İş sürecinin yeniden yapılandırılması: kavram, hedefler, ilkeler

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

İş süreci yeniden yapılandırma yönetimi, bir dizi yöntem ve teknik içerir. Bir kuruluş tarafından faaliyetlerini başarılı bir şekilde tasarlamak için kullanılırlar. Bu, belirlenen hedeflere göre gerçekleşir.

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması, tüm organizasyonel süreçlerin tamamen yeniden düşünülmesi ve daha fazla yeniden tasarlanması anlamına gelir. Bu, amaç ve hedeflere ulaşmak için gereklidir. İyileştirmeler, sıçramalar ve sınırlar içinde çok ani meydana gelebilir. Buna rağmen, kuruluş başarıya ulaşabilir ve mal ve hizmetlerin maliyetinde, sağlanan hizmetlerin kalitesinde ve hizmet sunumunun iyileştirilmesinde istenen ayarlamayı yapabilir.

Tanımın bileşenleri

İş süreci yeniden mühendisliğinin tanımı dört temel kelimeyi içerir: temel, radikal, keskin, süreç.

Temellik, ana sorularla ilgili bir dizi soruyu yanıtlamanın gerekli olduğu ilk aşamaya girer:

1. Bir kuruluş neden bu aktiviteyi yapar da başka bir şey yapmaz?diğerleri?
2. Bir kuruluş neden işini bu yollarla yapar ve diğer seçenekleri uygulamaz?
3. Sonunda hangi kuruluş olmayı planlıyor ve birkaç yıl içinde kendini ne görüyor?

Bu sorulardan bazılarını yanıtlayan kişilerin, iş yapmak için mevcut kuralları yeniden düşünmesi gerekir. Genellikle modası geçmiş, etkisiz ve belirli bir üretim için geçerli olmayabilirler.

Radikal, iş yapmanın yeniden planlanmasını ifade eder. Değişiklikler sadece yüzeysel değildir. Tüm işletim sistemi değişebilir. İşletme sahibine, uygulanması tüm üretimi değiştirebilecek seçenekler sunulur.

Keskinlik. İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması, elde edilen gelir göstergelerinin belirli bir yüzde ile maksimum %100'e kadar iyileştirilmesi ve artırılmasının gerekli olduğu durumlarda kullanılmaz. Kullanımın uygunluğu, yalnızca girişimci performansı %500 veya daha fazla artırmak istiyorsa kaynaklanmaktadır. Bu gibi durumlarda, iş yapmak ve mal üretmek için kullanılan yöntemlerin tamamen değiştirilmesi söz konusudur. Yeni olan her şey onların yerini alır.

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması yönetimi, şirkette adım adım yeni yöntemlerin kullanılmasını içerir, bu sayede şu anda tüketiciyle alakalı olan tamamen yeni bir ürün yaratabilirsiniz. İyi tasarlanmış süreçler, kuruluşun hedeflerine ulaşmasına ve bir dizi sorunu çözmesine olanak tanır.

Ne içinkuruluşlar değişim mühendisliğini kullanabilir mi?

Şu anda çalışmalarını ayarlaması veya tamamen değiştirmesi gereken üç tür kuruluş vardır:

İflas aşamasında olan kuruluşlar. Bunun nedeni genellikle mal ve hizmet fiyatlarının rakiplerin fiyatlarından çok daha yüksek olması veya kalitenin beyan edilen değerle eşleşmemesidir. Önlemler zamanında alınmazsa bir süre sonra kuruluş tasfiye edilebilir

• Şu anda iş yapma konusunda sorun ve güçlükleri olmayan ancak bir süre sonra ortaya çıkabilen ve işi olumsuz etkileyebilen kuruluşlar. Bu tür sorunlar, rakiplerin mal ve hizmet pazarındaki artışla veya alıcıların ihtiyaçlarındaki bir değişiklikle ilişkilendirilebilir.
• Hiçbir sorunu olmayan ancak işletme sahibi geleceğe bakan kuruluşlardır. Şirketin yolunda çıkabilecek sorunların önüne geçmek ister. Bu tür organizasyonlar ağırlıklı olarak liderlerdir. Pazarlama politikaları agresif, iyi bir pazar konumundan memnun değiller, iş süreçlerini sürekli iyileştirmek istiyorlar.

Bu nedenle, iş süreci yeniden mühendisliğinin ana görevleri, kuruluşun pazardaki konumunu sağlam bir şekilde sağlamlaştırmasını ve rekabet etme yeteneğini kaybetmemesini sağlayacak yeniliklerin tanıtılmasını içerir. Bütün bunlar, kaç kişi olursa olsun şirketin hayatta kalmasına ve tam işleyişine devam etmesine izin verir.rakipler.

