Proje bütçeleme. Bütçenin türleri ve amacı. proje aşaması

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Proje bütçelemesi, belirli bir şema dahilinde uygulanan işlerin maliyetlerinin belirlenmesi olarak anlaşılmalıdır. Ayrıca, giderlerin maliyet kalemine, işin türüne, uygulanma zamanına veya diğer kalemlere göre belirlenmiş dağılımını içeren bu temelde bir bütçe oluşturma sürecinden bahsediyoruz.

Bütçe yapısının oluşumu

Projenin ön bütçesi nasıl hazırlanır? Bunun yapısı, belirli bir programın maliyetini hesaba katan hesap planı aracılığıyla ortaya çıkar. Kural olarak, bunu belirlemek için geleneksel bir muhasebe tahminine sahip olmak yeterlidir.

Bütçeleme, bir maliyet planı veya maliyet işareti olarak kabul edilir. Bu, ön planlamadan sonra, fonların tam olarak ne kadar, ne zaman ve ne için ödeneceğini anlamanız gerektiği anlamına gelir. Bu nedenle, bu durumda, kayıpların sunulması için herhangi bir yöntemin kullanılması mümkündür. Ancak, paydaşların pratik gereksinimlerini karşılamaları gerektiği unutulmamalıdır,Onlarla ve yerleşik standartlarla ilgileniyorlar. Ayrıca proje yatırımcılarını ilgilendiren soruları da yanıtlamaları gerekir.

Bütçe sunum formları

Hem planlanan hem de gerçekleşen bütçelerin belirli sunum biçimleri vardır. Bu nedenle, aralarında şunlara dikkat etmek önemlidir:

• Bir tür maliyet planı olan programlar;
• kayıp dağılım matrisleri;
• harcama çubuk grafikleri;
• benzer kümülatif kayıp grafikleri;
• zaman içindeki kümülatif maliyetlerin çizgi çizelgeleri;
• dairesel tipte bir kayıp yapısı gösteriliyor.

Proje geliştirmenin farklı aşamalarında, farklı proje tasarımı ve çalışma dokümantasyonunun alakalı olduğunu belirtmekte fayda var. Gerçek şu ki, farklı bütçe türlerinin geliştirilmesinden bahsediyoruz. Gereken doğruluk ve amaç bakımından birbirlerinden farklıdırlar. Proje ilerledikçe bütçe marjının çok daha küçük olduğunu belirtmekte fayda var.

Bütçe çeşitleri ve amacı

Hatanın az altılması aşağıdaki tablodaki verilerle tartışılabilir. Bu nedenle, bütçelerin amacını ve ana türlerini göz önünde bulundurun.

Proje aşamaları	Finansman	Hedef	Hata, %
Tasarım konsepti. Genişletilmiş biçimde ana fikir	Bütçe beklentileri. Kesin Tarih	Nakit ihtiyaçları ve ödemeler için önceden planlama	25-40
Yatırımların gerekçesi (fizibilite çalışması)	Geçici bütçe	Maliyet kalemlerinin gerekçesi, cezbetmek için planlama ve daha sonra finans kullanımı	15-20
İhaleler, müzakereler ve anlaşmalar. Her aşama için ayrı ayrı	Bütçe güncellendi	Tedarikçiler ve yüklenicilerle anlaşmaları planlama	%8-10
Çalışma kağıtlarının geliştirilmesi. Her aşamanın kendi hesaplaması vardır	Nihai bütçe	Kaynak kullanımının direktif kısıtlaması	%5-8
Projenin uygulanması ve tamamlanması	Gerçek bütçe	Maliyet yönetimi (diğer bir deyişle, muhasebe ve müteakip kontrol). Proje bütçesi ve maliyet tahminleri

Proje bütçesi ve maliyet tahmini

Proje bütçesinin, şirketin bir iş öğesinin işletme maliyetlerinin tahminiyle benzer olduğunu belirtmek ilginçtir. Buradaki temel fark, geleneksel olarak onu bütünüyle, yani baştan sona kapsamasıdır. Buna karşılık, iş biriminin bütçesi yıllık veya üç ayda bir oluşturulur. En etkili kontrol için iki bileşene ayrılmalıdır: doğrudan maliyetler ve dolaylı maliyetler.kayıp.

İlk bütçe türü, proje yöneticilerinin yanı sıra bütçede yer alan işlevsel birimlerin yöneticileri için önemli bir yönetim ve kontrol aracıdır. Buna program ekibine dahil olan herkesin masrafları (seyahat masrafları, ücretler vb.) dahildir. Bu durumda deneklerin her biri ayrı görevler gerçekleştirir.

