İş süreci: iş süreçlerinin analizi. Açıklama, uygulama, sonuçlar

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Her girişimcinin en azından dolaylı olarak bir iş sürecinin ne olduğunu bilmesi gerekir. İş süreci analizi, maliyetleri düşürmeye, karlılığı artırmaya ve nihayetinde işletmenin kârını artırmaya yardımcı olur. İktisat literatüründe bu kavrama ilk olarak geçen yüzyılın 80'li yıllarında araştırmacıların eserlerinde rastlanmaktadır. O zaman Amerika Birleşik Devletleri'nde ilk kez tüm üretimin verimliliğinin iş süreci adı verilen birbiriyle ilişkili bir dizi eyleme bağlı olduğunu düşündüler.

Tanımlar

İş süreci karmaşık bir kavramdır. İş geliştirme, birbiriyle ilişkili operasyonlara, prosedürlere ve faaliyetlere büyük ölçüde bağlıdır. Hammadde temini, işlenmesi, makinelerde çalışanlar ve muhasebeciler olmadan bir fabrika hayal etmek imkansızdır. Bir işletme, bütünleyici bir organizma olarak işlev gören kapalı bir sistemdir. Ve her şeyin aksamadan ve gecikmeden düzgün çalışması için, bir ana beyne - tüm iş süreçlerinin tutarlılığını analiz edecek ve izleyecek deneyimli bir yöneticiye - ihtiyacınız var.

Ekonomik bir bakış açısıyla bakarsanız, çevresel kaynakların tüketici için nihai ürüne dönüştürüldüğü tüm olası faaliyetlerin birbirine bağlılığına iş süreci denir. İş süreci analizi, üretimle ilgili belirli bir eylemin, operasyonun veya olayın etkinliğinin bir değerlendirmesidir.

Onlar ne için

İş süreçlerini tanımlamak oldukça kolaydır. Ancak en büyük gerçek sorun, ülkemizdeki herhangi bir işletmede, çeşitli üretim süreçlerinin verimliliğini artırmakla gerçekten ilgilenen bir kişi bulmanın nadir olmasıdır. Küçük ve orta ölçekli işletmeler, maliyetleri az altmak için uzun süredir modası geçmiş yöntemleri kullanmaya çalışırken, Batı'da uzun zamandır bir işletmenin başarısının, işinden maksimum sonuç almakla ilgilenen yetkin bir işe alınmış yöneticiye bağlı olduğunu anlamışlardır.

İş süreçleri oluşturmak net bir anlayış sağlar: kimin hangi aşamadan sorumlu olduğu, hangi pozisyonda olduğu ve ne yapılması gerektiği. Bu tür bir yapılanma, üretim organizasyonunu şeffaf hale getirir ve yönetimini kolaylaştırır. Hedef ağacını çalışanlara ileterek, çalışmalarının ortak hedeflere yönelik olduğunu göstererek motivasyonlarını artırabilirsiniz. Ayrıca, bir işi bu şekilde organize etmek, gereksiz finansal ve zaman kaynaklarının maliyetlerini belirlemeye yardımcı olacaktır.

Nasıl oluşturulur

İşletmenin büyük veya küçük olmasına bakılmaksızın, ayrıntılı bir plan oluşturma yaklaşımı aynıdır. Düşünmeközel örnek. Kanepe satan bir şirket var. İş süreci diyagramı bir ağaca benzer. Ana dallar, daha küçük olanlara ayrılan ana özellikleri barındırır. Peki, bir perakendeci için iş sürecinin ana aşamaları nelerdir?

1. Mal alımı. Bu ilk ve merkezi iş sürecidir. Alt aşamaları nelerdir?

• Tedarikçi analizi.
• Üretim fabrikaları ile sözleşmeler hazırlamak.
• Nakliye şirketleriyle sözleşmeler düzenlemek.

2. Kanepe yerleşimi. Bu aşamada şöyle anlar yaşanır:

• Bir oda seçme.
• Tesis inşaatı veya kiralama.
• Satış için koşullar oluşturma.

3. Satış süreci.

• İşe Alım.
• Yazar kasa satın alma.
• Satış için atmosfer ve tasarım yaratmak.

4. Pazarlama ve reklam.

• Bir işaretin yerleştirilmesi.
• Kartvizitler, kitapçıklar, broşürler, kataloglar vb. oluşturun.
• Reklam yerleşimi.

Liste uzun olabilir. İş süreçlerinin nasıl oluşturulduğunu anlamak önemlidir. Ardından başarılı olmak için bir işletmeyi organize etmenin birkaç altın kuralından bahsedeceğiz.

