Bilgi yönetimi: kavram, türleri ve işlevleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Ekonomi ile ilgili bilimsel literatürde "bilgi yönetimi" kavramı giderek yaygınlaşıyor. Bu terim, çeşitli faaliyet alanlarındaki işletmeler tarafından kullanılan araştırma ve pratik çalışmalarda yaygın olarak kullanılmaktadır. Bilgi yönetimi, sonradan geliştirilebilecek ve amacına uygun olarak kullanılabilecek verilerin tanınması, depolanması, uygulanması ve iletilmesi sürecinin yönetimidir.

Tanım

Bilgi yönetimi, yönetim biliminin bağımsız bir dalıdır. Bazı uzmanlar bunu, bilgi ve analitik süreçlerin yetkin yönetimini gerektiren herhangi bir faaliyette kullanılması gereken yönetim çeşitlerinden biri olarak görmektedir.

Bilgi yönetimi, entelektüel sermayenin tüm alt türlerini gelişmiş emek verimliliğine, nihai ürün için daha iyi değere ve sürdürülebilir rekabet gücüne dönüştürebilecek bir stratejiye sahip olmak demektir. Bilgi yönetimi kavramı, karmaşık birpersonel kayıtları yönetimi, modern bilgi teknolojilerini kullanarak işletmenin yenilikçi ve iletişim gelişimi dahil olmak üzere organizasyon yönetiminin çeşitli unsurlarından oluşan bir kombinasyon.

Bu terimin kavramını bilimsel bir bakış açısıyla ortaya koyarsanız, bir tür ekonomik disiplinler, çeşitli yönler, yaklaşımlar ve kavramlar elde edersiniz. Bilgi yönetimi modelinin kendisi teoride ve pratikte her zaman kullanılmıştır, ancak farklı adlandırıldığı için hakkında çok az şey biliniyordu. Bilgi yönetim sistemi konsept olarak kişisel pazarlama, tüketici ilişkileri teorisi, değişim mühendisliği, yönetim, kurumsal personel yönetimi vb. kavramlara yakındır.

Şu anda, bilgi projelerinin geliştirilmesi, yerel ağların oluşumu ve İnternet ile bağlantılı olarak yeni fırsatların ortaya çıktığını not etmek önemlidir. Öte yandan fikri varlıkların yönetimi, yönetim ortamında yeni bilgi teknolojilerinin kullanımı ile özdeşleştirilmemektedir. Bilgi yönetiminin önemli bir parçası, verileri uyarlamak, dağıtmak ve dönüştürmek için doğru teknolojiyi seçmektir.

Bu konsepte neler dahildir?

Bilgi Yönetimi disiplininin rolünü abartmak zordur, özellikle de iç gelişmeden dış gelişime belirgin bir geçişin olduğu bu aşamada. Teknolojik yenilik alanındaki geleneksel yönetim ilkeleriyle ilişkili bilgi yönetimi dalı, yalnızca bilimsel, teknik ve tasarım gelişmeleri ile ilgilenmekle kalmaz, aynı zamanda pazarlama politikasının da dikkate alınmasını gerektirir.işletmeler, müşteri etkileşimleri, ortaklarla bilgi ve deneyim değişim programları vb.

Bilgi yönetiminin temel amacı pazar konumlarını güçlendirmek ve rekabet gücünü artırmak olduğundan, bu endüstri aynı anda birkaç alanı kapsar. Bu kavramın yapısı aşağıdaki unsurları içerir:

• yeni bilginin oluşumu;
• bilginin büyümesini teşvik etmek;
• dışarıdan gelen anlamlı verileri filtreleme;
• Kanıtlanmış ve güvenilir bilgi için yeni kaynaklar aramak;
• depolama, dağıtım, işleme ve bilginin kullanılabilirliğini artırma;
• esas olarak işletme içinde bilgi yayma ve alışverişi;
• verileri üretim süreçlerine entegre etme;
• önemli kararlara içgörüleri dahil etmek;
• bitmiş ürün, hizmet, belgeler, yazılım vb. içindeki bilgi içeriği;
• veri koruma derecesi.

Dolayısıyla, bu endüstri özerk olmadığı ve kendi başına var olmadığı için bilgiyi yönetmek için aynı anda birkaç koşulun olması gerekir. Bilgi yönetimi süreci, herhangi bir organizasyonun gelişim stratejisini şekillendirmede önemli bir rol oynar. Bu araç, gelen bilgileri birleştirir ve kodlar, doğru alanlara dağıtır ve amacına uygun olarak kullanır. Bu organizasyon yönetimi modelinde inovasyon ve öğrenme yönetimi yer alır.

