Doğru kayıt için iş gezilerinin amacına örnek

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

İş gezilerinin amacının bir örneğinin muhasebeciler için özel dergilerde kolayca bulunabileceği bilinmektedir. Hazır deneyim kullanmak zor değil gibi görünüyor. Ancak, gezinin amacı yanlış formüle edilirse, işletmenin vergiye tabi kârını az altmak için yapılan harcamalarda maliyeti dikkate alınamaz. Bu nedenle, çalışanın iş "yolculuğunu" düşünceli ve dikkatli bir şekilde gerekçelendirmek gerekir.

Hangi belgeler hazırlanmalı

İş gezisi düzenlemeyi bilen bir uzmanın bir organizasyonda çalışması çok uygundur. Ancak toplu işten çıkarmaların olduğu zamanlarda, birçok küçük işletme sahibi kendi kayıtlarını tutmak ve resmi evrak işlerinin çoğunu yapmak zorundadır.

Gerekirse muhasebe kurslarını tamamlamamış özel girişimciler ve çalışanlar, seyahat ödeneklerinin nasıl işlendiği ile ilgilenmektedir.

Bu prosedürün birkaç adım içerdiği bir sır değil.

1. süpervizörŞirket, T9 formunda bir iş gezisi siparişi verir. Şunları içerir:

• Tam ad çalışan;
• personel numarası;
• konum;
• çalışanın çalıştığı şirketin bölümü (departman, sektör, departman);
• Seyahatin amaçları ve hedefleri, zamanlaması, finansman kaynakları (genellikle işverenin fonları);
• hedef.

Siparişe bir belge eklenir - seyahatin nedeni (not veya davetiye).

2013 yılına kadar ayrıca bir hizmet ataması ve seyahat belgesi hazırlanması gerekiyordu. Bu formlar artık gerekli değildir. Muhasebecilerin işçilik maliyetleri azaldı, ancak yeni sorular ortaya çıktı: bir iş gezisi gerçeği nasıl doğrulanır ve iş gezisinin amacına ulaşıldığını nasıl kanıtlayabilirim?

Bu konuda birçok kuruluşta çalışanlar seyahat belgesi vermeye devam ediyor. Bu küçük ve aynı zamanda çok bilgilendirici bir belgedir. Seyahat belgesindeki amaç, sipariştekiyle aynıdır.

2. İşveren seyahat biletleri satın alır, bir otel odası rezerve eder.

3. Görevlendirilen çalışan, siparişe aşina olduğunu belirtir, seyahat biletleri ve ikamet yeri hakkında bilgi alır.

4. Günlük ödenekler hesaplanır. Yasaya göre, bunlar:

- 700 ovmak. günlük - Rusya Federasyonu sınırları içinde seyahat ederken.

- 2500 ovmak. günlük - yurt dışı iş gezileri için.

İşveren kendi inisiyatifiyle ödemeleri artırabilir, ancak bu durumda bütçeye katkıda bulunmak zorunda kalacaktır. Belirtilen değerleri aşan tutarlar üzerinden alınan kişisel gelir vergisi.

5. Çalışanın maaşı, ana iş yeri dışında kaldığı süre için hesaplanır. Bir iş gezisinin gün sayısı ile çarpılan ortalama günlük kazançtır. Bir iş gezisinde harcanan zaman kısmen hafta sonları veya tatil günlerinde düşerse, bu gün için maaş iki kat olarak hesaplanır.

6. Bir seyahatten döndükten sonra, çalışan AO-1 No'lu formda yapılan harcamalar hakkında önceden bir rapor doldurur ve destekleyici belgeler ekler: seyahat biletleri, otel konaklama kuponu, seyahat listesi, gerekirse yakıt ödeme kontrolleri.

7. Özetle: gezinin amacına ulaşıldı mı? Çalışan, bir iş atamasının tamamlandığını onaylayan yazılı bir rapor hazırlar veya belgeler sunar.

Yolculuğun belirtilen amacına ulaşılmazsa ne olur?

Bu durumda seyahat masrafları vergi matrahını az altmak için dikkate alınabilir mi? Bu konu hala muhasebeciler ve Federal Vergi Servisi temsilcileri arasında tartışmalara neden oluyor. İkincisi, başarısız bir seyahatin maliyetlerinin vergi muhasebesi için kabul edilmediğini iddia ediyor.

Muhasebeciler ve firma sahipleri, sonucu ne olursa olsun, çalışanın iş gezisinin üretim niteliğinde olduğunun tanınması için talepte bulundular. Genellikle mahkemede bakış açılarını savunmayı başarırlar.

