İş süreci - nedir bu? İş süreçlerinin geliştirilmesi, modellenmesi, optimizasyonu

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Modern şirket yönetim yöntemleri, yabancı yöntem ve teknolojileri giderek daha fazla ödünç alıyor. Ve moda olduğu için değil, kullanışlı ve etkili olduğu için. Bu tekniklerden biri, tüm rutin işleri temel bileşenlere ayırır ve ardından ortaya çıkan her bir iş sürecini ayrıntılı olarak açıklar. Oldukça fazla zaman alır, ancak ortaya çıkan şema, zayıflıkları, aşırı şişirilmiş işlevsel sorumlulukları ve belirsiz görevleri bulmanızı sağlar. Yönetim, bir kez zaman harcayarak, sorumluluğunun bir kısmını hiyerarşik merdivenden aşağıya aktarabilir ve stratejik planlama için zaman kazanabilir.

Plana göre hayat

Başka bir şey de, firma personelinin genellikle bu prosedürün anlamını anlamaması ve yönetimin ana iş süreçlerini belirleme arzusunu hoş karşılamamasıdır. Bununla birlikte, her bir birimin temel işlemlerinin modellenmesi ve tanımlanmasını anlamak giderek daha fazla gerekli hale gelmektedir.çalışan. Şirketin iş süreçlerini inceleyen şirketin kadrosunda çalışanların görünmesi daha da kötüdür. Tüm personelin doğrudan işlevsel görevlerinin yerine getirilmesine sürekli olarak bir şey sorar, dikkatini dağıtır ve mümkün olan her şekilde müdahale ederler. Ne yapmalı?

Uzaktan başlayalım. Çoğumuz her sabah işe gelme görevi ile karşı karşıyayız. Başarılı çözümü için zamanında uyanmanız, hazırlanmanız ve bir tür ulaşım aracına (özel araç veya metro olması fark etmez) oturmanız gerekir. Ayrıca, her bileşen daha da küçük prosedürlere bölünebilir: zamanında uyanmak için bir alarm kurabilir veya birinden sizi uyandırmasını isteyebilirsiniz, vb. Çözüm yönteminden bağımsız olarak sonuç (zamanında uyanma)) elde edilecek. Ancak artış, ücretler ve çalışma şekli, çözüm yöntemine ve nihai sonuca göre farklılık gösterir. Aslında birinci tanıma geldik.

Bütün bunlar ne için

Yani, bir iş süreci, kaynakları yararlı bir nihai ürüne dönüştüren belirli bir dizi basit eylemdir. Gerçek hayat örneğimizde, her biri kendi başlangıç bilgisini gerektiren ve belirli manipülasyonlardan sonra istenen sonucu veren üç farklı süreç vardır. Gelelim işletmeye. Her şirkette faaliyet alanı ne olursa olsun, iş, çalışanların profesyonel ilişkileri tarafından belirlenir: bilgi aktarımı, bir ürüne olan ihtiyacın belirlenmesi, üretim ve kaynakların analizi vb. yukarıdaki konularyalnızca üç koşul karşılanırsa:

- bilgi, ilgilenen çalışana gönderildi;

- bu doğru zamanda yapıldı;

- bilgilerin sunulduğu form oldukça basit ve anlaşılır.

Yukarıdakilerin hepsini özetleyerek, bir iş sürecinin üç soruyu yanıtlayan bir bilgi akışı olduğu iddia edilebilir: ne, nerede ve ne zaman. İşin sorunsuz ve sürekli olarak yapılabilmesi için bileşenlerinin belirlenmesi gerekir. Bu durumda, görevlerin tekrarı, bir yürütücünün olmaması veya aksama süresi olmayacaktır.

Bir iş süreci açıkça tanımlandığında, her çalışan vazgeçilmez olmaktan çıkar. Meslektaşlarınızdan birinin hastalık izninden ayrılmasını (veya tatilden dönmesini) kaç kez beklemek zorunda kaldığınızı hatırlayın; İşten uzakta olduğunuzda, telefon kelimenin tam anlamıyla durmuyor ve herkes ne ve nasıl yaptığınızı anlamaya çalışıyor. Ve yönetimin talebine yanıt verdiyseniz ve iş süreçlerinin oldukça ayrıntılı bir tanımını yaptıysanız, sakince tezahürat yapabilir, rahatlayabilir ve bazen sadece öğle yemeği yiyebilirsiniz…

Tanımların resmi diline dönersek, bir işletmenin iş süreçlerini tanımlarken aşağıdaki hedefleri belirlediğini tartışacağız:

• faaliyetlerin organizasyonunun genel yapısını anlamak ve gelişiminin dinamiklerini belirlemek;
• Mevcut sorunları ve bunların üstesinden gelmek için fırsatları belirleyin;
• Tüm katılımcılar (geliştiriciler, kullanıcılar, müşteriler, vb.) için anlaşılabilir bir hedefler ve hedefler sistemi oluşturun;
• Gerekli yazılım için gereksinimleri formüle etmekgüvenlik.