Başka bir yorumdabilgiyi yönetmek, üretim maliyetini etkilemek, onu daha karlı hale getirmek anlamına gelir ve oluşumundaki ana rol, organizasyonun maddi olmayan varlıkları tarafından oynanmalıdır. Şirketin prestijinin bir göstergesi olarak markanın popülaritesini korumak ve geliştirmek, kapsamlı bir yaklaşım gerektiren zor bir iştir. Bilgiyi değere dönüştürme arzusu olmadan, bir işi yeni bir düzeye taşımak neredeyse imkansızdır. Düşünme biçimini değiştirebilen ve modası geçmiş kurumsal geliştirme biçimlerinden uzaklaşmaya yardımcı olan bilgi yönetimidir.

Geliştirme geçmişi

Bilgi yönetimi, birkaç on yıl önce Batı Avrupa, ABD ve Çin'in işlerini silip süpürdü. Bu yönün popülaritesi, küresel ekonomide ne kadar önemli görüldüğünü göstermektedir. Bilgi yönetimi standartları Rusya'ya ulaştı. Ve bu bilgi ve ekonomik araç, nispeten yakın zamanda yerli işletmeler tarafından kullanılmış olsa da, bu alanın ülkemizde zaten talep edildiği sonucuna varabiliriz.

Bilgi ve becerilerin yönetiminden ilk söz, MÖ 4. yüzyıla tarihlenen Platon'un eserlerinde bulunabilir. Geçen yüzyılın ortalarına kadar bu bilimsel yön hiçbir şekilde gelişmedi, “uyku” modundaydı. Bilgi yönetimine olan ilgi, küresel krizin tekrarlanan bölümleri ve bunun sonuçları haline gelen iş yapma biçimleri ve yöntemlerindeki radikal değişiklikler tarafından harekete geçirildi. Zamanla, iş sektöründeki büyük oyuncular, ekonomik kalkınma ve gelişme için ana kaynağın bilgi olduğu sonucuna vardılar.refah. Tüm iş süreçleri, bitmiş ürünlerin maliyetinin oluşumundaki payını artıran endüstri bilgisine dayanmaktadır.

Aslında, son on yılda ortaya çıkan ve geniş çapta yayılan ekonominin tüm modern dalları bilgi yönetimine dayanmaktadır. Farmasötiklerin, genetik mühendisliğinin, kimya endüstrisinin ve diğer alanların gelişimi, yalnızca bitmiş ürünlerin üretimini değil, aynı zamanda kimyasalların yeni özellikleri, araştırma yöntemleri, patent koruması ve daha fazla tanıtım hakkında bilginin yayılmasını da içerir.

Tüketim malı üretmeyen sektörleri belirtmekte fayda var. Faaliyetleri, çeşitli şekillerde bilgi sağlamaktan oluşur - film çekmek, TV dizileri, tıbbi ve eğitim hizmetleri sağlamak, eğitimler, seminerler ve ayrıca ürünlerin çoğunlukla bilgi işlemenin sonucu olduğu endüstriler (mimari projelerin geliştirilmesi, bilgisayar programları, oluşturma dijital teknolojinin) vb.).

Etkili yönetim için koşullar

Bilgi ortamının yönetimi, dış ekonominin istikrarsız koşullarında işletmenin belirleyici faaliyetlerinden biridir. Pazarlama, yenilikçi projeler ve halkla ilişkiler yönetimi alanında modern ve etkili teknolojilerin tanıtımına yönelik bütünleştirici bir yaklaşıma bağlı kalmanızı sağlar. Bilgi yönetimi, üretim ve uygulama yönleri arasında simbiyotik bir ilişki anlamına gelir. Bilgi Yönetimi- bu, entelektüel sermaye üzerinde, ayrıca tüm çeşitleri ve her biçimi üzerinde ayrı ayrı sürekli bir çalışmadır. Tüketici talebini iyileştirmek için gerekli insan ve organizasyon sermayesi kombinasyonunu sağlar.

İyi seçilmiş bir bilgi yönetimi teknolojisi aşağıdaki sonuçları elde edecektir:

• birikmiş bilgiyi yaymayı ve gerekli deneyimi kazanmayı mümkün kılacak iyi koordine edilmiş bir teknolojik altyapı oluşturmak;
• kuruluş içinde ve ortak şirketlerle etkileşim kurarken önceki çalışanlardan bilgi ve beceri aktarma kültürü yaratın;
• sürekli bir eğitim sistemi ve ileri düzey personel eğitimi düzenleyin.

