Bir kuruluşta bir iç kontrol sisteminin organizasyonu: oluşturma, amaç, gereksinimler ve analiz

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Herhangi bir ekonomik nesnenin sahibi, ekonomik faaliyetinin organizasyonunun kalitesine her zaman önem verir. Herhangi bir kârlı işletme, sahibi için potansiyel bir kâr taşır. Hangi yetkin girişimci, kendisine bu kadar ciddi bir gelir getiren kendi yavrularının işleyiş koşullarıyla ilgilenmez? Muhtemelen, her şeyin yoluna girmesine izin vermek ve her zaman böyle olacağını, organizasyondaki çalışmanın planlandığı gibi ilerleyeceğini ve sonsuza kadar aynı olumlu finansal sonuçları getireceğini varsaymak için aptal olmanız gerekir. astlarınızın emek süreci. Kesinlikle, çünkü aklı başında ve şirketinin yönetimine karşı nesnel bir tavır sergileyen her iş adamı, karını kaybetmekten ve bir gün kârını kaybetmekten korkar.iflas ederse, organizasyonun bir iç kontrol sistemi sunar. Ne olduğunu? Bu sistem ne veriyor? Nasıl organize edilir? Ve hedefler nelerdir? Her şeyden önce.

Bir kuruluştaki iç kontrol sistemi nedir

Herhangi bir örnek ticari varlığın bir örneği, ekonomik faaliyetini kesintisiz olarak yürüten ve varlığının ana koşulunu yerine getiren bir kuruluştur - düzenli olarak artırarak kar eder. Şirket sahibi her zaman tüm çabalarını ve yatırımlarını yalnızca kuruluşunu daha güçlü ve daha güçlü kılan şeylere yönlendirir, getiri kaynaklarını gelir şeklinde genişletir. Tabii ki, herhangi bir mal sahibi, şirketinin sorunsuz çalışmasını ister. Ve bunun için uygun eylemi yapmanız gerektiğini anlıyor. Bu, organizasyonun iç kontrol sisteminin organizasyonuna yönelik küresel ihtiyacın ortaya çıktığı yerdir. Burada, işletmede yönetim sürecindeki eksiklikleri izlemek ve belirlemek için, sahibine herhangi bir ihlal ve tutarsızlık hakkında sinyal verecek böyle bir aparat oluşturma gereğini açıkça görebiliriz. Böyle bir cihaz ne olmalı?

Bir organizasyonun yönetimindeki iç kontrol sistemi, kuruluşun sonuçlarıyla doğrudan ilgili olan, kuruluşta yer alan tüm prosedürleri ve iş süreçlerini izlemek, izlemek, kontrol etmek, değerlendirmek ve analiz etmek için kullanılan bir dizi yöntemdir. Bir bütün olarak şirketin ekonomik faaliyeti. Başka bir deyişle, bunlar özel çalışanlar, belirli yöntemlerdir.araştırma, analitik ekipman ve ilgili teknolojilerin bir listesidir ve bunlar birlikte bir işletme sahibinin sağlanmasını istediği kontrol edici etkiyi verir. Kendisini dürüst olmayan astlardan veya görevlerinin düşük kaliteli performansından korumak için böyle bir kontrole ihtiyacı var, bu da sonunda bir bütün olarak işletmenin finansal sonucunu etkileyebilir. Ama bu süreç nasıl organize ediliyor?

Bir şirkette bir iç kontrol sisteminin organizasyonu, düzenleyici makamların teknik donanıma erişimleri ve bir ticari işletmenin yüksek düzeyde bilgi sağlayabilecek gerekli tüm bilgileri ile birlikte çalışması için bu kadar elverişli bir zeminin oluşturulmasıdır. -İş tanımlarına uygun olarak çalışanların çalışmalarının ve doğrudan görevlerinin izlenmesinde kalite kontrolü. Basitçe söylemek gerekirse, bir işletmede bir kontrol cihazının oluşturulması, şirketin tüm fonksiyonel alanlarında uzman denetçiler tarafından kontrollerin yapılmasını içerir.

