Proje planlama Sürecin aşamaları ve özellikleri, bir planın geliştirilmesi ve hazırlanması

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Planlama sırasında, organizasyonun uzun vadede hedeflerine ulaşması için niteliksel ve niceliksel kararlar alınır. Ayrıca, bu tür çalışmalar sırasında en uygun yolları kesin olarak belirlemek mümkündür. Proje planlaması, organizasyonun gelişiminin gerçekleştirileceği kesin bir planın detaylandırılmasıdır. Bu, tüm ayrıntıları düşünmenize, sorunları çözmenin yollarını seçmenize ve hedeflerinize ulaşmanıza olanak tanır. Bu tür çalışmaların nasıl yürütüldüğü daha sonra tartışılacaktır.

Randevu planlama

Proje planlama, işletme yönetiminde önemli bir süreçtir. Son derece önemlidir, bu nedenle bugün hemen hemen her şirket bu işi yapmaktadır. Biraz zaman ve kaynak gerektirir, ancak karşılığını verir.

Planlama kalitesinden proje yönetiminesonraki uygulamalarına bağlıdır. Böyle bir prosedür sırasında, sözleşmenin, katılımcıların kaydının onaylandığı ve daha fazla gelişme için stratejik bir yönün seçildiği bir başlatma gerçekleştirilir.

Önce, ana eylemlerin sırası belirlenir. Onaylarından sonra detaylar işlenir.

Gelecekteki projenin konseptini ve ilerlemesinin ana aşamalarını ana hatlarıyla belirledikten sonra, yönetim tüm aşamalarını düzeltebilecek, belirlenen hedeflere ulaşmak için en iyi yolları seçebilecek.

Proje planlama, yönetimde önemli bir süreçtir. Geliştirme yolundaki hareketi zamanında düzelterek daha sonra izlemenizi sağlar. Gerçek göstergeler, planlanan görevlerin uygulanma derecesi hakkında bilgi veren planlananlarla karşılaştırılır. İzleme sırasında, dış ve iç kaynaklardan gelen bilgilerin sürekli güncellenmesi dikkate alınır. Planda belirtilen şartlar, koşullar ve göstergeler, gerçek duruma uygun olmaları gerektiğinden değişebilir.

Planlama, tüm proje yönetimi süreçlerini doğrudan etkiler. Bu nedenle, her kuruluş tarafından gerçekleştirilir. Açıkça belirlenmiş bir eylem dizisi yoksa, herhangi bir şeyi yönetmek imkansızdır. Bu aşamalar, uygulanması hedefe ulaşılmasına yol açan görevlerdir. Planlandığı gibi bir şeyler ters gitmeye başlarsa, yönetici bu tür olayların nedenlerini belirler, koşullara göre doğru eylemlerle ilgili kararlar alınır.

Planlama süreci, proje yaşam döngüsünün ilk aşamasıdır. Onsuz imkansızistenen sonucu elde edin.

Planlama görevleri

Projenin hedeflerini planlamak, adımlar gibi onları başarıya götüren bir görevler sisteminin geliştirilmesini içerir. Sunulan çalışma, seçilen faaliyet türünün kâr getirip getiremeyeceğini işe başlamadan önce bile belirlemenize olanak tanır. Her yatırımcı, fonlarını en karlı, karlı projeye yatırmaya çalışır. Gelecekteki faaliyetlerin ana parametrelerini ve sonuçlarını özetlemek, planlama sırasında bunlara ulaşmak için yeterli, gerçekçi yollar seçmek mümkündür.

Üretken olmak için bir kuruluşun bir dizi zorluğu ele alması gerekir. Hesaplamalar sırasında, bu tür faaliyetlerin sonucunun olumsuz olduğu (şirket zarar görecek), yeterince yüksek olmadığı ortaya çıkarsa, bu olgunun nedenlerini belirlemek gerekir. Belirli ayarlamalar yaparak projenin etkinliğini artırmak mümkündür. Görevlerin uygulanmasının her aşamasında değişiklikler yapılabilir. Şu şekilde olabilirler:

