Etkinlik yönetimi, etkinliklerin organizasyonunun yönetimidir. Etkinlik yönetimi ve Rusya'daki gelişimi

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Etkinlik yönetimi, toplu ve kurumsal etkinlikler oluşturmak için gerçekleştirilen bir dizi faaliyettir. Aynı zamanda, birincisi reklam şirketlerine güçlü destek sağlamaya çağrılırken, ikincisi şirketler içindeki ruhu güçlendirmeyi hedefliyor.

Etkinlik yönetimi farklı bir adla da bilinir - "etkinlik yönetimi". Ana görevi, tamamlandıktan sonra uzun süre hatırlanacak sıradan bir olaydan büyük ölçekli bir olay düzenlemektir.

Biraz tarih

Bu kavramı İngilizce'den çeviri olarak ele alırsak, o zaman bu bir olay, bir olaydır. İlk eğlence etkinliklerinin 19. yüzyılın başlarında ortaya çıktığı birincil kaynaklardan bilinmektedir. O zaman, profesyonel sporlarda çeşitli yarışmalar için bilet satışı başladı. Aynı zamanda, örneğin Antik Yunanistan'daki Olimpiyat Oyunları veya Antik Roma'daki çeşitli yarışmalar da eğlence olarak sınıflandırılabilir.

Kült etkinlik yöneticisi Joe Goldblatt, çeşitli eğlence etkinlikleri düzenleme mesleğinin 20. yüzyıla kadar dayandığını kanıtlıyoryüzyıl (1955 - Disneyland'in açılışı). Bu seçkin kişiye, Uluslararası Etkinlik Yönetimi Topluluğu'nun kurucusu olduğu için güvenilebilir. Ayrıca bu alanda dünyanın ilk eğitim kurslarını ve profesyonel bir sertifika programını geliştirdi.

Etkinlik yönetiminin mevcut durumu

Bildiğiniz gibi modern toplumun iki ana özelliği vardır - seri üretim ve tüketim. Etkinlik pazarlamasına yönelik sürekli artan ihtiyacı etkileyenler onlardı.

Bildiğiniz gibi modern toplumun iki ana özelliği vardır - seri üretim ve tüketim. Etkinlik pazarlamasına yönelik sürekli artan ihtiyacı etkileyenler onlardı.

Rusya'da etkinlik yönetimi hemen kök salmadı. Bu nedenle, SSCB'de, bu tür bir hizmet devlet tarafından uzun süre sağlandı ve aynı zamanda görkemli tatiller (örneğin Olimpiyatlar) düzenlemekten de sorumluydu.

Rusya'daki profesyonel etkinlik şirketleri faaliyetlerine yalnızca 20. yüzyılın 90'larında başladı. Bu faaliyet alanının özellikleri nedeniyle, uzmanların çoğunun şov dünyasından olduğu ortaya çıktı. Bu nedenle o yıllarda bazı etkinlikler fayda sağlamak adına değil, alışılmış gösteri için yapılırdı.

Kurum kültürünün gelişmesiyle birlikte, yalnızca etkinlik pazarlamasına değil, etkinlik yönetimi profesyonellerine de talep artmaya devam etti. Sadece yaratıcı olmak zorunda değiller, aynı zamanda çeşitli araçlarda ve bilgi birikiminde de yetkin olmalılar.psikolojinin alanları. Bu yöndeki modern ajanslarda, devlette herhangi bir etkinlik düzenleyebilecek kalifiye çalışanlar var. Bu hizmet sektörünün gelişmeye devam edeceği de varsayılabilir.

Bu tür olayların nedeni

Peki bir etkinlik nasıl başlayabilir? Olayların organizasyonunun gerçekleştirildiği “prelüd” nedenleri tamamen farklı olabilir. Nitelik ve hedeflere bağlı olarak, aşağıdaki eylemleri vurgulamak gerekir: seminerler, yarışmalar, tazeleme kursları, toplantılar ve toplantılar ve ayrıca yıldönümleri. Etkinlik yönetimi tarafından yönetilen etkinlikler şunları içerir: bağış toplama (belirli amaçlar için para toplama), tebrikler, törenler, kutlamalar, spor yarışmaları, konserler ve müzik performansları ve ayrıca toplu kutlamalar. Bu süreçte esas olan her vesileyle doğru kullanım ve tatilin maksimum fayda sağlayacak şekilde düzenlenmesidir.

Olayların organizasyonunun, en küçük ölçekte bile, önemli maliyetler ve çabalar gerektirebileceği (maddi ve entelektüel) deneyimlerden bilinmektedir. Bu nedenle, yüksek kaliteli eğitim için nihai hedefler, hedefler ve istenen kamuoyu tepkisi hakkında net bir fikir gereklidir. Ancak bu soruların tam yanıtlarını aldıktan sonra doğrudan etkinlik yönetimine başlayabilirsiniz. Ancak, aşağıda tartışılacak olan planlama sırasında bazı kilit noktalar dikkate alınmalıdır.