Kural 1

Seçilen her iş aşamasından belirli bir kişi sorumludur. Onları şemanın oluşturulmasına dahil edin. Bu, süreci daha ayrıntılı anlama, çalışanların ilgisini çekme ve ortak hedeflere ulaşmaya yönelik motivasyonlarını artırma fırsatı sağlayacaktır. Bu, özellikle işletmenin oluşumunun erken aşamalarında önemlidir. Bir iş kurmak her zaman ile ilişkilidirbüyük zorluklar ve belirli aşamalar için hedeflerin zamanında belirlenmesi, eylem için daha ayrıntılı bir plan sağlayacaktır.

Kural 2

Otomatik programlar kullanın ve devrelerinizi görselleştirin. Bugüne kadar, bilgiyi yapılandırmaya yardımcı olan birçok hazır program var. Küçük ve orta ölçekli işletmeler bunları her yerde kullanır.

Bir grup halinde çalışıyorsanız, her şeyi yazmak için bir tahta veya kağıt parçası alın ve ilerledikçe süreçlerinizin bir ağacını çizin. Büyük operasyonlarla başlayın ve onları daha küçük operasyonlara ayırın. Büyük kuruluşlar için, iş süreçleri oluşturmak, tüm çalışanların eylemlerinin maksimum konsantrasyonunu ve koordinasyonunu gerektiren devasa özenli bir iştir.

Kural 3

İş süreçlerini formüle ederken, organizasyon yapısı tarafından değil, şirketin stratejisi tarafından yönlendirilin. Aynı işlev, yerleşik bölümlerin ötesine geçebilir. Örneğin, bir tedarikçiden bir ürün teslim edilirken, ürün perakende satış noktasından ayrılıncaya kadar, yani raflara yerleştirilip tüketiciye sunuluncaya kadar iş sürecinin sınırı düşünülebilir. Bu süreç, organizasyon yapısının parçası olan birkaç departman içerir.

Kural 4

Planınızda fazla detaya girmeyin. Diyagramı gereksiz bilgilerle aşırı yüklerseniz, bu genel bir kafa karışıklığına ve sorumlu çalışanlar üzerinde ağır bir yüke yol açacaktır. Belirli bir segmentte değişiklik yapmayı planlıyorsanız, bu kısmın detaylandırılması gerekir ve geri kalan her şey düşünülmelidir.ayrıntılara girmeden sadece yüzeysel olarak. İş süreçlerinin verimliliği, ayrıntılı açıklamaların %20'sinin tüm operasyonun başarısının %80'ini getireceği "20/80" Pareto yasasına tabidir.

Kural 5

Gerçekten korkma ve gerçekte olana dayalı bir plan kur. Bu durum çok sık oluşur. Baş yönetici, bir iş süreci diyagramı oluşturmak için astlarına departmanları hakkında sorular sorar. Bunlar nasıl iyi olduklarını söylemeye çalışırlar. Aslında gerçek durum ideal olmaktan uzak olmasına rağmen. Ancak yanlış verilere dayanarak yanlış düzen kurulacak, bunun ardından verimsiz kararlar verilecek ve tüm çalışmalar boşa gidecek.

"Olduğu gibi", "olması gerektiği gibi" ve "olmasını istediğim gibi" kavramlarını karıştırmayın. Her şey ne kadar kötü olursa olsun, bu durumu iyileştirmek için iş süreçleri tam olarak derlenir. Bu nedenle, yalnızca gerçek hayattaki bir durumu tanımlamak zorunludur.

İş süreci otomasyonu

Şirket içinde gerçekleşen tüm olayları takip etmek, özellikle büyük şirketler ve sendikalar söz konusu olduğunda çok zordur. Bir karar vermek için gelen verileri analiz etmenize izin veren bütün bir otomatik program sistemi olmadan büyük işletmeyi hayal etmek zor. Bu nedenle, bugün sıklıkla iş süreçlerini otomatikleştirmekten bahsediyoruz.

Uygulamada bu, bir iş sürecini sağlayan her türlü bilgi akışını işleyen özel bir bilgisayar programı olduğu anlamına gelir. İş süreci analizi çevrimdışı gerçekleşirve kişi yalnızca sonuçlarla tanışır ve uygun sonucu çıkarır.

Analiz yöntemi seçimi

İş süreçlerini otomatik bir şekilde en iyi nasıl tanımlayacağı sorusuyla karşılaştığında, yerli bir girişimci, Rusya pazarı için iyi optimize edilmemiş birçok seçenek bulacaktır. Önerilen yazılımların neredeyse tamamı, üretimi optimize etme konusunda deneyime sahip Batılı şirketler için oluşturuldu. Ancak bazı verileri analiz ettikten sonra, iş sürecini uygulayan kendi program listemizi oluşturduk.

