Proje yapısı nedir? Projenin organizasyon yapısı. Proje yönetiminin organizasyon yapıları

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Proje yapısı, ulaşılacak nihai sonucu tanımlamak ve bunu gerekli kaynaklar, faaliyetler, işgücü ve ekipmanla ilişkilendirmek için kullanılır. Yapı ayrıca elemanları sadece sonuçta ortaya çıkacak ürün veya ürünle değil, birbirleriyle de bağlamanıza olanak tanır. Projenin oluşumu, sonunda olanlarla başlamalıdır. Ardından, üretimde gerekli olan en küçük ayrıntı dikkate alınana kadar ezilmeye ve sayıları artan bloklara ana döküm gelir. Bu süreç aynı zamanda, bu tür eylemler gerekliyse, yalnızca dikey değil, aynı zamanda öğeler arasında yatay bağlantıların kurulmasını da içerir.

Proje yapısı nedir?

Dünyadaki herhangi bir şirketin faaliyeti, ortak bir eylem planının geliştirilmesiyle başlar. Örneğin, bir şirketin makarna tedariği için bir siparişi var. Artık yönetim, uzmanlaşmış departmanlar, analistler ve diğer paydaşlar proje geliştirme yapısı olan bir plan hazırlıyor. Bu durumda hammaddelerin nereden alınacağını ve istenilen şekilde nerede işleneceğini belirlemeniz gerekir.devletler. Bu iki blok. Her biri daha da gelişebilir. Hammadde sorunu, tedarikçi arayışı, nakliye için nakliye ve kalite kontrol olarak ayrılabilir. Hammaddelerin işlenmesi de bölünmüştür. Hangi odanın kullanılacağına, ekipmanın, uzmanların, montajcıların nerede bulunacağına ve üretim döngüsünün nasıl başlatılacağına karar vermek gerekir. Bu sadece en basit örnek, çünkü bloklar soru kalmayana kadar bölünmeye devam edecek. Projenin ana yapıları, belirli bir zaman diliminde istenen sonuca ulaşmak için bu şekilde yardımcı olur. Her icracı kendi işlevlerini ve eylemlerini doğru bir şekilde anladığında, her bir belirli unsurun neden gerçekleştirildiğini ve nihai sonucun ne olması gerektiğini anladığında, ancak o zaman işletmenin maksimum verimliliğine ulaşılacaktır.

Vurgulanan yapı

Bir projenin en basit organizasyon yapısı yukarıda açıklanmıştır. Ama bu sadece başlangıç. Hem bir şirketi bir bütün olarak organize etme sürecini hem de doğrudan belirli bir projeyi ifade eden özel bir yapı diye bir şey var. İşlevlere, özelliklere, üretim döngülerine ve çalışan arayışına net bir bölünmenin olduğu belirli bir şirket var. Ancak tüm mekanizmanın çalışması için yönetimin önce kâr getirecek uygun bir proje bulması gerekir. Bu, kendi yapısına sahip tamamen farklı bir şirket tarafından yapılır. Bu, belirli bir organizasyon türüdür. Örneğin, bir şirket metal ürünlerin üretimi ile uğraşmaktadır. Sistem işlendi ama ne olacağı belli değil.satmak için karlı ve hangi ürünlerin kayıplara yol açacağı. Bunu yapmak için, piyasayı inceleyen ve tavsiyelerini yayınlayan başka bir analitik firma işe alınır. Onlara dayanarak ilk şirketin tüm çalışma mekanizması devreye giriyor.

Çift tip

Bu, proje yönetimi çerçevesinin kabul edebileceği ikinci türdür. Her biri işin kendi bölümünü gerçekleştiren iki şirketin varlığını ima eder. Daha sonra bu elementler birleştirilir ve nihai ürün elde edilir. Aynısı doğrudan aynı şirket içindeki projeler için de geçerlidir. Örneğin, bilgisayar oyunları geliştiren bir şirketi ele alalım. Bölümlerinden biri grafiklerin oluşturulmasından, ikincisi ise hikayeden sorumludur. Yalnızca her iki bileşen de hazır ve birbirine bağlandığında, bitmiş ürün görünecektir. Genellikle bu, farklı yapılar arasında etkileşim sağlayan ve faaliyetlerini düzenleyen başka bir departman (veya şirket) tarafından yapılır.