Hedefler

Yetkin bir iş adamı hiçbir şeyi amaçsızca yapmaz, bu nedenle müdür aracılığıyla verdiği eylemin, yeniliğin, emrin veya emrin her detayını düşünür ve belirli bir sonuca ulaşmak için girişiminin ticari faaliyetlerine uygular. Buna göre, kontrol aparatı ile aynıdır. Kuruluştaki iç kontrol sisteminin, herhangi bir işletme sahibine aşağıdakilerden kaçınmak için rehberlik eden dört ana hedefi vardır.sorunlar oluşur:

1. Ekonomik faaliyetin etkinliğini kontrol etme. Olası sapmaları tespit etmek ve bastırmak için işletmede gerçekleştirilen ekonomik işlemlerin izlenmesi ve izlenmesi ihtiyacını ifade eder.
2. Bilgi güvenliği. Yönetime ve üst makamlara güvenilir, objektif, eksiksiz ve zamanında raporlama sağlamak için muhasebe departmanının şeffaf işleyişinin düzenlenmesini içerir.
3. Çalışanların hırsızlık ve yasa dışı eylemlerinin bastırılması. Bu, kuruluş içindeki çalışanlar tarafından olası kara para aklama ve dolandırıcılık olayları üzerinde daha sıkı kontrol anlamına gelir.
4. Yönetmeliklere uygunluk. Personel aygıtındaki her durum birimi, dahili düzenleyici çalışma programını kesinlikle takip etmelidir.

Kendisini ve şirketinin işleyişinin meyvelerini gelir şeklinde korumaya çalışan şirket sahibi, kendisine belirli hedefler koyar. Organizasyondaki iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde düzenlenmesi sayesinde bu hedeflere başarıyla ulaşılmaktadır.

Yapı

Herhangi bir işletmede kontrol mekanizması, kontrol organlarının hiyerarşik olarak tabi kılınması yoluyla gerçekleştirilir. Her sahada, izleme ve doğrulama faaliyetlerini yürütmekten sorumlu organlar bulunmaktadır. Bir kuruluştaki bir iç kontrol sistemi örneği, yapısal ve hiyerarşik tabiiyet açısından nasıl görünür?

ElbetteÇoğu, işletmedeki hükümet biçimine bağlıdır. Küçük bir firma ve üç-dört kişilik bir kadro ile her şey nettir, kontrol edilecek özel bir şey yoktur, bu hemen amir tarafından yapılır. Ancak büyük işletmelerde her şey farklıdır: şirket ne kadar büyükse, yapısal departmanlarına o kadar ilgili iç kontrol önlemleri dağıtılmalıdır. Örneğin, kurumsal sistemlerde iç kontrolün organizasyonu birkaç yapısal blok bağlamında gerçekleştirilir:

• İlk blok, merkezi olarak yönetilen ve kontrol edilen ana ve sarsılmaz idari aygıt olan yönetim kuruludur.
• İkinci blok, kontrolün yönetim kurulundan yönetim aygıtı ve denetim komitesi şeklinde iki ana organa ayrılmasını içerir.
• Üçüncü blok - kontrolün yönetim aygıtından şirkette bulunan tüm departmanların başkanlarına bölünmesini sağlar, bu da sırayla her departmandaki astlarının doğrudan faaliyetlerini kontrol eder.
• Dördüncü blok - denetim komitesinin kontrol sorumluluklarının risk yönetimi birimine ve iç kontrol birimine dağıtılmasını içerir.

Şirketteki kontrol organlarının blok yapılanmasına dayanarak, kurumsal hükümet biçimlerinde iki yön olduğu sonucuna varabiliriz: bunlar, işletme içindeki ayrı yapısal organlar ve astlarını izleyen departman başkanlarıdır. Çoğu zaman, iç sistemin organizasyonu bu şekildedir.işletmede kontrol.

