Yatay bağlantılar: kavram, yönetim yapısı, bağlantı türleri ve etkileşim

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Yönetimdeki modern trendlerden biri, yönetimin yatay bağlantılar türüne göre düzenlenmesidir. Böyle bir yapı, en üst düzeyde alınan kararların sayısında bir azalma, alt düzey çalışanlara daha geniş yetkilerin sağlanması ile karakterize edilir. Sonuç olarak, yeni konulara ve durumlara tepki süresi artar. Ancak böyle bir sistemin dezavantajları da vardır. Sorunları bağımsız olarak belirleme ve çözme yeteneğine sahip inisiyatif personelinin seçimi belirli bir zorluktur.

Genel konsept

Herhangi bir organizasyonda, çalışanların ve departmanların faaliyetlerinin koordinasyonu yapılmalıdır. Bunlar ve yönetim arasındaki etkileşim, iyi koordine edilmiş bir mekanizma, rollerin ve işlevlerin koordinasyonunu sağlayan bir dizi istikrarlı bağlantıyı tanımlar. Hiyerarşinin aynı seviyesinde olan bağlantılar kümesi yönetim aşamasını oluşturur.

Ana bağlantı türleri şunlardır:

• Yatay kontrol bağlantıları. bu kavramaynı seviyedeki yönetim birimleri veya işletme üyeleri arasındaki ilişkiyi karakterize eder.
• Dikey bağlantılar. Farklı hiyerarşik seviyeleri birbirine bağlarlar ve güçlerin dağılımını oluştururlar. Ana amaçları, idari (yukarıdan aşağıya) ve raporlama (aşağıdan yukarıya) bilgilerin aktarılmasıdır. Bu tür bir ilişki, büyük kuruluşlar için tipiktir. İdealleştirilmiş bir versiyonun bir örneği, Sovyet döneminde federalizm ve üniterizm temelinde inşa edilen devlet yönetim sistemidir.

Yatay ve dikey yönetim bağlantıları, tek bir kurumsal ortamda etkileşime girer. İlki, ikincisinin güçlendirilmesine katkıda bulunur ve bir bütün olarak organizasyonun dış ve iç değişikliklere karşı daha dayanıklı hale gelmesine yardımcı olur. Dikey bağlantıların görevleri, çeşitli yatay bağlantı biçimlerini sistematik hale getirmek, idari ve raporlama bilgilerini aktarmak ve istikrarı sağlamaktır.

İşlevsel ve doğrusal bağlantılar

Bir organizasyondaki dikey ve yatay bağlantılar doğrusal ve işlevsel olabilir. İlk tip, bir departman veya kuruluş başkanının astlar üzerinde doğrudan kontrol (dikey hiyerarşi) kullanması ile karakterize edilir. Doğrusal kontrol şemasının avantajları aşağıdaki gibidir:

• Görevleri belirleme ve uygulamalarını izlemenin netliği ve basitliği;
• hızlı karar verme;
• oyuncuların çalışmalarının tutarlılığı.

Dezavantajları şunları içerir:

• yönetim veyönetici bilgi yüklemesi;
• yüksek nitelikli bir lider için gereklilik;
• Değişen dış koşullar altında yönetsel esneklik eksikliği.

Bir kuruluşta işlevsel dikey ve yatay bağlantılar kurarken, yönetimsel kararlar danışma düzeyinde alınır. Bu tür bir yönetimi yansıtan en basit şema, iki seviyeli bir bölümdür. Sadece küçük işletmelere uygulanabilir. Her yapısal birimin (pazarlama departmanı, mühendislik hizmeti, üretim, finans ve muhasebe, personel yönetimi) kendine özgü görev ve işlevleri vardır ve uzmanları işin dar bir bölümünden sorumludur.

Doğrusal-fonksiyonel kontrol

Ayrıca doğrusal ve işlevsel ilişkilerin özelliklerini birleştiren birleşik bir doğrusal-fonksiyonel yönetim şeması vardır. Departmanlardan alınan bilgi ve kararlar, hem bölüm yöneticileri aracılığıyla hem de bireysel icracılar ve hizmetler düzeyinde iletilir. Erdemleri şunlardır:

• yönetim yapısı içinde profesyonel büyümeyi teşvik etmek;
• uzmanlıklarından dolayı fonksiyonel yöneticilerin yüksek düzeyde yetkinliği;
• personel yönetimi, kaynaklar, kalite, üretim ve diğer alanlarda çalışma tutarlılığının iyileştirilmesi;
• Farklı bölümlerin icracıları için tekrar eden işlevlerin sayısını az altmak.

