Personel denetimi Tanımı, türleri, yöntemleri, görevleri ve hedefleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Personel denetimi, özel olarak belirlenmiş çalışanlar veya üçüncü bir tarafça gerçekleştirilen, personelin çalışmalarının etkinliğinin kontrolüdür. Muhasebede kullanılan klasik denetimden farklı olarak, personel denetimi zorunlu değildir ve Rusya Federasyonu'nun özel yasaları ve yasal düzenlemeleri tarafından düzenlenmemiştir. Belirli sorunları çözmek için işletme başkanının inisiyatifinde gerçekleştirilir. Böyle bir denetimin temel amacı, çoğu zaman, şirket personelinin durumunu belirlemektir. Ayrıca üretkenliği artırmanın ve üretim maliyetlerini düşürmenin yollarını bulmak için de kullanılır.

Nasıl sınıflandırılır

Denetimler, şu parametrelere göre şu veya bu tür bir personel denetimiyle ilgilidir:

• Kullanılan veri periyodu: kısa vadeli, uzun vadeli ve kısa vadeli.
• Bilgi edinme yöntemi: sözlü veya belgesel
• Kontrol edilen bilgilerin doğası: yasal, nitelikli veya karışık;
• İnceleyenlere: dahili ve harici.

Personel denetimi iki yönde gerçekleştirilir: yasal ihlallerin tespiti veiş disiplini ihlallerinin belirlenmesi - makul olmayan maliyet aşımlarının araştırılması, basit nedenlerin belirlenmesi, evlilik vb. Bu nedenle, faaliyet yönünde personel denetimi esas olarak yasal, nitelik ve karma olarak ayrılır.

Yasal personel denetimi

Yasal personel denetimi sırasında, personel departmanının belgelerini, atölyelerin zaman çizelgesini kontrol eder, mevcut malzeme ve araçlarla faturaları ve makbuzları kontrol ederler. İş sözleşmelerini, çalışma kitaplarını, yönetici emirlerini doldurmanın doğruluğunu kontrol edin. Çalışanların iş tanımlarını takip edip etmediğini kontrol etmek. Rusya Federasyonu'nun çalışma mevzuatının ihlallerini ve ayrıca çalışanların uyması gereken belirli bir faaliyet alanında kabul edilen kural ve standartları belirlemek için anketler düzenler ve anketler düzenlerler. Örneğin, gıda endüstrisindeki sıhhi standartların gereklilikleri, GOST'ler, kalite standartları ve yönetmeliklere uygunluk.

Hukuki personel denetiminin temel görevi, ihlalleri denetim sırasında özel bir komisyon tarafından tespit edilmeden önce tespit etmektir. Bu, yasalarla ilgili sorunların önlenmesine ve ürün ve hizmetlerin kalitesinin artırılmasına yardımcı olacaktır.

Kalifikasyon personeli denetimi

Nitelikli personel denetimi, personelin çalışmasındaki eksiklikleri belirlemek ve bunları ortadan kaldırmanın yollarını belirlemek için gerçekleştirilir. Ayrıca, bir işçinin yetersiz niteliklerinin varlığının tespit edilmesini mümkün kılar veyaaksine, daha iyi performans göstermeleri ve daha fazlasını yapmaları için terfi etmesi veya daha fazla ücret alması gereken en değerli personeli belirlemek.

Nitelikli personel denetimi, işletmenin başarısının tamamen çalışanın mesleki niteliklerine bağlı olduğu faaliyet alanlarında en alakalı olanıdır. Örneğin, ticarette. Satıcı, alıcılara cehalet veya yetersizlik nedeniyle yanlış davranırsa, bu doğrudan işletmenin finansal sonucunu etkiler - gelir azalır, süresi dolmuş ürün hacimleri artar. Aynı zamanda, yalnızca bir kontrol, gelirdeki düşüşün nedeninin başka bir faktör değil, çalışanın düşük nitelikli olup olmadığını ortaya çıkarabilir. Bu örnekte, bir personel denetimi, ticaret şirketi iflasın eşiğine gelmeden önce, vicdansız bir çalışanın belirlenmesine ve zamanında değiştirilmesine yardımcı olacaktır.

Kapsamlı personel denetimi

Kapsamlı personel denetimi, bilgilerin değerlendirilmesi ve analiz edilmesi için mevcut tüm yöntemlerin yanı sıra hem yasal hem de nitelik denetimlerinin kullanılmasını içerir. Böyle bir kontrol, personelin durumunu değerlendirmeyi ve şirketin personel potansiyelini belirlemeyi, işletmedeki mevcut yasal ihlalleri tespit etmeyi ve istenmeyen mali ve personel kayıplarına yol açmadan ortadan kaldırmayı mümkün kılar.

