Envanter kontrolü nedir? Depo muhasebesi yapma yolları. Muhasebe organizasyonu, sorumluluk, programlar

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Bir işletmenin başarılı çalışması, çeşitli faktörlerin toplam etkisinden ve temel işlevlerin yetkin performansından oluşur. Aynı zamanda, malların doğru muhasebesinin, şirketin istikrarlı çalışması için ana koşullardan birine atfedilebileceği unutulmamalıdır.

Envanter yönetimi

Bu kavram, depoda gerçekleştirilen sabit nicel ve değişken muhasebeyi tanımlamak için kullanılır. Depoya yerleştirilen mallar dikkate alınmadan güvenliğini sağlamak zordur. Böyle bir işlem için, belirli tip, boyut ve kalitedeki malzemelerin depodaki hareketini kaydetmek için kanunla onaylanmış bir form olan malzeme envanter kartı kullanılır. Malzemenin her bir madde numarası için doldurulur. Depo yöneticisi veya mağaza görevlisi gibi mali açıdan sorumlu bir kişi tarafından korunurlar.

Dükkân sahibine işletmenin malzeme stoklarını emanet etmeden önce, kural olarak, onunla bir anlaşma yapılır. Depoda depolanan ürünlerin kaybolması veya hasar görmesi durumunda çalışanın gerçekleştirdiği iş türlerini ve sorumluluk derecesini açıklar.

Depo muhasebesinin organizasyonu

İyi organize edilmiş bir muhasebe süreciDepo bölgesine yerleştirilen malzemeler, kuruluşun faaliyetlerinin çok önemli ve gerekli bir bölümüdür. Deponun verimli çalışması için iki ortak muhasebe sistemi kullanılır: toplu ve sıralı. Ancak hangi seçim yapılırsa yapılsın, mali açıdan sorumlu çalışanlar şirketin ürünlerinin kayıtlarını ayni şekilde tutacaktır. Bu işlem gelen ve giden emtia emirleri kullanılarak gerçekleştirilir.

Şirket stoklarının muhasebeleştirilmesine ilişkin kılavuzlarda yer alan bilgileri dikkate alırsak, mal ve malzemelerin analitik muhasebesinin bakiye yöntemi veya ciro edilebilir faturalar kullanılarak yapıldığı sonucuna varabiliriz. Bu yaklaşımlarla muhasebe, her bir depolama yeri bağlamında ve bunların içinde kalem numaraları, çeşitli ürün grupları, sentetik ve alt hesapların sabitlenmesi ile gerçekleştirilir.

Kart kullanma

Ciro sayfalarına dayanan malzemelerin envanter muhasebesi, çoğu durumda yukarıda belirtilen iki yöntemin kullanımını içerir. Bu, deponun işleyişini optimize etmenize ve daha yüksek bir üretkenlik düzeyi elde etmenize olanak tanır.

İlk seçenekte, depoda depolanan her stok kalemi türü için açılan bir depo muhasebe kartı kullanılır. Aslında malzemelerin hareketi olan nicel toplam verileri görüntüler. Bu tür kartları doldurmanın temeli birincil muhasebedir.belgeler.

Kartların kullanıldığı depo muhasebesi, aynı zamanda ilk gün bakiyelerinin görüntülenmesini ve ay için cironun hesaplanmasını da içerir. Bu tür belgeler yardımıyla her depo için ayrı ayrı ciro tabloları derlenir. Ayrıca muhasebe bölümünde bulunan kartların verileri de depodaki belgelere göre kontrol edilir.

Muhasebe kartlarının muhasebe departmanında tutulmaması da mümkündür. Bu durumda, giden ve gelen belgeler madde numaralarına göre gruplanır. Daha sonra bu belgeler yardımıyla aya ait sonuçlar hesaplanır, gider ve makbuz verileri ayrı ayrı kaydedilir. Ayrıca, bu bilgi ciro sayfasında görüntülenir. Bu ekstrelerde görüntülenen bakiyeler, depodaki muhasebe kartlarında kayıtlı bakiyelerle karşılaştırılır.

Denge muhasebesi

Bu depo muhasebesi biçimi öncekinden farklıdır. Temel fark, muhasebe bölümünde mal ve malzeme bağlamında niteliksel ve toplam muhasebenin olmamasıdır. Ciro ifadeleri de sırasıyla derlenmez.

Deponun bu tür organizasyonuyla, mal ve malzemelerin muhasebesi, envanter kalemlerini münhasıran parasal olarak muhasebeleştirmek için kullanılan alt hesaplar, mal grupları ve bilançolar bağlamında gerçekleştirilir. Muhasebe mali açıdan sorumlu kişiler tarafından gerçekleştirilir. Bu işlem için envanter defteri veya uygun yevmiye defteri kullanılır.

Muhasebe departmanına gelince, birincil muhasebenin kabulü ile ilgilenir.mali açıdan sorumlu kişilerden muhasebe belgeleri ve daha sonra alınan verileri kontrol eder. Mutabakat süreci tamamlandığında, ilk gün kaydedilen malzeme bakiyeleri bilançoya aktarılır.