Elbette, iş süreçlerinin açıklaması kendi içinde ilgi çekici değildir. Ancak değişim mühendisliği için bu çok önemli bir görevdir. Yalnızca bilgi akışlarının yapısını, ilişkilerini ve yollarını anlayarak, hem işletmenin hem de bireysel bölümlerinin anlamsal yükünü yeniden düşünmekten bahsedebiliriz. Ancak bazı hedeflere ulaşmak için yeniden yapılanma da yapılmalıdır: müşteri hizmetlerinin kalitesinin iyileştirilmesi; maliyet az altma; sanatçılara karar vermede daha fazla özgürlük sağlamak (işi tamamlamak için zaman çerçevesini az altmak), vb.

Basit sınıflandırma

Çoğu zaman, bilgi iş süreçlerini tanımlama ihtiyacı, işlevsel odaklı bir yapıya sahip işletmelerde ortaya çıkar. Gerçek şu ki, farklı bölümlerin amaç ve hedefleri birbiriyle çelişebilir. Bu da sadece şirketin karlılığında azalmaya değil, aynı zamanda rekabet gücünün de düşmesine yol açacaktır.

Modern yönetim yaklaşımı giderek bir süreç doğasına dönüşüyor. Tüm işler, belirli bir süreç dizisi olarak kabul edilir (her biri bir veya daha fazla basit işlemden oluşur). Bu yaklaşımı resmileştirmek ve standart hale getirmek için aşağıdaki süreç kategorileri benimsenmiştir (ürün katma değerine göre sınıflandırma yapılır):

• ana - şirketin gelir elde ettiği: üretim, pazarlama, sarf malzemeleri;
• yöneticiler - departmanlar ve belirli sanatçılar için amaç ve hedefler belirleyenler;
• destekleyici –üretimi kaynaklarla sağlayan ancak nihai ürüne değer katmayanlar: personel eğitimi ve seçimi, mali destek, yasal koruma vb.

Daha önce bahsedilen insan faktöründen bağımsızlığa ve yeni çalışanların basitleştirilmiş adaptasyonuna ek olarak, iş süreçlerinin tanımı, şirketin işletme maliyetlerini daha etkin bir şekilde yönetmeyi mümkün kılar.

Özellikler

Artık bir işletmeyi yönetmek için yalnızca birbiriyle ilişkili bilgi akışlarını tanımlamanın değil, aynı zamanda tüm faaliyetleri net bir şekilde tanımlamanın da gerekli olduğu açıkça ortaya çıkıyor. Bir iş sürecinin bir çalışandan diğerine geçen ortak bir işin parçası olduğunu zaten bildiğimize göre (kendi işlevsel birimi içinde ya da değil, fark etmez), o zaman dünyadaki her şeyin işleyebileceği gerçeğine geçelim. birleşik olmak. Ve profesyonel aktivite - daha da fazlası.

Faaliyet alanı ne olursa olsun, her iş süreci aynı özelliklerle tanımlanabilir.

- Kenarlık, basit bir işlemin başı ve sonudur.

- Sahibi, sadece iş için gerekli kaynaklara sahip olmakla kalmayıp aynı zamanda süreci planlayan, analiz eden, yöneten bir şirket çalışanıdır; ve en önemlisi sonuçtan o sorumludur.

- Girdi - kuruluşta kabul edilen herhangi bir biçimde alınan, bilgi ihtiyacını tanımlayan ve sürecin başlangıcını işaretleyen bilgi mesajı.

- Çıktı - icracı dışında tüketilen ürünün bilgi veya somutlaşmış bir parçasımüşteri.

- Yüklenici - bir süreçte yer alan şirket personeli.

- Kaynaklar - faaliyetin, işlemin yürütülmesi sırasında değişmeyen (ancak yalnızca gelen bilgilerin nihai ürüne dönüştürülmesine katkıda bulunan) maddi veya bilgisel kısmı.

