Kuruluşun belge akışına ilişkin düzenlemeler. Bir kuruluştaki iş akışı örneği

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Belge, içeriğine ve amacına uygun bir biçimde sunulan bilgilerdir. Bir belge, birileri tarafından birileri için bir amaç için oluşturulur. Ancak her zaman belgenin kaynağı ve / veya muhatabı bir kişi olmayacaktır. Modern seviye - makineleri ve mekanizmaları kontrol döngüsüne etkili ve pratik bir şekilde dahil etmek mümkün ve gerekli olduğunda.

Bir belgenin hareketi, özellikleri ve hızı, "hareket ortamının" biçimine, içeriğine ve işleyişine bağlıdır. Başarı, ekonomik göstergeler ve sosyal verimlilik, kuruluştaki belge akışının ne kadar iyi kurulduğuna bağlıdır ve bu şudur: şirketin kalitesi ve ömrü.

Belgeler ve iş akışı hakkında

Yönetim, şekil ve iş akışının bir kuruluş örneğinde olduğu prosedür, kanunla düzenlenmemiştir. GOST'ler, tüzükler ve zorunlu tavsiyeler var. Muhasebe belgelerinin bir parçası olarak, kredi almak için belgeler veyatıbbi raporlar yasanın normlarıdır.

Bir belge her zaman kesin yazılı bir form değildir. Şu olabilir:

• tam semantik ve sözdizimsel içeriğe sahip, belirli alanların belirli bir şekilde doldurulduğu bir form;
• belirli bir başvuru için belirli bir forma göre yapılmış bir sayfa (mektup, sipariş, görev tanımı, personel, …);
• serbest biçim (çalışanın açıklayıcı notu, emek başarıları için şükran, başvuruda çözüm, …).

Belgelerin üç versiyonu da kağıt üzerinde veya elektronik olarak sunulabilir ve teknik ve yasal araçların mevcudiyeti nedeniyle, bunlar kesinlikle eşdeğerdir, ancak hala yalnızca kağıt formunun mümkün olduğu durumlar vardır.

Belgenin ve iş akışının biçim ve içeriğine ilişkin yasal düzenleme olmamasına rağmen, her kuruluşun ayarlamakta özgür olduğu, katı, genel kabul görmüş ve tartışılmamış belge oluşturma, taşıma, saklama veya imha etme uygulaması vardır. kesinlikle herhangi bir şekilde kendine.

Bir organizasyondaki mükemmel belge akışı örneği

İdeal olanı elde etmek temelde imkansızdır:

• hayatın ve faaliyetin her alanında,
• her zaman,
• uzayda herhangi bir yerde,

çünkü her yeni yaklaşım yeni ufuklar görmeyi mümkün kılıyor. Onları takip etme arzusu ve ihtiyacı var. Belgeler bir istisna değildir. Aksine, bilgi hareketi sürecinin dinamik sabitlenmesinin açıklayıcı ve canlı bir örneğidir.

Bilgilerin nasıl kaydedildiği önemli değil: kağıt üzerinde veya elektronik biçimde. Kağıt versiyonun bazı durumlarda avantajları olmasına rağmen, şu anda her iki form da aynı yasal değere sahiptir.

ortaya çıkış (yaratılma) anından çökelme veya yıkım anına kadar olan hareketlerinin döngüsü.

Tüm kuruluşlar, tıpkı tüm kaynakların (yazarların) yalnızca kişiler olmaması gerektiği gibi, birçok belgenin doğrudan makineler ve mekanizmalar tarafından insan müdahalesi olmaksızın yürütülebileceğini anlamaz.

Programın yalnızca olayların oluşumunu raporlamakla görevlendirildiği durumlarda, vakaların ezici çoğunluğunda olağan iş akışı otomasyonu anlayışı basit bir "sinyal fikri" düzeyindedir.

Belgelerin dahili ve harici cirosu

Başarılı bir organizasyon için her iki devre de önemlidir. Dış ciro statik bir değere sahipken, iç ciro dinamik bir değere sahiptir.

Şirket yönetimi bu durumu ne kadar iyi anlarsa, o kadar umut vadeden elektronik belge yönetim sistemini seçer. Bir organizasyonda iş kağıtlarının hareketinin ideal bir örneğini oluşturmak isteyenler kendi bilgi sistemlerini yazarlar.

Belgeler birincil olabilir veikincil. İkincisi, her zaman organizasyon içinde bir hareket geçmişine sahiptir.

Belge ve kullanımı hakkındaki bilgilerin uygulamasını analiz ederek, şirketin işlevsel özelliklerini, sosyo-ekonomik göstergelerini ve zaman parametrelerini değerlendirmek mümkündür. Bu hem ortaklar hem de tüketiciler için önemlidir.

Kağıt ama etkili veya elektronik ama satın alınmış

Benzersizlik sadece bir kişiye değil, aynı zamanda bir organizasyona da özgüdür. Ayrıca, her insan kendi bireyselliğini takdir eder ve mümkün olan her şekilde giyim, davranış, eğitim vb. ile onu vurgulamaya çalışır.

Hazır bir bilgi sistemi satın alan bir şirket, bir organizasyonun kendisini kendi yüzünden yoksun bırakan ve çalışanları "başkasının kıyafetlerini" giymeye zorlayan iş akışının mükemmel bir örneğidir.

Kendi çalışanlarınıza, belgeler ve kullanımları hakkında üçüncü bir taraf, ancak modern bir görüş empoze etmektense, eski moda bir şekilde kağıt medya ile çalışmaya emanet etmek daha iyidir. Her çalışan, kuruluşun işlevselliğinin önemli bir unsurudur ve diğer kişilerin fikirlerinin ve üçüncü taraf iş akışı yapılarının etkinliğinin bir araştırmacısı değildir.