Karmaşık tasarım

Bu proje yapısı, her biri kendi sorumluluk alanına sahip olan birçok departmanın (veya işletmenin) aynı anda bulunmasıyla ayırt edilir. Aynı bilgisayar oyunu örneğinde, tüm sistem şöyle görünebilir: Bir ürün yaratmaya başlamak için güçlü bir iradeye sahip bir yönetim var. Ardından, her biri toplam ürünün bir parçasını sağlaması gereken birkaç departman vardır. Kendi uzmanları olmayabilir, bu yüzden dışarıdan insanları işe almak zorundalar. Bunlar da işi kendileri yapabilir veyabaşkasına emanet et. Yani, şirketin temeli tam anlamıyla birkaç blok veya departmandır. Gerisi üçüncü şahıslar tarafından yapılır. Ancak nihai sonuç, ana şirketin çalışanları tarafından zaten toplanmıştır.

İşlevsel yapı

Yukarıda, doğrudan proje yönetimi ile ilgili olmasına rağmen, bir işletmenin çalışmalarını organize etme sürecinden daha fazla bahsettik. Ancak yol boyunca en yaygın ve popüler olan işlevsel yapı, zaten projelere doğrudan bir referanstır. Genel ilkesi, 20. yüzyılda Max Weber tarafından formüle edildi. O zamandan beri pek bir şey değişmedi. Proje yönetiminin bu tür organizasyon yapıları, katı bir tabiiyet hiyerarşisi, güçler, iş ve işlevler bölümü varlığı ile ayırt edilir. Gerçekleştirilen tüm eylemlerin standardizasyonu ve tüm sürecin net koordinasyonu aktif olarak uygulanmaktadır. Bu veya o çalışanın kişiliğinin işlevlerine bağlanması yoktur, bu da bunları birbirleriyle değiştirmeyi kolay ve basit hale getirir. Bu yapının temel olumlu özellikleri, uzmanlaşmayı teşvik etme, toplam eylem sayısını az altma ve kaynaklarda önemli tasarruflardır. Aynı zamanda, önemli eksiklikler var. Bu nedenle, farklı departmanların izolasyonu var, ekipteki çatışmaların sayısı artıyor, tüm üretim döngüsünün genel verimliliği düşüyor ve yatay departmanlar arasındaki bağlantılar giderek daha karmaşık hale geliyor ve bundan kaçınılması gerekiyordu. Temel olarak, tüm bunlar yönetim ekibinin yetersizliğinden kaynaklanmaktadır. Bu yapı, basit bir çalışandan minimum gerektirir, ancakşefler - maksimum. En küçük öğelere zamanında yanıt vermeleri ve yatay konumdaki gruplar arasında çok net bir etkileşim sağlamaları gerekir.

Aracıların işlevleri

Max Weber Alman olduğu için, böyle bir sistemin onlar için oldukça etkili bir şekilde çalışması şaşırtıcı değil. Yerli işletmelerde liderliğin hafif veya şiddetli düzensizliği koşullarında, bağlantı bağlantılarına ihtiyaç vardır. Aslında, yönetim haklarına sahip olmayan, ancak kapsamlı kontrol yeteneklerine sahip olan üstlerin işlevlerini kopyalarlar. Sonuç olarak, proje çalışma yapısı aracılar gibi bir kavram kazanmıştır. Bunlar, yatay gruplar arasındaki etkileşimi düzenleyen özel kişilerdir (veya tüm bölümler). Nihayetinde, bu tür koordinatörler nihai sonucu üst yönetime, aynı zamanda işlevleri komutların ve genel liderliğin transferine indirgenmiş doğrudan yöneticilerle birlikte verir. Projeyi doğrudan araştırmaya ve bireysel ekiplerin etkileşimini sağlamaya çalışırlarsa, durum genellikle daha da kötüleşir.

