Operasyonel verimlilik stratejisi: konsept, kapsamlı yaklaşım, geliştirme aşamaları ve sonuçları

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Ünlü "Hızlı, kaliteli, ucuz: iki tane seç" sözünü hatırlayın. Aynı anda birbirini dışlayan üç dileğin yerine getirilmesi prensipte imkansız kabul edildi. Artık bu klişeden kurtulmamız gerekiyor.

Operasyonel verimlilik stratejisi, tam olarak ürünün kalitesini zaman kaybı olmadan ve minimum üretim maliyetiyle iyileştirmeyi amaçlar. Bu, acele işlerden ve mücbir sebeplerden, adı henüz çok iyi kurulmamış yeni bir şirketler durumuna bir gidiştir. Bu bazen iş dünyasında hız, çeviklik ve çevikliğe atıfta bulunarak "çeviklik" olarak anılır.

Bir işletmenin operasyonel verimliliği, maliyetleri düşürürken ürün kalitesinin iyileştirilmesidir. Bu kolay bir iş değil ve bu kadar iddialı hedeflere ulaşmak şirkette stratejiler ve büyük değişiklikler gerektirecek.

Ancak oyun muma değer, çünkü en iyi modern şirketlerin ana avantajı, dış değişikliklere hızlı ve yeterli şekilde yanıt verme yeteneğidir.bu optimum maliyettir. Yüksek düzeyde operasyonel verimlilik elde etmeye yönelik teknolojinin iyi anlaşılması gerekir.

Bir şeyler ters gitti. Her şey ters gitti

Şirket birkaç yıldır iyi bir kâr ve istikrarlı bir pazar payı ile faaliyet gösteriyor. Yönetim sisteminde hiçbir şey değişmez, çünkü “en iyi, iyinin düşmanıdır” ve kurumsal göstergeler enflasyon çizelgeleri ve bölgesel piyasa istatistikleri ile el ele gittiğinde neden. Her şey yolunda.

İyi, ama o kadar iyi değil. Çünkü bu durumda kesinlikle endişe verici belirtiler ortaya çıkacaktır:

• Modası geçmiş, ancak hiç kimse bunları ortadan kaldırmamış ekstra prosedürler ve düzenleyici eylemler;
• farklı departmanlar tarafından işlerin çoğ altılması;
• finansal olanlar da dahil olmak üzere kaynakların durumu hakkında güvenilir güncel bilgi eksikliği;
• maliyet ve maliyet optimizasyon planlarının olmaması;
• eski ekipman, eski teknoloji;
• çalışanların yaratıcı aktivitesinde azalma: sadece zamanları yok.

Bu tür belirtiler iyi bir şeye yol açmaz.

İşte sonuç:

• devlet şişirilmiş, maaş bordrosu feci şekilde artıyor - ücretlerle ilgili makale;
• Maliyetleri kimse kontrol etmez;
• gereksiz kağıtlar görünüyor - gereksiz raporlama belgeleri, raporlarda kârsız pozisyonlar vb.;
• depolarda - stok fazlası ve mali tablolarda - stoklardaki parayı dondurmak;
• çalışanların ruh hali şirketin genel depresif sendromunu andırıyor,herhangi bir motivasyon işe yaramaz, sadece “çubuk altı” yöntemi kalır.

Gördüğünüz gibi teşhis önemli değil. En iyi modern tedavi yöntemi, operasyonel verimliliği artırmaktır. Gelelim nasıl kullanılacağına, dozuna ve kontrendikasyonlarına.

Kavram, nüanslar ve farklılıklar

Şirketin verimliliğini artırmaya yönelik standart yöntemler ile "Operasyonel verimlilik" proje girişimi arasındaki temel fark nedir?

Şirket faaliyetlerinin operasyonel bloğunda asla önemsiz şeyler yoktur. Süreç zincirinin başlangıcında veya bir yan dalında görünüşte önemsiz bir kusur, ciddi olumsuz sonuçlara yol açabilir. Bu tür durumları ortadan kaldırmak genellikle her açıdan çok pahalıdır: psikolojik, finansal, iletişim vb.

Örneğin, geleneksel bir şekilde hareket etmeye başlıyorsunuz ve depolarda stok fazlası sorununu çözmeye başlıyorsunuz - bitmiş ürün stoklarının seviyesini az altmak için. Şirket içinde bir çözüm arıyorsunuz. Ve böyle bir durumda, ürün piyasaya sürülme hızını artırmak için imkansız taleplerde bulunduğunuz üreticilerle çatışma şeklinde olumsuz bir yan etki alma riski vardır.

