RACI matrisi. RACI: transkript

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Başarısız projelerin en yaygın nedenlerinden biri, işlevlerin ekip üyeleri arasında yanlış dağılımıdır. Elbette bununla zaten karşılaşmışsınızdır: En ufak bir zorlukta, katılımcılar sorunu çözmek yerine suçluyu aramaya ve sorumluluğu birbirlerine atmaya başlarlar. Ve sadece bu tür durumlardan kaçınmak için, insan kaynakları planlaması için basit ve etkili bir araç olan RACI matrisi icat edildi.

"Mikroskop altında": Her projede 4 önemli rol

Görevlerin dağılımı, bir yöneticinin ana sorumluluklarından biridir. Ancak pratikte, genellikle her şey farklı görünür: yönetici, kimin ne yapması gerektiğine uzmanların kendilerinin karar vereceği beklentisiyle ekip üyelerini atar. Ancak son teslim tarihleri kaçırılırsa veya düşük kaliteli bir ürün piyasaya sürülürse ne olur? "Bunu yapmıyorum", "Bana söylenmedi"… Ve işe yarar bir işlem yok.

İyi tasarlanmış bir RACI Sorumluluk Matrisi birçok sorunu çözer. Bu metodolojiye göre, işin karmaşıklığı ve kapsamından bağımsız olarak, herhangi bir projenin ekip üyesi dört rolden birini yerine getirir.

R - Sorumlu

Sorumlu tarafından çevrildi"icracı" anlamına gelir. Bu, belirli bir çalışma alanının uygulanmasından doğrudan sorumlu olan bir çalışandır. Aynı zamanda çoğu durumda çözümleri seçmiyor ve proje yöneticisine rapor veriyor.

Yetkin işçiler ve uzmanlar bu role atanır - nasıl yapılacağını bilen insanlar. RACI'de sanatçılar aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

• Projeyi uygulamak için özel olarak ne yapılması gerektiğini ve ne kadar süreceğini belirleyin ("yukarıdan" belirlenen koşullar dahilinde);
• gerekli kaynakların bir listesini yapın;
• teknik belgelerin koordinasyonuna ve onaylanmasına katılmak;
• proje ilerlemesini ve ara sonuçları analiz edin;
• yöneticiye ilerleme raporları sağlayın.

Takımda böyle birkaç kişi olabilir. Ayrıca, bu rol başkalarıyla birleştirilebilir. En yaygın kombinasyon Sorumlu + Sorumludur ("sorumlu + yürütücü" olarak çevrilir).

A - Sorumlu

"Sorumlu" veya "sorumlu" ana proje yöneticisidir. Görevlerin zamanında, gerekli kalitede ve tahsis edilen bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamaktan sorumlu olan kişidir. Ayrıca, A:

• Uygulayıcıları ve proje yönetim ekibini seçer;
• tüm katılımcılara görevler atar;
• işin ilerlemesini kontrol eder;
• Kaynakları sanatçılar arasında dağıtır;
• kaynak kullanımının kayıtlarını tutar veayrıca küratöre ek fon tahsis etme ihtiyacını da haklı çıkaracaktır;
• Diğer ekip üyelerinden gelen fikir ve önerileri dikkate alır ve bunları onaylayabilir veya reddedebilir.

Tipik olarak proje yöneticisi, müşteri veya üst yönetim ile ekip arasında "bağ" görevi görür.

C - Danışılan

RACI matrisindeki üçüncü rol "danışman"dır (bazen "kolaylaştırıcı" olarak da anılır). Yönetici ile birlikte proje yönetiminde yer alır, ancak öncelikle stratejik konularla ilgilenir:

• Çalışmanın kapsamı ve zamanlamasındaki değişiklikleri onaylar;
• projeyi uygulamak için gereken kaynakları tahsis eder;
• gerekirse, bütçeyi artırma ihtiyacı konusunda müşteriyle anlaşın;
• yöneticiden ilerleme raporları alır;
• öngörülemeyen durumlarda, projenin zamanlamasını ve maliyetini etkileyebilecek kritik değişiklikler olması durumunda kararlar alır.

Danışmanların rolü genellikle üst düzey yöneticilere verilir. Küresel hedefleri belirleyen ve ardından görevleri ekip üyeleri arasında zaten dağıtan bir proje yöneticisi atayan onlardır.

