Proje yönetim planı: açıklama, derleme, analiz

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Proje yönetimi planının ne olduğu, Proje yönetimi terimi anlaşılarak anlaşılabilir. Aynı zamanda bir sanat ve bir bilimdir, tüketici odaklı bir piyasa ekonomisinde yerleşiktir. Belirli tarihler için ara hedeflerin belirlendiği bir çalışma planının yapılandırılmış bir detaylandırılmasıdır. Uygulamanın bir parçası olarak, işi yapacak sorumlu bir proje ve düzenlemelere uyumu izleyecek düzenleyici kurumlar atanır. Proje yönetimi her zaman etkili midir? Nihai sonucu kim veya ne etkiler?

Teorik yön

Proje yönetim planı her zaman yenilikçi uygulamalarla ilişkilendirilir ve yeni bir ürün, pazar, tüketici kategorilerinin analizinin unsurlarından oluşur. Temel amacı, planlanan görevi mümkün olan en kısa sürede maksimum para tasarrufu ile çözmektir.kaynaklar.

Tasarım gereği, her projenin sınırlı bir yenilikçi etkisi vardır. Yenilik, benzer mal veya hizmetlerden farklı olan malların yaratılmasına yönelik bireysel bir yaklaşımla kendini gösterir. Bu yetenek, bir ürün veya hizmetin özelliklerini sistematik olarak iyileştirmenize ve değiştirmenize olanak tanır.

Bu parametre, proje iletişim yönetim planının, yeni ürünlerin geliştirilmesinin, inşaat işlerinin onarımının veya seçim kampanyasının, şirkette bir bilgi sisteminin oluşturulmasının ayrılmaz bir parçasıdır.

Teorik yön, yeni bir ürün ve hizmet yaratmak için birleşik bilgi, beceri, yol ve araçları içerir. Piyasanın gereksinimlerini ve yatırımcıların beklentilerini karşılamak için maliyetler, terminler, hedefler ve yürütülen projenin kalitesi arasında en uygun dengeyi bulmak gerekir.

Proje planı, tüm bilgi alanlarını mevcut kaynaklar ve icracıların potansiyeli ile mantıksal olarak birleştirmelidir.

Sistem türleri

Yeni bir ürün yaratmak ve ardından onu satmak gibi herhangi bir görev, bir proje yönetim planı olsun ya da olmasın yapılabilir.

İlk seçenek, projenin sorumlusunu (yöneticisini) belirleyen bir matris sisteminin kullanımına dayalı olacaktır. Müdüre rapor verecek ve grubu, proje süresince doğrudan çalışma görevlerinden serbest bırakılan çeşitli departmanlardan çalışanlardan oluşacaktır. Bu tür personel değişiklikleri, ekip uyumunu ve proje hedeflerinin ve sonuçlarının net bir şekilde anlaşılmasını gerektirir.

İkinci seçenek, bölüm başkanlarından birinin sorumlu olarak atanacağını varsayar. Tüm proje görevleri bu birimin çalışanları tarafından gerçekleştirilecektir. Ancak genel olarak çalışanlar bu görevi tam olarak anlayamayacak ve bunu ek bir yük olarak algılayacaklardır. Sonuç olarak, zamanlama ve sonuçlar tahmin edilemez olabilir.

Proje çeşitleri

Şirketler, günlük operasyonlarda kullanılamayan inisiyatif almanın geleneksel olmayan bir yöntemi olarak iş yerinde projeleri kullanır. Şirketlerdeki payları her yıl artıyor.

Projeler her zaman farklıdır, ancak ortak bir noktaları vardır. Bunlar sınırlı zamanın koşulları, yetkin sanatçılar ve ek para arayışıdır. Aşağıdaki yönergeler ayırt edilir:

1. Mimari tasarım. İş hayatında başarılı olmak için mühendislerin, tasarımcıların, tüketicilerin ve yatırımcıların katılımı gereklidir. Çarpıcı bir örnek, insanların ilgisini çekmeyi ve bir modüler banyo modeli geliştirmeyi başaran ABD'li mucit ve mimar B. Fuller'dir. Bu odalar ekonomik bir seçenektir ve günümüzde hala konut binalarının yapımında kullanılmaktadır.
2. Kavramsal vizyon. Önemli olan, yeni fikirlerin yaratılmasına elverişli koşullar yaratmaktır. Bir örnek, ABD'deki telefon şirketlerinin telefon kulübelerini yağmacılardan korumanın bir yolunu aradığı bir projedir. Birçok seçenek arasından paslanmaz çelik bir yapıya karar verdik. Bugün bu eleman ön kapıda görülebilir.birçok binada.
3. Planlama. Bir proje yürütme dizisi oluşturmak çok önemlidir. Örneğin, bu kritere göre Yellowstone Milli Parkı, değişim ve bakımı için ana planı uygulamayı başardı.
4. Nesnelerin inşası. Çalışma, norm ve inşaat kurallarına uyumun yanı sıra her aşamanın sistematik kontrolüne odaklanmaktadır. Bir kontrol organının olmaması, nesnenin öngörülemeyen hasarlarla yok olmasına yol açabilir.

