İlerleme raporu örnekleri. Rapor nasıl yazılır

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Yılda en az bir kez astlarının yapılanlar hakkında rapor vermesini gerektirmeyen böyle bir lider yoktur. Ve sorun şu ki, rutin istihdamla böyle bir belge geliştirmek oldukça zor bir iş gibi görünüyor. Ve nedense yetkililerden yapılan çalışmalarla ilgili rapor örnekleri istemeye utanıyoruz. Ya tuttuğumuz pozisyona uymadığımıza karar verirse?

Kimin ihtiyacı var

Bu soru, raporlama görevini alan sanatçı tarafından sorulur. Çoğu zaman, firmaların çalışanları bu tür gereksinimlerden neredeyse rahatsız olurlar. Ama her şeyin bir anlamı vardır.

Öncelikle, yapılan işle ilgili rapora icracının kendisi ihtiyaç duyar. Resmi değil, bu sürece ilgili bir tutum, niteliklerinizdeki darboğazları ve zayıflıkları bulmanızı sağlayacaktır. Böylece, geliştirmenin mümkün olduğu (ve gerekli) yönler belirlenir. Sonuçta hepimiz hatalarımızdan ders alırız.

İkincisi, liderin buna ihtiyacı var. Yapılan işle ilgili rapor, kaliteyi ve kaliteyi objektif olarak değerlendirmenize olanak tanır.görevleri çözme hızı. Bu belge sayesinde, en ilkel “her zaman ne yaparsınız” dan karmaşık “bilgisayarınızı neden daha modern bir bilgisayarla değiştirmeliyim” gibi birçok soru ortadan kalkacaktır. Çünkü rapor, belgedeki değişiklikleri kaydetmenin uzun sürdüğünü gösterecektir. Ve sanatçıya bağlı değildir - eski ofis ekipmanı daha hızlı çalışamaz. Aslında bu yüzden çalışan sürekli çay içiyormuş gibi görünüyor - sadece operasyonun tamamlanmasını bekliyor.

Ve soru: "Neden ay için yapılan iş hakkında bir rapor yazmam gerekiyor?" kendisi yanlış. Çünkü istatistiksel bilgilerin toplanması ve veritabanlarının doldurulması operasyonel çalışanlar için değil, stratejistler için anlamlıdır. Onlar için bir sorunu çözmek, onu çözmek için yöntemler hakkında konuşmaktan daha kolay.

Ne yazmalı

İlerleme raporu örnekleri, çok detaylı yazmanız gerektiğini gösteriyor. Küçük bir şey veya küçük bir jest gibi görünen her şey, belirli işlevlerin performansında kilit bir unsur olabilir. Ancak bunun anlaşılması ancak birkaç yazılı raporu inceledikten sonra mümkün olacaktır.

Çalışma, örneğin belgelerin uzlaştırılması ve tutarsızlıkların belirlenmesi gibi rutin bir yapıya sahipse, tablo şeklinde bir form geliştirmek mantıklıdır. Bu durumda yine ilk başta tablo çok detaylı olmalı ve çok sayıda sütun içermelidir; zamanla, bazı sütunlara olan ihtiyaç ortadan kalkacak ve raporun biçimi normal (okundu - makul) bir görünüme kavuşacak.

Bbazı durumlarda, yapılan çalışma hakkında bir rapor hazırlarken (örneğin öğretmenler), iç gözlem konusuna resmi olarak yaklaşmak imkansızdır. Gerçekten de, planlanan eğitim ve metodolojik yüke ve gerekli materyalin çalışmasına ek olarak, okul aynı zamanda eğitim faaliyetleriyle de uğraşmaktadır. Bu, belgenin hazırlanmasına özel bir yaklaşım gerektirir: bir dizi öğrencinin gerisinde kalmanın nedenlerini anlamak, çocukları kendi konularına ilgilendirmenin yollarını bulmak gerekir. Aynı zamanda başarılı (ve hatta yetenekli) okul çocuklarını da unutmamalıyız.

Hedefleri bildir

Doğru derleme ve minimum zaman maliyetleri için, yıl için yapılan çalışmalara ilişkin bir raporun hangi amaçla ve neden yazılacağına en baştan karar vermek gerekir. En popüler olanı adlandıralım:

- organizasyondaki belirli bir pozisyonun gerçek faydasının gerekçesi;

- bir çalışanın niteliklerinin teyidi;

- etkin çalışmanın yönetime gösterilmesi;

- bir sonraki raporlama dönemi için fon almak;

- bir yönün (fikrin) geliştirilmesi için onay alınması;

- tahsis edilen kaynakları ve finansmanı harcamanın mantığı, vb.

İyi bilinen formülasyon - sorunun doğru ifadesi çözümün %50'sini sağlar - bu durumda da işe yarar. Bir raporun neden gerekli olduğunu ne kadar iyi anlarsak, onu yazmamız o kadar kolay olur. “Gösteri için” belgesinin bizden yaratıcı bir yaklaşım gerektirmediği gerçeğine kadar. Ve zaman alıcı.

Belge yapısı

Şirket yoksageliştirilmiş raporlama formu, daha sonra kendiniz geliştirmeniz gerekir. Belgenin amacını bilerek, yapısını düşünmek gerekir. Örnek ilerleme raporları, net ve basit bir ana hat gerektiğini gösteriyor.

En başta bilgi sunumunun amacı ve mantığı anlatılmalıdır. Sunum sırasını açıklayın ve bir içindekiler tablosu yapın. Tablo için neden böyle bir formun seçildiğini kısaca açıklamak gerekiyor.