Matris yapısı

Bu, aracıların sayısı arttıkça ortaya çıkan bir sonraki formdur. Bu iş projesi yapısına matris denir. Buradaki temel sorun, tam da aynı koordinatörlerin çok daha fazla yönetim fırsatı elde etmeleri ve işlevleri açısından departman başkanlarına daha yakın olmalarıdır. Ne olduğunu açıkça ayırt etmek çok zorbir lideri ve ne olduğunu gösterebilir - başka. Basitlik için proje ve fonksiyonel şeflere ayrılırlar. İlki, bölümler arasında ortak bir etkileşim sistemi sağlar. Tüm fikri astlara açık ve net bir şekilde iletmek ve birimlerin çalışmalarının özelliklerini anlamakla yükümlüdürler. Farklı çalışanlar arasında iletişim kurmalı ve onların kaprislerini, arzularını ve isteklerini dikkate almalıdırlar. Ayrıca olası öngörülemeyen durumlardan ve çatışmaların olmamasından da bu patronlar sorumludur. Fonksiyonel yöneticiler, sırayla, gerekli kaynakların mevcudiyetini sağlar, çalışma zamanını ve yerini tayin eder, üretilen ürünlerin kalitesinden ve belirtilen gerekliliklere uygunluklarından sorumludur. İş için en elverişsiz olanlar da dahil olmak üzere farklı koşullara çok hızlı bir şekilde uyum sağlamak zorunda olan bu insanlar. Zor durumlardan bir çıkış yolu bulmalı ve beyan edilen kalitede ürünlerin tam zamanında üretilmesini sağlamalıdırlar.

Tasarım türü

Bu proje yapısı, tüm faaliyetleri bir veya daha fazla projeye bağlı olan bu tür işletmeler için özellikle yararlıdır. Bu durumda, her biri işlevlerini yerine getirmek için gerekli her şeye sahiptir. Örneğin, her bir proje için ayrı ayrı birkaç muhasebe departmanı, mali departman, tasarım bürosu vb. olabilir. Grupların hiçbirine dahil olmayan kalan bölümler, çok önemli de olsa yalnızca yardımcı işlevler sağlar. Personel departmanı tek olabilir ve tüm başvurulara cevap verebilir.bölümler. Örneğin, bir yatırım projesinin yapısı böyle olabilir. Nihai sonuç, çok esnek ve belirsiz yönetim ve her çalışan için açıkça düzenlenmiş eylemlerin olmaması, her bir çalışanın sorumluluğundadır. Bu tür yapılar, profillerini çok hızlı bir şekilde değiştirebilir, standart dışı durumlara yanıt verebilir ve siparişleri mümkün olan en kısa sürede yerine getirebilir.

Ayırma ve özellikler

Proje yönetiminin tüm organizasyon yapıları şartlı olarak iki büyük gruba ayrılabilir - mekanik ve organik. Birincisi fonksiyonel bir sistem, ikincisi ise bir matris sistemidir. Tasarım çok esnek olduğu için her iki kategoriye de aynı anda dahil edilmiştir. Mekanistik yapı türleri, net bir güç dikeyi, sıkı bir şekilde düzenlenmiş işlevler ve çalışanların eylemleri vb. Organik, aksine, çok basit, esnektir ve her çalışana ne ve nasıl yapılacağını açıkça belirtme yeteneğine sahip değildir. Her iki seçenek de geçerlidir. Birincisi, belirli ürünlerin üretimi için en uygun olanıdır. Örneğin, bir araba. Her işçi yalnızca kendi işlevlerini yerine getirdiğinde, hiçbir şey dikkatini dağıtamaz. Ancak daha yaratıcı projeler için, bazen en düşük maliyetle maksimum sonucu veren çalışanlar arasındaki “anormal” etkileşim olduğu için bir matris yapısı kullanmak daha karlı.

