Muhasebe belgeleri Muhasebe belgelerinin kaydı ve saklanması kavramı, kuralları. 402-FZ "Muhasebe Üzerine". Madde 9. Birincil muhasebe belgeleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Muhasebe belgelerinin doğru bir şekilde yürütülmesi, muhasebe bilgilerinin üretilmesi ve vergi yükümlülüklerinin belirlenmesi süreci için çok önemlidir. Bu nedenle, belgeleri özel bir dikkatle ele almak gerekir.

Muhasebe hizmetleri uzmanları, bağımsız kayıtlar tutan küçük işletme temsilcileri, kağıtların oluşturulması, tasarımı, taşınması ve saklanması için temel gereksinimleri bilmelidir.

Belge kavramı

Muhasebe ile ilgili yasal düzenlemeler, belge kavramını açıklamaz. Bu nedenle, GOST R ISO 15489-1-2007 tarafından oluşturulan tanımı kullanmaya değer.

Muhasebe belgeleri, ticari faaliyetleri veya yasal işlemleri onaylarken kanıt olarak bir kişi veya kuruluş tarafından oluşturulan, alınan ve saklanan, bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen tanımlanabilir bilgilerdir.yükümlülükler.

Birincil belgeler, süreçler ve işlemler hakkında kaynak verileri içeren belgelerdir. Bunlar, muhasebe girişleri için temel teşkil eden muhasebe belgeleridir.

Birincil muhasebe belgeleri, ekonomik faaliyet gerçeklerinin kaydedildiği belgelerdir. "Muhasebe Üzerine" Federal Yasasının bu kavramı makalelerle düzenlenmiştir.

Derlemeleri için öne sürülen temel gereksinim, ekonomik faaliyet gerçekleştiğinde veya (mümkünse) tamamlandıktan hemen sonra derlenmeleridir.

Birincil belgeler

Birincil muhasebe belgesi ticari işlem sırasında ve bu mümkün değilse tamamlandıktan hemen sonra düzenlenmelidir.

Ana birincil belgeler şunlardır:

1. TORG-12 şeklinde sevk irsaliyesi.
2. RKO ve PKO.
3. Muhasebe referansı.
4. Gider raporu.

Birincil belge çeşitleri

Hiçbir normatif eylem, muhasebe belgelerinin gruplandırılmasını ve sınıflandırılmasını içermez. Aşağıdaki muhasebe belgeleri türleri ayırt edilebilir, bunlar dikkate alınan belgelerdir:

1. Derleme yerleri: harici ve dahili.
2. Uygulanabilir belgesel formlar: birleşik olmayan (kuruluş tarafından bağımsız olarak geliştirilen formlara göre oluşturulmuş), birleşik (albümde yer alan formlara uygun olarak oluşturulmuş)birleşik formlar).
3. Bilgi taşıyıcı türü: elektronik ve kağıt.
4. Veri hacmi: özet ve birincil.
5. Ödevlerin türü, muhasebe alanları, varlıklar: nakit işlemlerin muhasebeleştirilmesi, ücretlerin tahakkuk ve ödenmesinin muhasebeleştirilmesi, stokların muhasebeleştirilmesi, sabit kıymetlerin muhasebeleştirilmesi, vb.

Birincil muhasebe formları

Muhasebe belgelerinin muhasebesine kayıt, her şeyden önce, birleşik ve bağımsız olarak geliştirilmiş formların kullanılmasıdır. 2013'ten beri birçok birleşik kullanımı zorunlu değildir.

Tüm birincil formlar kuruluş başkanı tarafından onaylanmalıdır. Şu anda aşağıdakiler zorunludur:

1. Kargo taşımacılığı hizmetlerinin muhasebesine göre (Devletin 272-P).
2. Emeğin muhasebesine göre, ödenmesi (Devlet İstatistik Komitesinin 1-P).
3. Nakit işlemlerin muhasebeleştirilmesi (Devlet İstatistik Komitesi'nin 88-P'si, Rusya Federasyonu Bankası'nın 3210-U'su).

Ödeme emri için standart form da sağlanır. Birleşik formların düzenlenmesi sürecinde, muhasebe belgelerinin, yani sağlanan tüm sütunların (satırların) doldurulması zorunludur. Herhangi bir bilgi eksikse, ilgili sütuna bir tire konulmalıdır.

Şu anda zorunlu olmayan muhasebe belgeleri kullanımının kuruluşlarda hala kullanıldığını belirtmekte fayda var. İşletmenin iç ihtiyaçları dikkate alınarak bu formlara son şekli verilebilir. Belirli iş faaliyetlerini sabitlemek için daha uygun ve kullanışlı hale getirilebilirler. Örneğin, yapabilirsinizÖn ve arka taraflarda baskı gereksinimlerini ve işaretlerini kullanmayı reddedin.