I - Bilgilendirilmiş

Listelenen rollere ek olarak, "bilgilendirilmiş" ("gözlemci") RACI matrisinde belirtilir. Bir yöneticinin işlevlerini yerine getirir ve esas olarak belge yönetiminin organizasyonunda yer alır. Ancak gözlemci, proje yöneticisine rapor verir.diğer katılımcılar, sonuçlarından sorumlu değildir. Onun yerine:

• proje, kaynaklar ve planlarla ilgili tüm bilgileri toplar ve düzenler;
• dakikalar sürer;
• proje katılımcılarından gelen belgeleri kabul eder ve ardından bunları uygun yapılara aktarır;
• gönderme için son tarihleri ve raporları doldurmanın doğruluğunu izler.

Bir gözlemciyle iletişimin ağırlıklı olarak tek yönlü olduğunu unutmayın. Ana işlevi, yöneticiyi bürokratik işlemlerle zaman kaybetme ihtiyacından kurtarmak ve onu "yükünden kurtarmak"tır.

Bir örnek kullanarak bir RACI matrisi oluşturmayı öğrenme

Konunun pratik yönünden bahsedelim. Yetki ve sorumlulukların dağılımı için bir diyagram nasıl çizilir?

1. Yapılacaklar listesine derleme

Öncelikle yapılması gereken her şeyi yazmanız gerekiyor. Ayrıntı düzeyi belirli projeye bağlıdır. Bazen, kontrol ve yönetim kolaylığı için birkaç matris geliştirilir. İlk önce, işin ana bloklarını listeleyin ve ardından her birini ayrı işlevlere ve görevlere ayırın. Eserlerin listesi tabloda dikey olarak belirtilmiştir.

Adımlar
Referans Şartları
Prototip
Tasarım
Program kodu
Test raporu
Web sitesi sunumu

2. Ekip üyelerini seçme

Burada şu soruyu cevaplamanız gerekiyor: "Bu projede kimler yer alacak?". Yatay olarak, planlamadan sonuçların sunumuna ve bir raporun sunulmasına kadar tüm aşamalarda uygulamaya dahil olan tüm çalışanları ve / veya departmanları listelemek gerekir.

Adımlar	Analist	Tasarımcı	Sist. mimar	Geliştirici	Test Edici	Sist. yönetici	Proje yöneticisi
Referans Şartları
Prototip
Tasarım
Program kodu
Test raporu
Web sitesi sunumu

3. Tabloyu doldurma

Sonrasonra işlevleri dağıtmaya başlayabilirsiniz. Bunu yapmak için, çalışmanın her aşamasını ve ekiplerde çalışmanın nasıl çalıştığını net bir şekilde anlamanız gerekir.

Örneğimizi temel alalım ve "Tasarım" aşamasında duralım. Bu durumda, R - icracı - sadece bir tane. Çalışma sürecinde sitenin önceden hazırlanmış bir prototipine odaklanır. Bu nedenle, onu geliştiren sistem mimarı bu aşamada danışman C olarak hareket eder. Ayrıca analist ve geliştirici isteklerini ifade edebilir. Biten tasarım proje yöneticisi (A) ile onaylanır. Ancak bu aşamada testçiler ve sistem yöneticisi herhangi bir karar vermezler, sadece işin nasıl gittiği hakkında bilgi alırlar ve bu nedenle onlara bilgili rolü atanırlar - I.

Adımlar	Analist	Tasarımcı	Sist. mimar	Geliştirici	Test Edici	Sist. yönetici	Proje yöneticisi
Referans Şartları	R	I	C	C	I	C	A
Prototip	C	I	R	C	I	I	A
Tasarım	C	R	C	C	I	I	A
Program kodu	C	I	C	AR	I	I	I
Test raporu	C	C	C	C	AR	I	I
Web sitesi sunumu	C	I	C	C	I	AR	I

Model varyasyonları

Çoğu durumda standart bir matrisle idare edebilirsiniz. Ancak, daha karmaşık projeler üzerinde çalışırken bazen ek rollere ihtiyaç duyulur. Bu nedenle son yıllarda sorumluluk diyagramının 2 genişletilmiş versiyonu ortaya çıkmıştır.

RACI-VS

Burada standart rollere iki rol daha eklendi:

• Doğrulama (V) - belirli bir görevin uygulanmasının sonucunun onaylanan kriterleri karşılayıp karşılamadığını kontrol eden bir çalışan veya özel bir ekip.
• Signs off (S) müşteri ile projenin teslimini koordine eder, bir sunum yapar ve raporlar sağlar. Genellikle bu işlev Sorumlu tarafından gerçekleştirilir, ancak RACI-VS bunun için ayrı bir uzman tutar.