Ne yazık ki, bir alanda kazanmaya çalışırken diğerinde kayıplara uğramanın etkisi her yerdedir: Bireysel göstergeleri iyileştirme stratejisi genellikle başka bir BT programının başlatılmasına, iş süreçlerinin karmaşıklaşmasına veya yalnızca maliyetlerin artmasına yol açar.

Ameliyathane stratejisiverimlilik, iç rezervler ve bunların uygulanması için fırsatlar bulmak için dengeli bir yaklaşım anlamına gelir. Şirket içindeki tüm faaliyetlerin entegrasyonudur.

İşletme verimliliği hiçbir şekilde bir strateji değildir, bunu anlamak çok önemlidir. Strateji, hedef göstergelerin tanımı, bunlara ulaşmanın yolları, gelişimin ana vektörleri ile geliştirilmiştir. Operasyonel verimlilik esasen bir taktik araçtır, tüm pozisyonlarda istikrarlı performans gösteren şirketin günlük durumudur.

Her şey, aynı anda ve hızla

Maliyetler ile çalışmanın nihai sonuçları arasındaki en iyi oran, konseptin uygulanması için ana koşuldur. Bu formatta faaliyet gösteren firmalar, aynı işlemleri daha hızlı, daha iyi ve minimum sayıda hata ile gerçekleştirmektedir. Pazarda güçlü bir rekabet avantajı sağlayan bu özellik kombinasyonudur. Çünkü hızlı bir şekilde yüksek performans göstergelerine ulaşmak mümkün olmayacaktır. Çok pahalı. Konsepti uygulamak için sabra, kararlılığa, yüksek iletişim becerilerine, operasyonel verimlilik programının kendisine ve çok daha fazlasına ihtiyacınız var. Bu göstergeler "çalınamaz" - başka birininkini kullanmak için hiçbir şekilde çalışmayacaktır. Bu nedenle, operasyonel verimliliğin iki değerli özelliği daha vardır: sürdürülebilirlik ve uzun ömür.

İkisi bir arada: strateji uygulamasına entegre bir yaklaşım

Ekonomide bir organizasyonu yönetmeye yönelik ana yaklaşımların net bir sınıflandırması yoktur. Hiç şüphe yok ki, sistemli olmalıdır. Ama seçimMevcut yönetim yöntemlerinden bazıları bazı zorluklara neden olabilir. Operasyonel faaliyeti artırmak için en iyi yaklaşım nedir: yapısal, işlevsel, durumsal, süreç veya proje?

Karma bir çözüm uygun ve mantıklı görünüyor: iki yaklaşımı birleştirin. Proje ve süreç yaklaşımlarının entegrasyonundan bahsediyoruz. Bunları uyumlu hale getirmek için, operasyonel faaliyetlerin yapısını geliştirmek, operasyonel verimlilik projelerinin birleşik yürütülmesini kullanarak süreçler oluşturmak ve uygulamak gerekecektir. Tüm bu eylemler yeni ve gereksiz değil, her durumda gerekli. Bu nedenle, süreç ve proje yaklaşımlarının seçimi oldukça kabul edilebilir görünmektedir.

Geliştirme ve uygulama aşamaları

Kuruluşun iş süreçlerinin optimizasyonu. Süreç yaklaşımı şirkette uygulanmıyorsa veya resmi olarak uygulanıyorsa bu durumun değiştirilmesi gerekecektir. Malzeme ve insan kaynakları biçiminde minimum maliyetle daha iyi sonuçlara yol açacak optimal eylem zincirlerini hesaplamak ve oluşturmak gerekli olacaktır. Şirkette süreç "felsefesinden" sorumlu çalışanlar, işlevsel sorumlulukların net bir tanımıyla özel olarak atanmalıdır. Doğrudan itaat çok yüksek olmalıdır - hepsinden iyisi başkan veya birinci başkan yardımcısı

