Birincil muhasebe belgelerinin listesi ve bunların yürütülmesi için kurallar

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

İşletmede günlük olarak birçok işlem yapılmaktadır. Muhasebeciler karşı taraflara fatura keser ve onlara para gönderir, maaşları, cezaları hesaplar, amortismanı hesaplar, raporlar hazırlar, vb. Günlük olarak çeşitli türlerde düzinelerce belge düzenlenir: idari, icra, birincil. Son grup, işletmenin faaliyetleri için büyük önem taşımaktadır.

"Birincil belgeler" nelerdir?

Kuruluşun ekonomik ömrünün her olayı kağıt ile teyit edilmelidir. Operasyon sırasında veya tamamlanmasından hemen sonra oluşur. Kayıtların düzenlenmesi, raporlama, muhasebenin birincil muhasebe belgelerinde belirtilen bilgiler temelinde gerçekleştirilir. Onların listesi büyük. Makalede ana, en sık kullanılanları ele alacağız.belgeler.

Neden bir birincil sisteme ihtiyacımız var?

Birincil belgeler muhasebenin ayrılmaz bir unsurudur. Yukarıda belirtildiği gibi, işlem anında veya işlemin bitiminden hemen sonra oluşur ve işletmenin ekonomik ömrünün şu veya bu gerçeğinin gerçekliğinin kanıtıdır.

Bir işlem için birincil muhasebe belgelerinin listesi şunları içerebilir:

1. Sözleşme.
2. Hesap.
3. Nakit makbuz veya başka bir ödeme belgesi.
4. Konsinye notu.
5. Tamamlama eylemi.

Gerekli ayrıntılar

Şu anda, birincil muhasebe belgelerinin birleşik biçimleri vardır. Sırasıyla farklı işlemler hakkındaki bilgileri yansıtmak için kullanılırlar, içlerindeki sütunların listesi farklıdır. Bu arada, tüm birincil belgeler tek tip zorunlu ayrıntılar içerir. Aralarında:

1. Şirket adı.
2. Belge adı (örneğin, "Nakit fiş").
3. Kuruluş tarihi.
4. Belgenin düzenlendiği işlemin içeriği. Örneğin, bir faturayı doldururken ilgili sütunda "İşlenecek malzemelerin transferi" belirtilebilir.
5. Para ve doğal göstergeler. Birincisi maliyeti, ikincisi ise miktarları, ağırlıkları vb. yansıtmak için kullanılır.
6. Sorumlu çalışanların pozisyonları ("baş muhasebeci", "mağazacı" vb.).
7. İşlemde yer alan kişilerin imzaları.

Önemli an

Gerekli tüm ayrıntıları içeren birincil belgenin yasal gücü vardır.

Uygun şekilde yürütülen kağıtların, iddiaların geçerliliğinin (veya geçersizliğinin) kanıtı olarak yasal işlemlerde kullanılabileceğini lütfen unutmayın. Birçok belge müteahhitler tarafından hazırlanır. Tescilin doğruluğunu dikkatli bir şekilde kontrol etmek ve imzalamamışlarsa, hiçbir durumda tedarikçiler (yükleniciler vb.) için imza atmayın.

Birincil belgeler dikkatli bir şekilde korunmalıdır.

Birincil mühüre ihtiyacım var mı?

Uygulamada, birçok karşı taraf, TTN formunda ve diğer bazı belgelerde bulunmadığını iddia ediyor. 2015'ten beri çoğu kuruluşun mühür zorunluluğundan muaf tutulduğunu hatırlayın. Bu tür işletmeler kendi takdirine bağlı olarak kullanabilirler. Varsa, varlığına ilişkin bilgiler muhasebe politikasına yazılmalıdır.

Karşı tarafın mührü birincil olarak tescil ederken kullanmakta ısrar etmesi ve şirketin bunu yasal gerekçelere dayandırmama hakkına sahip olması durumunda, karşı tarafa bunu düzenleyen düzenlemelere bağlantılar içeren yazılı bir bildirim gönderilmelidir. sorun.