Yaratılış

Proje planının yapısını çizmek zordur çünkü sonraki tüm üretim süreci buna bağlıdır. Pratikteilk aşamada kesin görevler belirlemek ve belirli eylemleri belirlemek imkansızdır. İlk önce yapının şeklini seçmeniz gerekir. Projenin tüm tarafları arasındaki etkileşimin özelliklerine uymalı, içeriğine uymalı ve mevcut dış çevrede başarılı bir şekilde çalışmalıdır. Proje yönetimi yapısı genellikle uzun sürede bir oluşturulur, bu nedenle yakın gelecekte sürekli olarak yeniden yapmaktansa, üzerinde daha fazla zaman harcamak ve en etkili sonucu almak daha iyidir. Bir sonraki aşama, mevcut durum için ayrıntılı planlamadır. En sonunda, her aşama, departman veya çalışan grubu için metodolojik, organizasyonel, referans ve diğer faydalı belgeler toplanır. Bu aynı zamanda personel alımını, iş tanımlarını, uzmanların mevcudiyeti için gereksinimleri ve tüm bunların genel proje bütçesi dahilinde uygulanmasını içerir.

Sorumluluk alanlarına göre dağılım

Yukarıda belirtildiği gibi, projenin organizasyon yapısı tüm çalışan kategorilerinin sorumluluğuna dayanmaktadır. Bireysel bir çalışanın kişisel ilgisi ne kadar yüksek olursa, genel sürecin o kadar etkili olması mantıklıdır. Projeye katılan tüm insan gruplarına, gerçekleştirdikleri eylemlerin önemini ve nihai sonuca olan etkisini iletmek gerekir. Doğal olarak, kişi sorumluluğu unutmamalıdır. Bir çalışanın işlevlerini yerine getirmemesi durumunda sonuçların ne kadar feci olacağını açıklamak gerekir. Ayrıca doğru çalışma için ödüller ve hatalar için cezalar belirleyebilirsiniz. Herkes tüm bunları bilmeli ve bilginin kendisimümkün olduğunca basit ve erişilebilir olmalıdır. Örneğin, iş tanımının bir yerinde, çilingir Sidorov'un olması gerektiği gibi çalışmaması durumunda cezalandırılacağı belirsiz bir şekilde yazılacaktır. Verimsiz. Arabanın gitmesi için yaptığı detayın gerekli olduğunu doğrudan söylemek gerekir. Bu olmadan proje raydan çıkacak ve şirket 1 milyon zarara uğrayacak. Ve sadece o suçlanacak. Ancak bu çilingir aynı anda bir parça daha yaparsa, maaşının yarısı kadar ikramiye alır. Her şey açık, anlaşılır ve erişilebilir. Ceza var, ödül var.

Ayrıntılı Özellikler

Çoğu durumda, özellikle mekanik bir proje çalışması yapısı kullanıldığında, herhangi bir konunun maksimum detayı gereklidir. Açıkta kalan hiçbir parça kalmayana kadar blokları ve öğeleri bölmeye devam etmeniz gerekir. Bazı durumlarda, bu süreç proje çalışmaya başladığında zaten gerçekleşebilir, asıl mesele bunun işin genel verimliliğini etkilememesidir. Ancak, eylemlerin doğru bir tanımının ve maksimum ayrıntının yalnızca müdahale edebileceği işletmeler de vardır. Bu genellikle yaratıcı ekipler için geçerlidir. Örneğin, bir bilgisayar oyununun yaratılmasıyla ilgili durum yukarıda açıklanmıştır. Tüm çalışanlara net komutlar verirseniz ürün hızlı ve minimum maliyetle oluşturulacaktır. Ancak, tüm proje katılımcılarından gelen harika fikirler veya iyi yorumlar göz ardı edilecek ve bu da vasat bir oyunu birçok ödüle layık bir başyapıta dönüştürebilir.

Sonuç

Genel olarak, proje yapısı mevcut üretim sürecinin gerektirdiği kadar ayrıntılı ve kesin olarak düşünülmelidir. İstisnasız kesinlikle tüm işletmelere tek tip normlar ve örnekler uygulamak imkansızdır. Bir projenin başlangıcında çoğu çalışan için açık olmayan, ancak sona yaklaşırken önemli bir sorun haline gelebilecek birçok özelliği ve parametreyi her zaman hesaba katmanız gerekir. Ve hatırlanması gereken en önemli şey, proje yapısının katı bir şekilde sabitlenmiş bir şema olmadığıdır. Sürekli olarak rafine edilebilir, rafine edilebilir ve derinleştirilmelidir. Ancak bu şekilde minimum zaman ve az kaynak harcaması ile en yüksek verimi elde etmek mümkün olacaktır.