• Detaylandırma, tasarımın amacını (veya hedeflerini) netleştirme, olayın istenen sonucunu belirleme.
• Gelecekteki çalışmaların kapsamının ve kompozisyonunun belirlenmesi.
• Her aşamanın zamanlamasını tahmin edin.
• Projenin bütçe maliyetini hesaplayın.
• Bir program oluşturun ve her aşama için bütçeyi hesaplayın.
• Kaynak ihtiyacı belirlenir. Projenin her aşaması ve bir bütün olarak organizasyonun bu doğrultudaki faaliyetleri için hesaplama yapılır.
• Lojistik planı devam ediyor.
• Risk değerlendirmesi yapılıyor, tehlikeli durumlarda doğru müdahale için metodoloji oluşturuluyor.
• Etkinliğin detayları yatırımcıya detaylı olarak anlatılır.
• Detaylar, süreçteki tüm katılımcılarla birlikte kararlaştırılır.
• İşi yürütme ve verilen görevleri yerine getirme sorumluluğu, yöneticiler ve yöneticiler arasında dağıtılır.
• Planlı etkileşimler ve yönetimsel planlama prosedürleri belirleniyor.

Proje yönetimi ve proje planlaması yakından ilişkilidir. Yalnızca kararlaştırılan zaman çerçevesi içinde ve tam olarak belirlenen görevlerin tutarlı bir şekilde yerine getirilmesi, şirketin faaliyetleri sırasında kar elde ederek hedefe ulaşılmasını garanti edebilir.

Ana süreçler

Proje planlamasının düzenlenmesi sürecinde, bir dizi zorunlu ve isteğe bağlı eylem gerçekleştirilir. Kuruluşun faaliyetlerinden bağımsız olarak, genel bir stratejik vizyon oluşturma sürecinde uygulanırlar. Zorunlu süreçler şunları içerir:

• Planlanan tüm görevlerin açıklaması ve daha fazla belgelenmesi, proje içeriği.
• Projenin ana aşamalarının tanımı, sonraki ayrıntıları.
• Tahmini bir tahmin hazırlanıyor. Projeyi tamamlamak için gereken tüm kaynakların toplam maliyeti hesaplanır.
• Uygulaması hedeflerinize ulaşmanızı sağlayacak adım adım bir eylem planı hazırlamak.
• İşin sırasını açıklar.
• Teknik nitelikteki bağımlılıklar ve ayrıca yürütülen çalışma üzerindeki kısıtlamalar.
• İçin gerekli sürenin hesaplanmasıişin her aşamasının tamamlanması, üretim döngüsünün her aşamasında gerekli olacak işçilik maliyetlerinin ve diğer kaynakların belirlenmesi.
• Kaynakların türünü, kümesini ve bunların hacmini belirleme.
• Kaynaklar sınırlıysa, işin gerçek zamanlamasını gösterir.
• Bir bütçe oluşturun ve her iş türü için tahmini maliyetleri bağlayın.
• Bitmiş bir plan oluşturun.
• Tasarım sırasında diğer araştırma çalışmalarının sonuçlarının toplanması, planlanan değerlerin tek bir belgede düzenlenmesi.

Projenin planlanması ve geliştirilmesi sırasında bu eylemler zorunludur.

Yardımcı prosedürler

Proje uygulama planlaması sırasında bazı işlemlere ihtiyaç duyulmayabilir. Sadece ihtiyaç duyulduğunda yönetici onları genel listeye dahil eder. Bu destekleyici süreçler şunları içerir:

• Kalite standartlarını planlamak, izin verilen maksimum aralıklarını belirlemek. Bitmiş ürün özelliklerinin gerekli düzeyine ulaşmanın yolları da tartışılmaktadır.
• İşlevsel yeterliliklerin, sorumlulukların ve tabiiyetin tüm proje katılımcıları arasında dağılımını ifade eden organizasyon alanında planlama.
• Projenin mümkün olan en kısa sürede uygulanmasına olanak sağlayacak, uygun niteliklere, iş tecrübesine sahip personelin seçimi. Bazı durumlarda, iyi koordine edilmiş bir ekip çalışmasının oluşturulması gerekir.
• Güvenli üyeler için iletişim kurunihtiyaç duyduğunuz bilgilerle projelendirin.
• Proje risk türlerinin tanımlanması, değerlendirilmesi ve belgelenmesi. Bu, proje üzerindeki olası etkilerinin derecesini değerlendirmek için planlama aşamasında bile belirsizlikleri belirlemenize ve ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Bu aşamada, seçilen stratejinin uygulanması sırasında durumun gelişmesi için hem olumlu hem de olumsuz senaryolar hesaplanır.
• Lojistik prosedürleri planlama. Dış kuruluşlardan hangi hammadde, diğer gerekli malzeme ve kaynakların satın alınacağı, hangi miktarda ve hangi sıklıkta teslimatların yapılacağı kesin olarak öngörülmektedir.