Bunun dezavantajlarınadiyagramlar şuna atıfta bulunur:

• organizasyon yapıları arasında kaliteli yatay bağlantıların olmaması;
• Birimler arasındaki ilgi ve hedef farklılıkları riski;
• ilave yönetimsel orta düzey yöneticileri tanıtma ihtiyacı;
• Resmi prosedürlerin ve kuralların varlığı nedeniyle idari aygıtın çalışanları arasında düşük etkileşim esnekliği;
• yeniliğe düşük ilgi.

Böyle bir planın kullanılması, küçük ve orta ölçekli kuruluşlarda rasyoneldir.

Bölünmüş yönetim şeması

Büyük şirketlerde, bölüm yaklaşımı giderek daha fazla kullanılmaktadır - bölümlerin her birinin farklı pazarlara yönelik mal veya hizmetler ürettiği bir ürün yönetimi yapısı. Her bölümde işlevsel hizmetler ve yatay bağlantılardan oluşan bir sistem bulunur.

Bölme yapıları, ek ara seviyelerin yardımıyla yönetilir. Dikey hiyerarşinin büyümesi, bir yandan şirket yönetiminin stratejik faaliyetlere odaklanmasına yardımcı olurken, diğer yandan bireysel bölümlerin ortak hedeflerine karşı çıkmasına yardımcı olur. Maddi, finansal, işgücü kaynakları aralarında merkezi olarak dağıtılırsa, bir çıkar çatışması ortaya çıkabilir.

Temel Özellikler

Yatay bağlar,aralarında ortaya çıkan sorunları çözmek için kurumsal yapıların üretken etkileşimi. Çalışanlar arasında özgüven ve inisiyatif geliştirmeye yardımcı olurlar. Ancak, tüm insanlar bu nitelikleri sergilemeye hazır değildir, bu nedenle böyle bir yönetim şemasının uygulanması için personel seçiminde belirli bir sorun vardır.

Organizasyondaki yatay bağlantılar, çalışanların uzmanlık düzeyini yansıtır ve işlevleri farklılaştırmayı amaçlar. Özel bilgi ve beceri gerektiren iş türleri ne kadar fazlaysa, bağlantı sistemi o kadar karmaşık hale gelir.

Böyle bir yönetim yapısını tanımlarken aşağıdaki kavramlar da kullanılır:

• Kontrol alanı - aynı yöneticiye rapor vermesi gereken astların sayısı.
• İşlevselleştirme, üst, orta ve alt yöneticiler arasındaki etkileşimdir.
• Coğrafi iş bölümü. Kuruluşun bölgesel bölümleri varsa, bu dikey ve yatay ilişkilerin yapısını büyük ölçüde karmaşıklaştırır. Eylemlerin koordinasyonu ve kontrolü de zordur.

Yatay bağlantılar bir tür motivasyon kaynağı görevi görür. Kurumun tüm çalışanları için dikey kariyer gelişimini sağlamak imkansızdır. Modern yönetim sisteminde yatay bağlantıların görevi, çalışanı birim içinde daha fazla görev yapmaya ve bunu en üst düzeyde yapmaya teşvik etmektir. Sonuç olarak, kariyer basamaklarını hiyerarşide bir sonraki adıma taşıyabilir.

Yatay bağlantılar arasındaki fark,departmanlar ve doğrudan bağlı olmayan çalışanlar arasında ortaya çıktıklarından, ilişkilerin kurallarını, işlevlerin ve rollerin dağılımını doğru bir şekilde resmileştirmek, yani tanımlamak imkansızdır. Çoğu durumda, bu bağlantılar genel, resmi yapıyı geliştiren gayri resmi süreçler aracılığıyla yapılır.

Temel şekiller

Bir kuruluşun yönetim yapısındaki en yaygın yatay bağlantı biçimleri şunlardır:

• departman başkanları arasında doğrudan temaslar;
• çalışanların yatay geçişi;
• belirli bir sorunu çözmek veya bir projeyi uygulamak için geçici grupların oluşturulması;
• tekrarlanan sorunları ele almak için kalıcı grupların oluşturulması;
• yatay süreçlerin entegrasyonu ve yönetimi için ek yapıların oluşturulması;
• İşlevsel yönetim yapısında ikili bir sorumluluk sisteminin tanıtılması. Proje yöneticisi, doğrudan kendisine bağlı olmayan uzmanlarla çalışır. Sorumluluk, belirli bir programa göre yerine getirilmesi gereken kritik noktalara kadar uzanır.

Yöneticiler ile doğrudan iletişim

Liderler arasında doğrudan temasa bir örnek aşağıdaki durum olabilir. Tedarik departmanı planı gereğinden fazla yerine getirdi. Başka bir atölye, mekanik bir montaj atölyesi, şu anda büyük bir yük nedeniyle bu kadar çok sayıda boşlukla baş edemiyor. Doğrudan temas yoluylabu iki yapının başkanları, işletme müdürünü dahil etmeden (tedarik atölyesinde veya ara depoda bir depo birikimi oluşturarak) bu sorunu kendi aralarında çözer.