1. BEST-5 "İşim", küçük ve orta ölçekli işletmeler tarafından sıklıkla kullanılan bir yazılımdır. Program herhangi bir bilgisayar için kullanılabilir ve kullanımı çok kolaydır. Avantajı, küçük bir kuruluştan gelen küçük miktarlardaki verileri analiz edebilmesidir.
2. Kurumsal Modelleyici. Genellikle modern işletmelerde kullanılır, çünkü esas olarak ucuzdur. İş süreci diyagramları oluşturmak çok uygun olduğundan, bu programla bir iş kurmak kolaydır, ancak pratik olarak analiz etmez.
3. iGrafx Enterprise Central. Çok iyi Kanada tasarımı. Sadece iş planlarını tanımak ve hazırlamakla kalmaz, aynı zamanda girdi verisi dizilerini başarılı bir şekilde analiz eder. Ülkemizde dağıtımı çok az olmasına rağmen ürün çok yakışır.
4. İş Stüdyosu. En ünlü Rus gelişimi. Diğer MS Office ürünleriyle (Word, Excel, Visio) entegredir. İçinyerli girişimci fiyat-sonuç oranı açısından en iyi seçimdir. Mükemmel iş süreci analizi. Programdan elde edilen sonuçlar sayesinde üretim başarılı bir şekilde optimize edilebilir.

İş süreçleri oluşturma teknolojisi

Günümüzde en yaygın olanı, "İş Süreci" şeması oluşturmanın otomatik ve manuel yönteminin entegrasyonudur. Bu durumda iş süreçlerinin analizi iki aşamada gerçekleştirilir: ilki bilgisayarda elde edilen sonuçların yardımıyla, ikincisi - yönetici tarafından manuel olarak.

Grafikleri ve çizelgeleri çizmeye yönelik iki ana yaklaşımı ele alalım. Bu durumda, iş süreci teknolojisi aşağıdaki yöntemler kullanılarak oluşturulacaktır:

1. DFD (Veri akış diyagramı).
2. WFD (İş Akış Şeması).

İlk DFD yöntemi, veri akışlarının bir diyagramını oluşturmayı içerir. Bunlar şunları içerir: sürecin çalışmasının detaylandırılması, sorumlu çalışanlar, gerekli belgeler. Böyle bir yapı, şirketin faaliyetlerinin, çevreleyen girdi ve çıktı verilerinin, üretim sürecinin tüm unsurlarının ve bunlar arasındaki ilişkilerin tam bir resmini verir. Bu yaklaşım, sonucun etkinliğini az altan ve çeşitli şekillerde optimize edilebilen ücretsiz (ekstra) iş süreçlerini vurgulamanıza olanak tanır.

WFD - alt düzey iş süreçlerini açıklayan iş akışı diyagramları. Yalnızca dikey eylem hiyerarşisini değil, aynı zamanda yatay olanı da biliyorsanız, iş geliştirme önemli ölçüde değişebilir. Bu ne anlama geliyor?

Eğer bakarsanAçıkça, WFD diyagramları, her grafiği belirli bir süreçten sorumlu olan bir zaman çerçeveleri ızgarasıdır. Malların teslimatının iki gün sürdüğünü varsayalım - grafik, sürecin başlangıcını ve sonunu gösterir. Ardından ticaret katına ürün yerleştirme olayı geliyor ve bu süreç ancak teslimat bittikten sonra başlayacak. Veriler sırayla grafikte çizilir. Olaylar, işlemler ve eylemler eş zamanlı olarak yapılırsa iç içe geçebilir. Tam bir üretim döngüsü için ne kadar zamana ihtiyaç olduğunu belirleyerek bu şekilde erken aşamalarda bir iş geliştirmeye başlamak uygundur.

Sonuçlar

Küçük veya büyük, yeni veya eski için, bir iş sürecinin ne olduğunu anlamanız gerekir. Firmanın yaşam döngüsünün herhangi bir aşamasında, üretimin optimizasyonu, daha fazla gelişmeyi önemli ölçüde etkileyebilir. Sonuçta, bugün herhangi bir organizasyonun varlığının temel amacı, tüketicinin ihtiyaçlarını karşılamaktır. Ve müşteri memnun kalırsa, kar elde edecektir. Buradaki bağımlılık doğru orantılıdır. Tüketici memnuniyeti seviyesi ne kadar yüksek olursa, firmanın karı o kadar yüksek olur. Bu da ancak kurum içindeki süreci analiz ederek ve ardından değiştirerek başarılabilir.