Personelin bireysel yeterliliği

Tam bir bilgi yönetimi için bu unsur özellikle önemlidir. Çalışanların bireysel performansını iyileştirmeye yönelik standart ve iyi bilinen yöntemlerden biri, eğitimler, seminerler, diğer eğitim türleri ve personelde rotasyondur. Bilginin aktif kullanımı, müşterilerden, alıcılardan gelen bilgiler, yerel veri tabanlarının ve geri bildirim araçlarının geliştirilmesi yoluyla çeşitli pazarlama teknikleri uygulanarak çalışanların kişisel yetkinlikleri artırılabilir.

Bireysel yetkinliğin bazı bileşenleri, kurumsal sermayeyi büyütmek için kullanılır. Bu kavram, birkaç yaratıcı ekibin oluşturulması, personelin gruplara ayrılması,bireysel yetkinliğin kolektif becerilere dönüştürülerek daha etkin kullanılmasına yardımcı olur. Bilgi yönetimi kavramında, bir işletmenin bilgi teknolojisi sistemlerinin oluşumu, kişisel yeterliliğin çeşitli unsurlarının etkileşimini güçlendirmeyi ve bireysel varlıklara örgütsel birleştirici bir form vermeyi amaçlar.

Bilgi yönetimi işlevleri

Genel olarak bilgi yönetimi, hem ekonomi hem de işletme, bilgi teknolojisi ve programlama ve beşeri bilimler (psikoloji, sosyoloji) açısından ele alınabilecek çok yönlü bir faaliyet biçiminin ifadesidir. Bu disiplinde, personel yönetimi, reklamcılık, organizasyonun genel gelişimi, yenilikçi sistemlerin tanıtımı vb. Bileşenler başarılı bir şekilde entegre edilmiştir. Bilgi yönetimi, yukarıdaki tüm endüstrilerin etkileşiminin sonucudur. Bilgi yönetiminin ana işlevleri şunlardır:

• Kuruluşun uygulamalarının verimliliğini artırmak için bilgiyi dönüştürmek;
• sürekli öğrenme, şirketin temel gelişim stratejisini uygulamak için deneyim ve beceri kazanma;
• bir müşteri veritabanı oluşturun ve bilgiyi yeni müşteriler çekmek ve böylece satışları artırmak için kullanın;
• istikrarlı bir satış sisteminin geliştirilmesi;
• şirketin entelektüel sermayesinin kullanımı (insan, organizasyon, tüketici);
• Herhangi bir maddi olmayan duran varlığın getirisini iyileştirmek, sonuçlarıprojeler geliştirmek;
• Mevcut bilgiyi pekiştirmek ve belirli yenilikçi projeleri desteklemek için koşullar yaratmak.

Bilgi nasıl oluşur

İşletmenizde bir bilgi yönetim sistemi uygulamaya karar verirken, öncelikle bunun ne için gerekli olduğunu ve hangi sonucun elde edilmesine yardımcı olacağını belirlemeniz gerekir. Rakipler yapıyor diye bilgi yönetimi yapamazsınız. Bilgi yönetim sistemi, organizasyonun birleşik stratejik planlarından ve hedeflerinden yola çıkarak, çeşitli faaliyet alanlarındaki planlama ile ilişkilendirilmelidir. Bilgi yönetimi, orijinal ve faydalı fikirlerin etkili bir şekilde üretilmesine ve geliştirilmesine katkıda bulunur.

Bilgiyi kullanma sürecinin beklenen sonucu getirebilmesi için sorguları doğru formüle etmek gerekir. Daha sonra gerektiğinde gönderilmek üzere kodlanabilecek şekilde oluşturulmalıdır. Talebin yapısı göz önüne alındığında, her bölümü için bir katalog oluşturmalı ve kullanım amacını belirlemelisiniz.

Bir kuruluşun etkin bilgi yönetimi için, bir talebi doğru bir şekilde formüle edebilmesi ve bilgileri doğru bir şekilde girebilmesi gereken tüketiciden gelen geri bildirimin varlığı önemli bir rol oynar. Yazılım yöntemleri, bilgilerin hızlı aranmasını, kodunun çözülmesini ve yayınlanmasını garanti etmeli ve gerekirse onu korumalı, gizli tutmalıdır.

Veri aktarım sürecini kontrol etmek için bilgisayar programları tasarlama sürecinde, standart bir form tanımlamak veistek üzerine bilgi sağlamak. Bilgi yönetimi, bilgi ve verilerin, gereksiz veya güncelliğini yitirmiş verilerin ortadan kaldırılması veya zamanında düzeltilmesi, talep ve alakalı hale gelmesini sağlayacak şekilde revize ve onayını sağlama ilkesine dayanmaktadır.