Maliyet kalemlerini gerekçelendirirken aşağıdaki noktaların dikkate alındığını hatırlamakta fayda var:

• satın alınan malzemelerin maliyeti;
• üretim için harcanan miktar;
• normal teknoloji kullanımından sapmaların maliyeti;
• ürünün devreye alınması için harcanan miktar;
• tedarik maliyeti;
• diğer giderler.

Sırasıyla, doğrudan tip maliyetleri aşağıdaki gibi sunulmalıdır:

• parçalanmış bir biçimde - tam olarak proje yapısına göre yürütülebilir görevlerin düzeyine göre;
• Ara değer projesinin her bir bileşeni ve görevi için personel maaşları, malzemeler (sözleşme kapsamında üretilen veya satın alınan) ve diğerleri için haftalık harcamaları içerir;
• malzeme ve işçilik ödemeleriyle doğrudan ilgili genel giderleri içerir;
• katılan kuruluşlar tarafından gerçekleştirilen çeşitli görevlere göre özetlenecek;
• yönetim rezervleri sağlayın (başka bir deyişle, her ihtimale karşı belirli bir maliyet ve zaman rezervi bırakın).

Bütçe sürecinin önemi

Bütçelemeproje hem yöneticileri hem de departmanları üzerinde önemli bir baskı oluşturuyor. Gerçek şu ki, böyle bir alternatif ortaya koyuyor: Bütçe içinde kalırsak etkin hareket ederiz, aşarsak iş kötü yapılır.

Ancak, bu gereksinim genellikle projenin gerçek bütçelemesi için geçerli değildir. Gerçek şu ki, bütçeler hem öznel hem de nesnel bir dizi faktörün belirli baskısı altında oluşturulur ve uygulanır.

Örneğin, işe alınan bir proje yöneticisi, kendisine gerçekçi görünmese bile, genellikle katılımı olmadan geliştirilen ve benimsenen bütçeleri kabul etmeye zorlanır. Aksi halde işçinin sözleşmesi feshedilebilir. Ancak, verilen sürelere uymayan bir bütçeyi ve mevcut kaynakları kabul ederse, belirli sonuçların elde edilmesi planlanandan daha fazla harcamayı gerektirdiği anda, çalışan bu sorunu açıklamak zorunda kalır. başlangıçta bütçenin son derece düşük bir seviyede ayarlanmış olması.

Proje bütçelemesinin rasyonel olabileceğini hatırlamakta fayda var. Bu durumda bütçenin amacı öncelikle projenin firmaya gerçek maliyetini belirlemektir. Bu nedenle, proje yöneticisi, maliyet gerekçelendirme aşaması için kabul edilebilir %15-20 hata payını önemli ölçüde aşan bir bütçeyi kabul ederse (yukarıdaki tablodaki bilgiler), durumun yapının açıklanmasıyla sınırlı kalmaması çok muhtemeldir. üst yönetim için nedenlerbu fazlalık. Bu durumda proje yöneticisinin işini kaybetmesi muhtemeldir.

Bundan nasıl kaçınılır?

Böyle bir durumdan kaçınmak için Amerikalı bir bilim adamı olan M. Thomsett, yöneticilere kendi proje bütçelerini oluşturmalarını önerir. Ancak, bu davranışın birkaç nedenine dikkat çekiyor:

• Projenin gelecekteki maliyetleri ve bütçelerini harcama yeteneği hakkında rapor vermekten siz sorumlusunuz. Önceden belirlenmiş bir bütçe ile çalışırsanız bu mümkün olmayacaktır.
• Proje yöneticisi olarak, belirli bir projenin tam olarak ne kadara mal olduğunu herkesten daha iyi bilmelisiniz. Belirlediğiniz bütçe parasal bir hedef olarak kabul edilir. Şu parametrelere göre sizi tatmin etmelidir: Projenin başarısını ölçme imkanı sağlaması ve yöneticinin (yani sizin) yetkinliğini ölçmenin bir yolu olması.
• Bütçe satırlarında bazı ödeneklere izin vermelisiniz. Belirli maliyetler için gelecekteki gerekçeler devreye girerse, bu çok önemlidir. Varsayımların içinde bulunulan dönem için olasılıklarla karşılaştırıldığı, olası komplikasyonların dikkate alınmadığı da eklenmelidir. Yalnızca bu düzeyde karşılaştırma olanağına sahip olduğunuzda bütçe süreci planlandığı gibi işleyecektir.

Bir finansal plan oluşturma, izleme ve yürütme

Proje bütçelerinin işin içinde yer alan birimlerin finansal planından ayrı olarak oluşturulduğunu, izlendiğini ve yürütüldüğünü bilmeniz gerekir,bir bütün olarak şirket.