Öncelikler, dinamikler ve işlevsellik

İş akışının dış konturu her zaman sınırlı, gösterişsiz ve statik olarak kararlıdır. Genel olarak, hak ettiğinden daha fazla önem verilmemelidir. Örneğin, vergi, düzenleyici makamlar veya ortaklarla ilişkilerde “ruhunuzu yatırmanın” amacı nedir. Bilgi alışverişi sürecini bir şekilde çeşitlendirebilirsiniz.reklam ajansları, ancak bu bile sonunda statik, sıradan bir biçim alır.

Önemli bir parçası her zaman elektronik belge yönetimi olan kendi bilgi işlem sistemimizin önceliği şüphesizdir. Ama her zaman ve herkes kendi sistemini oluşturmak için harcanan zamana ve paraya üzülür.

xel olmadan asla yapamayan klasik "one es" veya "galaxy" seçeneklerinin ve birkaç üçüncü taraf yerel ekonomi veya muhasebe programının bir kombinasyonu, geri bildirim ve belgeler (siparişler, şikayetler, teklifler, …) müşterilerden ve ortaklardan - olağan durum, çalışanlar sürekli rutinle meşgul ve hiçbir maliyet yok.

Üretim sürecinin dinamikleri ancak kendi işlevselliğinin etkin bir şekilde uygulanmasıyla sağlanabilir. Sadece bu kapasitede, bir organizasyondaki elektronik belge yönetimi, taklit edilmeye değer bir örnektir ve kişinin kendi iş fikrini uygulama bağlamında, mükemmel bir üretim dinamikleri, ekonomik ve sosyal göstergelerdir.

Kurumun bilgi sistemine ilişkin düzenlemeler

Herhangi bir organizasyon, benzer bir ortamda ortaya çıkan ve var olan bir bilgi sistemidir. Belgeler kuruluşa dışarıdan gelir, içeride de bazıları düzenlenmiş ve zorunlu olan belgeler oluşturulması gerekir.

Basit bir organizasyon iş akışı şeması, herkesin genellikle ne yaptığına bir örnektir. ilgili düzenlemelerçalışma kuralları, günlük rutin, çalışanların görevleri - olağan norm, ancak "Kuruluşun bilgi sistemine ilişkin Yönetmelikler" in geliştirilmesine çok az insan katılıyor.

Objektif bir bakış açısıyla, organizasyonun liderleri herhangi bir şey tarafından yönlendirilebilir, herhangi bir düzenleme ve iş tanımı yazabilir. Ancak bu kural koymanın etkinliği ve pratikliği, yalnızca iç düzenleyici cephaneliğin gerçekliğin gereksinimlerini ne kadar karşıladığına bağlıdır.

Belgeler ve hareketlerine ilişkin düzenlemeler

Bir işletmenin belge yönetim sistemi, şirketin bilgi alanının ayrılmaz bir parçasıdır, bunun bir sonucu olarak "Belge Yönetimi Yönetmeliği", "Kuruluşun Bilgi Sistemine İlişkin Yönetmelik" e bir ektir, ancak çok önemli ve onu oluşturan tüm unsurları tek bir bilgi organizmasında birleştiriyor.

Yönetim, bir kuruluşun iş akışının mükemmel örneğini oluşturmaya kararlıysa, bu, kâr elde etme ve çalışanların refahını artırma amacıyla gerçekten başarılı bir işin geliştirilmesiyle meşgul oldukları anlamına gelir.

Özellikle dağıtılmış bilgi işlemede (internet programlama örnekleri) ön planda olan yazılım geliştirmenin mevcut durumunun bir özelliği, mobil kendi kendini uyarlayan bir uygulama oluşturmanın neredeyse imkansız olmasıdır.

Bir kuruluşta elektronik belge yönetiminin görevi basit ama açıklayıcı bir örnektir. Burada dinamikler tuhaf:

• gelen ve giden belgeler;
• Dahili ve harici iş kağıtlarını işlemek için algoritmalar.

Veriler ve algoritmalar değiştikçe değişebilen kod yazmak çok zordur. Zaman ve kaynak maliyeti her kuruluş için geçerli değildir.

Dinamikte elektronik belge yönetimi

Elektronik versiyonun görev örneği üzerinde işletmede iş akışının organizasyonu, ilgili, basit, gösterge niteliğinde ve pratiktir. Karmaşıklık, dinamik olarak değişebilen kod tasarlama sürecinden gelir. Geliştirme süresi de bir sorun.

ortak işleme mantığını kullanın.

O zaman organizasyondaki iş akışı=bir örnek + kendi iş fikrinizin özellikleri. İlk yaklaşımda, sonuç pratik olmayacak, ancak görevlerin ilk uygulaması devreye alınır alınmaz, çözümlerinin döngüsü geri döndürülemez hale gelecek ve gereken dikkatle sonuca ulaşılacaktır.

Dinamik olarak değişen bilgileri işleyebilen bir bilgi sisteminin yaratılması, her şeyden önce, yaratma sürecinin kendi dinamikleridir.

Gelen, giden ve gidenleri yeterince değiştirmek için bir mekanizma oluşturulana kadardahili belgeler ve kod bir programcının katılımı olmadan bağımsız olarak değiştirilemez, elektronik belge yönetim sistemi oluşturma gerçeğinden bahsetmek mümkün olmayacaktır.

Ancak, kuruluşun bilgi süreçlerini tam olarak desteklemek için kendi sisteminizi icat etmek ve uygulamak, başarısını parlak ve mükemmel kılmakla aynıdır.