Satın alma departmanının hedefleri ve sorumlulukları

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Neden bir satın alma departmanına ihtiyacımız var? Her organizasyonda, bu departman şu veya bu şekilde temsil edilir. Ve çalışması, bir bütün olarak tüm organizasyonun verimliliğini doğrudan etkiler. Departmanın çalışmalarının organizasyonun sonuçlarını nasıl etkilediğine daha yakından bakalım.

Departman Hedefleri

Satın Alma Departmanı, bir tedarikçiden şirket için en uygun koşullarda mal satın alma konusunda uzmanlaşmış bir departmandır.

Departmanın çalışması, şirketin tüm faaliyetleri üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. Çeşitler için, satışlar için, depoların doluluğu, gerekli malların mevcudiyeti, işletme sermayesinin etkin kullanımı için.

Satın alma hedefleri, şirketin küresel hedeflerine göre sıralanabilir, ancak genel liste genellikle şuna benzer:

• şirketin belirli bir ürüne olan ihtiyacını belirleyin;
• malları mümkün olan en iyi fiyata satın alın;
• yüksek ciroyu teşvik edin;
• malları zamanında almak için koşullar yaratın;



• değerlendirmekürün kalitesi ve en yüksek kaliteyi satın alın;
• bir tedarikçi veya tedarikçilerle ilişki sürdürmek;
• şirketin geri kalanıyla etkili bir şekilde çalışın;
• Satın alınan ürünleri etkili bir şekilde takip edin;
• ciroyu izleyin, şirket için maksimum faydayı elde edin.

Ana İşlevler

Farklı kuruluşlarda, satın alma departmanının işlevleri birbirinden önemli ölçüde farklılık gösterebilir. Yine de hemen hemen her şirkette bir departmanı karakterize edecek işlevler ve sorumluluklar vardır:

• Tedarikçi pazarı izleme;
• stokta bulunan ürünlerin mevcudiyetini izleme;
• çeşitlerin zamanında yenilenmesi;
• en iyi tedarikçileri ve fiyatları arayın;
• tedarikçilerle müzakereler;
• malların teslimatı ve kargo taşımacılığının kontrolü;



• mal makbuzu;
• satın alınan malların kalite kontrolü;
• gerekirse şikayetler.

Satın alma departmanının, organizasyonda bulunabilecek veya bulunmayabilecek ek işlevleri - özelliklerine ve yapısına bağlı olarak:

• çeşit yönetimi;
• rakipler hakkında bilgi toplama;
• tedarikçileri pazarlama organizasyonuna dahil etmek.

Yapı

Satın alma departmanının yapısı şunlara bağlıdır:

• kuruluş boyutu;
• endüstriler;
• Cirodaki ürün çeşidi sayısı;
• tedarikçi sayısı;
• coğrafi konumları.

Organizasyonun türüne bağlı olarak satın alma departmanı merkezi veya bölgesel olarak yönetilebilir.

Kural olarak, bu satın alma departmanı başkanı (başkan, direktör) ve satın alma için yöneticilerden (uzmanlardan) oluşan bir matris yapısıdır.

Yönetici başına ortalama öğe veya kategori sayısı yaklaşık 7'dir, ancak üretim veya ciro hacmine bağlı olarak değişebilir.

Departmanın ve çalışanlarının görevleri

Satın alma departmanının etkin çalışması için, satın alma departmanının sorumluluklarının çalışanları arasında net bir şekilde dağıtılması gereklidir.

Departman başkanının temel sorumluluğu, departmanın çalışmalarını optimize ederek ve çalışanların faaliyetlerini koordine ederek gerekli malların tedarikinin sürekliliğini ve istikrarını sağlamaktır. Ayrıca, satın alma müdürü, çalışanlardan herhangi birinin yokluğunda bile departmanın etkin çalışmasını organize etmek ve sürdürmek için yapılan tüm sözleşmeler ve kategoriler hakkında bir fikre sahip olmalıdır.

Satın alma müdürlerinin veya departmanın sıradan uzmanlarının görevleri arasında mal tedarikini organize etmek, kargo taşımacılığını takip etmek, satın alınan partilerin ödemelerini kontrol etmek ve satın almaları planlamak yer alır.

Etkili bir model, her alıcının bir makale veya ürün kategorileri listesinden oluşan kendi sorumluluk alanına sahip olduğu bir model olacaktır.

Çalışan Gereksinimleri

Çalışanların sorumlulukları ve departmanın işlevleri göz önüne alındığında, aşağıdakiler için bir gereksinim listesi oluşturabilirsiniz.alıcı pozisyonu için ideal aday.