Çalışanları motive etmenin yolları

Yönetimin temelleri bilgisi, bilgi oluşturma ve dağıtma süreçlerinde çok önemli bir rol oynar, ancak hiçbir kuruluş, yönetim düzeyinden koordineli eylemler olmadan üretken ve verimli çalışamaz.

Bilgi yönetim sisteminin geliştirilmesi ve uygulanması aşamasında, yönetici rolü bu projeyi finanse eden ve işin ilerlemesini izleyen ekip tarafından üstlenilmelidir. İdeal olarak, sorumlu yetkiliyi hemen belirlemelisiniz - genellikle bu, teknoloji ve yazılımla ilgilenen kişidir. Bir bilgi yönetim sistemi uygulama sürecinin başarılı bir şekilde devam etmesi için şunlara ihtiyacınız olacak:

• resmen bir yönetici atayın;
• ona alt çalışanlarla ilgili işlevsel yetkinliği verin;
• izleme kurallarını tanımlayın;
• performans değerlendirme kriterleri geliştirin;
• entelektüel sermaye miktarını belirleyen yöntemleri tanıtın.

Bir kuruluşta bir bilgi yönetimi stratejisi oluştururken, kültür değişikliklerinin çalışanları geliştirme çalışması yürütmeye motive edecek mekanizmalarla nasıl ilişkili olduğunu belirlemek önemlidir.bilgi sistemi ve işletmenin diğer faaliyetlerinde verimli kullanımı.

Bilgi yönetimi, mevcut bilgiyi çoğ altma arzusunu ifade eder, sinerjik bir etki elde etmeye çalışır ve parasal bir ücretten daha yüksek motivasyon gerektirir. Etkili motivasyon için kendini gerçekleştirmeye katkı sağlayan çeşitli motivasyon yöntemleri kullanılır.

Personel gelişimi ve kariyer gelişimi, yönetimin astlarına sağladığı ilk motivasyon aracıdır. Herhangi bir bilgi yönetimi yöntemini kullanarak, çalışanlar belirli bir alanda terfi etmek ve değerli deneyimler kazanmak için neredeyse sınırsız fırsatlar elde eder. Bu durumda, personele niteliklerini geliştirmek için özel iç eğitim kursları ve çevrimiçi de dahil olmak üzere bir sınav sistemi sunulabilir. Çalışanların mesai saatleri içinde eğitim alabilmeleri için bilgiye sürekli erişimlerinin sağlanması ve ek kaynaklar tahsis edilmesi önemlidir.

Personel motivasyonunun bir diğer unsuru da talebin garantisidir. Öğrenme süreci maliyet gerektirdiğinden, çalışanlar bu maliyetlerin planlandığını ve işletmenin bütçesine dahil edildiğini ve bu nedenle belirli koşullarda kullanılması teşvik edildiğini bilmelidir, aksi takdirde bilgi yönetim sistemini destekleyecek kimse olmayacaktır. Bilgi yönetiminde kendi bilgilerinin kullanılması için çalışanın ödüllendirilmesi, buluşunun patentlenmesi veya şirket tarafından iş sözleşmesinde belirtilen sözleşme şartlarına göre edinilmesi gerekir. Aksi haldeödül, motivasyonel bileşenini kaybeder ve uygunsuz hale gelir.

Eşit derecede güçlü bir motive edici faktör tanınmadır. Bilgi yönetiminin işlevleri, çalışanların kendilerini ifade etme, görüşlerini paylaşma ve eleştiriye aşina olma becerilerini içerir. Çoğu zaman insanlar kendi bilgilerini halkın yararına vermek konusunda isteksiz olsalar da, bunun için ne tür bir ödül alacaklarını anlamazlarsa. Bu bağlamda, bilimsel tartışma kulüplerinin düzenlenmesi ve bunlara aktif katılımın teşvik edilmesi, bilgi yönetiminin geliştirilmesi için etkili bir araç haline gelecektir. Şirket yönetimi, dış yayınların ve resmi tanınmaların desteklenmesini sağlamalıdır. Yararlı bir motivasyon unsuru, İnternet'e erişim yeteneğidir. Bir bilgi yönetim sisteminin uygulamaya konulması genellikle personelin seçimi ve eğitimine dahil olan bir yöneticinin sorumluluğundadır.