- Kalite kontrol - işin etkinliğini belirlemek için endüstri veya dahili (şirket yönetimi tarafından kabul edilen) göstergeler.

Temel süreçlerin zorunlu tahsisi

Elbette, her şirketin iş süreçlerinin bir açıklamasına ihtiyacı yoktur. Bununla birlikte, bu sıkıcı alıştırmadan vazgeçilemeyecek bazı durumlar vardır. Başlıcalarını adlandıralım:

• Kurumun faaliyeti otomatikleştirilmiştir. Bu durumda, iş süreci diyagramı müşterinin ihtiyaçlarını programcının anlayabileceği bir dile çevirir.
• Şirket faaliyetlerinin iyileştirilmesi. Yalnızca ekipman ve teknoloji yükseltmeleri nihai ürünün iyileştirilmesine yardımcı olmakla kalmaz; iş süreci optimizasyonu, işin tüm güçlü ve zayıf yönlerini belirlemeyi ve uygun yönetim kararları almayı mümkün kılar.
• Uluslararası Standartlar Organizasyonu (ISO) sertifikalı. Tüm çalışanlar için tek bir kalite yönetim sistemi oluşturuluyor.

Açıklama müşteriye nasıl sunulur

İş süreci modellemesi, her öğenin bir açıklamasını gerektirir. Organizasyon için acısız bir şekilde nasıl yapılır? Dünya uygulamasında benimsenen üç ana yöntem vardır: metinsel, grafiksel ve tablosal.

Metinsel, basit ve anlaşılır bir sırayla işin tüm ilerlemesinin bir açıklamasını içerir. Form ve içerik ya ücretsiz olabilir (uluslararası standartlar veya endüstri standartları henüz geliştirilmediyse) veya belgelerle düzenlenebilir. Örneğin: satış departmanı, planlama departmanına döneme ilişkin raporlama belgelerini gönderir; planlama departmanı çalışanları, satış dinamiklerini ve üretimde ayarlamalar yapma ihtiyacını belirlemek için analitik çalışmalar yürütür; planlama departmanından elde edilen sonuç, satışlardaki artışın (düşüşün) nedenlerinin bir analizinin yapıldığı pazarlama departmanına aktarılır, vb.

Bir iş sürecinin grafik diyagramı, analitik çalışmanın sonucunu görselleştirmenizi sağlar. Bilginin görsel algısının en etkili olduğunu hatırlatmaya gerek yok. Bu nedenle her türlü grafik ve diyagram bize neler olduğunu hızlıca anlama ve doğru çözümü bulma fırsatı verir.

Reform faaliyetlerinin ana görevinin iş süreçlerinin optimizasyonu olduğu durumlarda, açıklamalarının tablo şeklini kullanmaya değer. Yardımı ile eylem sırasını ve bilgi akışlarının yönünü anlamak daha kolaydır. Tipik bir tablo, yalnızca personel biriminin işlevinin bir tanımını değil, aynı zamanda gelen ve giden belgeler, icracı (hem tüm departmanı hem de belirli bir çalışanı belirtebilirsiniz), vb. hakkında sütunlar içerir.

Bir iş süreci nasıl doğru bir şekilde tarif edilir

İş süreçlerini analiz etmek yeterli değildir. Bu konudaki en önemli şey doğruluk, ancak aynı zamanda açıklamanın basitliğidir. Başlangıç olarak, birim sürecin adı açıkça formüle edilmelidir. Bu anlamanıza yardımcı olacaktırtemel özellikleri, yürütme mantığı ve genel üretim faaliyetleri zincirindeki yeri.

O zaman, görevin normal yürütülmesi için hangi girdi bilgilerinin gerekli olduğunu belirtmeli ve ayrıca kaynak desteğini listelemelisiniz. Süreci oluşturan yazılı bir dizi basit işlem, hiçbir şeyi kaçırmamanıza veya unutmamanıza yardımcı olacaktır.

