Müzakere kuralları: temel ilkeler, teknikler, teknikler

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2024-01-17 19:11

Her insan genellikle iş iletişimi denen şeyle karşı karşıyadır. Bu nedenle, birçoğu resmi bir mektup yazmayı, bir ortağı kabul etmeyi ve onunla müzakere etmeyi, tartışmalı bir konuyu çözmeyi ve karşılıklı yarar sağlayan işbirliğini nasıl kuracağını merak ediyor.

İş iletişimi, kendi işini yürüten insanlar için özellikle önemlidir. Birçok yönden, faaliyetlerinin başarısı, bilim ve iletişim sanatında ne kadar usta olduklarına bağlıdır. Batı ülkelerinde, hemen hemen her üniversite ve kolejde iş iletişimi konularını kapsayan eğitim kursları verilmektedir. Çok uzun zaman önce, müzakere kuralları yerli yüksek öğretim kurumlarında incelenmeye başlandı. Ve kuşkusuz, bu tür disiplinler, öğrencilere ortaklarla iletişim kurma becerisi kazandırıyor.

Bu makale iş iletişiminin etiği ve müzakere kuralları hakkında konuşacak. Müzakerelerin ana aşamaları, insanların davranış türleri ve onlarla etkileşimin bazı ilkeleri açıklanacaktır. Teknik iletişim araçlarıyla ilgili müzakere kuralları da sunulacaktır.

Müzakere nedir?

Müzakerenin temel kurallarını düşünmeden önce, bunların ne olduğunu ve ne olabileceğini öğrenmelisiniz. Dolayısıyla müzakereler, belirli bir amaca ulaşmak için gerçekleşen insanlar arasındaki iletişimdir. Müzakerelerde, iletişim taraflarının her biri, durumun gidişatını kontrol etme ve karar verme konusunda aynı fırsata sahiptir.

Müzakereler her zaman katılımcıların kısmen benzer bir görüşe sahip olduğunu ve diğer tarafın inançlarına kısmen katılmadığını varsayar. Ortak paydada buluşabilmek için buluşuyorlar. Bununla birlikte, taraflar birbirlerinin inançlarıyla aynı fikirdeyse veya tam tersine çok kritikse, bunlar tamamen farklı etkileşim türleridir - sırasıyla işbirliği ve yüzleşme.

Müzakerelerin işlevleri ve hedefleri

Müzakerelerin ortak bir fikre varmak ve bir şey üzerinde anlaşmak için olduğu genel olarak kabul edilir. Bu görüş çok mantıklı olsa da birkaç hedef daha var.

Müzakereler (mevcut veya olası) sorunları tartışmak, ortak bir karar almak vb. için gereklidir. Ayrıca, insanlar yalnızca belirli şeyler hakkında görüş alışverişinde bulunduklarında müzakereler bilgilendirici bir işlev görebilir. Bu tür bir etkileşim ön görüşmeler denir. Yeni bağlantılar kurmak için düzenlenen bir toplantı, insanlar birbirlerini tanımak için bir araya geldiklerinde iletişimsel bir işlev içerir.

Müzakerelerkontrol, koordinasyon ve düzenleme gibi işlevleri de olabilir. Halihazırda anlaşmaların olduğu ve önceden varılan ortak kararların uygulanması konusunda müzakerelerin sürdüğü durumlarda gerekli olmaları bakımından iletişimsel olanlardan farklıdırlar.

Yukarıdakilere ek olarak, uygulamada durum öyledir ki, müzakereler tartışmak ve karar almak için düzenlenemez. Rakipler veya ortaklar için dikkat dağıtıcı olarak ihtiyaç duyulur. Bazen bu tür hileler, diğer firmalarla iş bağlantıları kurarak belirli bir ortağın dikkatini çekmek isteyen ticaret şirketleri tarafından kullanılır.

Müzakere aşamaları

Müzakere kuralları, bir kişinin bu sürecin hangi aşamalarının var olduğunu bilmesini zorunlu kılar. Bu sayede iş iletişiminin planlanması ve yürütülmesi sırasında harika sonuçlar elde edilebilir.

Yani, müzakere hazırlıktan, iletişim sürecinin kendisinden ve bir anlaşmaya varmaktan oluşur. Müzakerelerin aşamalarını ve aşamalarını aşağıdaki tabloda daha ayrıntılı olarak ele almaya değer.