Bütçe

Bu terimgelecekteki olayların maliyeti belirlenir. Örneğin, iyi organize edilmiş bir kurumsal parti, 20 bin konvansiyonel birime mal olur. Ve bir başka büyük ölçekli etkinlik (örneğin, seçkin bir sanatçının konseri) tamamen farklı bir etkinlik yönetimidir. Bu, ek organizasyon etkinlikleriyle en üst düzeyde bir tatil: bir basın toplantısı, basın röportajları ve TV yayınları. Bu tür büyük ölçekli etkinliklerin maliyeti genellikle çok büyüktür.

Eylem planı

Etkinliğin organizasyonunun dayandığı eşit derecede önemli bir aşama da plandır. Çözülmesi gereken belirli bir sorun listesi hazırlamak ve zamanlamanın belirlenmesi, yalnızca belirli bir tatili doğru bir şekilde düzenlemeye değil, aynı zamanda bunun için en uygun maliyet tahminini oluşturmaya da izin verecektir.

Personel

Personel sorununun çözümü, etkinliklerin düzenlenmesi konusundaki çalışmaların doğru bir şekilde yürütülmesi için gereklidir. Bu nedenle, ilk aşamada, belirli bir tatilde çalışan sanatçıların, ses mühendislerinin, aydınlatma uzmanlarının sayısını belirlemek gerekir. Ekipmanın teslimi, alanın hazırlanması ve ayrıca müteahhitlerle müzakere edilmesinde kaç kişinin yer alacağını net bir şekilde anlamak gerekir.

Sponsorları çekmek

Etkinliklerin organizasyonu ve düzenlenmesi genellikle sponsorluk ile gerçekleştirilir. Ancak, bazen işletmede kurumsal bir tatil kendi başına yapılır. Her şey belirli bir partinin ölçeğine bağlıdır.

Kamuoyunun dikkatini çekmek

En önemli görevlerden biriolay yönetimini çözmek, gerekli kamuoyu tepkisini elde etmektir. Bu nedenle, bir eylemi planlarken, belirli bir olaya hangi hacimlerde ve ne tür bir yanıt alınmasının istendiğini doğru bir şekilde hayal etmek gerekir.

Dış Kaynak Kullanımı

Her durumda, bu soru acemi bir etkinlik yöneticisi veya pazarlama müdürü tarafından karşı karşıyadır. Daha geniş çaplı etkinliklerin organizasyonu profesyonellere emanet edilmiştir. Bu tür tatiller bir işletmeye biraz daha pahalıya mal olsa da, kendini işine adamış bir ajans tüm işin tüm yükünü üstlenerek güçlüklerin çoğundan kaçınacaktır.

Uzmanlar, kabul edilen kurallara göre hareket ederek önce genel bir kavram geliştirirler. Ve ancak o zaman, yaratıcı potansiyellerini kullanarak, gelecekteki olayın bireyselliğini ve özünü en üst düzeyde ifade edecek bir fikir sunarlar.

Bir sonraki adım, uygun ekipman ve tesislerin seçimidir. Bu süreçte oldukça önemli bir nokta, bitmiş bir komut dosyasının oluşturulmasıdır. Bu tür ajansların uzmanları, müteahhitlerle müzakereler düzenleyecek, profesyonel ses mühendisleri ve sunucular arayacak. Ayrıca, profesyoneller bazı küçük şeylerden tasarruf etmenin yollarını bulacaklar, ancak aynı zamanda bayram telaşında hiçbir şeyi kaçırmayacaklar.

Etkinliklerin organizasyonu, özellikle halkla ilişkiler konusunda ilgili kurumdan uzmanların katılımıyla daha verimli olacaktır. Örneğin, medya ile uzun süreli ilişkileri olan iletişim ajansları, kamuoyurezonans çok daha hızlı. Hedeflere ulaşmak için profesyoneller bilgiyi yaymak için çeşitli yollar kullanırlar: doğrudan posta, açık hava reklamcılığı ve özel kaynaklar kullanarak hedef kitleye bilgi aktarma. Bu nedenle, modern büyük Rus şirketleri, profesyonellerin katılımıyla bir tatil düzenleme ihtiyacı ile karşı karşıya.

Batı uygulamasıyla karşılaştırma

Batı'da etkinlik yönetimi oldukça yeni bir iş türüdür, yirmi yıldan fazla süre verilemez. Rus girişimcilerin dikkati bu tür işlere ancak 1990'ların ortalarında çekildi. Bu dönemde ülke ekonomisi yeni bir gelişme göstermiş ve çeşitli işler bir şekilde soylulaştırılmaya başlanmıştır. Bir etkinlik yöneticisi, iletişim pazarında en çok aranan uzmanlardan biri haline geldi. Bu tür hizmetleri sağlayan ajansların sayısı sürekli artıyor ve kitlesel etkinlikler sadece Moskova'da değil, aynı zamanda büyük merkezlerde de Avrupa yönelimi kazanmaya başlıyor.