İş süreci modelleme, sürecin sahibini ve ilerlemesini izlemek için bir sistem belirtmeden yapamaz. Bunu yapmak için, açıklamada işin üretimi için standart şartları not etmek ve bir sonraki bağlantıya aktarılan belgeleri listelemek gerekir. Basitleştirmek için, açıklama şöyle görünmelidir: "… raporlama dönemi için bir satış analizi yaptıktan sonra, planlama departmanının bir çalışanı pazarlama departmanına gönderdiği oluşturulan formu (tablo) doldurur …"

Üretim süreçlerini açıklamak için basitleştirilmiş şema

Bir açıklama yazarken, çalışanlar çoğu zaman çalışmalarının içeriğini sözlü olarak nasıl ileteceklerini bilmedikleri gerçeğiyle karşı karşıya kalırlar. İş süreci sistemini açık ve yapılandırılmış hale getirmek için bir not oluşturabilirsiniz. Açık ve maksimum düzeyde ayrıntılı bir cevap verilmesi gereken soruları yansıtır. Peki nedir bu sorular?

• Ne? Bu işlemde tam olarak ne yapıldığını açıklar.
• Neden? İşlemin amacını geçer.
• Ne zaman? Yürütmeyi kimin başlatacağını belirler.
• Kim? Belirli sanatçıları adlandırır.
• Nasıl? Gerekli listelerkaynaklar.

İş süreçlerinin geliştirilmesi, tüm tanımlama yöntemlerinin kullanılabileceğini varsayar. Böylece, en ayrıntılı çalışma şeması elde edilecektir. Grafiksel versiyon, fonksiyonel birimlerin ilişkisini ortaya çıkaracak ve tablosal ve metinsel versiyonlar, her işlemin içeriğini aktaracaktır. Ne yazık ki, bu zaman alıcı ön çalışma olmadan iş süreci otomasyonu mümkün değildir.

Bilgi nasıl toplanır

Pratikte gerekli bilgileri almanın birçok yolu vardır. Başlangıç olarak, şirket çalışanlarına rehberlik eden düzenleyici belgeleri analiz etmek gerekir. Ardından, çalışmalarının içeriğini tanımlamak için her doğrudan sanatçıyla kişisel görüşmeler yapmalısınız. Ayrıca, tartışmalı noktaların açıklığa kavuşturulması ve açıklığa kavuşturulması için analitik danışmanlar, iş süreçlerinin ilerleyişinin gözlemini kullanmalıdır.

Sorunu çözmek için kapsamlı bir yaklaşım benimserseniz, iş süreçlerini otomatikleştirmek çok sıkıcı ve yararsız görünmeyecektir.

Çalışma Grubu

Yine de, işletmenin ana görevi iş süreçlerinin otomasyonu ise ve yönetim dışarıdan danışmanlık şirketlerini dahil etmeyi düşünmüyorsa, şu soru mutlaka ortaya çıkar: "Nereden başlamalı?" İlk adım, şirket çalışanlarından oluşan bir çalışma grubu oluşturmaktır. Çalışma grubu üyeleri tercihen mükemmel analitik ve dinleme becerilerine sahip olmalıdır. Sonuçta, daha önce de belirtildiği gibi, işin çoğu, iş süreci uygulayıcılarıyla kişisel görüşmeler yapmaktan ibarettir.

Ardından, sistemin işleyişinin gerçek bir resmini elde etmeniz gerekiyor. Modernizasyondan önce işletme çalıştığı ve kâr ettiği için, muhtemelen tam bir yeniden yapılanma hakkında konuşmaya gerek yok. Bu nedenle, sistem ve bilgi akışlarının yönleri, optimizasyonun başlangıcında sabitlenmelidir.

Açıklama nelerden oluşur

İş süreçlerinin tanımında karışıklık ve tutarsızlıkları önlemek için uzmanlar süreç haritalarının kullanılmasını önermektedir. Bunlar, icracının etki alanından ve açıklanan işlemin karmaşıklığından bağımsız olarak tüm eylemleri birleştirmenize izin veren standartlaştırılmış belgelerdir.

Herhangi bir açıklama aşağıdaki bileşenlere ayrılabilir:

• birleşik süreç formu (çoğunlukla bir tablo);
• iş süreci haritası (herhangi bir biçimde sunulabilir - metin açıklaması, grafik nesnesi veya tablo);
• routes (gelen ve giden bilgi, kaynak ve finans akışları);
• çeşitli iş süreçlerinin matrisleri (ana ve ikincil akışları ve işlemleri vurgulamanıza olanak tanıyan farklı süreçler arasındaki etkileşim tablosu);
• akış şeması (iş süreci yürütme algoritması);
• ayrıntılı metin açıklaması;
• documentation (sürecin yürütülmesini onaylayan belgelerin oluşturulması);
• iş süreci göstergelerini belirleme (yalnızca ilerlemeyi değil aynı zamanda kaliteyi de kontrol edebileceğiniz özellikleri ve göstergeleri arayın);
• yönetmelikler (başka bir deyişle, iş tanımı).