Yaklaşımlardan birine karar vermeden önce, proje için bir kalite yönetim planı geliştirmek gerekir. Tıbbi ekipman veya ilaç üretiminde planlama aşamalarının kalitesine odaklanmak daha iyidir. Örneğin, çok katlı binalarda klima ve ısıtma sistemlerinin kurulumu gibi, bitmiş ürünün bir alandan diğerine yeniden kullanılması gerektiğinde, odak noktası kontroldür.

Başarı Faktörü

Proje yönetim planı bugün başarılı bir sonucun ayrılmaz bir parçasıdır. Geçmişte, yaratılması geleneksel üretim alanlarının (savunma, enerji, inşaat) özelliğiydi. Şu anda, bu yaklaşım neredeyse her ikinci firma tarafından veya daha doğrusu tüm organizasyonların %45'i tarafından kullanılmaktadır. Bunlara şirkete hizmet ve mal sağlayan finans kurumları dahildir.

Genellikle, ürün odaklı bir firma, yeni müşteri gereksinimlerine yanıt olarak onu sistematik olarak değiştirme ihtiyacı hisseder. Bu durumda, oluşturmaProje yönetim planı. Bugün çoğu kuruluş bu yaklaşımla işliyor.

Plan oluşturmak için ipuçları

Uygulamada birçok şirket çabalarında zorluklarla karşılaşıyor ve iflas ediyor. Örneğin, L-1011 uçağı ile başarısız olan Lockheed veya Derin Tünel projesi, Chicago şehrinin kanalizasyon altyapısını artırmayı amaçladı. Şirketler, yapmayı başardıklarını bir dereceye kadar satmaya çalışarak büyük maliyetlere katlandılar.

Başarısızlıkların ana nedeni, proje yönetim planının ayrıntılı bir şekilde geliştirilmemesi ve şirket yönetiminin, hedefe ulaşmanın ardışık aşamalarına değil, tamamen sonuca odaklanmasıydı.

Başarılı bir girişimi uygulamak için, aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurarak net bir eylem dizisine sahip bir konsept geliştirmek gerekir:

1. Üçüncü bir taraftan projeyi görüntüleyin. Bu teknik, neler olup bittiğini objektif olarak değerlendirmenize, durumlara yeni bir bakış atmanıza, ortaya çıkan sorunları çözmenize ve maliyetleri gözden geçirmenize olanak tanır;
2. Delege karar verme. Böyle bir yaklaşım, projenin ara hedeflerinin anlaşılmasını sağlayacak, etkinliği birkaç kat artıracaktır;
3. Yedekleme planı yapın. Ortaya çıkan sorunları çözmek için ek seçenekler zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır. Ve konsepti birkaç parçaya bölmek onu tamamlanmaya yaklaştıracak.

Yönetimden sorumlu

Kalite Yönetim PlanıBir proje, lideri belirli kriterleri karşıladığında etkili olur. Gerekli faaliyetleri yürütebilecek ve şirketi yeni bir düzeye taşıyabilecek bir kişinin seçilmesi riskli bir girişimdir. Ancak sorunun çözümünü geciktirmemekte fayda var.

Adayın temel nitelikleri sorumluluk, hırs, insanları yönetme becerisi ve yüksek düzeyde yetkinlik olmalıdır. Pratikte bu yeterli değildir çünkü onun da işin içeriğini bilmesi gerekir. Proje kapsam yönetimi planı çoğu durumda şu aşamalardan oluşur:

• dokümantasyon geliştirme;
• yetkilerin ve görevlerin dağılımı;
• Çalışma planının onaylanması;
• beklenmedik durumlar için senaryolar oluşturma.

Son olarak, motive olmuş ve aday gösterilen adaylara öncelik vermek daha iyidir. Bu, bir liderin ana özelliğini gösterir - hızlı bir şekilde ciddi kararlar alma yeteneği.

Proje riskleri

Risk yönetim planı, faktörleri belirlemek, değerlendirmek ve bunlara yanıt vermek için yapılandırılmış bir sistemdir. Bir senaryonun sonuçları açısından mevcut ve kabul edilebilir tahmin normlarından oluşur.

İş dünyasında birkaç risk yönetimi seviyesi vardır:

• yaklaşımları belirlemek ve bir eylem planı hazırlamak;
• projenin sonucunu değiştirebilecek riskleri araştırın;
• nitel ve nicel risk değerlendirmesi;
• olası tehditleri az altmak için yöntem ve prosedürlerin geliştirilmesi;
• projenin tüm döngüsünün yürütülmesini izleme.