Adımlar	Hazırlık aşaması	Bakım aşaması	Uzlaşma aşaması
İlk	Müzakere araçlarının seçimi	Bilgi paylaşımı	Anlaşılan çözümlerin seçimi
İkinci	Muhataplar arasında iletişim kurma (davet veya onaymüzakerelere katılım)	Gündemin formüle edilmesi	Seçilen eylem stratejisinin son tartışması
Üçüncü	Müzakereler için gerekli bilgileri toplama ve analiz etme	Tartışmalı konuların belirlenmesi	Resmi anlaşmaya varıldı
Dördüncü	Bir müzakere planı hazırlamak	Tarafların derin menfaatlerinin ifşa edilmesi	-
Beşinci	Güven ortamı oluşturmak	Uyum için teklifler geliştirin	-

Resmi olarak, bir aşama daha ayırt edilebilir - son aşama, müzakerelerden sonra her iki taraf da sonuçları analiz eder ve varılan anlaşmaları uygulamaya başlar.

Müzakere yaklaşımları

Müzakerenin en önemli kurallarından birini hatırlamakta fayda var - her zaman tartışma konusunu bilmeniz ve belirli yaklaşımlara sahip olmanız gerekir. Onları bilerek, muhatabın davranışını tahmin edebilirsiniz. Müzakere için aşağıdaki yaklaşımlar ayırt edilebilir:

1. Düşmanlar. Yaklaşımın özü, tarafların çıkarlarını savunması gereken asker rolünde birbirlerinin karşısına çıkması gerçeğinde yatmaktadır. Başka bir deyişle, bu yaklaşım bir halat çekme olarak tanımlanabilir.
2. Arkadaşlar. Her iki taraf da dostane müzakereden yana. Bu yaklaşım, zayıf olanıntaraf güçlü tarafa uyum sağlayacaktır. Bu yaklaşımın pratikte son derece nadir olduğuna dikkat edilmelidir.
3. Ortaklar. Üçüncü yaklaşımın çok sağlam bir temeli vardır - karşılıklı olarak kabul edilebilir bir çözüm bulmaya odaklanma. Bu yaklaşıma sahip tarafların durumdan hem tamamen hem de tamamen uygun bir çıkış yolu bulmaya çalışması önemlidir. Bu yaklaşım "saf" müzakere olarak tanımlanabilir.

Hangi yaklaşım seçilmiş olsa da, muhatapların kendi tarafları lehinde daha fazla fayda sağlamaya yardımcı olacak çeşitli hileler kullanabileceği unutulmamalıdır.

Kirli numaralar

Müzakere görgü kuralları, çeşitli aldatıcı hareketlerin kullanılmasını onaylamaz, ancak iş adamları çıkar sağlamak için kasten hilelere başvurabilirler. Her zaman tetikte olmalı ve onları uygun şekilde etkisiz hale getirebilmelisiniz. En yaygın "kirli" hileleri göz önünde bulundurmaya değer:

1. Giriş seviyesini artırma. Bu hile, başlangıçta ortağın kendisi için yararlı olan veya acısız bir şekilde dışlanabilecek işbirliği için çok karmaşık koşullar ortaya koyması ve konuşma sırasında bunları basitleştirmesi gerçeğine dayanmaktadır. Bu nedenle, tekniğin kendisine karşı kullanıldığı taraf da taviz vermek zorundadır. Böyle bir hileden kaçınmak için görüşmeden önce müzakere konusunu ve ortağın potansiyelini incelemek gerekir.
2. Yanlış vurgular. Bu numara, prensipte yukarıda açıklanana benzer. Tek fark bu durumdaaslında bu konu ikincil olsa da, bir sorunu çözmeye aşırı ilgi gösterir.
3. Son dakika talepleri. Bu numara yukarıdakine benzer, ancak ilk ikisinin başlangıçta kullanılması tavsiye edildiğinde, yalnızca müzakerelerin son aşamasında kullanılabilir. Bu tekniğe "şantaj" da denir. Talepleri son dakikada ileri sürmek çok tehlikeli bir hiledir, çünkü ortaklar her şey üzerinde anlaşıp fikir birliğine vardığında, taraflardan biri yeni şartlar ileri sürerken, diğeri zaten sözleşmeyi imzalamakla ilgilenir.
4. Umutsuz bir durum yaratmak. Bu teknik, kullanıldığı taraf için çok acı vericidir. Bunu kullanırken, ortak, diğer tarafın durumları kabul edebileceği veya reddetmesi durumunda kendilerine zarar verebileceği koşullar yaratır. Çoğu zaman, böyle bir davranış taktiği, baskı altında olan tarafın güveninin geri dönülemez bir şekilde kaybolmasına neden olur.
5. Ultimatom. Bu hilenin prensibi, taraflardan birinin "Ya şartlarımızı kabul edersiniz ya da müzakereleri bırakırız!" konumuna gelmesidir. Ancak böyle bir hileden sonra müzakereler sorunun tek taraflı çözümüne dönüşüyor.
6. Salam. Hile ilkesi, gerçek bir sosis ürünü durumunda olduğu gibi aynı yaklaşıma iner. Salam, tek seferde ve bütün olarak yenemeyeceği için küçük porsiyonlarda tüketilen bir üründür. Bir taraf değerlendirme, kişisel ilgi alanları vb. hakkında küçük bilgiler vermeye başlar.ikincisinin de aynı şeyi yapacağı ve tüm sırları anlatmaya başlayacağı ümidiyle. Bu hilenin kime karşı kullanıldığına bağlı olarak, ilk taraf buna göre davranmaya başlar. Sonuç olarak, müzakereler zaman içinde uzayabilir ve muhatap diğer tarafın fikrini, çıkarlarını ve görüşlerini tam ve eksiksiz olarak öğrenecektir.
7. Blöf. Hilenin adından, taraflardan birinin ortağına bilerek yanlış bilgi vermesi gerçeğinden bahsettiğimiz anlaşılıyor. Bununla birlikte, son yıllarda giderek daha azına başvurulmuştur, çünkü modern koşullar muhatabın söylediği her şeyi bağımsız olarak iki kez kontrol etmenize izin verir.
8. Çift yorumlama. Bu hile, taraflardan birinin daha sonra kendi çıkarlarına göre yorumlanabilecek çift anlamlı ifadeler vermesi gerçeğine dayanmaktadır. İşin püf noktası, sözleşme sırasında bu tür çift ifadelere sahip herhangi bir belge düzenlenir veya imzalanırsa, taraflardan biri daha sonra koşulları yerine getiremeyecektir. Böyle bir hile, onu kullanan taraf için çok tehlikelidir, çünkü bu sayede hızlı bir şekilde iyi bir itibar kaybedebilir ve kötü bir itibar kazanabilirsiniz.

Müzakere kuralları, iş iletişimi sırasında ortağın hileler ve püf noktalarına gittiği fark edildiyse, hiçbir durumda karşılık vermemelisiniz. Bunun neden olduğunu anlamanız ve ardından bir iletişim hattı oluşturmanız gerekir. Ancak, müzakereleri aniden kesmeyin, tüm talepleri sakince dinlemek ve kendinize düşünmek için zaman bırakmak daha iyidir.

Müzakerelerde uyulması gereken kurallar

Müzakerelerde deyim yerindeyse evrensel davranış normları vardır ve toplantının yüz yüze mi yoksa müzakerelerin teknik iletişim araçlarıyla mı yürütüldüğü önemli değildir. Müzakere kurallarının hatırlanması her zaman şöyledir:

1. Daima kibar olun ve partnerin kişiliğini küçümseyebilecek ifadelerden ve ipuçlarından kaçının. Laik görgü kurallarına her zaman uyulmalıdır.
2. Partnerinizin fikrini görmezden gelemezsiniz.
3. Neden önemli olduklarını açıklamadan çok fazla soru sormayın. Başka bir deyişle, basit sorgulamalara izin verilmemelidir.
4. Açıklamalara yeterince yanıt vermeli ve tüm tarafların neyin tehlikede olduğunu anlaması için bilgi aktarmaya çalışmalıyız.
5. Düşüncelerinizin başka sözcüklerle ifade edilmesine izin vermeyin.
6. Eşinizin düşüncesi söylenmemiş gibi görünüyorsa, ima edilip edilmediğini belirterek devam edebilirsiniz.
7. Özetleme ancak müzakerelerin sonunda veya uzun açıklamalardan sonra mümkündür.
8. Müzakereler grup ise, çok uzun sürse bile herkese konuşma fırsatı vermek gerekir. Ama genellikle potansiyel partner tarafında sadece bir kişi sözü tutar.

Bir partner nasıl ikna edilir?