Kuruluşun yönetim yapısındaki bu yatay bağlantı şekli, en basit ve en ucuz olanıdır. Bu yaklaşımla üst yönetim, daha karmaşık, stratejik sorunları çözmeye odaklanabilir. Ancak, iki liderin kararının şirketin genel çıkarlarına uymayabileceği durumlar olabilir. Örneğin, yukarıda tartışılan durumda bu, üretim ritminin ihlalidir. Bu nedenle net bir iletişim bağlantısının kurulması önemlidir.

Çalışan geçişi

Çalışanların departmanlar arasındaki yatay geçişleri, yukarıda tartışılandan daha "egzotik" bir formdur. Bu plan genellikle çalışanların mesleki gelişiminin bir parçası olarak uygulanır.

Bu tür geçişler sadece mesleki deneyim birikimine ve yeni bilgi ve becerilerin edinilmesine değil, aynı zamanda organizasyondaki yatay bağların güçlendirilmesine yardımcı olan personel arasında gayri resmi iletişimin geliştirilmesine de katkıda bulunur. Ortaya çıkan sorunlar, yazılı iletişim (notlar ve diğer resmi mektup türleri) aracılığıyla değil, sözlü iletişim yoluyla daha sık çözülür. Çalışanlar tarafından alınan bilgiler zaman içinde güncelliğini yitirdiği için bu tür geçişlerin daha sık yapılması önerilir.

Hedef gruplar

Hedef gruplar, provizyonun gerekli olduğu durumlarda oluşturulurçok sayıda birim arasındaki organizasyon yapısındaki yatay bağlantılar. Bu durumda, doğrudan temaslar pratik olarak geçerli değildir. Bu tür sorunlar genellikle daha üst düzey bir çözüm ve farklı departmanlardan ve hatta bölümlerden uzmanların çabalarının entegrasyonunu gerektirir.

Hedef gruba katılım şekli farklı olabilir: tüm çalışma günü boyunca, bir kısmı veya sadece danışmanlık yardımı şeklinde istihdam. Görevi çözdükten ve grubu dağıttıktan sonra, üyeleri önceki iş görevlerine geri döner. Çalışmalarını koordine etmek için düzenlemeler ve bir çalışma planı geliştirilmektedir.

Kalıcı ekipler

Önceki etkileşim biçimleri etkisiz kalırsa, amacı sık sık ortaya çıkan sorunları çözmek olan kalıcı gruplar oluşturulur. Farklı aralıklarla tartışılabilirler - her gün veya haftada bir.

Ekipler çeşitli yönetim seviyelerinde organize edilebilir. Üyeleri hem önde gelen uzmanlar hem de bölüm başkanları olabilir. Görevlerin heterojenliği ne kadar büyük olursa, ekibin sahip olduğu yetki o kadar fazla olur ve buna dahil olan yönetim seviyeleri o kadar fazla olur. Kalıcı bir grubun yapısı, projede resmileştirilmiş bir açıklamaya sahip olabilir.

Grupların ve ilişkilerin etkinliği için koşullar

Kuruluşların yönetiminde, geçici ve kalıcı grupların etkinliği için aşağıdaki koşullar ayırt edilir:

• Çalışanların motivasyonu. Gruba atanan sorunları çözmeçalışanlar tarafından ek bir yük olarak algılanmaktadır. Bu nedenle ya eski işlevlerinden kurtulmak ya da bir teşvik sistemi geliştirmek gerekir. Deneyimler, rutin görevlerin kısmen kaldırılmasının, çalışanın çalıştığı departmanla teması kaybetmediği için daha büyük bir etkiye sahip olduğunu göstermektedir.
• Problem çözmekten sorumlu olması gereken bölüm yöneticilerinin belirlenmesi.
• Bilgi desteği. Görevlerin uygulanmasına katılım, ilgili tüm birimler tarafından alınmalıdır.
• Grup üyelerine diğer uzmanları işe dahil edebilmek için gerekli yetkileri vermek.
• Organizasyonun yönetiminde hiyerarşik statüye göre ekip üyelerinin rasyonel seçimi. Resmi konumdaki büyük bir farklılık nedeniyle aralarında bir engel varsa, grubun çalışması etkisiz hale gelecektir.
• Yatay ve dikey bağlantıların kombinasyonu. Yatay süreçler çoğunlukla günlük sorunları çözmek için kullanılırken dikey süreçler çoğunlukla stratejik olanlar için kullanılır.
• Çatışma çözümünde deneyim. Bir grupta karar verirken, genellikle farklı bölümlerin çıkarlarının çatıştığı durumlar ortaya çıkar. Bu durumda, alternatif bir seçenek elde etmek için verimli bir bilgi alışverişi olmalıdır.