Kaynaklar

Görevi tamamlamak için modern teknolojileri, kalifiye çalışanları ve finansal kaynakları seçerek, konseptin nihai sonuçlarındaki artışı etkileyebilir, işin maliyetini ve zamanlamasını az altabilirsiniz. Kullanılan teknolojiler ve proje kaynak yönetimi planı, şirketin başarısı için kilit araçlar olarak kabul edilir.

Anahtarla birlikte, anahtarı yönetmek için gereken ek araçlar vardır. Örneğin, gerekli kaynakları doğru zamanda çekmenize izin veren sözleşmeler yapılabilir. Gemiler, personel yönetim sistemine ve kavramın kendisine, tüm katılımcıların bilgi etkileşiminin oluşumuna atıfta bulunur.

Derecelendirme

Proje yönetim planlarının analizi iki unsur içerir: yapının değerlendirilmesi ve uygulama derecesinin incelenmesi. Konseptin yatırım yapılan kaynaklar açısından nasıl etkili olduğunu tam olarak anlamak için analize ihtiyaç vardır.

İlk öğe, çalışanların göstergeler, görevler ve çalışmanın nihai sonuçlarına ilişkin bir değerlendirmesini içerir. Burada, gelecekteki iş sürecinde ayarlamalar yapılır. Diğer tüm süreçler, yapılan işin kaydedildiği ve tahminlerin geliştirildiği performans analizi öğesiyle ilgili olacaktır.

Çoğu şirket, maliyetleri, çalışma süresini ve kalitelerini değerlendirdikleri bir kavram kriter değerlendirme sistemi kullanır. Kriterlerden herhangi biri karşılanmazsa proje değişikliği yönetim planı oluşturulur. Bu durumda, göstergelerin, görevlerin değerlerinin bir revizyonu vardır.ayarlanıyor.

Analizin son aşaması, elde edilen sonuçların planlananlarla karşılaştırılmasıdır.

Öngörülemeyen durumlar

Yönetmenin öngörülemeyen durumlarda soğukkanlılığı ve ortaya çıkan sorunları yeterli değerlendirmesi proje yönetim planının uygulanmasında önemli rol oynar.

Bir liderde bu kalitenin olmaması ve bazı kararların sonuçlarını düşünecek zamanın olmaması sorunların başlıca nedenleridir. İşin en başında ortaya çıkan çözülmemiş görevler çözülemeyebilir, bu da kaçırılan teslim tarihlerine veya gereksiz ekonomik maliyetlere yol açacaktır. Aynı zamanda, liderliğin eylemlerindeki korku ve belirsizlik, tüm çalışma grubuna hızla yayılabilir. Bu psikolojik bir davranıştır. Bu nedenle bir liderin konsantrasyona sahip olması ve duygularını gizleyerek soğukkanlılığını kaybetmemesi çok önemlidir.

Projenin çok yönlülüğü

Herhangi bir proje yönetimi planı, birçok görevin aynı anda ele alınmasını gerektirir. Aynı zamanda, her soru doğru ve ayrıntılı olarak cevaplanmalıdır. Ortaya çıkan herhangi bir nüans, projenin kaderini belirler. Risk önleme sorunu, esas olarak uzmanların yetkin bir yaklaşımıyla çözülür.

Başarılı bir proje uygulamak için, görevleri tamamlama hızını gözlemlemeniz, ayrıntılara dikkat etmeniz, işleri meslektaşlarınıza devretmeniz ve bir proje başlatmanın tüm aşamalarında kalitesini değerlendirmeniz gerekir.

Ayrıntılara dikkat

Pazar analizi, SWOT analizi, nakit akışı hesaplama vediğer kilit göstergeler projenin etkinliğinin artmasını sağlar. Proje yönetimi iş planı, yalnızca uygulanan girişimin türünü tanımlamaz, aynı zamanda gelir ve gider projeksiyonlarını da içerir. Aşağıdaki öğeleri içerir:

• iş tanımı;
• pazarlama stratejisi;
• rakiplerin değerlendirilmesi;
• operasyonel prosedürler;
• personel.

Bir bütün olarak planlayın

Tüm proje çalışanları tek bir bütünün parçası olarak hareket eder, çünkü nihai sonuç onların eylemlerine bağlıdır.

Her katılımcı, kendi sorumluluk alanı içinde, çalışma grubunun ruhunu ve genel olarak işin verimliliğini etkiler. Yönetimde, gerekli performans göstergelerini elde etmek için belirlenen görevlerin uygulanması için sürekli kampanya yapmak değil, her katılımcının ortak amaçtaki önemini hissetmesini sağlamak önemlidir.