Daha fazla kontrol ve müşteri ile daha yakın temas ile bu model, düzinelerce (hatta yüzlerce) insanı içeren teknik olarak karmaşık veya büyük ölçekli projeler için idealdir.

RASCI

Bu varyantta, matriste yeni bir rol belirir - Destekleyici (S). Temel işlevleri projeye ek kaynaklar, yani yönetici ve sanatçılar için destek sağlamaktır.

Mükemmel roller dengesi

RACI matrisi, yalnızca herhangi bir sorun durumunda kimi "bastıracağını" bilmek için derlenmez. Planlama aşamasında bile bu tabloyu kullanarak görebilirsiniz.iş akışının organizasyonundaki zayıflıklar.

Dikey analiz, iş yükü seviyesini objektif olarak değerlendirmek için proje katılımcılarının her birinin sorumluluklarını ve yetkilerini görmenizi sağlar:

• çok fazla R - büyük olasılıkla, bir kişinin birkaç görev arasında parçalanması gerekecek, bu da işin hızını ve sonuçlarını olumsuz yönde etkileyecek;
• çok A - çalışan herkes için "boynuna girer"; sorumluluğun daha eşit dağıtılması önerilir;
• R ve A hücreleri yok - bu pozisyonun uygunluğunu düşünmek için sebep (aslında, hiçbir şey yapmayan bir uzmana ödeme yaparsınız);
• boş hücre yok - yine, aşırı yüklenme sorunu, herkes aynı anda bu kadar çok görevi gerçekleştiremez.

Yatay analiz, sırayla, her aşamada iş organizasyonunun kalitesini gösterir. Burada da sorunlar sıklıkla ortaya çıkıyor:

• çok fazla R - belki bir işlev tekrarı vardır ve ekip üyelerinden biri gereksiz işler yapıyordur;
• çok fazla A - projelerin tesliminde bir "bulanıklık" sorumluluk ve kafa karışıklığı var;
• çok fazla C - tartışmalar iş akışını önemli ölçüde yavaşlatır (herkesin düzenlemelerini ve yorumlarını yapmasını, uzlaşma bulmasını vb. beklemeniz gerekir);
• hayır I - çok sayıda oyuncunun bir görev üzerinde çalıştığının bir işareti olabilir ve bu da projeyi yavaşlatır.

RACI ile bir yönetici, fazla veya eksik çalışan işçileri, gereksiz işleri ve kimsenin sorumlu olmadığı çalışma alanlarını hızla belirleyebilir. İyi tasarlanmış bir matris, organizasyonun kalitesini ve projelerin uygulanması üzerindeki kontrolü önemli ölçüde artırabilir ve ayrıca sanatçılar arasındaki çatışmaların sayısını az altabilir (“Bunu hiç yapmıyorum …”, “Yapmalıydı” bu …” vb.)

Faydalı ipuçları

RACI matrisinin işlevlerini yerine getirmesi ve şirkette verimli iş sürekliliği sağlaması için akılda tutulması gereken birkaç önemli nokta vardır.

1. Tabloyu doldururken çalışanların niteliklerini göz önünde bulundurun. Dolayısıyla bir muhasebeci en azından bu alanı anlamadığı için site yerleşimi aşamasında danışman (C) olarak atanmamalıdır.
2. Parti başına yalnızca bir Sorumlu (A) olmalıdır. Birden fazla varsa, lütfen koşulları belirtin. Örneğin, sitenin masaüstü sürümünü test etmekten A1 sorumludur ve mobil sürümü test etmekten A2 sorumludur.
3. Her görev Sorumlu ve Sorumlu olmalıdır (çevirisinde - "Sorumlu" ve "Yönetici").
4. Her görevi mümkün olduğunca spesifik olarak formüle etmeye çalışın. Fiilleri kullanın - "yayınla", "hazırla", "yaz", "kontrol et", "güncelle" vb. Gerekli sonuçları hemen belirtmeniz önerilir - yalnızca "Site yükleme hızını kontrol edin" değil, yükleme hızı sitede 0,8 saniyeden fazla değil".
5. Eylemler belirli bir çalışan için değil, bir bütün olarak pozisyon için geçerli olmalıdır.
6. Analizlere dayalı olarak bir ekipte RACI matrisini derlemek daha iyidirgerçek çalışma durumları. Her katılımcının rollerinin ve karşılaştıkları görevlerin farkında olması önemlidir.