Personel denetimi yürütmenin bu yöntemi, listelenen avantajlara ek olarak iki dezavantaja sahiptir - büyük miktarda veriyi kontrol etmek için daha fazla katılımcı dahil olacağından daha pahalıya mal olacak ve daha fazla zaman alacaktır. Bu yüzdensadece acil durumlarda yapılması mantıklıdır: iflas durumunda veya finansal kriz sırasında, pazar daraldığında ve rekabet yoğunlaştığında.

Kim denetleyebilir

Personel sisteminin denetimi hem şirket çalışanları hem de üçüncü taraf kuruluşlar tarafından yapılabilir. Aynı zamanda, personel denetimi kavramı yasal uygulamada sabit olmadığından ve var olan talimat, standart ve kurallar muhasebe faaliyetlerinde denetime yönelik olduğundan, müfettişin yeterlilik seviyesinin belirlenmesinde sorun ortaya çıkmaktadır. Ancak bilgilerin ne kadar eksiksiz ve güvenilir alınacağı ve nasıl analiz edilip değerlendirileceği, işletme başkanının personelle ilgili durumu iyileştirmek için hangi adımları atacağına bağlıdır.

Ancak bir çıkış yolu bulundu. Bu nedenle, bir işletmede bir personel denetimi düzenlemek için temel talimatlar ve kurallar olarak, mali denetimin temelleri ve özellikle alınan ve sağlanan bilgiler için bu tür gereksinimler alınabilir:

• nesnellik;
• güvenilirlik;
• zamanındalık;
• dürüstlük;
• doluluk.

Buna göre denetçi sadece mesleki etik kurallarına uymakla kalmamalı, dürüst ve objektif olmalı, aynı zamanda bilgi toplarken ve işlerken, ayrıca denetim raporu hazırlarken de belirli kurallara bağlı kalmalıdır. Aynı zamanda personel denetimi gibi bir faaliyette bulunmak için yanında herhangi bir özel sertifikaya sahip olmasına gerek yoktur. Ama bu demek değilherhangi bir çalışan tarafından gerçekleştirilebilir olmasıdır. Bir personel denetiminin görevlerini çözebilmek için müfettişin belirli düzeyde bilgi ve niteliklere sahip olması gerekir.

Personel denetimi gerçekleştirin, uzman bir şirketin çalışanı veya işletme personelinden yeterli düzeyde eğitim ve yetkinliğe sahip biri olabilir. Çoğu zaman, bunlar bölüm başkanları, muhasebeciler ve diğer yüksek nitelikli uzmanlardır. Ve burada işletme başkanının önünde bir ikilem ortaya çıkıyor: Hangisi daha iyi, uzman bir kuruluş kiralamak mı yoksa kendi başına bir denetim yapmak mı? Bu sorunun cevabı şu faktörlere bağlıdır:

• Personel denetimine dahil olan yüksek nitelikli personelin maliyeti ve bir denetim şirketinin hizmetlerinin maliyeti;
• İşlenmesi gereken bilgi miktarı ve işlenmesi için izin verilen şartlar.

Genel olarak bir işletmenin çalışanları tarafından gerçekleştirilen personel denetiminin daha ucuz olduğuna inanılır, ki bu her zaman doğru değildir. Bilgi hacminin çok büyük olduğu büyük bir işletmede bir denetim yapılması gerekiyorsa, dış uzmanların katılımı genellikle çok daha karlı olur. Denetim hizmeti veren firmalar daha fazla deneyime sahip, çalışanları daha nitelikli, en azından personel denetimi alanında, o zaman denetim daha ucuza mal olacak ve daha az zaman alacaktır.

Kendi başınıza insan kaynakları denetimi, nasıl yapılır

Şirket başkanı yine de çalışanlarının yardımıyla bir denetim yapmaya karar verdiyse,bazı özellikleri bilmesi gerekiyor. Genellikle, bu durumda bir personel denetiminin amacı, maksimum düzeyde bilgi gizliliği sağlamak için gerekliyken, işletmenin bir bütün olarak değil, bazı ayrı departmanların çalışmalarını incelemektir.