Eğitim süreci belirli maliyetler ve kaynaklar gerektirdiğinden sürekli olarak şirket yönetiminin kontrolünde olmalıdır. Yönetim, kullanılan araçların etkinliğini ve bilgi yönetiminden elde edilen faydaları değerlendirebilmeli, çalışanların bu doğrultudaki faaliyetlerini izleyebilmeli ve analiz edebilmelidir. Bir bilgi yönetim sistemini geliştirmek, uygulamak ve optimize etmek hemen kar getirmeyecek - zaman alacaktır. İlk sonuçlara ancak bir süre sonra ulaşılacağı için yönetim yönetiminden vazgeçmeye gerek yok.

Sistem uygulamasının nüansları

Bir bilgi yönetim sistemi kullanmanın fizibilitesini keşfeden her kuruluş bir takım zorluklarla yüzleşmek zorunda kaldı. Bir yönetim mekanizmasının tanıtılması süreci genellikle birkaç yıl alır. Danışmanlık işletmelerinin faaliyetlerinde bilgi yönetiminin fiilen uygulanmasına ilişkin çeşitli çalışmaların verilerini temel alırsak, şirketlerin süreçte yüzleşmek zorunda kaldıkları temel sorunlu noktaları vurgulayabiliriz.

En yaygın sorun, sorumlu kişinin tespit edilememesidir. Bilgi yönetiminin türü ne olursa olsun, kuruluşlar personel eğitimi için çok zaman harcamak zorunda kaldı. Bu yatırımın yalnızca uzun vadede kârla geri döneceğini anlamak önemlidir. Ayrıca uygulama sorunu, şirketin üst yönetiminin bilgi yönetimini uygun bulmaması ve bu nedenle uygulamaya yönelik gerekli adımları atmaya hazır olmaması ile ilgili olabilir.

Bilgi yönetiminin geliştirilmesinde zorluklar ve ücret eksikliği, tanınma eksikliği yaratır. Ödüllendirme çok büyük bir rol oynar ve bireysel çalışmayı ekip çalışmasına dönüştürmeyi önemli kılar.

Dolayısıyla, bilgi yönetiminin tanıtılmasındaki temel sorun, belirli bir hedef belirleme eksikliği ve mevcut kaynakları israf etme konusunda makul bir yaklaşımın olmamasıdır. Geçen yüzyılın sonunda Amerika Birleşik Devletleri'nde yapılan kamuoyu yoklamaları, yanıt verenlerin çoğunluğununbilgi yönetim sistemini iyileştirmenin önündeki en büyük engel kurum kültürüdür. Bilgi yönetimi, şirketlerin fikri varlıkların biriktirilmesine ve etkin kullanımına yönelik faaliyetlerinde yeni bir kilometre taşı olarak, rekabet güçlerini ve pazar konumlarını güçlendirmenin ana aracı olmalıdır.

Sonuçlar

Bilgi yönetiminin (yönetimin) ana stratejisi, kurumsal gelişim stratejisinde bilgi verilerinin rasyonel oluşumu ve uygulanması yoluyla satılan ürünler, insanlar ve süreçler için yeni bir değer yaratmayı amaçlar. Birincil görev, harcanan kaynakların kullanımından rasyonel bir getiri elde etmek, daha etkili yenilikçi teknolojiler geliştirmek, müşteri hizmetleri mekanizmalarını iyileştirmek, etkin olmayan entelektüel sermayeden kaynaklanan kayıpları az altmaktır.

Bilgi yönetiminin kavramsal hükümleri yalnızca ticaret ve üretim şirketlerinde değil, aynı zamanda bütçe türündeki kuruluşlarda, kar amacı gütmeyen ve kamu kuruluşlarında da uygulanabilir. Ayrıca, kar amacı gütmeyen şirketlerin çoğu doğrudan bilgi yönetimi ile ilgilidir. Faaliyetleri tam olarak çeşitli bilgi ve veri akışlarının oluşturulmasına, düzenlenmesine, yayılmasına ve işlenmesine dayanmaktadır. Mevcut aşamadaki bilgi yönetimi modeli, yetkililer tarafından da kullanılmaktadır.

Bilgi yönetiminin potansiyel rasyonalitesini teorik bir bakış açısıyla düşünürsek, yüksek görünebilir. Ancak, yönetim sürecinin bu bileşeninin etkinliğine rağmen, uygulanmasıuygulama bir takım zorluklara yol açar. Bu alan şimdiye kadar yerli literatürde çok az ilgi görmüştür. Bilgi yönetim sistemini uygulamada uygulamada yeterli deneyim yoktur. Kamu idarelerinde, bilgi yönetimi teknolojileri ticari şirketlerden daha sık kullanılmaktadır, ancak onlar bile gelişmenin bu kadar önemli bir yönüne kuruluşun personelinin eğitimi gibi yeterince dikkat etmemektedir.