Özellikle, iş gezilerinin amacının çok yaygın bir örneği - "Müşteri ile bir sözleşme imzalayın." Varişlemin gerçekleşmeme olasılığı. Bu durumda, vergi makamları, bir iş gezisinin maliyetlerini, karı az altmak için harcamalara bağlamanın mantıksız olduğunu düşünmektedir. Bununla birlikte, işletme başkanları, müzakereler sırasında potansiyel müşterilerle gelecekte bir sözleşmenin imzalanmasına yol açabilecek güçlü ticari bağların kurulduğunu defalarca kanıtlamayı başardılar. Mahkeme, vergi mükellefinin vergi muhasebesi için seyahat masraflarını kabul etme hakkını tanıdı.

İş atamaları için "Evrensel" ifadeler

Şu anda deneyimli denetçiler şunları tavsiye ediyor: Gezinin amacına ulaşılacağına dair herhangi bir şüphe varsa, bunu genel anlamda sırayla belirtmek daha iyidir. Hedefler belirlenirken, ücretsiz formülasyonların kullanılmasına izin verilir. Çalışanı görevi tamamlama gerçeğini belgelemeye mecbur etmeyen iş gezilerinin amaçlarına ilişkin örnekler:

Ivanov I. Ve N-sk şehrine gidiyor:

• üretim sorunlarını çözme,
• olası işbirliği üzerine müzakereler,
• iş bağlantıları kurmak,
• mal satın alma olasılığı için piyasayı araştırın.”

Görevlendirilen çalışan, siparişte belirtilen görevi tamamlamadı

Belirli bir hedef belirlenmişse ve bu hedefe ulaşılamamışsa, çalışandan aşağıdakilerle ilgili bilgileri içeren açıklayıcı bir not talep edilebilir:

• servis görevi neden başarısız oldu,
• yolculuğun sonucu ne,
• "yolculuk"tansa şirket için ekonomik olarak faydalıdır.

Vergi memurundan mektup varsayetkililer, kural olarak, vergi muhasebesi için seyahat masraflarını kabul etmeyi meşru kabul eder.

Hizmet ataması atanırken hangi koşullar sağlanmalıdır?

Maalesef normatif belgeler, örnek olarak iş gezilerinin amaçlarının doğru örneklerini sunmamaktadır. Çalışanın seyahat sırasında çözmesi gereken görevler, işveren bağımsız olarak belirler. Ancak, bir sipariş oluştururken bazı noktaları dikkate almak önemlidir:

1. Seyahat masraflarının vergi muhasebesine kabul edilebilmesi için, üretimin bir çalışanın başka bir şehre veya ülkeye taşınması ihtiyacının açık olması gerekir. Örneğin, kurumsal bir etkinliğe veya ödül törenine seyahat etmenin maliyeti, karı az altmak için giderlere dahil edilemez.
2. İş gezisinin amaç ve hedefleri, çalışanın iş görevlerine uygun olmalıdır.
3. "Yolculuğun" tarihi ve rotası, nedeni ile çelişemez. Örneğin, bir çalışan bir sergiye katılmak için bir iş gezisine gönderildiyse, etkinliğin bitiminden sonraki 24 saat içinde ters yönde hareket etmelidir.

Kıdemli personelin seyahati

Şirketlerin birinci şahısları ve vekilleri, kural olarak, diğer şehirlere ve ülkelere seyahat ederler:

• ortaklarla önemli müzakereler yürütmek,
• resmi etkinliklere katılım,
• potansiyel müşterilerle iletişim kurma.

Bir yöneticinin iş gezisi genellikle formdaki bir siparişle değilT9, ancak şu ibareyi içeren bir emirle: “… amacıyla _ için ayrılıyorum”. Siparişte olduğu gibi siparişte de tam adı belirtmek gerekir. ve çalışanın konumu, varış yeri, iş gezisinin amacı ve hedefleri.

Şirketin birinci kişinin kendisine veya yardımcılarına atayabileceği iş atamalarına örnekler:

• Komplekt LLC ile pazarlık;
• Standard LLC ürün örneklerinin gösterimi;
• "Rusya'nın Elektrik Malzemeleri" sergisine katılım, Moskova 27 Eylül 2016;
• 20 Temmuz 2016'da Kozmoteknik toplantısının katılımcıları için bir sunum yapmak;
• 21 Ağustos 2016 tarihinde LLC Eğitim Merkezi "Danışma" tarafından Moskova'da düzenlenen "Finansal krizden nasıl kurtulurum" seminerine katılım;
• Moskova Devlet Üniversitesi öğrencilerine ve yüksek lisans öğrencilerine "Yerli üreticilere devlet desteği" konulu konferans;
• 10-15 Ekim 2016 tarihlerinde düzenlenen "İş kolay ve eğlenceli" konferansının katılımcıları ile deneyim alışverişi;
• profesyonel gelişim;
• yeni teknolojileri deneyimleyin.