Birincil muhasebe belgelerinin onayı

Kuruluşlar, geçerli birincil formları onaylamakla yükümlüdür (4 paragraf 1/2008-PBU). Bununla birlikte, yalnızca Uniform Forms albümüne bağlanmanın yeterli olmayacağını unutmamak önemlidir.

Muhasebe politikası, kuruluşun kullanacağı albümlerdeki belirli belge türlerini ve ayrıca birincil belgeleri imzalama hakkına sahip kişilerin listesini listelemelidir.

Formlar diğer yerel düzenlemeler tarafından da onaylanabilir. Örneğin, birincil muhasebe belgelerinin formlarını onaylama emri. Muhasebe politikası böyle bir siparişe bağlantı içermelidir.

Muhasebe belgelerinin gerekli ayrıntıları

402-FZ, birincil muhasebe belgelerinin zorunlu ayrıntılarına ilişkin gereksinimleri düzenler. Bu tür yedi ayrıntı vardır:

1. Belgenin tarihi.
2. Adı.
3. Belgeyi derleyen ekonomik varlığın adı.
4. İşle ilgili gerçeklerin içeriği.
5. Parasal veya doğal ölçüm miktarı (birimlerle).
6. İşlemden sorumlu kişilerin pozisyonlarının isimleri.
7. Sorumlu kişilerin transkriptlerini içeren imzalar.

Birincil dokümantasyon olmayan bazı dokümanlar bu şekilde kullanılabilir.

Bir kuruluş kira maliyetini yansıtıyorsa, bu tür muhasebe belgeleri fiil ve kira sözleşmesidir. Medeni Kanunun 611 ve 622 maddeleriböyle bir durumda, raporlama nesnesinin iki taraflı kabul ve transfer işlemlerinin düzenlenmesi gerektiğini tespit edin. Medeni Kanun'un 753. Maddesini ele alırsak, tek taraflı nitelikteki fiiller birincil belgeler olarak işlev görebilir.

Muhasebede belgeler

Belgelerin hazırlanmasında sıklıkla meydana gelen özel durumları dikkate almak önemlidir.

Mühür kullanımının reddedilmesi. Mührün asıl amacı, sorumlu kişi tarafından atılan imzayı tasdik etmektir. 2015'ten beri işletmelerin damgalama zorunluluğu yoktur. Basınla ilgili bilgiler kuruluşun Tüzüğüne (82-FZ) yansıtılmalıdır. Mühür yalnızca federal düzenlemelerin gerektirdiği durumlarda gereklidir.

Şu belgelerde bulunmalıdır: çifte antrepo sertifikaları, iş kazaları, gümrük makamlarına sunulan belgeler, mahkemelerde bir tüzel kişinin çıkarlarını temsil etmenizi sağlayan bir vekaletname.

Mühür zorunlu bir gereklilik değildir, ancak varlığı, ticari işletme başkanı tarafından onaylanan birincil muhasebe belgesi biçiminde sağlanabilir.

Yabancı dilde hazırlanmış belgeler. Sadece Rusça olan belgeler muhasebe için kabul edilebilir. Belge başka bir dilde hazırlanmışsa, Rusça'ya bir çeviri yapılmalı ve satır satır yapılmalıdır. Lahey Sözleşmesi'nde belirtilen durumlar dışında çevirinin tasdiki gerekli değildir:

1. Birincil muhasebe belgelerinde ruble olmayan sayaçlar. Muhasebe belgelerindeki maliyet verileri, geleneksel birimlerde, para biriminde, ruble cinsinden yansıtılabilir.
2. Birincil elektronik biçimde.

402-FZ, ticari kuruluşların yalnızca kağıt biçiminde değil, elektronik biçimde de birincil belgeler düzenlemesine olanak tanır.

Elektronik belge, elektronik imzanın yanı sıra muhasebe belgeleri için gerekli tüm ayrıntıları içermelidir.

Elektronik imzalar üç çeşittir - basit, gelişmiş niteliksiz, gelişmiş nitelikli. Maliye Bakanlığı'na göre bu üç imzadan herhangi biri kullanılabilir.

Birincil muhasebe belgelerini imzalamak için vekaletname

Bir kuruluşun çalışanı, aşağıdaki belgelerden biri düzenlenirse imzalama hakkına sahiptir:

1. İlk imzayı (Medeni Kanun'un 185-189 maddesi) imzalamak için vekaletname.
2. Sipariş sağda.