Proje süreçlerinin planlanması sırasında başka faaliyetler gerekebilir. Kuruluşun işini yaparken takip ettiği hedeflere bağlıdır.

Planlama adımları

Proje planlamasının 4 ana aşaması vardır. Danışmanlık şirketi Booz Allen & Hamilton tarafından teklif edildi.

Standart planlama modeli aşağıdaki gibidir:

Aşama 1. Hedeflerin oluşturulması

İki tür hedef belirlenir. Resmi veya gerçek olabilirler. İlk durumda, projenin yararlılığını belirlemek için kriterler ortaya konur. Resmi hedefler, yöneticilerin motivasyonundan doğar. Gerçek hedefler, resmi hedeflere ulaşmanın yollarıdır.

2. Adım Sorun analizi

Planlamanın bu aşaması sırasında organizasyonun gerçek durumu belirlenir. Ardından, gelecekteki durumu hakkında bir tahmin yapılır. bundan sonraMevcut sorunların belirlenmesi, hangi amaçla hedef sistemlerinin tahmine dayalı analiz sonuçlarına karşı olduğu gerçekleştirilir. Bu, sorunların sonunda yapılandırılmasına olanak tanır.

Aşama 3. Alternatifleri arayın

Bunlar birbirini dışlayan çözümlerdir.

Aşama 4. Alternatiflerin değerlendirilmesi

Mevcut senaryoların her birinin kabul edilebilirliği belirlenir. Her kararın etkinliği ve risk derecesi değerlendirilir ve ardından uygun bir karar verilir. Optimal alternatif sadece pratik olarak mümkün değil, aynı zamanda yasal olmalı ve hedefe mümkün olduğunca yaklaşmanıza izin vermelidir. Aynı zamanda zaman, kaynaklar vb. ile ilgili mevcut kısıtlamalar da dikkate alınır.

Bölgesel, endüstriyel veya başka bir tür için bir planlama projesi oluştururken, gerçek sonuçları planlananlarla karşılaştırmak için gelecekte uyguladığınızdan emin olun. Bu, ortak bir hedefe yönelik ilerlemeyi yönetmenize, zamanında uygun ayarlamalar yapmanıza olanak tanır.

Planlama

Proje planlamasının biraz farklı bir şemaya dayandığını belirtmekte fayda var. 5 ana aşamayı vurgular:

1. İşleri tanımlama ve liste halinde yazma. Bazı durumlarda yöneticiler tüm süreçleri bir kerede listelemeyerek hata yaparlar. Bu fenomeni dışlamak için, gelecek çalışmayı belirleme sürecinde sıralı ayrıştırma yönteminin uygulanması önerilir.
2. Seçilen her pozisyon için sıra ve süre belirlenir. bağlıdırgelecek çalışmanın teknolojik özellikleri. Bunun için, uzman değerlendirmeleriyle desteklenen ayrıştırma tekniği de kullanılır. Bu, her işlemin planlanan süresini doğru bir şekilde belirlemenizi sağlar. Bunu yapmak için teknolojinin özelliklerini farklı bakış açılarından değerlendirmenizi sağlayan beyin fırtınası tekniğini kullanabilirsiniz.
3. Kaynakların türünü ve kullanılabilirliğini belirler. Finans, malzeme, işçilik, bilgi vb. olabilir. Gerçekleştirilen iş programı, lojistik, finansman vb. programlarla ilişkilidir. Tüm aşamalar birbirine bağlı olmalı, sürekli bir süreç oluşturmalıdır. Bu, üretim sürecindeki kesintileri önler. Aynı zamanda, kıt kaynaklar ayrı bir değerlendirme gerektirir. Yaklaşan çalışmanın tüm yelpazesinin süresini ve sırasını büyük ölçüde belirlerler.
4. Kısıtlamalar dışarıdan belirlenir. Bunlar, üretimin mevsimselliğini, ekipman malzemelerinin üretilebilirliğini ve diğer dış faktörleri içerir.
5. Proje yönetimi sırasında ortaya çıkan risklere yanıt vermek için bir sistem oluşturuluyor. Proje planlaması analizleriyle başlar. En olası ve tehlikeli tehditler için uygun müdahale önlemleri geliştirilmektedir.