Finansal kurumların denetim yapısı biraz farklı görünüyor. Bir kredi kurumunun iç kontrol sistemi, hiyerarşinin belirli seviyelerinde ilgili tedbirlerin yayılması için altı ana kaynak sağlar:

• bir kredi kurumunun yönetim organları;
• kafa ve yardımcıları;
• baş muhasebeci ve yardımcısı;
• revizyon komisyonu veya denetçi bir arada;
• özel kontrol üniteleri;
• kredi kurumunun kontrol organlarının diğer yapısal bölümleri.

Görüntülemeler

İç denetim çeşitlerinin sınıflandırılması, ünitenin çok sayıda özelliği nedeniyle oldukça çok yönlüdür. Bu nedenle, bir organizasyonun iç kontrol sisteminin oluşturulması, ana alanlarda birkaç şube sağlar.

Uygulama sırasına göre:

• idari;
• idari;
• finansal;
• teknolojik;
• yasal;
• muhasebe.

Gönderme şekline göre:

• gerçek;
• bilgisayar;
• belgesel.

Geçici olarak:

• ön;
• mevcut;
• sonraki.

Kapsam olarak:

• tam ve kısmi;
• katı veya seçici;
• karmaşık veya tematik.

Yöntemler

Listelenen denetim türlerine ek olarak, kuruluşta yürütülen denetim prosedürleri, doğrulamaya yönelik çeşitli metodolojik yaklaşımların uygulanmasında kendini gösterebilir. Bu nedenle, bir işletmede bir iç kontrol sisteminin organizasyonu, bir dizi üç ana metodolojik alanın kullanılmasını içerir.

Genel yöntemler:

• Denetim - muhasebe ve finansal raporlamanın kontrolünü içerir.
• İzleme - işletmenin belirli bölümlerinde belirli alanlarda gerçekleştirilen prosedürlerin doğruluğunu incelemeyi içerir.
• Revizyon - belgelerle doğrulama manipülasyonları yoluyla gerçekleştirilir.
• Analiz - belirli ekonomik göstergeleri hesaplar ve bunları norm değerleriyle karşılaştırır.
• Tematik kontrol - belirli bir konuda gerçekleştirilir, örneğin yazarkasa ve kasa kontrolü.
• Resmi soruşturma - düzenlemelere uymama veya maddi olarak sorumlu bir kişinin suçunun ortaya çıkması durumunda ortaya çıkar.

Belgesel kontroller:

• Yasal değerlendirme - sözleşmeler ve diğer belgelerle ilgili doğrulama faaliyetleriyle doğrudan kuruluştaki hukuk departmanının yetkilerine atıfta bulunur.
• Mantıksal kontrol - ilgili belgelerde yansıtılan, devam eden ticari operasyonların karlılığını kontrol etmek için gerçekleştirilir.
• Aritmetik doğrulama - belirli bir yanlış hesaplamada ve belgelerdeki göstergelerin gerçek olanlarla karşılaştırılmasında kendini gösterirveri.
• Karşı çek - belirli bir dönem için birincil çeki artırmayı ve analizini içerir: buna irsaliyeler, vergi faturaları, vergi faturalarında düzeltmeler ve daha fazlası dahildir.
• Resmi doğrulama - belirli işlemlerin gerçekleştirilmesine dayalı olarak zorunlu belgelerin mevcudiyeti üzerinde kontrol sağlar.
• Karşılaştırmalı kontrol - dijital, özet, eşdeğer verilerdeki yanlışlıklar ve tutarsızlıkları ortaya çıkarır.

Gerçek kontrol teknikleri:

• Envanter - duran varlıklar, maddi ve maddi olmayan varlıklar, eldeki nakit, banka hesaplarındaki nakit dışı finansman gibi mülklerin varlığının ve yeniden hesaplanmasının organizasyonunda muhasebenin iç kontrol sistemi tarafından doğrulanmasını sağlar, vb.
• Uzmanlık - belirli bir odaktaki belirli bir konuda bir uzmanın veya bir uzman kadronun çekilmesiyle gerçekleştirilir.
• Görsel gözlem - çalışanın ve iş faaliyetinin dışarıdan izlenmesini içerir. Örneğin, kıdemli bir muhasebeci, sıradan bir muhasebecinin görevlerinin performansını bu şekilde gözlemleyebilir.
• Kontrol ölçümü - normla karşılaştırmak için işletmedeki belirli bir operasyonun nicel veya nitel olarak yeniden üretilip üretilmediğini kontrol etmek için ani bir kararla karakterize edilir.
• Yönetim bilgilerinin analizi - dahili nitelikteki emirlerin, emirlerin, kararnamelerin incelenmesini ve bunların uygulanmasının sonuçlarının doğrulanmasını önceden belirler.