Ancak, herhangi bir ölçekte bir olayın organizasyonu, ev zihniyetinin özelliklerini dikkate almalıdır: eğer bir şölen ise - o zaman sabaha kadar. Rus ruhunun bu kadar genişliği bazen bazı zorluklar yaratır, ancak bu sonucu hiçbir şekilde etkilemez.

Bu faaliyet alanının geniş perspektiflere sahip olduğu gerçeğini de belirtmek gerekir. Aynı zamanda, böyle bir hizmet pazarının tamamen oluştuğunu söylemek için de erken. Genellikle bu tür firmalarda kalite pahasına düşük fiyatların varlığıetkinlik, çeşitli şirketlerde etkinlik yönetimi kültürünün olmamasından kaynaklanmaktadır. Bu nedenle, birçok insan, etkinlikten birkaç gün önce Yeni Yılı veya şirketin yıldönümünü kutlamaları gerektiğini hatırlıyor. Ama aslında, böyle bir kutlamanın en az altı aylık bir tahmini için karşılık gelen maliyetler dahil edilmelidir.

Etkinlik yönetimi kursları

Maalesef böyle uzmanların yetiştirileceği eğitim kurumları yok. Bu mesleğe genellikle sanatçılar, psikologlar, reklamcılar ve öğretmenler hakimdir. Çoğu durumda, özel eğitim almamış kişiler "etkinlik yöneticisi" mesleğini edinirler. Kurslar, yalnızca konuları etkinlik yönetiminin temelleriyle uyumlu olanlar için uygundur. Ne yazık ki, bugün onlardan da çok az var.

Genellikle etkinlik ajanslarının kendileri, çalışanlarının hazırlanmasıyla ilgilenir. Bunun için stajyerler işe alınır. Ve zaten en iyileri devlete kayıtlı.

Aday Gereksinimleri

Bu kategorideki bir yöneticinin işinin onun yaşam tarzı olduğunu söyleyebiliriz. Bu nedenle, bu mesleği seçen bir kişi, mesleki faaliyetleriyle doğrudan rezonansa giren niteliklere sahip olmalıdır.

Bir etkinlik yöneticisinin gerekli kişisel nitelikleri:

- açık ve neşeli karakter, girişkenlik ve ayrıca baskın bir görünüm;

- yaratıcı ve sanatsal yetenek;

- analitik ve yaratıcı düşünme;

- yüksek performans ve stres direnci;

-liderlik nitelikleri;

- organizasyon becerileri;

- kendini geliştirmeye hazır olma.

Yukarıdaki nitelikler listesine dayanarak, kanepeli patateslerin ve balgamlı insanların bu alana uygulanmaması gerektiği sonucuna varabiliriz.

Bu meslekteki insanlar sanatsal ve yaratıcı yeteneklere sahip olmalıdır. Ancak, organizasyon becerileri de bu durumda önemli bir rol oynamaktadır. Yönetici, hedefi ne pahasına olursa olsun doğru bir şekilde önceliklendirmeli ve gerçekleştirmelidir. Ayrıca büyük miktarda bilgi ve ikna yeteneği ile çalışma yeteneğine de sahip olmalıdır.

Dolayısıyla, bu etkinlik yönetimi çok karmaşık bir şeymiş gibi görünebilir. Bu durumda nerede çalışılacağı da tamamen açık değildir. Kesin olan bir şey var - bir kişi bu makalede belirtilen niteliklerin en az yarısına sahipse, örneğin çalıştığı işletmede bir etkinlik düzenlemeye zaten yardım etmeye çalışabilir. Ve bunu iyi yapıyorsa ve yapmayı seviyorsa, hizmetlerinizi zaten diğer şirketlere sunabilirsiniz.

Etkinlik yönetiminin ana yönleri

Bugün, halkla ilişkiler profesyonelleri aşağıdaki etkinlik yönetimi alanlarını belirlediler: işletmenin ruhunu güçlendirmeyi amaçlayan şirket içi kurumsal etkinliklerin organizasyonu; büyük ölçekli promosyonlar.

Ancak, her bir durumda, uzmanlar çözmeleri gereken görevlerden ilerlerler. Hedefin doğru bir ifadesi, geniş bir yelpazeden seçim yapmanıza yardımcı olacaktır.belirli bir durumda uygun olan araçlar. Bir örnek düşünün.

Örneğin, bir ilaç şirketi beşinci yıldönümünü kutlamak için bir etkinlik ajansına talimat verdi. Bu büyüklükte bir kutlama her şeyden önce kurumsal ruhu güçlendirmeye yardımcı olur. Bu nedenle, takımın ülke kulübüne gitmesi en iyi seçenek olarak kabul edildi. Takım yarışmaları ve spor bayrak yarışları oldukça uygun bir iletişim aracı olarak seçildi ve tatilin en önemli özelliği, herkesin şehri bir balon sepetinden görme fırsatı sağlamasıydı.