Bunun nedenleri var:

• Projeler kendilerini tekrar etme eğiliminde değildir. Bölüm ve alt bölümlerin bütçeleri yıllık olarak oluşturulmaktadır. Genellikle altı ayda bir veya daha sık gözden geçirilirler. Projeler, uygulandıktan hemen sonra varlıklarını sona erdirir. Gerçek şu ki, programın uygulanma zamanı mali yıla bağlı değildir. Bütçenin revize edilmesi istenmeyen bir durumdur. Bunun istisnası, ilk sürümde büyük hataların bulunduğu veya ortamın önemli ölçüde değiştiği durumlardır (belirli bir projenin uygulandığı yer burasıdır).
• Yöneticinin elinde - bütçenin uygulanması üzerinde doğrudan kontrol. Departmanların ve bölümlerin finansal planlarının, kural olarak, birkaç hizmet arasında gelişen ilişkiye bağlı olduğunu belirtmekte fayda var: yürütme departmanı, başka bir departman tarafından sağlanan bilgilere dayanarak bir veya başka bir departmana bir maliyet sınırı verir; ancak personel ve sistemle ilgili kararlar üst yönetim tarafından alınmaktadır. Aksine, proje bütçeyi iki yöne göre kullanır: mevcut kaynakların kullanımı (başarılar ve personel), bunlar zaten departmanın emrinde ve bütçesinde ve harici tip kaynakların sınırlı kullanımı geçici olarak çekilirler. Ek bir çalışanı işe almak zaten sabit maliyetlerle sonuçlanır; genellikle hizmette olan güçleri kullanan, bir proje için ek bir personel birimi.
• Bütçe uygulamasının başarısı, doğrudan proje eylem planına kusursuz bağlılıkla ve kaynakların kullanım takvimiyle ilgilidir. Ayrıca oluşuryöneticinin her aşamanın uygulanmasını ne kadar iyi planladığına ve proje ekibine katılan çalışanların belirlenen programa uyup uymadığına bağlı olarak. Belirli bir aşamanın veya işin bir bütün olarak uygulanması, örneğin insan veya zaman kaynaklarına başlangıçta belirlenenden daha fazla ihtiyaç duyulması nedeniyle ertelenirse, bu bir şekilde bütçeyi olumsuz bir şekilde etkiler. proje çalışmasını gerçekleştirme maliyetinde artış.

Benzer kurallar, en azından ideal durumda, şirketin tüm departmanlarının kendi bütçesi olan yöneticileri tarafından kullanılmalıdır. Her birinin bütçe düzeyini aşmamaktan ve buna bağlı olarak fazla harcama yapmaktan sorumlu olduğunu bilmeye değer. Bununla birlikte, uygulamada, firmaların yalnızca bir azınlığı bu kurala kesinlikle uymaktadır. Öte yandan, yalnızca birkaç şirket, departman yöneticilerinin departmanda yürütülen proje için gerçekten ihtiyaç duyulan bütçe düzeyini belirlemesine izin verir.

İhaleler, müzakereler ve anlaşmalar

Ardından, projenin doruk noktasına ulaşan aşamasını düşünmeniz tavsiye edilir: ihalelerin, özel sahaların düzenlenmesi ve ayrıca işbirliği ve ortaklık anlaşmalarının imzalanması.

İhale kapsamında, pazarlanabilir ürün ve hizmet tedarikçilerinin seçiminin uygulandığı rekabetçi ihale anlaşılmalıdır. Belediye ve devlet müşterileri, 44-FZ "Alanda sözleşmeli sistem" çerçevesinde faaliyetlerini yürütmektedir. Devletin mal, iş, hizmet alımını sağlamak. ve belediye ihtiyaçları.”

Devlet kurumları, düzenlenmiş faaliyetleri uygulayan kuruluşlar, doğal tekeller 223-FZ “Belirli tüzel kişilik türleri tarafından mal, iş, hizmet alımı hakkında kanuna göre çalışır. kişiler” (örneğin, inşaat ihaleleri).

Özel mekanlar

Ticari yapılar, Rusya Federasyonu topraklarındaki mevcut medeni mevzuat kapsamında faaliyet göstermektedir. İhale sitelerinde planlarıyla ilgili bilgileri yayınlıyorlar. Müşterinin gereksinimlerine ve Rus mevzuatına tam olarak uyan hem bireyler hem de tüzel kişiler satın alma sürecine katılma hakkına sahiptir.

