Bir arşivci için örnek tipik iş tanımı

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Arşiv çalışanının pozisyonuna arşivci denir. Bu alandaki bir uzmanın asıl görevi, arşivin çalışmasını ve içindeki belgelerin dolaşımını oluşturmaktır. Bu tür profesyonellere, özellikle sigorta, finans ile ilgili kuruluşlarda ve özellikle devlet işletmelerinde, büyük bir resmi evrak cirosunun olduğu her yerde ihtiyaç vardır. Yeni bir çalışanın başvurması gereken ana belge, arşivcinin iş tanımıdır.

Genel hükümler

Yalnızca bir işletmenin başkanı bir arşivciyi kabul edebilir veya görevden alabilir. Ve her şeyden önce, ülkenin mevcut mevzuatına atıfta bulunmalıdır. Talimat, bu pozisyonu tutan uzmanın en yakın amiri olan kişiyi belirtmelidir.

Arşivci olarak çalışmak için, kişinin bir ön mesleki eğitim alması gerekir ve daha sonra bu alanda deneyimi olmayan bir pozisyona kabul edilebilir. öyle bir seçenek var kiorta öğretim veya genel eğitim almış bir kişi iş bulur, ancak daha sonra bu yönde özel eğitim alması gerekir. Bu pozisyon için tecrübe aranmamaktadır.

Bilmeniz gerekenler

Bir kurumsal arşivcinin iş tanımı, çalışanın belirli bilgilere sahip olması gerektiğini önerir: bu kuruluştaki arşivlerin yönetimi ile ilgili düzenlemeleri, talimatları ve tüm yasal belgelerin listesini incelemekle yükümlüdür. Ayrıca, belgelerin nasıl saklanacağını, kullanılacağını ve ayrıca hangi standartlarda kabul edildiğini ve teslim edildiğini bilmelidir. Bilgisi, birleşik bir devlet ofis çalışması sistemini içermelidir. Ayrıca, korunan belgelerin açıklamalarının nasıl derlendiğini, hangilerinin kalıcı olarak saklanması gerektiğini ve hangilerinin yalnızca geçici olarak saklanması gerektiğini anlamalı ve ayrıca bunların imhasıyla ilgili eylemler düzenlemelidir.

Bir arşivci yardımcısının görev tanımı, dosyaların nasıl dosyalandığını, sonraki kullanım ve muhafaza için hangi kurallara göre hazırlandıklarını, işletmede kayıtların nasıl tutulduğunu ve raporların nasıl hazırlandığını bilmesi gerektiği anlamına gelir. Bu kişi, çalıştığı şirketin yapısını ve ayrıca arşivdeki çalışmaları yürütmek için gerekli tüm teknik araçları ve ekipmanın kullanım kurallarını anlamalıdır. Ayrıca, iş güvenliği, yangın güvenliği, rutin vb. dahil olmak üzere kuruluşun tüm iç kurallarını ve yasalarını bilmelidir.

Sorumluluklar

Bir bütçe kurumunun arşivcisinin iş tanımıbelirli işlevleri yerine getirmesi gerektiğini varsayar: arşiv işiyle ilgili çalışmaların uygulanması, arşive giren belgelerin korunması, gelen belgelerin kaydı, isimlendirmenin geliştirilmesi ve sunulmadan önce dosyalama davalarının doğruluğunun doğrulanması arşive. Böyle bir ihtiyaç varsa, o zaman depolama birimlerini şifreler, kasaların yerleşimini düzenler ve onları register'a girer.

Bir tıp kurumunun arşivcisinin iş tanımı, saklanan belgelerin özet tanımlarını hazırlaması, onu geçici ve kalıcı birimlere dağıtması gerektiğini öne sürüyor. Kayıtları tutmalı ve süresi dolmuş belgeleri derhal imha etmeli ve istenen belgeyi hızlı ve kolay bir şekilde bulmanın mümkün olacağı bir sistem geliştirmelidir.