Parti Muhasebesi

Bu durumda ticaret ve depo, belirli bir mal grubu ayrı olarak depolanacak şekilde organize edilmiştir. Ve her biri için mağaza sahibi iki kopya halinde bir toplu iş kartı yazar. Bu tür kartları kaydetmek için özel bir kitap kullanılır. Bu durumda, bu defterdeki kayıt numarası kabul edilen partinin numarasıdır. Gerekli bilgiler girildikten sonra bir kopya muhasebe departmanına aktarılır ve diğeri depoda kalır ve depo muhasebe kaydı işlevini yerine getirir.

Aynı isimdeki mal ve malzemelerin parti olarak belirlendiğini belirtmekte fayda var. Bu ürün tek bir tedarikçi tarafından tedarik edilmelidir. Teslimat sayısına gelince, birkaç tane olabilir.

Bir parti kartını doldururken, depo çalışanı, derleme tarihini, numarasını, malları alma eyleminin doldurulma zamanını, nakliye türünü, tedarikçinin ayrıntılarını, numarayı ve tarihi belirtmelidir. faturanın adı, ürünün adı, çıkış yeri, ağırlığı ve derecesi.

Yığın yöntemini kullanan malzemelerin depo muhasebesi, bu eylemin tarihinin, sarf malzemesi belgesinin numarasının, taşıma şeklinin, alıcının adının malların serbest bırakılması sırasında yansımasını ifade eder., satılan ürünlerin miktarı ve derecesi. Aynı zamanda, gider belgesi şunları gösterir:parti kartı numarası.

Belirli bir partinin tüm stokları tükendiğinde, depo yöneticisi ve satıcı karta imzalarını atar ve daha sonra kontrol edileceği muhasebe departmanına aktarır.

Kontrol sırasında bir eksiklik ortaya çıkması mümkündür. Bu durumda, depo muhasebesi aşağıdaki eylemleri ifade eder: bir sonraki envanterden önce, muhasebeci kıtlığı dağıtım maliyetlerine yazar, ancak yalnızca doğal kayıp sınırları dahilinde olması şartıyla. Normlar aşılmışsa, kıtlık, depoda depolanan ürünlerden mali olarak sorumlu olan kişilerden geri alınmalıdır.

Ayrıca, toplu envanter sisteminin, tam olarak kullanılmış bir mal ve malzeme partisi için bir işlem hazırlamayı içerdiği bilgisini de dikkate almaya değer.

Sıralama için depo günlükleri nasıl kullanılır?

Bu muhasebe yöntemi kullanılıyorsa, depo sahibi her çeşit ve ürün adı için mal günlüğünde bir veya daha fazla sayfa açar. Ayrı bir kart da girilebilir. Sayfa sayısı, makbuz ve tüketimde gerçekleştirilen işlemlerin hacmine bağlıdır.

Bir derginin kartının veya sayfasının başlığında, belirli bir ürünü ayırt eden makaleyi, adı, çeşidi ve diğer özellikleri belirtmelisiniz. Sayfada kalan alan, makbuzları, harcamaları ve ürün bakiyelerini yansıtmak için kullanılır.

Envanter defteri (dergi) her makbuz veya gideri kaydederken verileri kaydetmek için gereklidirbelge.

Mevzuat, çeşitli dergi biçimlerinin kullanılmasına izin verir. Bir örnek, N MX-2 biçimindeki bir ticaret günlüğüdür. Bir depo sahibi veya başka bir sorumlu kişi tarafından yapılmalıdır. Doldurmanın temeli, daha önce yatırılan mal ve malzemelerin kabulü ve ihracı ile ilgili belgelerdir. Böyle bir günlük aşağıdaki verileri içerir:

- malların ve malzemelerin depolama için kabul edildiği tarih;

- envanter kalemlerini depoya aktaran birim;

- mal ve malzemeler için isim, fiyat, miktar, ölçü birimleri;

- ürünlerin düzenlenmesi ve alınması sırasında kullanılan belgelerin numarası ve tarihi;

- depolama konumu.

Malların depoya kabul edilmesi ve akabinde ihraç edilebilmesi için ilgili belgelerin depo sorumlusu ve depo yöneticisinin imzaları ile tasdik edilmesi gerekmektedir.

Ürünlerin hareketinin ve dengelerinin kaydedildiği nicel bir türde depo muhasebesini uygun şekilde düzenleyin, çeşitli mal dergileri, envanter öğelerinin depolama yerlerinde tutulduğu ve sabitlendiği gibi yardımcı olacaktır. onların tüketimi. Bu tür bilgiler, ifadeler biçiminde de görüntülenebilir.

Envanter indirimi nasıl yapılır?