• En önemli ve gelecek vaat eden bileşen, insan kaynaklarının akılcı kullanımıdır. Bu ilke hiçbir şekilde anlaşılabilir olanla sınırlı değildir.her çalışanın iyi tanımlanmış işlevsel sorumluluklarına sahip organizasyon yapısı. Yeni işe alım teknolojileri, yetenek yönetimi, çalışanları eğitmek ve geliştirmek için yeni formatlardan bahsediyoruz. Başka bir deyişle, insan kaynaklarının optimizasyonu, her şeyden önce bu kaynakların yüksek kalitesini ifade eder. Bunlar yetkin ve eğitimli çalışanlar.
• "Kaynak" ilkesi - kaynaklara karşı dikkatli tutum. Günümüzde pek profesyonel görünmeyen “yalın üretim” ifadesi sıklıkla kullanılmaktadır. Gerçek şu ki, Japon "yalın üretim" sistemi, birçoğunun farkında olmadığı oldukça spesifik ve katı gereksinimler içeriyor. Öyle ya da böyle, işletim sisteminin verimliliği bir "kaynak" sorununu içerir. Akılda tutulması gereken önemli bir nokta, "dikkatli tutumun" paradan tasarruf etmek değil, her türlü kaynağı en iyi şekilde kullanmak anlamına geldiğidir.
• Her türlü değişikliği izleme - dahili ve harici. Bu, ilk bakışta göründüğü kadar basit değildir. Rakipler, yeni teknolojiler, mevzuattaki değişiklikler, bölüm başkanları arasındaki tartışmalar, uzak depolardaki kazalar hakkında bilgiler - her şey yerleşik kanallar aracılığıyla işlenmeli ve iletilmelidir. Bilgi bileşeni, özel bir iş sürecinde iyi bir şekilde yazılmalıdır.
• Kontrol ve muhasebe sistemi. Klasik bürokrasi kurallarına uygun, yetkin raporlama akışı. Bürokrasi kavramı haksız yere gözden düştü, doğru iş akışı anlamına geliyor: "doğru insanlar için gereken minimum." süreç yaklaşımının yanı sıradiğer değişiklikler bir nedenden dolayı belgelenmelidir: operasyonlar için KPI'lardaki sonuçları ve değişiklikleri izlemek.

Rus şirketleri için görevler

Sıkı piyasa düzenlemeleri, daha sofistike tüketiciler, GSYİH büyümesindeki yavaşlama ve şirketlerin büyümesini kolaylaştırmayan diğer birçok olay karşısında, kapsamın net bir şekilde tanımlanması gerekiyor. Hatta savaş olarak adlandırılabilirler ve acil uygulamaları - cephe faaliyetleri. Şaka yapmadan yapabilirsiniz, ancak ayrıntılar katı olmalıdır:

• Ortaklarla şeffaflık sağlamak, maliyetleri optimize etmek, kapsamı artırmak, güncellenmiş dağıtım kanalı stratejisi.
• Yeni türdeki kilit ortaklarla stratejik ittifaklar kurmak: entegrasyon ve değişen sözleşme koşulları ile.
• Koşulsuz birinci sınıf hizmet: müşterileri elde tutmanın ve rekabet avantajı sağlamanın tek yolu.
• Doğrudan ve dolaylı satışlar için yeni standartlar geliştirmek ve uygulamak.

Rus şirketleri, iş fonksiyonlarını iyileştirmek ve operasyonel verimliliği artırmak için her fırsata sahiptir. Strateji en az dört alan içermelidir:

1. emek verimliliğini artırmak;
2. personel yönetiminin etkinliği;
3. rasyonel sermaye yönetimi;
4. üretken müşteri ilişkileri.

Operasyonel verimlilik yönetimi

Elbette bu ilk liderin işidir. Kontrol araçları arasındabelirlenen görevlerin performansı, operasyonel verimliliğin analizi ve hesaplamaları ile mükemmel bir iş çıkaran dengeli puan kartı da dahildir.

Odaklanmanız gereken üç alan vardır:

1. Yalın ve istikrarlı bir işletim sistemi oluşturma ve sürdürme.
2. Yeni bir organizasyon yapısının oluşumu.
3. Kurum kültürünü ve çalışan bağlılığını tüm iyileştirme faaliyetlerine entegre edin.

Herhangi bir etkili eylemi planlarken kendinize sormanız gereken dört soru vardır:

• Bu eylem için koşullar ve gerekli kaynaklar nasıl optimize edilir?
• Hangi personel dahil edilmelidir? İnsanlarla nasıl iletişim kurulacak?
• Motivasyonları nedir ve artırmak için ne yapılmalı?
• İnsanlar yeterince yetkin mi, yoksa eğitilmeleri mi gerekiyor?

Her tür operasyon ve aktivite, iş süreçleri bloklarına mükemmel şekilde uyar. Halihazırda mevcut değillerse, modern işletme yönetimi biliminin tüm kurallarına göre optimize edilmeleri için tanımlanmaları gerekecektir. Süreç yaklaşımı, işlevsel olandan temelde farklıdır ve hepsinden önemlisi, hızlı bir şekilde değişip nihai sonuca odaklanma yeteneğindedir.