Planlama İlkeleri

Bir iş projesi planlama sürecinde, bir yönetici belirli ilkelere bağlı kalmalıdır. Başlıcaları:

• Amaçlılık. Projenin uygulanması, önemsiz görevlere püskürtülmeden net ve nihai bir hedef izliyor.
• Sistematik. Geleceğin proje yönetimi bütüncül ve kapsamlı olmalıdır. Aynı zamanda, geliştirme ve derleme özellikleri dikkate alınır. Bazı durumlarda, bir proje alt sistemlere bölünebilir. Onlar da ilgili olacak. Aynı zamanda, bir sistemdeki değişiklikler, başka bir yapıda değişiklikleri gerektirir. Projeyi birkaç parçaya bölmek, öğelerin iç bağlantılarını ve etkileşimlerini izlemenize, en etkili yapıyı seçmenize olanak tanır. Bu durumda proje uygulamasının değerlendirilmesi nitel ve nicel süreçler açısından verilebilir.
• Karmaşıklık. Olgular, bağlantıları ve bağımlılıkları açısından ele alınır. Bunun için yönetime yönelik farklı yöntem ve yaklaşımlar kullanılmaktadır.
• Güvenlik. Proje çalışmasının planlanması sırasında tüm faaliyetlerin gerekli kaynaklarla donatılması öngörülmektedir.
• Öncelik. Projenin geliştirilmesinde ana dikkat, ana, en önemli görevlere verilir. Tanımları, gelecekteki genel kalkınma kavramına bağlıdır.
• Ekonomik güvenlik. Amaçlanan olayın yerine getirilmemesi durumunda kuruluşun maruz kaldığı kayıp ve kayıpların derecesi hesaplanır. Risklerden hiçbir şekilde kaçınılamaz, ancak bunlar değerlendirilmeli ve bu yönde gerekçeli kararlar alınmalıdır.

Proje yapılandırma

Yapılandırma, proje çalışması planlaması sırasında gereklidir. Hiyerarşik çalışma dizisi, tüm projeyi ayrı bölümlere ayırmayı içerir. Bu, kompleksleri farklı seviyelerde detaylandırmanıza izin verir. Çokyaklaşım süreç yönetimini basitleştirir.

Yapılandırma aşağıdakileri yapmanızı sağlar:

• Orta düzey hedeflere ulaşmak için işin kapsamını tanımlayın.
• Projenin ilerleme derecesini kontrol edin, tüm hedeflerine ulaşma olasılığını değerlendirin.
• Raporlama optimal yapıya göre oluşturulur.
• Kilometre taşları proje ilerlemesini ölçmek için ayarlandı.
• Sorumluluk sanatçılar arasında düzgün bir şekilde dağıtılır.
• Tüm ekip üyeleri, projenin amaç ve hedefleri hakkında objektif, anlaşılır bilgiler alırlar.

Yapılandırmadaki hatalar

Bazı yöneticiler yapılanma sürecinde hatalar yapar ve bu da hedeflere ulaşılmasını olumsuz etkiler. Başlıcaları şunlardır:

• Yapılandırma aşaması genellikle atlanır. Yönetici doğrudan mevcut dönemin sorunlarına çözüm arayışına girer.
• Yalnızca kuruluş birimleri kullanılır, nihai ürünler veya kaynaklar uygulanmaz.
• Yapılandırma tüm projeyi kapsamaz.
• Yapı elemanları tekrarlanır.
• Proje belgelerinin hazırlanması ve finansal raporlamanın özelliklerine uygun yapıların entegrasyonu yoktur.
• Yapı fazla veya az ayrıntılı.
• Projenin ayrı öğeleri bilgisayarda işlenemez.
• Maddi olmayan nihai ürünler (hizmetler, hizmetler vb.) dikkate alınmaz.

Yapılandırma gerekçeleri

Proje planlama sorumlu bir iştir. Yapılanma doğru yapılmalıdır. Aşağıdaki gerekçelerle gerçekleştirilir:

• Oluşturulan projenin yaşam döngüsünün dönemleri.
• Bölümlerin yapısının özellikleri.
• Projenin tamamlanmasından sonra elde edilecek sonucun bileşenleri.
• Süreç, şirketin çalışmasının işlevsel unsurları.
• Nesnelerin coğrafi konumu.