İşe dahil olan aşamaların örneğini kullanarak bir iş süreci yeniden yapılandırma projesinin geliştirilmesini düşünebilirsiniz:

1. İlk aşamada organizasyonun tekabül edeceği bir imaj geliştirilir. Bunu yapmak için, faaliyetlerin geliştirilmesi için gerekli talimatları içerecek belirli bir resim oluşturuluyor. Bütün bunlar, belirlenen hedeflere ulaşılmasına katkıda bulunacaktır.
2. Mevcut bir organizasyonun performansını analiz edin. Bu aşamada uzmanlar, belirli bir zaman noktasındaki çalışmaya karşılık gelen bir planın inşa edildiği kuruluş hakkında bir çalışma yürütür.
3. Yeni bir aktivite geliştirme süreci. Bu durumda, yeni süreçler oluşturulur veya mevcut olanlar değiştirilir. Bilgi sistemleri sayesinde bu süreçler test edilmeye başlanıyor.
4. Tüm aşamalardan geçtikten sonra geliştirilen süreç işletmenin çalışmasına uygulanır.

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasının özü tamamen bu aşamalarda oluşturulur.

Ana adımlar

Herhangi bir süreç ve uygulanması aşamalardan oluşur. İş süreci yeniden mühendisliğinin ana aşamaları şunları içerir:

1. Küresel düşünme, yaklaşımlarda hangi bakış açılarının geliştirildiği. Lider yöneticiler iyi yönlendirilmeli ve işletmenin gelişimi ile ilişkili tüm özellikleri anlamalıdır. Bu süreçte müşterilerin ihtiyaçlarını, rakiplerin avantajlarını ve iş dünyasında uygulanabilecek teknolojideki en son gelişmeleri dikkate almanız gerekiyor.
2. Hazırlık işikuruluşlar. İletişim başarının ana anahtarıdır. Önceden, çözümü planlanan görev ve hedeflerin bir listesini yapmanız gerekir. İnisiyatifin çalışanlardan geldiği durumlarda teşvik edilmelidir.
3. Süreçlerin uygulanmasını sürekli gözden geçirin. Bir şeyin iyileştirilmesi gerekiyorsa, ona geri dönmeye değer, bu yaklaşım işte bir takım hatalardan kaçınmanıza izin verecektir. Gerekirse, işin akışında sorunlarla karşılaşabilecek tam zamanlı uzmanlarla iletişime geçebilir ve bunları ayrıntılı olarak anlatabilirsiniz. Ortaya çıkan tüm fikirler, daha sonra kullanışlı olmaları için kaydedilmelidir.
4. Verimlilik seviyesini belirleyin. Verimlilik ancak önceden bir referans noktası sağlanmışsa izlenebilir.
5. Yaratıcı olun. İlk adım, potansiyel müşterilerin ihtiyaçlarına dikkat etmektir. Bilgilerin toplanması dikkatli bir şekilde izlenmeli, bilgiyi sağlayan kaynaklar izlenmeli ve gerekirse yayma süreci hızlandırılmalıdır. Gerekirse yetki devredin ve müşteri hizmetlerini kontrol edin.
6. Bir organizasyon içindeki faaliyetlerdeki değişiklik önceden planlanmalıdır. Kuşkusuz, performansta iyileştirmeler kısa sürede gerçekleşebilir, ancak uygulama zaman alacaktır. Önceden, istenen tüm göstergeleri belirtebileceğiniz bir plan hazırlamanız gerekir ve bunların dönüştürülmesi gerekir.
7. Tüm süreçler gözden geçirilmeli ve değerlendirilmelidir. Çalışanlardan geri bildirim alınmalıdır. Uygulamanın tüm aşamalarını kontrol etmek ve değerlendirmek gerekir.verimlilik ve performans.

Böylece bir organizasyonda etkili yöntemler kullanırken hedeflerinize kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Çalışmada hangi yöntemler kullanılıyor?