Satın alma departmanı çalışanları sırasıyla aşağıdaki becerilere, bilgilere ve kişisel niteliklere sahip olmalıdır:

• Bilgileri analiz etme yeteneği. Tedarikçi seçimi birçok kritere göre yapılmalıdır. Bu en iyi fiyat, coğrafi avantaj ve tedarikçi firma ile kuruluşunuzun lojistiğinin uyumudur.
• Fiyatlandırma ilkeleri bilgisi.
• Tedarik için yasal çerçeve bilgisi.
• Sözleşme hazırlama ve sonuçlandırma yeteneği.
• Müzakere yeteneği. Bazen şirketiniz için bir tedarikçi ile bireysel koşullar hazırlamak çok önemlidir. Tedarikçinin fiyatını düşürmek veya tedarikçinin kaynaklarını promosyonlar için kullanmak, personeline yönelik ürüne özel eğitim, ürün taksitlendirme ve ödeme sonrası sistemlerin tümü benzer şirketler arasında iyi bir rekabet avantajı sağlayabilir.
• İş ilişkilerini sürdürme yeteneği.
• Etkinliklerinizi planlama yeteneği.

Alıcıların motivasyonu ve satın alma yöneticisi

Satın alma departmanının motivasyon sistemi, çalışanın maksimum verimle çalışacağı şekilde kurgulanmalıdır. Ancak aynı zamanda, çalışanın yeteneklerini aşan çelişkili gereksinimler ve gereksinimler öne sürülmemelidir.

Aylık bir motivasyon sistemi uygulamak için şunlara ihtiyacınız var:

• Departman için bir KPI modeli oluşturun. Bunlar satın alma planının yerine getirilmesi, ciro oranı, satışların karlılığı gibi göstergelerdir.mallar, eski malların varlığı ve yokluğu.
• Kuruluşun rakiplere göre fiyat deltası, gerekli ürünün bulunabilirliği, satın alınan ürünün kalitesi, yeni markaların piyasaya sürülmesi, bireysel tedarikçilerin koşulları ve daha fazlası.
• KPI modeline göre prim hesaplanır. Ayrıca, iki bölümden oluşan bir ikramiye ödemek de etkili olacaktır: departman performansı için bir ikramiye ve planların kişisel olarak yerine getirilmesi için bir ikramiye.

Aynı zamanda, her KPI kriteri aşağıdaki gibi özelliklere sahip olmalıdır:

• ölçülebilirlik;
• şeffaflık;
• piyasa trendleri dikkate alınarak planlama kriteri oluşturulmalıdır.

Yani, alıcı isterse prim tutarını bağımsız olarak hesaplayabilir.

Departman başkanının ikramiyesi, tüm departmanın göstergelerine dayanabilir ve ayrıca her çalışanın performans göstergelerini ayrı ayrı içerebilir.

Aynı zamanda, satın alma departmanının sıradan bir çalışanının ikramiye kısmı, tüm maaşın yaklaşık %50'si ve bölüm başkanının ikramiyesi ise yaklaşık %30-40'ı olmalıdır. Gerisi maaştır, çünkü tüm departman performans göstergeleri belirli bir çalışanın faaliyetlerine bağlanamaz.

Satışlar alıcının sorumluluğunda mı

Satın alma departmanının KPI hesaplamalarında, satın alınan malların cirosu - satışların varlıklarına oranı gibi bir kriter kullanabilirsiniz.

Alıcının yapması gerektiği gibi görünüyorsadece malların satın alınmasıyla ilgilenir, ancak yine de satın alınan malların kalitesi, son tüketici veya şirketin müşterisi için fiyat çekiciliği satış planının uygulanmasını önemli ölçüde etkiler.

Bu nedenle, satışların miktarı ve kalitesi yarı yarıya iyi gerçekleştirilen satın alımlara bağlıdır.

Satın alma departmanının organizasyon yapısındaki yeri

Satın alma departmanı tarafından modern pazarlama trendlerine uygun olarak çözülen görevler şu sırayla çözülmelidir:

• Önce, bir satış stratejisi oluşturulur (bitmiş ürün veya satın alınan mallar).
• Ardından satın alma departmanı işletmedeyse üretim stratejisi konusuna karar verilir.
• Ve ancak o zaman gerekli mallar, hammaddeler veya bileşenler için bir tedarik stratejisi geliştirilir.

Satın alma başkanı genellikle doğrudan şirketin CEO'suna rapor verir.

Satın alma departmanı ile pazarlama ve satış departmanı arasında da etkili bir iletişim olmalıdır. Bu olmadan, bir satın alma departmanı oluşturmak, yapısını ve motivasyonunu iyileştirmek için yapılan birçok çaba, uygun bir sonuç olmadan kalacaktır.

Bir holding veya organizasyonda bir kategori yönetim sistemi uygulanıyorsa, alıcı kategori yöneticisi ile birlikte çalışmalıdır. Aynı zamanda motivasyon sisteminin herkes için şeffaf ve anlaşılır kalması için her uzmanın sorumluluk alanını sınırlandırmak gerekir.