Ticaret ve depolama, kaçınılmaz olarak, malların eskimesi ve bunlara olan talebin azalması veya kalite kaybı gibi fenomenlerle ilişkilidir. Bu sorunlar göz ardı edilemez ve bunları etkin bir şekilde ele almak için indirim süreci kullanılır. Kaydı için, maddi varlıkların amortismanı işlemine ihtiyacınız olacak.

İki nüsha olarak düzenlenip imzalanmalıdır. Bu, özel bir komisyonu temsil eden sorumlu kişiler tarafından yapılır. Bir kopya depo yöneticisinde kalır (tutulmalıdır), ikincisi muhasebe departmanına gönderilir. Bazı durumlarda, teslimat belgesine bir kopya eklenebilir. Bu, bu belgenin daha sonra indirimli mal satışı yapan bir kuruluşa aktarılması veya üreticiye iade edilmesi amacıyla yapılır.

Depo Yönetim Sistemleri

Herhangi bir işletmenin temel görevlerinden biri, işletmenin tüm dahili süreçlerinin otomasyonu ve optimizasyonudur. Bu, zamandan tasarruf sağlayacak ve hizmet kalitesini artıracaktır.

Depo bir istisna değildir. Malların alınması ve tüketimi ile ilgili çeşitli süreçleri hızlandırmak için bir depo muhasebe programı kullanılmaktadır. Farklı bir görünüme ve yapıya sahip olabilir, ancak bu tür yazılımların işlevleri aynı kalır.

Şu fırsatlardan bahsediyoruz:

- depodaki ürünlerin depolama hücreleri, partiler ve sorumlu kişiler tarafından dağıtımı;

- stok bakiyelerinin dinamik olarak yeniden hesaplanması olasılığı;

- trafik rotaları boyunca kargo takibi;

- malları fiyatlandırmak için çeşitli yöntemlerin kullanılması;

- sonuçlarına göre envanter ve müteakip ilgili raporlamanın oluşturulması;

- makbuz ve depo siparişlerinin oluşturulması;

- değerini oluşturan çeşitli faktörlerin etkisiyle malların yeniden değerlendirilmesi;

- depo yönetimi.

İyi tasarlanmış bir envanter kontrol programı, genel amaçlı depoların yanı sıra bir transit deponun verimli çalışmasını sağlamanıza olanak tanır. Ayrıca, ilgili tüm filtrelere sahip olan depo muhasebe kartının elektronik bir analogunun kullanılması da uygulanmaktadır. Aşağıdaki alanlarda izleme bilgisinden bahsediyoruz:

- mallar için ödeme yapmak için kullanılan para birimi (harmanlama beyanına, fazlalık ve kıtlık fiiline, fiili mevcudiyet beyanına vb. göre);

- ürün grubu, saklama koşulları, sertifikaların son kullanma tarihi;

- mal ve malzemelerle çeşitli işlemler;

- amaç;

- sıralama;

- mali açıdan sorumlu kişiler;

- depodaki malzeme varlıklarının personel alımı ve sökülmesi işlemleri.

Kural olarak, bu tür otomatik depo muhasebesi, belirli bir müşterinin işinin bireysel özellikleri dikkate alınarak geliştirici tarafından sonlandırılır.

Mevcut programlar

Depo çalışmalarını etkin bir şekilde organize etmek için çeşitli yazılımlar kullanılabilir. Ancak en popüler seçeneklerden biri "1C Depo Muhasebesi". Bu yazılımın, bu programı depolarına entegre eden birçok şirketi kendine çeken belirli avantajları vardır.

Anahtar işlevler şöyle görünür:

- maddi varlıkların, varışlarının ve hareketlerinin hızlı ve zamanında muhasebeleştirilmesi;

- tüm depo belgelerinin doğru bakımı;

-bir depo günlüğünün (kartların) zamanında ve uygun bakımı;

- doğru envanter için gerekli tüm araçların mevcudiyeti;

- depo sisteminin temsili ve işlenmesi.

Bu yazılımın yardımıyla, işletmenin ekonomik faaliyetinin çeşitli alanlarını niteliksel olarak kapsayabilirsiniz. Satış kurallarını, stokları, finansmanı, satın almaları ve malların teslimatını yönetmekten bahsediyoruz. "1C" nin ana avantajları arasında programın kullanım kolaylığı, belirli bir kuruluşun ihtiyaçlarını dikkate alarak düzeltme olasılığı ve Rus mevzuatının normlarına tam uyum sayılabilir.

Dilerseniz diğer programları kullanabilirsiniz: "Süper Depo", "Mal-para-mal" ve diğerleri.

Sonuç

Açıkçası, deponun çalışması etkili bir şirket oluşturmada önemli bir rol oynar. Bu nedenle, hizmet kalitesi, teslimat hızı ve bir bütün olarak satış sürecinin durumu, depo işlevlerinin organizasyon düzeyine bağlıdır. Bu nedenle, başarılı bir satış döngüsü ve ürün teslimatı oluşturmakla ilgilenen herhangi bir şirket, malların muhasebesini düzgün bir şekilde organize etmelidir.