Anlaşma

Karşı taraf uzun vadeli bir ortaksa, birkaç işlem için bir anlaşma yapmak oldukça mümkündür. Bu durumda, yükümlülüklerin yerine getirilmesi için son tarihlerin, hesaplama sırasının ve prosedürünün ve diğer nüansların açıkça tanımlanması önemlidir. Sözleşme, mal satışı, hizmet sunumu için hazırlanabilir.veya üretim işi. Medeni hukukun bir anlaşmanın sözlü olarak sonuçlanmasına da izin verdiğini söylemeye değer. Ancak ticari faaliyetlerde kural olarak yazılı sözleşme biçimleri kullanılır.

Fatura

Bu belgede tedarikçi, mallar, hizmetler veya işler için karşı tarafa aktarılacak tutarı belirtir. Ödeme yaparken, varsayılan olarak, öznenin işlemi kabul ettiği varsayılır.

Fatura mevcut olmalıdır:

1. Belge adı.
2. Ödemesi yapılan hizmetlerin (mallar, işler) adı.
3. Maliyet.
4. Toplam miktar.
5. Ödeme için ayrıntılar.

Şu anda, muhasebe belgelerinin tüm listesi 1C programında yer almaktadır, dolayısıyla bunlar otomatik olarak işlenir.

Faturanın düzenleyici makamlar için çok az bir değeri olduğunu lütfen unutmayın. İçinde satıcı belirlenen fiyatı sabitler. Bir muhasebecinin konumundan, bir fatura, muhasebe girişlerinin oluşturulduğu temeldeki en önemli birincil belgedir.

Fatura, bir fatura türü işlevi görür. Bu kağıt, KDV tutarlarını belirtmek için özel bir satır içerir.

Ödeme belgeleri

Ödemenin gerçekliğini nakit makbuz veya benzeri bir belge ile onaylayabilirsiniz. Ödeme, ürün, hizmet, iş temini için ödeme gerçeğini onaylar. Yönteme bağlı olarak belirli belge türü seçilirödeme: nakit veya banka havalesi.

En popüler uzlaşma belgelerinden biri ödeme emridir. Hesap sahibinden bankanın belirtilen hesaba para transfer etmesi talimatıdır. Belge, hizmetler, mallar için ödeme yaparken, avans öderken, kredi geri öderken vb. kullanılabilir.

Bütçeden kesinti yapılması durumunda 22 numaralı "Kod" alanı doldurulur. Ödeme emrinde bu sütun UIN'yi (benzersiz tanımlayıcı) gösterir. Onun sayesinde maliye otoritesi ödeyeni tanır.

Alan "Kod" ödeme talimatında farklı şekillerde doldurulabilir. Kurumun bütçeye karşı yükümlülüğünü tam olarak nasıl yerine getirdiğine bağlıdır: gönüllü olarak veya düzenleyici otoritenin talebi üzerine.

Konsinye notu

TTN formu gönderici tarafından hazırlanır. Konşimento, malların alıcıya devredilmesinin temelidir. Belge 4 nüsha olarak düzenlenir. TTN'ye göre satıcı satışı hesaba katar ve alıcı malın teslimini alır.

Lütfen TTN'nin, şirketin kendi kuvvetleri tarafından mal taşırken düzenlendiğini unutmayın. Taşıma üçüncü taraf bir şirket tarafından yapılıyorsa, 1-T formu düzenlenir.

Önemli bir nokta daha: TTN'deki bilgiler faturadaki bilgilerle eşleşmelidir.

Tamamlanan işin eylemi

Bu belge müşteri ve tedarikçi arasında düzenlenir. Kanun, işin performansının, sözleşmenin belirlediği şartlar dahilinde üzerinde anlaşılan bir maliyetle hizmetlerin sağlanmasının bir teyididir. Basitçe söylemek gerekirse, buyüklenicinin müşteriye raporu.

Şu anda, yasanın birleşik bir şekli onaylanmadı. Şirketin kendi başına bir form geliştirme ve muhasebe politikasında düzeltme hakkı vardır.

Oyun ana detayları:

1. Muhasebe kayıtlarındaki kayıt numarası ve tarihi.
2. Derleme tarihi.
3. Fiilin oluşturulduğu sözleşmenin ayrıntıları.
4. İşin süresi, hacmi, maliyeti.
5. Ödenecek hesabın ayrıntıları.
6. Müşterinin ve yüklenicinin adı.
7. İşlemdeki tarafların imzaları.

Oyun her zaman iki kopya halinde düzenlenir.