İmza hakkı veren bir emirle karşılaştırıldığında, kurum çalışanı olmayan kişilere de vekâlet verilebilir. Tarafların mutabakatı ile, birincil belgeleri imzalamak için bir faks kullanılabilir (Medeni Kanun Madde 160).

Muhasebede iş akışı çizelgesi

İş akışı çizelgesi, muhasebe belgelerini oluşturma, taşıma, işleme, saklama prosedürlerinin bir tablo veya diyagram şeklini alabilen bir açıklamasıdır. Program, muhasebe politikasının bir eki olarak veya yerel bir normatif eylem olarak onaylanabilir. İkinci durumda, muhasebe politikası bu yasaya bir bağlantı içermelidir.

İş akışı planı mutlaka şunları yansıtmalıdır:

1. Belgelerin hazırlanması, iletilmesi, işlenmesi ve saklanması gereken terimler.
2. İş akış çizelgesine yansıtılan işlemlerden sorumlu kişilerin pozisyonları (Maliye Bakanlığı 105-P).

Birincil belgelerin muhasebeleştirilmesi için dergi

Böyle bir günlük tutmak, muhasebeden çok rasyonel belge yönetiminin bir kuralıdır. Muhasebe belgelerinin kaydı için gereklidir - gelen ve giden birincil belgeler. Uzmanlar, muhasebenin özel muhasebe programları kullanılmadan yürütüldüğü durumlarda benzer bir günlük tutulmasını tavsiye eder.

Örneğin, 1C kullanırken, bir dokümantasyon günlüğü oluşturulabilir ve gerektiği kadar kısa sürede yazdırılabilir. Böylece, makbuz belgelerinin kaydı, sırasıyla tedarikçilerin belgelerini ve kasa belgelerinin kaydını, işletmenin kasasındaki belgeleri gösterecektir.

Muhasebe, vergi muhasebesinden farklı olarak, birincil muhasebe belgelerinin yokluğunda, ancak yine de daha sonra alınması durumunda ekonomik faaliyet gerçeklerinin yansıtılmasına izin verir.

Bu durumda, ekonomik faaliyetin gerçekleri, tahmini değer kullanılarak kaydedilmelidir. Belge geldiğinde, geri alınmaz. Yalnızca makbuz tarihini düzeltmeniz gerekir.

Bu yaklaşım21/2008-PBU, Maliye Bakanlığı 119n-P, AKPI16-443-R VS. tarafından düzenlenmiştir.

Aracı işlemlerle ilgili belgeler bu prosedürün bir istisnasıdır. Aracı, tüm belgeleri devretmekle yükümlüdür. Tamamlanan işleme ilişkin raporun hatalı veya yanlışlıkla düzenlenmesi durumunda, müvekkil kendisine ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde itiraz etme hakkına sahip olabilir (Medeni Kanunun 999, 1008 maddesi).

Muhasebe belgelerinin saklanması ve imha edilmesi

Birincilin saklanma sırası Kültür Bakanlığı'nın 558-P'si tarafından belirlenir. 402-FZ "Muhasebe", Madde 9 uyarınca belgelerin toplam saklama süresi 5 yıldır. Kuruluşun başkanı, belgelerin depolanmasını organize etmekten sorumludur.

Bazı belgeler daha uzun süre saklanmalıdır:

1. Taşınabilir malların edinimi hakkında - en az 10 yıl.
2. Gayrimenkul ile yapılan işlemler için - süresiz olarak.
3. Uzak Kuzey'deki iş gezileri için temettü ödemeleri ve seyahat sertifikaları - 75 yıl.

Dahili kayıtların süresi dolmuşsa yok edilebilirler. İmha olasılığına ilişkin karar, her yıl oluşturulan veya kalıcı olarak hareket eden bir uzman komisyon tarafından verilmelidir. Böyle bir komisyonun faaliyetlerinin sonuçlarına dayanarak, imha edilecek belgelerin listesini yansıtan bir kanun hazırlanmalıdır.

Bir kuruluş, belgeleri kendi başına veya uzman bir kuruluşa devrederek tasfiye edebilir.organizasyon.

Birincil belgeleri saklama sorumluluğu

Büyük muhasebe ve finansal raporlama gereklilikleri ihlalleri için cezalar verilir. En kaba belgelerden biri, zorunlu birincil muhasebe belgelerinin, muhasebe kayıtlarının, mali tabloların ve ekonomik bir varlık için bir denetim raporunun olmamasıdır.

Bu tür ihlaller tespit edilirse aşağıdaki miktarlarda para cezası uygulanır:

1. Yetkililer - 5-10 bin ruble.
2. Yetkililer tarafından tekrarlanan ihlal - 10-20 bin ruble veya 1-2 yıl diskalifiye.