Başlamak için, yöneticinin genellikle 4-5 kişiden oluşan bir çalışma grubu oluşturması ve denetimi yürütmekten ve denetim raporunu hazırlamaktan sorumlu kişiyi belirlemesi gerekir. Tüm hazırlık ve yürütme süreci, bir personel denetiminin aşağıdaki aşamalarına ayrılabilir:

1. Bir eylem planı geliştirme.
2. Örnek büyüklüğünün belirlenmesi: görüşülen çalışanların sayısı, kontrol edilen belgelerin hacmi ve türü. Örnek ne kadar büyük olursa, sonuç o kadar doğru olur, ancak doğrulama prosedürü o kadar uzun sürer.
3. Anket formlarının geliştirilmesi, soruların hazırlanması.
4. Personel departmanının belgelerinin yanı sıra kontrol edilen alandaki belgelerin kontrol edilmesi.
5. İşletme çalışanlarının anketi ve sorgulanması.
6. Bilgisayar teknolojisi ve özel programların kullanımı dahil olmak üzere toplanan bilgilerin analizi.
7. Denetim sırasında elde edilen bilgilere dayanarak, işletmede personel denetiminin uygulanmasından sorumlu kişinin, personelin durumu, nitelikleri ve çalışmaktan memnuniyetleri hakkında görüşünü ifade ettiği bir denetim raporunun hazırlanması koşullar.

Denetim raporu yazılı olarak hazırlanır, yapılan çalışmalar hakkında bir rapor şeklinde kanıtlar eklenir. Raporun tüm sayfaları numaralandırılmalı ve bir klasörde dosyalanmalıdır. Genel olarak, herhangiveya bir sonuç çıkarmak ve yürütmek için katı kurallar yoktur, çünkü bir personel denetiminin amacı iç kullanıcılar için bilgi elde etmek olduğundan, bu nedenle böyle bir denetim sonucunda elde edilen veriler hiçbir yerde yayınlanmaz, ve çoğu zaman kesinlikle gizlidirler ve ifşa edilmeleri kabul edilemez. Ayrıca, hem planlama aşamasında hem de doğrulama sonuçlarında bilgilerin gizliliği sağlanmalıdır. İşletme çalışanlarının yaklaşan denetim hakkında bilgi sahibi olmaması arzu edilir. Bu, aralarındaki gizli anlaşmayı önlemeye yardımcı olacak, bu da alınan bilgilerin nesnelliğini ve güvenilirliğini artırmayı mümkün kılacağı anlamına geliyor.

Bilgi toplama ve işleme yöntemleri

İK denetim yöntemleri, muhasebe denetimlerinde kullanılanlardan farklı değildir, yalnızca farklı nitelikte ve amaca sahip bilgiler elde edilir. Genelde önceden hazırlanmış anket formlarını ve soru listelerini kullanırlar. Denetim sırasında işletmenin çalışanları hakkında elde edilen bilgiler, özel kılavuzlarda, iş tanımlarında ve iş kalite standartlarında belirtilen temel gereksinimlerle karşılaştırılır.

Denetim sırasında alınan anketler ve sorulara verilen yanıtların kayıtları ve denetim sırasında alınan diğer belgeler şeklinde elde edilen bilgiler, personel denetiminin yapıldığı zaman ve yere göre toplanır, sıralanır ve karşılaştırılır. Denetim sonuçları temelinde derlenen rapor, tüm belgeleri olmasa da en önemlilerini içermelidir.

Hangi görevler çözülebilirpersonel denetimi

Personel sisteminin denetimi, şirketin potansiyelini ve personelin niteliklerini daha iyi değerlendirmeye yardımcı olur. Bu, işgücündeki en değerli çalışanları belirlemeyi ve onlara seviyelerine daha uygun işler ve ücretler sağlamayı mümkün kılar.

Deneyimlerin gösterdiği gibi, bir yönetici için yeni birini işe almaktansa, işletmede halihazırda çalışan kişileri kariyer basamaklarını yukarı yükseltmek daha karlıdır. Bu bir yandan diğer çalışanların kariyer beklentilerini göreceği için getirisini artıracak, diğer yandan yeni bir çalışanın takımda kök salmaması ve bu durum personelin performansını olumsuz yönde etkileyebilecek olan personel devir hızını artıracaktır. işletme. Personel devri, yanlış bir personel politikasının sonucu da olabilir. Örneğin, işin karmaşıklığı veya sorumluluk düzeyi ile ödeme düzeyi uyuşmuyorsa. Bu sadece personel çalışmasının bir denetimini ortaya çıkarabilir.