Form M-15

Bu kıs altma, giden mal çıkışı faturasına atıfta bulunmak için kullanılır. Bu belgenin zorunlu olmadığını, ancak işletmeler tarafından sıklıkla kullanıldığını belirtmek gerekir.

Malzemelerin ana (merkez) ofisten uzak bölümlere veya diğer şirketlere (özel bir anlaşma varsa) aktarılması gerekiyorsa, tarafa serbest bırakılması için fatura düzenlenir.

Form kuralları M-15

Bildirinin ilk bölümüne işletmenin belge akışına uygun olarak bir numara yapıştırılmıştır. Burada ayrıca şirketin tam adını ve OKPO'yu da belirtmelisiniz.

İlk tablo belgenin tarihini, işlem kodunu (ilgili sistem kullanılıyorsa), yapısal birimin adını, faturayı düzenleyen işletmenin faaliyet alanını yansıtır.

Benzer şekildealıcı ve teslimattan sorumlu kişi hakkında bilgiler belirtilir. Aşağıda, faturanın düzenlendiği belgeye bir bağlantı verilmiştir. Bir sözleşme, sipariş vb. olabilir.

Ana tabloda, sütun 1 ve 2, muhasebe alt hesabını ve silinecek tüm materyaller için analitik muhasebe kodunu gösterir.

Ardından, 3-15 sütunlarına aşağıdaki veriler girilir:

• bireysel özelliklere, markaya, boyuta, dereceye sahip malzemelerin adı;
• stok numarası (yoksa hücre doldurulmaz);
• birim kodu;
• ölçü biriminin adı;
• aktarılan malların miktarı;
• Depodan çıkan gerçek nesneler hakkında bilgi (mağazacı tarafından doldurulacak);
• malzemelerin toplam maliyeti;
• KDV'siz fiyat;
• KDV tahsis edilen miktar;
• KDV dahil toplam maliyet;
• malzeme envanter numarası;
• pasaport numarası (varsa);
• hesap kartına göre kayıt numarası.

Fatura, muhasebeci, depodan değerli eşyaların serbest bırakılmasından sorumlu çalışan ve alıcı tarafından imzalanır.

"1C"de gelişmiş raporlar

Raporlama belgelerinin oluşturulması, bir muhasebecinin en yaygın eylemlerinden biridir. Nakit olarak gerçekleştirilen birçok takas avans belgeleri ile yapılmaktadır. Bunlara seyahat masrafları, ev satın alımları vb. dahildir.

Genellikle, işletmenin çalışanları ev harcamaları için kasadan fon alır. Gerekli değerli eşyaları (örneğin kırtasiye malzemeleri) aldıktan sonra çalışanlar, muhasebe departmanına rapor verir ve destekleyici belgeler sağlar.

Muhasebeci de tüm harcamaları muhasebe sistemine kaydetmelidir. "Avans raporları"nı "1C" de "Banka ve vezne" bölümünde, "Kasiyer" alt bölümünde açabilirsiniz. Yeni bir belgenin tanıtımı "Oluştur" düğmesi ile gerçekleştirilir.

Formun üst kısmında şunlar belirtilir:

1. Şirket adı.
2. Yeni alınan değerli eşyaların kredilendirileceği depo.
3. Rapora karşı alınan fonlar hakkında çalışan raporu.

Belge 5 yer imi içeriyor. "Avanslar" bölümünde, fonların verildiği belgeyi seçin:

1. Para belgesi.
2. Gider nakit siparişi.
3. Hesaptan borç.

Yatırılan fonlarla mal satın alındıysa, sekmeye aynı adla yansıtılır. "Konteyner" bölümünde, iade edilebilir kap (örneğin, su şişeleri) hakkındaki bilgileri belirtin. "Ödeme" sekmesi, bir nesnenin satın alınması için tedarikçilere ödenen veya yaklaşan bir teslimat için verilen nakit hakkında bilgileri yansıtır.

"Diğer" bölümünde, seyahat masraflarına ilişkin veriler belirtilir: harcırah, yakıt masrafları, biletler vb.

"Evrensel" form

Birincil muhasebe belgeleri listesinde, çeşitli durumlarda kullanılabilecek bir kağıt var. Hem muhasebenin oluşturulmasında hem devergi raporlaması. Bu muhasebeyle ilgili. Form, gerekirse yapılan hatayı düzeltmek için gereklidir. Ayrıca açıklama gerektiren işlemler yapılırken, hesaplamanın yansıtılması, işlemlerin onaylanması, başka evrak yoksa belge istenmektedir.