Geleneksel işlevsel yaklaşımla bir şirket bir departmanlar kümesiyse, o zaman bir süreç yaklaşımıyla, süreçler biçimindeki bir operasyonlar kümesidir. Tüm iyileştirme stratejisinin ana çalışma birimi operasyon olacaktır - başarının ana tuğlası.

İnsanlar

Şimdi moda diyorlarAslında başarının en önemli bileşeni olan İK terimi "personel bağlılığı". Ne yazık ki sıklıkla olduğu gibi, bu katılımı çok sayıda dahili çalışan anketi ile değiştirmemek önemlidir. Anket, tüm çalışmalar sırasında kesinlikle ihtiyaç duyacağınız harika bir araçtır. Ancak bir anket yapmadan önce, çok çalışmanız gerekir, böylece her çalışan bir bütün olarak tüm şirketin ve özellikle bölümünün nereye ve neden hareket ettiğini kesinlikle anlar. Ve en önemli şey, bu hareketteki kendi rolünü anlamak olacaktır. Böyle bir motivasyon hiç kimseyi başarısızlığa uğratmadı, buna çok değer.

Şirketteki tüm değişikliklerin çalışanlar tarafından derinlemesine anlaşılmasına ek olarak, temel KPI göstergeleri sistemini ciddi şekilde uygulamak gerekir. Sonuçta, bakarsanız, klasik temel göstergeler aynı zamanda operasyonel verimliliğin göstergeleridir.

Sonuçlar: bugün başarıya ihtiyaç var

Büyük olasılıkla, günümüz şirketlerinin teknoloji geliştirme konusundaki görüşlerini yeniden gözden geçirmeleri gerekiyor: süreçleri ve operasyonları iyileştirmek için proje faaliyetlerinden kaçınamıyorlar. Birkaç yıl önce, iyileştirmeleri tek bir yöne odaklayarak - örneğin üretim maliyetlerini düşürmek veya müşteri sadakat programını revize etmek - rekabet avantajları oluşturuldu. En sık yapılan değişikliklerin etkileri hemen değil, birkaç ay hatta yıllar sonra geldi.

Bugünbu oranlar kabul edilemez. Durum tüm cephelerde kozmik hızla değişiyor, şimdi “bugünkü başarı” kurulumu çalışıyor. Ama bu sadece hız ile ilgili değil. Maliyet optimizasyonunun arka planına karşı üretim kalitesi göstergelerinde bir artış elde ettikten sonra, burada durmak ölüm gibidir. Zaten sürecin ikinci veya üçüncü döngüsünde, daha yüksek karlar elde etmeye başlamanız gerekiyor. Negatif belirtileri ortadan kaldırmak için yeni bir proje başlatmak için beklemeyin - bu yaklaşım artık işe yaramıyor.

Bugün, belirli avantajlarla ilişkili herhangi bir kurumsal sır veya sır yoktur ve olamaz. Şirketin faaliyetlerinde herhangi bir yöndeki başarılı gelişmeler ve geçici avantajlar, çok şüpheli bir değere sahip miktarlardır.

Rekabet avantajını korumak, belirli ürünler veya faaliyet alanları ile değil, şirketin hızlı ve etkin bir şekilde uyum sağlama yeteneği ile mümkün olacaktır. İnsan kaynakları, envanter yönetimi, iş akışı, ürün grubu, kilit müşteriler, risk yönetimi ve daha fazlası gibi tüm yönetimde aynı anda değişiklik yapma yeteneği, kalıcı bir şirket olarak işletim performansı yönetimi böyle olmalıdır.

Sonuç yerine: sağlıklı bir yaşam tarzı

Bir işletmenin operasyonel verimliliği, asla durmaması gereken sabit ve sürekli bir süreçtir. Bu çalışma biçimi, şirket için bir “sağlıklı yaşam tarzı” – bir varoluş biçimi olmalıdır. Metaforlarla konuşursak, yazın acilen kilo vermek için sıkı bir diyete gitmeye gerek yok. Ya da vursert haplarla tansiyonu yükseltti.

Pazartesi sabahı çalışanlara “Bundan sonra daha verimli olacağız” demek bir seçenek değil, deneyimli liderler bunu iyi anlıyor. Herkesi dahil edin, mümkün olduğunca açıklayın ve gerekli araçları sağlayın - bu ilk liderlerin görevidir, böylece insanlar onu takip edecektir.

Yangın veya mücbir sebep yok. Her zaman formda olmak, etrafındaki değişiklikleri takip etmek, güzel ve akıllı çözümler bulmak, proaktif hareket etmek… Aynen öyle. Başka yolu yok.