Yönetici ve yardımcılarının iş gezisi, şirketin şubelerinin çalışmalarının kalitesini kontrol etmekle de ilgili olabilir. İşte bazı örnekler:

• 2016'nın ilk yarısı için iştirakimiz Our Firm LLC'nin finansal ve ekonomik faaliyetlerinin sonuçlarını özetlemek;
• OOO "Enterprise" şubesinin N-sk'deki finansal ve ticari faaliyetlerinin denetimine katılım;
• analiz02 Eylül - 10 Eylül 2016 tarihleri arasında A-sk'deki 0233 numaralı ek ofis personelinin çalışma kalitesi ve sertifikasyonu

Gerekirse yolculuğun amacı birkaç daha dar göreve ayrılabilir. Genellikle siparişte belirtilmezler, ancak şirketin dahili belgelerine yansıtılırlar.

Örneğin, “olası işbirliği hakkında Perspektiva LLC ile görüşme” hedefi için aşağıdaki görevler belirlenebilir:

Perspektiva LLC Genel Müdürü ile tanışma ve kişisel görüşme: promosyon malzemelerinin gösterilmesi, ürün örnekleri, teslimat koşullarının tartışılması

Planlanan sonuç:

• Perspektiva LLC başkanıyla iletişim kurmak için,
• Ona Şirketimiz ürünlerinin rekabet avantajları ve işbirliğinin faydaları hakkında bilgi vermek için,
• ilk mal partisinin tedariki için bir sözleşme müzakeresi yapın.

2. LLC "Enterprise" satın alma departmanı ile bir toplantıya katılım, sözleşme şartlarının tartışılması.

Planlanan sonuç:

• Perspektiva LLC'nin fiyat listesinde belirtilen fiyatın (seçenek 1) en fazla %20'si oranında toptan indirimle sağlanması koşuluyla, %100 ön ödeme koşullarıyla mal tedarik etme hakkını elde edin;
• 3 haftadan fazla olmayan bir süre için taksitlerle ödeme ile indirimsiz, ayda bir ton hammadde miktarında mal tedariki konusunda anlaşın (seçenek 2).

Bir geziden döndükten sonra, yönetmen gezinin amacına ulaşılıp ulaşılmadığını özetler.

Satış müdürlerinin iş gezileri

İş gezisi rezervasyonu nasıl yapılırmüşteri hizmetleri ve satıştan sorumlu bir çalışan mı? Satış yöneticileri genellikle nicel terimlerle ifade edilen net hedefler belirler. Bir çalışanın bir iş planını ne kadar iyi ve verimli bir şekilde yerine getirdiği, kazancına ve kariyer beklentilerine bağlıdır.

Müşterilerle çalışmaktan sorumlu bir çalışan bir iş gezisinin (satış yapmak) ana görevini tamamlayamazsa, işveren yine de potansiyel müşteri, onunla işbirliği beklentileri, ayrıca anlaşmayı kapatmanın nedenlerini de.

Ayrıca, müşteri tabanını genişletmeyi amaçlayan bir şirketin başkanının, potansiyel müşterinin hangi rakip firmalarla işbirliği yaptığını ve sözleşmelerin hangi şartlarda yapıldığını anlaması önemlidir.

Bu nedenle, bir satış yöneticisi bir iş gezisine çıktığında, kendisine yalnızca müşteriyle müzakerelerle ilgili görevleri değil, aynı zamanda pazar bilgilerinin toplanmasıyla ilgili görevleri de içeren çok düzeyli bir hedef verilir.

Ana görev ataması kulağa şöyle gelebilir:

• Gelecek Müşteri LLC ile ilk teması kurmak ve müzakere etmek;
• JSC "Müşteri" şirketi için malzeme temini sözleşmesinin imzalanması;
• müşteri tabanını genişletmek, N-ska'daki pazar fırsatlarını keşfetmek;
• "Bugünkü yapı malzemeleri" sergisine katılım 01 Ağustos 2016;
• şirketin batı şubesinin satış müdürleri ile deneyim alışverişi; kurumsal katılımKarlı Anlaşmalar Konferansı;
• Batı Şube Satış Departmanı'nın yeni çalışanlarını eğitmek;
• "Başarılı çalışma" seminerinin düzenlenmesi ve düzenlenmesi.