Kurumların ve işletmelerin faaliyetlerini iyileştirmek için belirli araçları kullanmak gerekir. İş süreci yeniden mühendisliğinin ana yöntemleri şunları içerir:

1. İş dönüşümü sürecinde, bunun için zaman kaybetmemek için öncelikle atılması gereken gereksiz süreçler ortaya çıkabilir. Bu tür süreçler, doğrulama ve onaylamayı içerir.
2. Etkinlik sürecinde, süreçler arasında, zamanında tespit edilip ortadan kaldırılması gereken boşluklar oluşabilir.
3. Tüm yeniden düzenleme çalışmaları, harcanan minimum kaynak miktarına mal olmalıdır. Örneğin, birkaç görevi çözmeniz gerekiyorsa, bunları gruplamak ve yürütmeyi bir çalışana emanet etmek en iyisidir. Bu yöntem, yalnızca maliyetleri değil, aynı zamanda iş sürecine dahil olan çalışan sayısını da az altmanıza olanak tanır.
4. Bazı süreçler üçüncü taraf kuruluşların ve şirketlerin çalışanlarına devredilebilir.
5. Etkinlik sürecinde zor görevlerle karşılaşabilirsiniz. Bu tür her süreç, çözüm için birkaç seçenek içermelidir. Bu, bir seçim yapmanıza ve en iyi seçeneği belirlemenize olanak tanır.
6. Aynı yerde aynı anda birden fazla adım atılarak döngü süresi az altılabilir. BTnakliye maliyetlerini düşürmeye yardımcı olabilir.
7. Birden çok görevi birleştirin. Görevlerin çözümü çalışanların omuzlarına düşerse, o zaman tek bir birimde toplanabilir ve tek bir görevi değil, tüm süreci gerçekleştirme fırsatı verilebilir.
8. İşi mümkün olduğunca kolaylaştırın. Çoğu durumda, kuruluştaki çalışanların çalışma saatleri sınırlıdır, uygun becerilerden yoksundur ve eğitim için zaman yoktur. Böyle anlarda işi olabildiğince basitleştirmek gerekiyor ki bu herkes için son derece açık ve net olacaktır.

Zamanla, çalışanlar kişisel olarak hedeflerini gerçekleştirip sorunları çözdüklerinde deneyim kazanmaya başlayacaklar, böylece gelecekte onlara daha zor süreçleri emanet etmek mümkün olacak.

Çalışma ilkeleri nelerdir?

İş süreci yeniden mühendisliğinin ana ilkeleri şunları içerir:

1. Çeşitli çalışma türleri tek bir işte birleştirilir. İşletmenin işleyişi sırasında çalışanlar zamanlarının çoğunu problem çözmeye değil, koordinasyon ve etkileşime harcarlar. Bu durumda, sadece zaman kaybı değil, aynı zamanda artan maliyetler. Bu göstergeleri az altmak için birleştirmeniz önerilir.
2. Karar sanatçıya aittir. İşi yapacağına güvenilen kişi, yaptığı iş hakkında kişisel kararlar verebilir. Bu, yöneticiyle iletişim kurarken zaman kaybetmeyi ve tüm süreçleri yavaşlatmayı önleyecektir.
3. Tüm işler kesin bir sırayla yapılmalıdır.
4. İş nerede yapılırbu gerekli. İşlevler, görevlere değil, iş sürecine bağlı olarak dağıtılır. Örneğin, bir çalışanın çalışması için gerekli olanı kendi başına satın alması daha kolay ve daha iyiyse, onu görevi olması gereken kişiye değil, kendisine emanet etmesi daha iyidir.
5. Herhangi bir işlem, yürütme için çeşitli seçenekler anlamına gelir. Süreçlerin uygulanması duruma göre gerçekleştirilir.
6. Doğrulama ve kontrol çalışmalarını az altın, çünkü tüm bunlar yalnızca ek süreyi değil, aynı zamanda öngörülemeyen maliyetleri de beraberinde getirir.
7. Onayların payını az altın - bu, maliyet oluşturmaz, ancak tüm süreçleri yavaşlatır.
8. Sorumlu bir kişi olarak, görevi tamamlama sorumluluğu verilmiş bir yönetici atayabilirsiniz.

Uzmanların değerlendirmesine dönersek, projelerin neredeyse %50'sinin başarısız olduğunu anlayabiliriz. Bunu önlemek için işe sorumlu bir şekilde yaklaşmak ve verimli bir şekilde yapmak gerekir.

Çalışmanın amaçları nelerdir?

İş süreci yeniden mühendisliğinin ana hedefleri şunları içerir:

1. Yalnızca aynı mal ve hizmet yelpazesini sunan diğer şirketlerle rekabet etme yeteneği düzeyini artırmakla kalmaz, aynı zamanda işletmenin karlılığını da artırır. Kuruluş iflasın ve müteakip tasfiyenin eşiğindeyse, böyle bir adım atmak basitçe gereklidir.
2. Zaman içinde ortaya çıkabilecek olası sorunları önleyin. Örneğin, kuruluşun faaliyeti oldukça başarılıysa, o zaman yenilerin ortaya çıkmasıylapiyasadaki oyuncular rekabeti artırabilir. Bu, üretilen malların kalitesinde bir artışa, maliyette bir düşüşe yol açabilir. Bunun için gerekli süreçler zamanında geliştirilmelidir.
3. Mal ve hizmet pazarındaki pozisyon kaybını önlemeye yardımcı olun. Bu, bir sonraki seviyeye ulaşmaya çalışan ve iyi bir işten memnun olmayan lider kuruluşlara atıfta bulunabilir. Devam eden çalışma sürecinde göstergeler gelişiyor ve işletme sahibi lider konumunu kaybedeceğinden endişe etmeyebilir.