Böyle bir kontrol, yalnızca en değerli çalışanları belirlemeye veya en az değerli olanlardan kurtulmaya değil, aynı zamanda işletmede emek organizasyonunun yanlış yapılmasıyla doğrudan ilgili sorunları çözmeye de yardımcı olur.. Örneğin, atölyelerden birinde yapılan bir teftiş sırasında, malzemelerin yanlış yerleştirilmesi nedeniyle, işçilerin uzak bir depoda depolandıkları için günde iki saate kadar onları işleme sahalarına teslim etmek için harcadıkları ortaya çıktı. Sonuç olarak, zaman ve emek boşa gitti. İşçiler daha hızlı yoruldu ve konsantrasyonunu kaybetti. Bu, ürünlerin kalitesini ve hacmini etkiledi. Personel denetimi yapılmadan bu sistem hatasıüretim sabitlenmeyecek, bu da kaynakların boşa harcanacağı anlamına geliyor.

Denetçilerin sorumluluğu

Denetçi, yalnızca denetçi raporunda ifade edilen görüşünden sorumludur. Sonunda, personel değişikliğine ilişkin karar işletme başkanı tarafından verilir ve denetçinin görevi, yalnızca işletme personelinin durumu, niteliklerinin ne düzeyde olduğu, ihlallerin olup olmadığı hakkında kendisine iletmektir. yasanın, iş disiplininin, güvenlik önlemlerinin, gerçekten yüksek nitelikli uzmanların olup olmadığı. Personelin çalışmasını ve çalışma süresinin rasyonel kullanımını olumlu veya olumsuz etkileyen faktörleri belirtiniz.

Sonuç olarak denetçi, şunları belirttiği bir denetim raporu hazırlar:

• hangi etkinlikler yapıldı;
• ne kadar iş yapıldı;
• Çalışması sırasında ne gibi sorunlar ve risklerle karşılaştı;
• Personel durumu veya personel politikası olumsuz ise durumun düzeltilmesi için yapılması gerekenler;
• İhlaller düzeltilmezse olası sonuçlar.

Teftiş kendi başına yanlış seçilmiş personel veya işletme çalışanlarının yanlış eylemleri, güvenlik kurallarını ihlal etme veya talimatlara ve teknik düzenlemelere uymama sorununu çözmez. Personel denetiminin amacı, işletmedeki mevcut personel sisteminin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek ve eksikliklerin nasıl giderileceği ve bu sistemin nasıl iyileştirileceği konusunda önerilerde bulunmaktır. Denetçi yapmazpersonel politikasının durumuna ve yöneticinin denetim sonuçlarına göre alacağı kararlara ilişkin sorumluluk.

Personeli kontrol etmek için denetçiler nerede ve nasıl tutulur

Bu tür bir hizmet, esas olarak diğer işletmeler için danışmanlık ve işe alım konusunda uzmanlaşmış danışmanlık şirketleri ve işe alım ajansları tarafından sağlanır. Hemen hemen her büyük şehirde bu tür organizasyonlar var. Hizmetlerini çoğunlukla yerel reklam gazetelerinde ve dergilerinde veya İnternet'teki özel reklam duvarlarında tanıtırlar. Bazılarının şirketin resmi web sitesi vardır.

İşe alırken, bir işletme ile personel denetim hizmetleri sunan bir şirket arasında, tarafların hak ve yükümlülüklerini belirtmesi ve hizmet için ödeme yapması gereken bir sözleşme düzenlenir. Genellikle, sözleşme tarafları, bir sözleşme hazırlamadan önce, nüansları ve olası riskleri tartışarak birkaç kez toplanır. Hangi faaliyetler gerçekleştirilecek. Yaklaşık bir iş planı müzakere edilir (danışmanlık şirketi İK denetim planı için bir izahname bile sunabilir).

Bir personel denetimi düzenlemek için üçüncü taraf uzman bir kuruluşla bağlantı kurmanın temel avantajı, denetimin bağımsız olmasıdır. Bir işletmenin çalışanı, öyle ya da böyle, hem yöneticiye hem de işgücüne bağlıysa, dış denetçi neredeyse tam bağımsızlığa sahiptir. Görüşü yalnızca gözlemlenen gerçeklere dayanmaktadır.

İK denetimi, bir kuruluşun personel sistemini kontrol etmenin en kolay ve en hesaplı yollarından biridir veişletmenin mevcut insan kaynakları potansiyelini belirler. Bu doğrulama yöntemi, şirketin yönetim muhasebesinin ayrılmaz bir parçasıdır ve faaliyetlerinin finansal sonucu ne olursa olsun düzenli olarak gerçekleştirilmelidir.