Nüans

Bir işletmenin standart (standart, birleşik) formların yürütülmesini gerektirmeyen işlemlerin tamamlandığını bir sertifika yardımıyla değil, bağımsız olarak geliştirilmiş birincil muhasebe yoluyla onaylama hakkına sahip olduğunu söylemeye değer. belgeler. Ancak bunların listesi şirketin mali politikasında sabitlenmelidir.

Sertifika derleme kuralları

Bu belge için tek bir birleşik form onaylanmadı. Buna göre, uzmanlar onu ücretsiz bir biçimde derleyebilir veya işletmede geliştirilen şablonları kullanabilir. Sertifikanın içermesi gereken zorunlu bilgiler arasında şunlar belirtilmelidir:

1. Kurumla ilgili bilgiler.
2. Derleme tarihi ve nedenleri.
3. Bir sertifikanın eklendiği birincil muhasebe belgeleri ve muhasebe kayıtları.
4. Sorumlu çalışanın imzası.

Normal bir beyaz A4 kağıda veya şirketin antetli kağıdına yazabilirsiniz.

Derleme yaparken hata yapmamaya çok dikkat etmelisiniz. Referans ne kadar ayrıntılı olursa, müfettişlerin o kadar az ek sorusu olur.

Belge elbette yalnızca güvenilir bilgiler içermelidir. sırasındayazım hataları tespit edilecek, tekrar bir sertifika hazırlamanız daha tavsiye edilir.

Depolama Özellikleri

Birincil muhasebe belgeleriyle ilgili her şey işletmede en az 5 yıl saklanmalıdır. Bu dönemin hesaplanması, kağıtların düzenlendiği raporlama döneminin bitiş tarihinden itibaren başlar.

Ekstra

Birincil kağıt veya elektronik biçimde düzenlenebilir. Son zamanlarda, giderek daha fazla işletme elektronik belge yönetimini tercih ediyor. Bu anlaşılabilir bir durumdur: Kağıtları işlemek ve göndermek çok daha az zaman alır.

Elektronik belgeler dijital imza ile onaylanmalıdır (geliştirilmiş veya düzenli - karşı taraflar arasındaki anlaşmaya göre).

Sorumluluk

Birincil belgeler, bir işletmenin iş hayatının en önemli unsurudur. Yokluğunda, şirket düzenleyici makamlardan ciddi yaptırımlarla karşı karşıya kalacaktır. Birincil belgelerdeki hataların, yanlış bilgilerin tespit edilmesi durumunda da cezalar uygulanacaktır.

Yönetmeliklerin ihlali yalnızca Vergi Kanunu tarafından değil, aynı zamanda İdari Suçlar Kanunu tarafından da cezalandırılır. Gerekçe varsa failler de yargılanabilir.

Sonuç

Bir işletmenin çalışmasında çeşitli belgeler kullanılabilir. Aynı zamanda, bazıları birleşik bir forma sahip olabilir ve bazıları şirket tarafından bağımsız olarak geliştirilebilir. Ancak bundan bağımsız olarak, gerekli tüm ayrıntılar belgelerde mevcut olmalıdır.

Bazı işletmeler, birleşik belgelerin kullanımını uygular. Konuşmakuruluşun faaliyetlerinin özelliklerine uygun olarak desteklenen birleşik formlardan bahsediyoruz.

İşletmenin muhasebe politikasında seçilen birincil belge türlerinin yansıtılması önemlidir. Şirketin faaliyetleri sırasında yeni belgelere ihtiyaç duyulabilir. İşletme tarafından geliştiriliyorlarsa, muhasebe politikasında belirtilmelidirler.

Karşı tarafın bağımsız olarak belirli menkul kıymetler geliştirebileceğini lütfen unutmayın. Şirketin bu tür belgeleri karşı taraflardan kabul ettiğinin mali politikada belirtilmesi gerekmektedir.

Birçok işlemi kaydetmek için kuruluşlar birincil belgelerin birleşik biçimlerini kullanamaz. Ancak, nakit işlemlerden bahsediyorsak, bunlar yalnızca onaylanmış siparişler ve diğer ödeme belgeleri ile gerçekleştirilir.