Yeniden yapılandırma kavramı nedir?

Yapılan çalışmanın sonucu, motivasyon sistemlerinin ve iş sürecini yeniden yapılandırma teknolojisinin etkinliği ile belirlenir. Karar vermenin ve süreçlerin uygulanmasının temel özelliği, işte, devredilen yetkileri yerine getiren çalışanların, görevleri çerçevesinde bağımsız olarak karar verme fırsatına sahip olmalarıdır. Bu, hem işletmenin hem de çalışanların verimliliğini artırmaya ve artırmaya yardımcı olur.

Değişim mühendisliği radikal önlemlerin kullanımına dayanır, iş bir kez yapılır ama kapsamı geniştir. İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması kavramı, yönetim ve bilgi teknolojisi arasında yer alır ve bu da destek için ek araçların yaratılmasına katkıda bulunur. Uygulanan süreci pekiştirmek için, personel üyelerine genişletilecek olan yeni bilgi sistemlerinin ve talimatların kullanılması gerekmektedir. Bazı durumlarda, işçilerin becerilerini ve daha ileri düzey becerilerini geliştirmek gerekli olacaktır.eğitim.

İşte ne gibi değişiklikler olabilir?

Girişimcilerin işlerini yürüttüğü modern dünya, son birkaç yılda önemli ölçüde değişti. Kuşkusuz, iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasındaki değişiklikler de şunları etkiledi:

1. Şu anda tüketiciler pazar üzerinde bağımsız olarak kontrol uygulamaya başladılar, bu konuyu kendi ellerine aldılar. Artık herhangi bir kişi, bir ürünün nasıl görünmesi gerektiği ve hangi işlevleri yerine getirmesi gerektiği konusunda yeterli bilgiye ve fikre sahiptir ve buna göre bu ürünün maliyetini, harcayabileceği ve hayal kırıklığına uğramayacağı miktarı belirler. Ve en önemlisi, alıcının bir seçeneği var.
2. Tüketiciler, belirli bir ürünle ilgili beklentiler oluşturur. İster pazara yeni girmiş olsun, ister bazı değişikliklere uğramış eski bir ürün olsun. Ürünler ancak beklenti ve ihtiyaçları karşılayabiliyorsa talep görecektir.
3. Şu anda, üretken teknolojiler ve özellikle gerekli bilgileri tüketicilere aktarma yöntemini kullanma becerisine sahip bilgi teknolojileri önemli değişiklikler geçirdi.

Gerçekleşen değişikliklere rağmen, performans yönetimi fikirlerini geliştirmek ve uygulamak için hala eski yöntemleri kullanan kuruluşlar ve kuruluşlar var.

Proje Uygulaması

Projeler uygulanabilirRusya'nın en büyük mobil operatörü olan Rostelecom adlı şirketin iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması örneğini açıkça düşünün.

Yönetim ekibi, 2003 yılında şirketlerden biriyle bir hizmet anlaşması imzaladı ve yönetim süreçlerinin optimizasyonu bugüne kadar devam ediyor. Örnek olarak, 2005'te sona eren ve halen işleyen belirli bir aşamayı ele alabiliriz. Ana gelişmeler arasında, iletişim kullanımı için hizmetlerin hesaplanması sürecine izin veren yapılandırılmış model yer almaktadır.

Genel Müdür Yardımcısı Vadim İzotov'un sözlerinden, geliştirilen modelin yeni bir faturalandırma sisteminin getirilmesine yaklaşmamızı sağladığı anlaşılıyor.

Neyi etkileyebilir

Bir organizasyonun iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması bir dizi faktörden etkilenebilir:

1. Çalışan motivasyonu. Projenin etkin bir şekilde uygulanabilmesi için, herkesin anlayabileceği ve belgelenmiş motivasyonu tanıtmak gerekir. Kuruluşun başkanı, kullanılan önlemlerin başarıya yol açacağını ve tüm yerleşik faaliyetlerin kökten değiştirileceğini açıkça anlamalıdır. Başarıyı sağlamak için işletme sahibi, kuruluşun iş sürecinin yeniden yapılandırılmasının gerekli bir önlem olduğunun farkında olmalı ve daha sonraki uygulanması için gerekli tüm koşulları sağlamalıdır.

