğu belgenin türüyle eşleşmelidir.
• Belgelerin durumunu kontrol etme. Kâğıtlarda hasar tespit edilmesi veya herhangi bir yaprağın bulunmaması durumunda, bir nüshasının karşı tarafa gönderilmesi gereken bir tutanak düzenlenmesi gerekir.
• Belgeye yansıyan olayın geçerliliğini kontrol etme. İşletme çalışanları, işlemin gerçeği hakkındaki bilgileri doğrulamalıdır. Değerli eşyaların kabulüne ilişkin belgeler depo yöneticisi tarafından onaylanır, sözleşmenin şartları pazarlamacı tarafından onaylanır. Uygulamada, tedarikçinin şirketin teslim almadığı mallar için fatura aldığı durumlar vardır.
• Belgenin ait olduğu dönemi tanımlayın. Birincil kağıtları işlerken, aynı bilgiyi iki kez kaydetmemek önemlidir.
• Muhasebe bölümünü tanımlayın. Birincil alındıktan sonrabelgeler, teslim edilen değerlerin hangi amaçlarla kullanılacağını belirlemek gerekir. Sabit varlıklar, malzemeler, maddi olmayan duran varlıklar, mallar olarak hareket edebilirler.
• Belgenin dosyalanacağı kaydı belirleyin.
• Kağıt kaydedin. Tüm kontrollerden sonra yapılır.

Giden kağıtlarla çalışın

Bu tür belgelerin işlenmesi yukarıdakilerden biraz farklıdır.

Öncelikle, işletmenin yetkili bir çalışanı giden belgenin taslak halini oluşturur. Temelde, bir taslak kağıt geliştirilmektedir. Onay için yöneticiye gönderilir. Ancak, uygun yetkiye sahip başka bir çalışan da taslak belgeyi onaylayabilir.

Sertifikasyondan sonra proje belirlenen kurallara göre hazırlanır ve alıcıya gönderilir.

İş akışı planlaması

Bu aşama, belgelerin hızlı bir şekilde alınmasını, gönderilmesini ve işlenmesini sağlamak için gereklidir. İşletmede belge dolaşımının yetkili organizasyonu için özel programlar geliştirilir. Şunu gösterirler:

• Birincil belgelerin tescil yeri ve süresi.
• Belgeleri hazırlayan ve teslim eden kişinin adı ve görevi.
• Menkul kıymetlerden türetilen hesaplar.
• Belgeleri saklamanın yeri ve zamanı.

Muhasebe kayıtları

Birincil belgelerin kaydı için gereklidirler. Aynı zamanda, üzerindekağıtlar bir muhasebe işareti ile işaretlenir. Belgelerin yeniden kaydedilmesini önlemek gereklidir.

Birincil kağıtlar elektronik kayıtlarda saklanabilir. Ancak, devlet kurumlarının veya karşı tarafların talebi üzerine, işletme basılı kopyaları sağlamalıdır.

Belge kurtarmanın özellikleri

Şu anda, yönetmeliklerde kağıtların restorasyonu için net bir prosedür yoktur. Uygulamada, bu süreç aşağıdaki aktiviteleri içerir:

• Belgelerin kaybolması veya yok edilmesinin nedenlerini araştırmak için bir komisyonun atanması. Gerekirse, işletmenin başkanı prosedüre kolluk kuvvetlerini dahil edebilir.
• Bir bankacılık kuruluşuna, karşı taraflara birincil belgelerin kopyaları için başvurun.
• Gelir vergisi beyannamesinin düzeltilmesi. Güncellenmiş bir rapor sunma ihtiyacı, belgelenmemiş maliyetlerin vergi amaçlı gider olarak kabul edilmemesinden kaynaklanmaktadır.

Birincil belgelerin kaybolması durumunda, IFTS mevcut belgelere dayalı olarak vergi indirimlerinin miktarını hesaplayacaktır. Aynı zamanda, vergi dairesinin para cezası şeklinde sorumluluk tedbirleri uygulama olasılığı da vardır.

Birincil belgeleri düzenleme sürecinde yaygın hatalar

Genellikle kayıt sahipleri aşağıdaki ihlalleri gerçekleştirir:

• Birleşik olmayan veya işletme başkanı tarafından onaylanmayan formları doldurun.
• Ayrıntıları belirtme veyaonları hatalarla yansıtın.
• İmzalarıyla belgeleri onaylamayın veya evrak imzalama yetkisi olmayan çalışanlara izin vermeyin.

Ticari işlemlerin gerçeklerini doğrulayan belgeler, işletme için son derece önemlidir. Tasarımına çok dikkatli bir şekilde yaklaşılmalıdır. Herhangi bir hata olumsuz sonuçlara yol açabilir.