Farklı ihaleler vardır: açık (yani tüm katılımcılar için), örneğin, açık ihale, fiyat teklifi talebi, elektronik müzayede, teklif talebi; kapalı (yani sınırlı sayıda kişi için), örneğin sınırlı açık artırmalar ve yarışmalar. Satın alma işlemleri hem elektronik ortamda hem de kağıt biçiminde yapılabilir.

Böyle bir etkinliğin özellikle yasal, mali ve teknik olmak üzere ciddi bir hazırlık gerektirdiği unutulmamalıdır. Bu, sözleşmenin uygulanmasını ve yürütülmesini sağlamak için gereklidir. Bu nedenle, yöneticiler başlangıçta ekip çalışması için personellerini kurmalıdır, çünkü nihai sonuç, çalışanlar tarafından yürütülen işlemlerin tutarlılığına bağlıdır.

İhale uygulamasının ana aşamaları

Şematik olarak, bu tür etkinliklere katılım şu şekilde gösterilebilir: Piyasa analizi → Seçim ve daha fazla makbuzelektronik imza → Kayıt → İhale yeri arama → Mali teminatın hazırlanması → Özel bir hesap açma (bu, 44-FZ uyarınca ihale katılımcıları için gereklidir) → İhaleye katılım için bir başvurunun hazırlanması ve ardından sunulması → Doğrudan katılım ihalede. Son adım, elbette sonuca ulaşmaktır.

Sunulan listenin ana aşamasını ele alalım: örneğin bir inşaat ihalesine katılım. 44-FZ kapsamında elektronik bir açık artırma olacak. Müşteri, önceden belirlenmiş bir zamanda, katılımcıların başvurularını değerlendirmeye başlar. Başvurunuz ihaleye katılmaya uygun görüldüğünde, bir yapı malzemesi tedarik etmeye veya ilgili hizmetleri sağlamaya hazır olduğunuz minimum fiyat seviyesini hesaplamalı, bu ihale kapsamında çalışma düzenlemelisiniz.

Elektronik açık artırma gerçek zamanlı olarak gerçekleştirilir. Böylece, fiyat için son teklifi sunduktan sonraki on dakika içinde, katılımcının “açık artırma adımında” çevrimiçi olarak kendi teklifini yapma hakkı vardır: NMCC'nin % 0,5 ila %5'i. Yani bir seferde atılabilecek bir adım, bildirimde belirtilen ortaklık (işbirliği) sözleşmesinin başlangıç azami fiyatının %5'ini geçmemelidir.

Açık artırmanın sonuçlarına göre bir protokol düzenlenir. Açık artırma tamamlanmış kabul edildikten sonra başvuruların ek bölümlerinin değerlendirilme aşaması başlar.

Sonuç

Yani, bütçeleme kategorisini düşündük:bütçenin amacı ve türleri, proje aşamaları. Ayrıca, ana aşamayı daha ayrıntılı olarak analiz ettik. Yeni başlayanların bile ihaleyi kazanabileceğini belirtmekte fayda var. Nasıl uygulamaya geçirilir?

Elektronik ticaret, müşterilerin, yani paranın varlığını içerir. Ancak, ihale gayri resmi ilişkileri kapsamamaktadır. Anlaşmaya varmanın bir yolu yok. Sözleşmede belirtilen koşullara uyulmaması, diskalifiye nedeniyle sözleşmenin kaybedilmesine, fon kaybına ve diğer açık artırmalara katılma fırsatının kaybedilmesine neden olabilir. Yeni başlayanlar genellikle banal dikkatsizlik nedeniyle bu kuralları çiğnerler.

Öncelikle katı kurallar içermeyen ihalelere el atmalısınız. Örneğin, bir ticari planın açık artırmasında. Ancak bundan sonra, 44-FZ ve 223-FZ uyarınca ihale mevzuatı tarafından düzenlenen ciddi ihalelere geçilmesi tavsiye edilir. Zafer için ana koşul, farkındalıktan başka bir şey değildir. Her şeyden önce, anlaşmanın miktarını değil, işin kalitesini düşünmeniz gerekir.

Hala kazandığınızı hayal edin. Elinizde bir sözleşme var. Şirket, bunu sorunsuz bir şekilde yerine getirmek için ek kapasiteler ve güçler bulabilecek mi? Ve değilse, işçi kiralamak veya ekipman kiralamak için ne kadar para gerekecek? Anlaşma kârlı kalmaya devam edecek mi?

Teklif verenlerin hataları arasında en önemlilerinin termin ihlali, evrakların dikkatsizce incelenmesi, aynı anda birden fazla ihaleye katılmaya çalışılması, teknik planın hatalı olması,zararına ticaret. Bütün bunlar olumsuz sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle listelenen tüm eksiklikleri önceden önlemek gerekir.