Göstergeler

Tekrar tekrar belirtildiği gibi, herhangi bir süreç bir şeyle ölçülmelidir. Bu, her şeyden önce, işletmenin tüm faaliyetlerinin etkinliğini değerlendirmek için gereklidir. Çoğu zaman uzmanlar, iş süreçlerini dört göstergeye göre test etmeyi önerir: zaman, maliyetler, kalite ve miktar.

Ancak iş süreci modelleri dinamik ve çeşitlidir. Bu nedenle, yalnızca işin hızını değerlendirmek çoğu zaman yeterli değildir; hem çalışma koşullarını hem de işletmenin alt yapısını dikkate almak gerekir. Ayrıca, neredeyse tüm endüstriler tedarikçiler, finans, lojistik ve ortaklar olmadan var olamaz. Bunlar aynı zamanda ölçülebilir göstergelerdir.

Ve tabii ki bilgiyi ve insan faktörünü de unutmamalıyız. Bir uzmanın eğitim seviyesi ne kadar yüksek olursa, talimatlara ve gelen bilgilere alışması için o kadar az zamana ihtiyacı olacaktır.

Modelleme metodolojilerinin çoğu artık yapısal analiz ve tasarım ilkelerine (SADT - Structured Analysis and Design Technique) ve bazı algoritmik dillere dayanmaktadır. İş süreci analizinin birkaç temel modelinin varlığından söz edebiliriz:

- İş Süreçleri Modelleme - aslında modelleme - şirketin varlığının işlevsel yanını ortaya çıkarır.

- İş Akışı Modelleme - İş akışlarını tanımlar ve akış şemasına benzer.

- Veri Akışı Modelleme - öncekinden farklı olarak, veri (bilgi) akışlarını tanımlar; sıralamaya yönelikişlemler.

Shewhart-Deming döngüsü

Büyük iş süreçlerinin (1C, bunları genel listeden seçmenize olanak tanır) "İş Prosedürü" adı verilen ayrı bir belgede açıklanması önerilir. Daha az önemli olan veya az sayıda basit işlemden oluşan her şey genellikle iş tanımlarında tanımlanır.

Yönetmeliklerin taslağını oluştururken, işletme faaliyetlerinin sürekli iyileştirme döngüsünün koşullarını (Shewhart-Deming modeli) dikkate almak gerekir. Hükümleri, optimizasyon ve iyileştirmenin sonsuz süreçler olduğunu belirtir. Yani, kurumsal yönetimde, bu tür yönetim kararlarından oluşan belirli bir kapalı döngü vardır: planlama, uygulama, kontrol, ayarlama.

Bir yönetmelik hazırlanırken, Shewhart-Deming modeline uyumu sağlayan ilkeler dikkate alınmalıdır:

1. Gelecek dönem için planlanan göstergelerin hesaplanması.
2. Sapmaların dinamiklerinin analizi ve olası nedenlerin belgelenmesi.
3. Düzeltici eylemlerin belirlenmesi ve etkinliklerinin analizi.

Modelin geliştirilmesi iş kurallarına uygun olarak yapılmalıdır. Genel olarak kabul edilen kurallar, işletmenin faaliyet gösterdiği devletin düzenleyici ve yasal çerçevesidir. Modelin ikinci temeli şirketin kurumsal politikasıdır.

Kalite yönetim sistemini uygularken, iş süreçlerinin geliştirilmesine ve birleştirilmesine özen gösterilmesi gerekir. Makalenin başında belirtildiği gibi, şirket personeli her zamandevam eden modernleşmenin önemini anlar. Etkili bir iş süreci modeli oluşturmanın önemini her çalışana getirmek, üst yönetimin görevidir.

Sonuçta, bir işletmenin ISO 9001:2008 uluslararası kalite standartlarına uygunluk belgelerini almasını kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda her birinin verimliliğini önemli ölçüde artıracak, iyi kurulmuş ve özenle tasarlanmış bir sistemdir. çalışan.

Bu faktörlerin her ikisi de şirketin piyasada daha rekabetçi olmasına yol açar ve bu da hem yatırımcılar hem de müşteriler üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir.