Zaman çizelgesindeki simgeler. Zaman çizelgesi nasıl doldurulur (örnek)

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Çalışma süresi ve muhasebesi, herhangi bir organizasyonun önemli bileşenleri olup, şirketin faaliyetlerini kontrol etmenize ve çalışanları disipline etmenize olanak tanır. Bu prosedürü basitleştirmek için özel bir form geliştirildi - bir zaman çizelgesi. Hem kağıt hem de elektronik versiyonları mevcuttur. Ve türlerin her birinin doldurma konusunda kendi nüansları vardır.

Zaman çizelgesini kim doldurur

Her kuruluş, faaliyetin özelliklerine ve personel sayısına odaklanarak zaman çizelgesini sürdürmekten sorumlu bir kişi atar. Kuruluş küçükse ve tüm işler ofiste yapılıyorsa, personel müfettişi, muhasebeci veya diğer yetkili kişi çalışanları planlayacaktır.

Bir işletmenin birden fazla tesisi olması durumunda, çalışanların zaman çizelgesini doğrudan iş yerlerinde yapmak çok daha kolaydır. Bu durumda bu sorumluluk ustabaşı veya şefe aittir.ayrı bir siparişle veya iş sözleşmesinde belirtilen alt bölümler.

Zaman çizelgesiyle çalışmak için algoritma

Her şeyden önce, her işletmenin düzenli (yani kağıt versiyonunda) bir zaman çizelgesine sahip olması gerektiğini bilmeniz gerekir. Form kendi başınıza basılabilir veya bir matbaadan sipariş edilebilir.

Onaylanmış iki form vardır: T-12 ve T-13. Farkları, ilkinin sadece çalışma saatlerini hesaba katması değil, aynı zamanda aylık ücreti hesaplamak için sütunları olmasıdır. Aynı şemaya göre doldurulurlar, yani her ay ilk gün yeni bir zaman çizelgesi açılır. Sütunları doldurmak gereklidir:

• Şirket adı (kurucu belgelere göre), seri numarası ve tamamlanma tarihi.
• Zaman çizelgesinin açıldığı dönem.
• Personellerin sıra sayıları ve kişisel kartlardaki verileri.

Geri kalan veriler bir ay içerisinde girilir ve ücretlerle ilgili kısmın doldurulması muhasebe çalışanına kalır.

Zaman çizelgesindeki simgeler

Zaman çizelgesinin daha hızlı ve daha rahat doldurulması için bir notasyon sistemi geliştirildi ve onaylandı. Çalışma ve dinlenme modunu ve diğer nüansları yansıtırlar. 36 atama sağlanmıştır. Ancak bazen bu sayı, bir çalışanla ilgili tüm bilgileri doğru bir şekilde görüntülemek için yeterli değildir.

Zaman çizelgesindeki simgeler

	Ad	Harf atama	Sayısal gösterim
1	Gündüz ve akşam saatleri	I	01
2	Gece çalışma saatleri	N	02
3	Hafta sonları ve tatillerde çalışın	RP	03
4	Fazla mesai	c	05
5	İş gezisi	K	10
6	Ana Tatil	den	14
7	Ek izin	bir	15
8	Çalışma Tatili	U	16
9	Öğrenciler için kısa çalışma saatleri	UV	17
10	Ücretsiz ek çalışma izni	UD	18
11	Annelik izni	r	19
12	Babalık İzni (kısmen ödenir)	veh	20
13	Babalık izni (ücretsiz)	oj	21
14	Ücretsiz izin	to	22
15	Yasal nedenlerle ücretsiz izin	OZ	24
16	Hastalık izni	B	25
17	Ödenmemişengelli	t	26
18	Çalışma saatleri az altıldı	ch	27
19	Kapalı kalma süresi (çalışan dışı nedenlerle)	vp	28
20	Yasal nedenlerle (ücretli) devamsızlık	g	29
21	Affedilmeyen Devamsızlık	OL	31
22	Çalışmayan saatler (işveren yarı zamanlı bir iş ayarladıysa)	NS	32
23	Hafta sonları	to	33
24	Grevler	ZB	34
25	Belirsiz nedenlerle devamsızlık	НН	35

Tablo, zaman çizelgesinde en sık kullanılan sembolleri gösterir. Daha ayrıntılı bir açıklama ve tam bir liste genellikle formun ilk sayfasında bulunur. Bu, semboller arasında gezinmeyi ve hangi durumda bir hücreye ne konulacağını belirlemeyi kolaylaştırır.

Düzenli form doldurma

Zaman çizelgesini doldurmak, dikkat gerektiren özenli bir iştir. Örneğin, sürekli devam ve devamsızlık yöntemi kullanılarak yapılabilir.

Bu durumda, her sütuna veri girilir. Semboller, hem işyerinde çalışanların varlığını hem de yokluğunu belirtmekte ve sebeplerini belirtmektedir. Ayrıca saat sayısını da gösterir.iş yerinde geçirdi.

Zaman çizelgesinin kendisinde şöyle görünecektir: izinli bir günde, "B" harfini, altına 0, bir iş gününde sırasıyla "I" ve saat sayısını koyun. 8. Hafta sonlarına benzer şekilde, iş gezilerinden belirsiz nedenlerle devamsızlıklara kadar çeşitli devamsızlık nedenleri not edilir.

Bu durumda zaman çizelgesinin hesaplanması biraz daha kolaydır, çünkü gerekli tüm sayılar ve atamalar gözünüzün önündedir. Bu, özellikle az iş tecrübesine sahip uzmanlar için geçerlidir - bu nedenle kafalarının karışması ve hata yapmaları daha az olasıdır.

Zaman çizelgesini akıllıca doldurun

Ayrıca sapmaları kaydetmek için bir yöntem vardır. Çalışma gününün dönem boyunca aynı süreye sahip olması durumunda uygulanır. Bu durumda sadece standart dışı durumlar, yani devamsızlık, fazla mesai, iş gezileri vb. not edilir. Bu yöntemi kullanırken çok daha az zaman harcanır ve her iki durumda da nihai sonuç aynıdır.

Sayfada şöyle görünüyor: üst satır, çalışanın işyerinde yokluğu hakkında bilgi içerir - V, K, FROM, HH, PR, B ve diğerleri. Alt satır boş bırakılır. Gerçekten de, çalışılan saatlerin son hesaplanmasında sıfırlar önemli değildir ve aynı çalışma günü uzunluğunda, yalnızca en basit eylemleri gerçekleştirmek için kalır: en üst satırdaki boş hücrelerin sayısını sayın (bunlar katılımdır) ve saat sayısıyla çarp.

Bu yöntem deneyimli kişiler için daha uygundur.personel memurları ve muhasebeciler. Ayrıca, çalışan sayısının az olduğu küçük kuruluşlar için de çok uygundur. Yönetiminiz daha basit bir zaman takip sistemi bilmiyorsa, onlara önermenin zamanı gelmiştir.

Bilgisayarda zaman çizelgesi tutma

Kağıt versiyonuna ek olarak, birkaç elektronik versiyonu da var. Yukarıda belirtildiği gibi, zaman çizelgeleri hatasız çoğ altılmalıdır. Bu, çalışanların çalışmalarıyla ilgili verilerin kaybolmaması ve güvenilirliklerinin onaylanması için gereklidir (sonuçta her yerde bilgisayar kullanmak mümkün değildir).

Daha uygun fiyatlı seçeneklerden biri, ofis programlarında oluşturulan bir zaman çizelgesidir. Excel bu amaç için mükemmeldir. E-tablolar, herhangi bir tür ve boyutta bir belge oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca formül belirleme özelliği sayesinde ara verileri toplamak ve hesaplamak çok daha kolay.

Özel yazılım kullanma

E-tablo becerilerinin yetersiz olması durumunda, bir çalışan veya yönetim benzer başka bir program seçebilir. Bu durumda zaman çizelgesi, kağıt versiyonuna benzer görünecektir. Bu, belgeyi işlemek için gereken süreyi az altmaya yardımcı olacaktır.

Her programın lisanslı sürümlerin kullanımını içerdiği de unutulmamalıdır. Farklı tedarikçilerde, elbette kendi maliyetleri vardır. Örneğin, Zaman Çizelgesi programı kullanıcılara1000 ovmak. ve üzeri - personel sayısına bağlı olarak.

Bu tür yardımcı programların bir başka artısı da kağıt zaman çizelgesi doldurmak zorunda olmamanızdır. Tüm işaretleri içeren formun herhangi bir zamanda yazdırılması kolaydır. Bu işlev kesinlikle benzer her programda vardır.

Belgeleri saklama hakkında

Zaman çizelgesi ne için kullanılır? Bu, maaş bordrosunun belirli bir miktarda muhasebeleştirilmesinin yanı sıra çalışanın işyerinde olduğuna ve görevlerini yerine getirdiğine dair ana kanıttır. Şüphesiz bu belge her kuruluş için çok önemlidir.

Peki bu form ne kadar süre tutulur? Zaman çizelgesi bir yıl süreyle saklanmalıdır. Bu kanunla belirlenmiştir ve bu tür normlara uyulmalıdır.

Zaten kapalı bir zaman çizelgesini kaybederseniz panik yapmayın. Diğer belgeler kullanılarak her zaman geri yüklenebilir. Bunun için açıklayıcı, hastalık izni, iş gezileri hakkında bilgiler, tatil programları vb. Bir kişinin işyerinde bulunmadığını doğrulayan ve açıklayan her şey verileri geri yüklemek için kullanılabilir.

Karneye kimin ihtiyacı olabilir?

Bu belge genellikle çeşitli kontroller için gereklidir. Örneğin, vergi servisi kuruluştaki varlığını ve doldurmanın doğruluğunu kontrol eder.

En küçük firmada bile bir zaman çizelgesinin olmaması, oldukça büyük bir para cezasının nedeni olabilir. Aynıformları doldururken hata yapıldığında oluşur. Bu, hem hesaplamalar hem de sembollerin yanlış kullanımı için geçerlidir.

Zaman çizelgelerinin bulunması zorunludur. Hem şirketin kendisi (muhasebe, disiplinli çalışanlar) hem de denetim kuruluşları için gereklidir. Ve en önemlisi - zaman çizelgesindeki sembolleri doğru şekilde uygulayın. Ardından, çalışanlar ve düzenleyici makamlarla ilgili bir takım sorunları önleyebilirsiniz.