"Mal tedariki için bir sözleşmenin imzalanması", müşterilerle çalışmaktan sorumlu çalışanlar için iş gezilerinin en popüler amacıdır. Sorunlarda ortaya çıkabilir:

• Future Customer LLC'nin satın alma departmanı temsilcisiyle görüşme, ihtiyaçların belirlenmesi ve analizi;
• Rakip işletmeler LLC "Rival 1" ve JSC "Rival 2"yi "gizli müşteri" olarak ziyaret edin: fiyat listeleri elde etme, müşterilerle işbirliği koşulları hakkında bilgi toplama, pazarlama departmanı için bir rapor derleme, tanımlama LLC "Rival 1" ve JSC "Rival 2"nin güçlü yönleri;
• Future Client LLC'nin tedarik departmanı başkanı ile müzakereler, ürün örneklerinin gösterilmesi, sözleşme şartları üzerinde anlaşma;
• Future Client LLC'nin CEO'su ile toplantı, sözleşmenin imzalanması.

Seyahatten döndükten sonra, satış müdürü her görevin uygulanması ve elde edilen sonuçlar hakkında bir rapor sunmalıdır. Müzakerelerin tutanakları, potansiyel bir müşterinin ihtiyaçlarının analizi, pazarlama araştırması için materyaller, ticari tekliflerin kopyaları, imzalı bir sözleşme (varsa) eşlik eder.

Benzer şekilde, bir iş gezisinin amacı müşteri departmanı başkanı veya satış departmanı müdürü için formüle edilebilir.

Yönetim ekibine aşağıdaki görevler atanabilir:

• dahili bir uygulama yürütmeksatış işlemlerinin denetimi,
• şirket şubesinin çalışmaları üzerinde kontrol,
• Müşteri Deneyimini Geliştirme Komitesi toplantısına katılım,
• Yıllık toplantıda yönetim kurulu üyelerine bir satış raporu sağlamak.

Sarf malzemeleri satın almak için seyahat etmek

İşletmelerin yöneticileri ve ayrıca satın alma departmanlarının çalışanları, işletmenin ihtiyaçları için mal satın almak için sık sık iş seyahatlerine çıkarlar.

Bu durumda, sipariş aşağıdakilerden iş seyahatlerinin amacına ilişkin herhangi bir örnek belirtebilir:

• Olası Tedarikçi 1 LLC ve Olası Tedarikçi 2 LLC ile işbirliği koşullarını tartışarak müzakere;
• Zavod LLC ile iş bağlantıları kurmak, üretim sürecini ve ürün örneklerini incelemek;
• LLC "Malzeme" ve JSC "Detaylar" ile hammadde ve bileşenlerin satın alınması için sözleşmelerin imzalanması;
• Tedarikçi Producer LLC ile sözleşme şartlarının müzakere edilmesi.

Üretim işçilerinin seyahati

Genellikle mühendisler için ekipmanın, inşaatçıların, işçilerin kurulumu ve kurulumu için "seyahat" hesabı. Bu uzmanlar için aşağıdakilerden herhangi bir iş gezisi görevi örneği uygundur:

• JSC "Müşteri"nin atölyelerinde "Hat-1" üretim ekipmanının kurulumu ve ilk testi,
• Konveyör-100" ekipmanının kurulumu, ayarlanması ve devreye alınması,
• "A-2" makinesinin garanti servisi,
• bakım çalışmasıüretim hattı JSC "Müşteri",
• planlanmamış onarımlar, makine arızalarının giderilmesi,
• ekipman bakımı.

İş seyahati yapan sürücüler

“Dümen çalışanları” genellikle malları, belgeleri taşımak ve iş yerlerine uzmanları teslim etmek için başka şehirlere seyahat etmek zorundadır.

Bu kategorideki bir çalışanın iş gezisi genellikle aşağıdaki görevlerle ilişkilendirilir:

• Standard LLC'nin ticari direktörünün Client LLC ile müzakere edilen yere teslimi,
• Tedarikçinin deposunda malzemelerin alınması, Kargonun Firmamız LLC topraklarına teslimi,
• araba tamiri, yedek parça alımı,
• Onaylı bir araç servisinde teknik araç teşhisi.

Sonuç

Artık bir çalışanın iş seyahatini ayarlarken hangi noktalara dikkat edilmesi gerektiğini biliyorsunuz. Bu yazıda kişisel durumunuza uygun iş seyahatlerinin amacına dair bir örnek seçebilirsiniz.