Bölümler ve alt bölümler içinde sunum bütünlüğüne de uyulmalıdır. Böylece belge daha anlaşılır olacak, sonuç olarak algılaması daha kolay olacak. Uzun süreli bir raporda, diyagram ve grafik şeklindeki illüstrasyonlar oldukça uygundur, bu da algıyı kolaylaştıracaktır. Ancak burada " altın ortalama" kuralına uymanız gerekir: düz metin ve ayrıca yalnızca görsel materyaller çok çabuk yorulur.

Stil

Sıradan bir çalışan için, yazması belki de en zor şey terminoloji ve üsluptur. Abartılı bir rapor doğal görünmeyecek ve yönetimin olumsuz tepki vermesine neden olacaktır. Çok basit ifadeler (örneğin xerox'lanmış 25 belge) de okuyucuyu itecektir.

Ancak şablonlardan kaçınılmalıdır. Tek istisna, kimsenin okumayacağı belgedir. Bazen bu tür sorunlarla karşılaşıyoruz ama bu yazıda gerçek (proforma değil) raporlarla ilgileniyoruz.

Her durumda, yalnızca başarılardan bahsetmemelisiniz. Onları vurgulamak içinçalışma sırasında karşılaşılması gereken zorluklardan bahsetmek gerekir. Diğer şeylerin yanı sıra, karmaşıklık analizi, yöneticiler için iş optimizasyonu hakkında düşünmek için besindir. İlerleme raporu örnekleri, “yetersiz durum”, “karşılaşılan zorluklar” vb. gibi belirsiz ifadeler kullanmamanız gerektiğini göstermektedir. Her şeyi uygun adıyla çağırmak daha iyidir: “bozuk fotokopi makinesi”, “İnternete erişim eksikliği”, “ilgili departmandan bilgi eksikliği veya zamansız alınması. Bütün bunlar, şirketteki mevcut durumu yeterli ve nesnel bir şekilde değerlendirmemizi sağlar.

Sonuçların değerlendirilmesi

Her sonuç sayılarla yedeklenmelidir. Bu tür somutlaştırma, gelişme dinamiklerinin anlaşılmasını sağlar.

Ayrıca, sonuçları değerlendirmek için kriterler belirlemek gerekir. Önceki raporlama dönemi mi olacak (örneğin, üç aylık bir rapor ise) veya tersine, belirlenen hedeflere ulaşma yüzdesi, belgenin yazarına bağlıdır.

Genel olarak, dolaylı göstergeler görevleri çözme süreci hakkında çok şey söyleyebilir. Ayrıca burada daha fazla analiz için zengin bir bilgi var. İşgücü maliyetlerini belirlemekten hedef belirlemenin doğruluğunu anlamaya kadar.

Sorundan çözüme

Raporların çoğu ilerleme aşama temelinde yazılır. Sorun-çözüm ilişkisini açıkça gösteren bir belge daha avantajlıdır. Okuyucu hangi yöntem ve teknikleri (gerekirse) hemen anlar.sanatçı, görevin zamanında ve yüksek kalitede tamamlanmasından yararlandı.

Daha da ayrıntılı olan "belirli bir sorun - nedenleri - hedeflerin belirlenmesi - bir çözüm" zinciri, hemen günlük bir raporu tablo halinde sunma ihtiyacını ortaya çıkarır. Ayrıca, grafiklerin isimleri zaten biliniyor. Bu şekilde sunulan bilgilerin okunması ve analiz edilmesi kolaydır.

Niteliksel göstergelerin sunumu

Raporun ağırlıklı olarak sayısal verilerden oluştuğu durumlarda, tablo formunun anlaşılması çok zor olabilir. Sürekli bir sayı akışı, okuyucuyu birkaç dakika sonra gerçekten yorar. Başka bir şey - renkli çizelgeler ve grafikler. Açık, anlaşılır, okunması kolay.

Her diyagram yorumlanmalıdır. Ek olarak, çeşitli grafiklerin birbiriyle nasıl bağlantılı olduğunu belirtmek gerekir; neden-sonuç ilişkilerini açıklamak raporun analizini daha da kolaylaştıracaktır.

Çalışma sırasında maddi kaynaklar harcandıysa, hepsini listelememelisiniz. Bunun yerine, elde edilen faydalar listelenmelidir. Kuru bir ifade: “Satın alınan ofis ekipmanı” yazarsanız kulağa tamamen farklı gelecektir: “2 iş yaratıldı, bu da departmanın çıktısını artırmayı mümkün kıldı.”

Belge nasıl düzenlenir

Tek bir derleme şekli olmamasına rağmen, yapılan iş hakkında ana bilgiyi tanımlayan GOST'a göre bir rapor hazırlanabilir.bilimsel kriterler. Biçimlendirme, yazı tipi türü ve boyutu vb. gereksinimleri açıklar.

Belgenin okunabilirliğine gelince, işte bazı ipuçları:

- bir paragrafta en fazla 5 cümle olmasına çalışın;

- temel göstergeler yazı tipi veya renkle vurgulanabilir;

- metni, tablo veya grafiğin tüm sayfayı kaplamaması için ayırın; yorumlar için boşluk bıraktığınızdan emin olun;

- raporun açık ve özlü bir özetini yazın.

Bu ipuçları, raporunuzun algılanmasını kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır; bu da, başlangıçta okuyucuyu belgenin yazarına karşı sadık bir tutuma hazırlayacakları anlamına gelir. Patron olduğunuzu hayal edin. Ve raporu sizin için okumanız için yararlı ve ilginç olacak şekilde yapın.