2. Liderlik takımı. Herhangi bir projenin uygulanması, yönetim ekibinin gözetiminde gerçekleştirilmelidir. Sırayla, oastları arasında yetki sahibidir ve yapılan işin tüm sorumluluğunu taşır. İstenen sonuçlara ulaşmak için, iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması yetkin, açık, kesin ve ustaca yönetilmelidir. Bir işadamı, organizasyon tamamen yeniden organize edileceğinden, süreçte bazı sorunların ortaya çıkabileceğini açıkça anlamalıdır. Sağlam durmalı ve eski yöntemlere başvurmamalıdır. Yönetici, planlanan projenin sona ermesi ve ardından uygulanması için tüm önlemleri almakla yükümlüdür.

3. Personel. Yönetim iş süreci değişim mühendisliği ekibi, önceden uygun yetkiye sahip olacak tam zamanlı çalışanları içermelidir. Değişime neden ihtiyaç duyulduğunu ve şirket içinde etkili çalışmayı neyin engellediğini net bir şekilde anlamaları gerekir. Çalışan, kendisine verilen yetkiye uymalı ve görevlerini yetkin bir şekilde yerine getirmelidir.

Uygulamanın gösterdiği gibi, alt düzey çalışanların neden yenilikleri kullanmaları ve tüm işletmenin çalışmasını yeniden inşa etmeleri gerektiğini açıklamaları çok daha kolay. Yöneticilerin bir parçası olan çalışanlar için yeni üretimin onlara ne vereceğini anlamadıkları için bu fikri aktarmaları çok daha zordur. Amerika'daki araştırmacılar, yöneticilerin ait olabileceği üç grup belirledi:

• Tigr, kariyerini yeni kurmaya başlayan genç bir çalışandır. Projeye katılma isteği var, hevesi var, kendisine verilen görevleri açıkça yerine getiriyor, zararı yok.
• Eşek işinde çalışan bir uzmandır.şirket uzun süre ve kariyer basamaklarında zirveye ulaştı. İşyerinde istikrar, sakinlik istiyor. Bir işletmenin iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasının neden gerekli olduğunu kesinlikle anlamıyor. Projenin uygulanmasına zarar verebilecekleri için bu tür çalışanlara dikkatli davranılmalıdır.
• Shark - kuruluş içindeki bir dizi işlemi yönetmenize olanak tanıyan yönetim prosedürleri ve talimatları geliştiren uzmanlar. Bu tür çalışanlar genellikle organizasyonda etkiye sahiptir. İşletmenin hayatındaki değişiklikleri sabote etmeye başlarlarsa büyük zorluklara ve sorunlara neden olabileceğinden dikkatli davranılmalıdır.

4. İletişim yetenekleri. Çalışanların yeni bir görev belirlemesi gerekiyorsa, önceden çok net bir şekilde formüle edilmelidir. Herkesin anlayacağı dilden anlatılmalıdır. İşletmelerin iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasının etkinliğindeki başarı, tamamen çalışanların liderlerini ne kadar net anladıklarına bağlı olacaktır. İstenilen hedeflere ve sonuçlara ulaşmanızı sağlayacak olan budur.

5. Bütçe boyutu. İş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasının gerçekleştirilmesi, uygulama ve uygulamaya belirli bir miktarda fonun yatırılması gerekeceği anlamına gelir. Çalışmaya bilgi teknolojisinin dahil edilmesi planlanıyorsa, bu noktaya özellikle dikkat edilmelidir. Örgütsel liderler genellikle değişim mühendisliğinin kendi kendini finanse ettiğini varsayma eğilimindedir, ki durum hiç de öyle değildir. Herkese harcanabilecek bütçenin boyutuna dikkat edin.çalışır, önceden gerekir.

6. Teknolojik destek. Bir iş süreci yeniden yapılandırma projesinin uygulanması ve uygulanmasına ilişkin çalışmaları etkin bir şekilde yürütmek için, seçilen yöntem ve araçlarla tamamen tutarlı bir destek gereklidir. Çoğu durumda, yeni işleri destekleyebilecek bir bilgi sistemi oluşturmayı içerir.

Başlangıç hazırlık çalışmaları önceden yapılmalıdır. Çünkü çoğu durumda kısa sürede ekip üyeleri ve bir bütün olarak ekiple ilgili bir tarz oluşturmak imkansızdır.