İş iletişimi ve müzakere kuralları açısından psikologlar, yalnızca bir ortağa bilgi aktarmanın değil, aynı zamanda onu ikna etmenin gerekli olduğu anlarda yardımcı olacak bazı ipuçları geliştirdiler.herhangi bir şey. Bu nedenle, bu listeyi dikkate almaya değer:

1. Ortağı bir şeye ikna etmeye karar verildiyse, zayıf argümanlarla başlamalı, orta dereceli argümanlara geçmeli ve sonunda "koz kartı" denilen en güçlü argümanı seslendirmelisiniz.
2. Bir partneri onun için dezavantajlı bir duruma sokamaz veya üzerinde baskı kuramazsınız. Yüzünü kurtarmak herkesin hakkı.
3. Önemli bir soruya olumlu bir cevap almanız gerekiyorsa, ondan önce partnerinizin kolaylıkla cevaplayacağı iki basit soru sormalısınız.
4. Konuşmacı ne kadar etkili olursa, argümanlarının o kadar güçlü olduğunu hatırlamakta fayda var.
5. Empati göstermelisin.
6. İkna ederken, her iki taraf için de net ve kabul edilebilir olanla başlamalısınız.

Telefon görüşmeleri: telefon görüşmeleri yapma kuralları

Telekomünikasyon görüşmeleri yüz yüze görüşmelerden farklıdır. Telefon konuşmalarının en önemli kuralı kısalıktır. Bu tür iş iletişimi kısa olmalı ve uzun sürmemelidir. Yalnızca esas hakkında konuşmanız gerekir.

Genel olarak, iletişim yoluyla pazarlık yapmanın birkaç temel kuralı vardır:

1. Güleryüzlü ve misafirperver olmalısınız.
2. Telefon görüşmeleri gündemi anlayan yetkin bir kişi tarafından yapılmalıdır.
3. Konuşmadan önce sesinizi ayarlamanız ve mümkünse birkaç tekerleme söylemeniz gerekir.
4. Telefon görüşmeleri sırasında sessakinlik. Gerekirse, belirli şeylere odaklanmanız gerektiğinde veya bir partneri ikna ederken sesinizle oynayabilirsiniz.
5. Muhatabın sözünü kesemezsiniz. Bu, telefon konuşmalarının çok önemli bir kuralıdır. Muhatap hoş olmayan şeyler söylese, eleştirse veya memnuniyetsizliğini ifade etse bile, onu dinlemek ve ancak ondan sonra konuşmaya başlamak gerekir.

Yukarıdakilere ek olarak, telefon görüşmeleri yapmak için görgü kurallarının, insanların genellikle şahsen uyguladıkları kurallarla aynı olduğunu hatırlamakta fayda var. Ayrıca, teknik sorunlar nedeniyle, konuşmanın muhatabın fark etmediği bir kısmı kaçırıldıysa, özür dilemeli ve tekrar etmesini istemeniz gerekir.

Müzakerelerde ulusal özellikler

Ortaklarla telefon iletişiminin temellerini ve toplu pazarlık kurallarını bilerek, her zaman tüm tarafların ulusal özelliklerini dikkate almak gerekir. Örneğin, Almanlar geç kalmaya tahammül etmezler ve son derece bilgiçtirler. İngilizler her zaman çekingen görünen insanlardır, bu yüzden bunu soğukluk olarak algılamayın. Böyle bir ortak şeref sözü verdiyse, tutacağını belirtmekte fayda var.

İtalyanlar çok aktif ve girişkendirler ve resmi olmayan bir ortamda buluşmayı tercih ederler. Bu tür ortakların önemli bir özelliği, aynı seviyedeki insanlarla konuşmayı tercih etmeleridir. İspanyollar takım halinde çalışmayı tercih eden insanlardır. Cesur, açık, ciddiler ama aynı zamanda harika bir hisleri var.mizah. İtalyanlar gibi İspanyollar da aynı seviyedeki insanlarla pazarlık yapmayı tercih ediyor.

Çinli ortaklardan bahsetmişken, kelimelere çok dikkat ettiklerini unutmamalısınız. Onlar tarafından dile getirilen bilgiler her zaman düşünülür ve kısıtlanır. Genellikle Çinliler düşüncelerini ve tekliflerini ilk ifade eden kişiler değildir, bu yüzden müzakere ederken bunu aklınızda tutmalısınız.

Sonuç

İş iletişiminin temellerini ve telefon görüşmelerinin görgü kurallarını anladıktan sonra, doğru davranış biçimini oluşturmak çok daha kolaydır. Bu süreçteki en önemli şey kendinize ve partnerinize karşı dürüst olmaktır.