İşlevler

Herhangi bir mülkiyet biçimine sahip bir kuruluşta bir iç gözetim sisteminin organizasyonu, ilgili organlar tarafından belirli işlevlerin yerine getirilmesini sağlar. Sonuçta, her kontrol işlemi belirli bir sonucun elde edilmesini içerir. Küresel sonuç, düzenli ve istikrarlı bir gelirle işletmenin kesintisiz çalışması olmalıdır. Ve bunu ancak bir dizi stratejik işlevi yerine getirirken başarmak mümkün görünüyor. İşte onlardan bazıları:

• Şirketin ticari faaliyetlerinin ve dış çevresinin izlenmesi - pazar eğilimlerinin, talep ihtiyaçlarındaki değişikliklerin ve ayrıca rekabetçi tesisler ve bunların politikalarının izlenmesini içerir.
• Şirket faaliyetlerinin stratejik yönlerinin geliştirilmesi - operasyonel ve ekonomik faaliyetlerde taktik adımlarla şirketin ana hedefine ulaşılmasını sağlar.
• Bir risk değerlendirme ve yönetim sistemi oluşturma - herhangi bir işletmenin düzenleyici makamları, faaliyetleri dahilinde hangi olumsuz faktörlerin onu tehdit ettiği konusunda bir fikre sahip olmalıdır.
• Yatırım ve sermaye yatırım projelerinin değerlendirilmesi - iç kontrol, yatırım yaptığı projelerin üretkenliğini, rasyonelliğini ve karlılığını değerlendirmek için çalışmalar yapmalıdır.

Genelden özele doğru hareket ederek, organizasyondaki iç muhasebe kontrol sisteminin mevcut işlevlerini, yüksek kaliteli iç yönetim için temel bilgi verileri olarak ayırabiliriz.fabrika denetimleri:

• mevcut muhasebe sistemlerinin incelenmesi;
• bu sistemlerin üretkenliğinin ve karlılığının değerlendirilmesi;
• finansal analiz ve muhasebe kontrolü;
• kontrol yöntemlerinin izlenmesi;
• küresel uyumluluk;
• çalışanların iç düzenlemelere uyumu;
• sağlanan bilgi verilerinin güvenilirlik seviyesinin değerlendirilmesi;
• muhasebe, vergi, hukuk konularında danışmanlık;
• muhasebe, yönetim ve vergi muhasebesinin doğrudan otomasyonuna katılım;
• Planlanan göstergelerin uygulanmasını kontrol etme.

Adımlar

Diğer herhangi bir ekonomik veya prosedürel prosedür gibi, kontrol önlemlerinin yürütülmesi de belirli görevlerin aşamalı olarak yerine getirilmesini sağlar. Bu tür bir alayı karakterize eden iç kontrol sisteminin organizasyonundaki ana aşamalar şunlardır:

1. Doğrulama başlatılıyor. Herhangi bir kontrol eylemi, ya şirket yönetiminin emriyle ya da planlı bir olay olarak gerçekleştirilir. Kontrol, müdürün emri temelinde veya planlanan kontrol prosedürleri çizelgesine göre gerçekleştirilir.
2. Planlama kontrolü. Her denetimden önce, işletmenin işlevselliğindeki bazı tutarsızlıkların veya yöneticilerin personel içindeki işlerin durumunu ve yaptıkları işi değerlendirme arzusunun belirlenmesi gelir. Bu nedenle, doğrudan kontrol prosedürlerinden önceKontrol edilecek alanın planlı bir araştırması ve yaklaşan etkinliklerin yeniden üretilmesinde taktik yönlerin geliştirilmesi gerçekleştiriliyor.
3. Doğrudan doğrulama. Belirli bir süre için belirli bir sitede, inceleme için belirli belgeler alınır ve ticari işlemler, işletmedeki ilgili ekonomik faaliyet süreçleriyle ilişkileri açısından analiz edilir.
4. Test sonuçları hazırlanıyor. Tüm doğrulama işlemlerinin sonuçlarına dayanarak, şirket yönetimine nihai göstergeler sağlamak için kontrol sonuçları zorunlu belgelere tabidir.
5. Denetim sonuçlarını inceledikten sonra ilgili çalışmaları yürütmek. Kontrol operasyonlarının yürütülmesi sırasında, maddi sorumlu kişiler tarafından işlenen suçlar ortaya çıkar, normlardan sapmalar tespit edilir, bazı çalışanların çalışmaya karşı ihmalkar tavırları gözlemlenir ve bir anlamda işletme ekonomisine zarar verir. bir bütün olarak. Bu nedenle, bu tür durumsal emsaller, yönetim aygıtından bir kınama, ikramiye yoksunluğu veya ihmalkar astların işten çıkarılması şeklinde bir tepki verir. Ayrıca, elde edilen verilerin analiz edilmesi ve bir bütün olarak şirketin verimliliğinin artırılması için bu aşamada gerekli olan işgücü sürecinin olası modernizasyonuna ilişkin sonuçlar çıkarılması zorunludur.

Analiz

Kurumdaki iç kontrol sisteminin analizi, iç denetimin kalitesinin ve doğruluğunun korunmasında küçük bir öneme sahip değildir.girişim. Modern iş sisteminde neden bu kadar önemlidir? Çünkü organizasyonun iç kontrol sisteminin analizi ve değerlendirilmesi, bir bütün olarak iş sürecinin iyileştirilmesi ve modernizasyonu için tavsiyelerin geliştirilmesi için itici güçtür. Bir işletmenin ekonomik faaliyetlerinin prosedürel operasyonlarının doğrulanması kendi içinde önemli olmakla kalmaz, aynı zamanda uygulamasının etkililik düzeyi şirketin refahını ve kârlı işleyişini bu şekilde etkileyebilir.

Kuruluşun iç mali kontrol sisteminin analizi, aşağıdaki alanlarda şirketin merkezi bağlılığının ilgili organları tarafından gerçekleştirilir:

• analitik araştırmanın bir nesnesi olarak kontrol süreçlerinin analizi;
• kontrol faaliyetlerini gerçekleştiren çalışanların yeterlilik potansiyeli ve profesyonellik araştırması;
• denetim sürecinin kendisine hazırlık şeklinde denetçiler tarafından yürütülen planlı çalışmaların organizasyon kalitesinin dikkate alınması;
• Kurum düzeyinde iç denetim sırasında ana hatlarıyla belirtilen stratejik eylem planının kontrol edilmesi;
• gelecek için teftişler için planların mevcudiyetinin incelenmesi ve bunların uygunluğunun ve denetim aygıtı tarafından ele alınan konuların derinliğinin bir analizi.

Derecelendirme

Analiz kavramı ayrılmaz bir şekilde değerlendirme kavramıyla bağlantılıdır. Geniş anlamda bu terim, araştırılan nesnenin, öznenin, fenomenin mutlak veya göreli değerinin kurulmasını içerir. ekonomik açıdankuruluşun iç kontrol sisteminin alt metin değerlendirmesi, eylemlerin denetimi sırasında denetçiler tarafından yürütülen normla bir karşılaştırmanın yanı sıra tutarsızlıkları, yanlışlıklar, hataları belirlemeyi amaçlayan onlar tarafından derlenen önlemlerin kalitesinin değerlendirilmesini ifade eder. ticari faaliyetler sırasında. Basitçe söylemek gerekirse, bu, müfettişlerin çalışmalarının kalitesinin bir testidir.