Diğer işlevler

Ayrıca, resmi görevleri, belgelerin sadece bilim için değil, bilim için değeri için sınavlar sırasında bulunmasını gerektirir. Belgelerin bozulmadan kalmasını sağlamalı, gerekirse onlarla restorasyon çalışması yapmalıdır. Bu uzman ayrıca arşivin belgelerin normal şekilde saklanması için gerekli tüm koşullara sahip olmasını sağlar.

Arşivci, yangından korunma kurallarının uygulanmasını izlemeli ve belgelerle çalışmak için modern teknik araçlar kullanmalıdır. Kuruluşun çalışanlarının ve ziyaretçilerinin talebi üzerine yükümlüdür.arşiv belgelerinin kopyalarını veya orijinallerini yayınlayın, arşivde bulunan bilgileri kullanarak sertifikalar düzenleyin ve çalışmaları hakkında raporlar hazırlayın.

Haklar

Tıbbi arşivcinin iş tanımı, belirli haklara sahip olduğunu gösterir. İş faaliyetleriyle ilgili belgeleri talep edebilir ve alabilir. Gerekirse, yetkili sorunlarını çözmede kendisine yardımcı olacaksa, işletmenin diğer bölümlerinden veya diğer kuruluşlardan uzmanlarla işbirliği yapabilir. Böyle bir ihtiyaç varsa, arşivin çalışmasıyla doğrudan ilgili herhangi bir konuda şirketinin çıkarlarını diğer kuruluşlarda temsil edebilir.

Sorumluluk

Bir arşivcinin iş tanımı, görevlerini yerine getirememekten ve kalitesiz iş yapmaktan, yapılan işler hakkında yanlış veya çarpık bilgi vermekten, üstlerinden gelen emirleri yerine getirmeyi reddetmekten sorumlu olduğunu varsayar.

Ayrıca, işletmenin normal işleyişini tehdit eden suçların, güvenlik ihlallerinin veya diğer eylemlerin tespit edildiği ve çalışanın bunları bildirmediği ve sorunu ortadan kaldırmak için herhangi bir önlem almadığı durumlardan sorumludur. Arşivci, çalışma disiplini normlarını ihlal etmekten sorumludur.

Çalışma koşulları

Arşivcinin iş tanımı, kuruluş yönetiminin çalışma saatlerini, çalışma saatlerine göre belirlemesi gerektiğini önerir.mevzuat. Gerekirse şirket, yerel olanlar da dahil olmak üzere iş gezileri için gerekli her şeyin yanı sıra tüm normları ve standartları dikkate alan bir işyeri sağlamalıdır. Ayrıca yetkisi dahilindeki belgeleri imzalama hakkına da sahiptir.

Sonuç

Bu pozisyon için kabul edilen bir uzmanın dayanması gereken ana belge, bir arşivcinin iş tanımıdır. Hangi kuruluşta çalışırsa çalışsın haklar, sorumluluklar, işlevler ve bilgiler pratikte aynıdır ve belirli bir işletmenin ihtiyaçlarına ve yönetim kadrosunun çalışanlarına hangi görevleri atadığına bağlı olarak değişebilir.

Bu tür bir çalışma, dikkat, azim, önemli kağıtların güvenliğine ilişkin kurallar hakkında bilgi, belirli belgelerin değerini değerlendirme bilgisi ve ayrıca belgeleri sistematize etme, hızlı bir şekilde bulma ve şifreleme becerisi gerektirir. Ayrıca önemli bir faktör insanlarla çalışmaktır, çünkü bir arşivcinin mesleği, çeşitli belgelerin verilmesini ve alınmasını, derlemesinin doğruluğunu ve orijinalliğini kontrol etmeyi içerir. Yalnızca büyük miktarda bilgi ile çalışmaya hazır olan ve şirketin çıkarlarını diğer kuruluşlarda temsil etmeye hazır olan özenli bir kişi, bu pozisyonda emek görevlerini doğru ve güvenilir bir şekilde yerine getirebilir.