İki ilişkili kavramın birleşimi - değerlendirme ve analiz - denetimden sonra ek faaliyetlere duyulan ihtiyacı önceden belirler. Sonuçta, kuruluştaki muhasebe iç kontrol sisteminin analizinin sonuçlarına dayanarak, örneğin, belge akışının yürütülmesi ve depolanması ile ilgili iş düzenlemelerinin sıkılaştırılması veya daha kapsamlı ve daha sık kararlar alınması ihtiyacı işletmenin sabit varlıklarının stokları, çünkü muhasebenin bu bölümünde genellikle önceki puanlarla tutarsızlıklar vb. Ve bu sadece özellikle işletmenin muhasebe departmanı için geçerli değildir. Başka bir deyişle, denetim sırasında elde edilen sonuçların değerlendirilmesi, kuruluşun iç kontrol sistemini iyileştirme ihtiyacına karar vermeyi veya tersine, bu belirli aşamada kalite işleyişi hakkında sonuçlar çıkarmayı mümkün kılar. Denetim sırasında elde edilen nihai göstergeleri değerlendirerek, kontrol faaliyetlerinin sonundaki raporlarının derinliğine ve içeriğine dayalı olarak düzenleyici kurumların çalışmalarını da değerlendirebilir.

Gereksinimler

Bütün bunlarla birlikte kurumun kullandığı iç kontrol sistemininbelirlenmiş standartlara ve düzenlemelere uygun olmalıdır. Ayrıca bu uyumun hem işletme düzeyinde hem de mevcut mevzuata uygunluk açısından gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Federal Vergi Servisi, ticari kuruluşlar olarak mevcut tüm kuruluşların 16 Haziran 2017 tarihli "İç kontrol sisteminin organizasyonu için gereksinimlerin onaylanması üzerine" sırasını izlemesini sağlar. İşte bu gereksinimler:

• İş faaliyetlerinin düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesini, olumlu finansal sonuçların elde edilmesini, işletmenin varlıklarının ve mülkünün güvenliğini sağlayacak şirkette böyle bir kontrol cihazının oluşturulması.
• Şirket içinde yüksek kaliteli kontrol için uyarlanmış bir ortamın oluşturulması.
• Bir risk yönetim sistemi geliştirme.
• Vergi kaçakçılığı, ücretler, sigorta primleri ile ilgili mevcut gerçekleri kontrol etme yeteneği.
• Olası riskler hakkında gerekli bilgilerin açıklanması ve usulüne uygun olarak yönetime sunulması.
• Riskleri en aza indirmeye ve az altmaya yönelik kontrol prosedürlerinin uygulanması.

İç kontrol sisteminin organizasyonu için gerekliliklere dayanarak, özellikle risklere verilen ciddi bir önem payı hakkında sonuçlar çıkarabiliriz - potansiyel girişimci korkularının ayrılmaz bir unsuru olan mevcut olası tehditler.

Riskler

Risk tabanlı iç kontrol modeli, tehditleri analiz etmenizi sağlayan bir modeldir.belirli bir ekonomik varlığın varlıkları ve borçları hakkında güvenilir bilgi edinme ihtiyacı nedeniyle işletmeler. İç kontrol sisteminin organizasyonundaki risk yönelimi, şirket yönetiminin, şirketin hedeflerine en etkili şekilde ulaşacağına dair makul derecede bir güven elde etme hedefini ifade eder. Ve bu bağlamda, kontrolün temel amacı, finansal tabloların güvenilirliği, çalışanların düzenlemelere uygunluğu ve muhasebe politikasının öngördüğü çalışma işgücü sürecini düzenleme normlarına ilişkin risklerin zamanında belirlenmesini ve analizini sağlamaktır. işletmenin yanı sıra finansal ve ekonomik planların uygulanması, kaynakların verimli kullanımı, finansal ve yönetsel bilgilerin doğruluğu. Bu nedenle, bir ticari varlığın normal koşullar altında çalışmasını engelleyen tehditlere ve risklere karşı mücadelede ana kalkanı, iyi yapılandırılmış ve uygun şekilde organize edilmiş bir kontroldür.