Projenin paydaşları. Yazarlar ve proje liderleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Günümüz pazarında başarılı bir şekilde rekabet edebilmek ve çabalarında başarılı olmak için birçok şirket proje yöntemini kullanıyor. Sınırlı bir sürede bitmiş yüksek kaliteli bir ürün elde etmenizi sağlar. Bu süreci etkili kılmak için özünü, özelliklerini ve uygulama özelliklerini bilmeniz gerekir.

Konseptin tanımı

"Proje" kelimesi İngilizce'den gelir. proje, lat. projectus "ileri atılmış, çıkıntılı" ve uygulandığı alana bağlı olarak çeşitli anlamlara sahiptir. Yönetimde bu, amacı yeni, benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak olan, zamanla sınırlı bir girişimdir. Bu faaliyetler dizisinin uygulanması, projenin ana paydaşları (müşteriler, yatırımcılar, tedarikçiler) için faydaların alınmasını sağlar. Bu çalışma şekli, inşaat, mühendislik, kurumsal yazılım veya pazarlama şirketleri, belirli insan grupları ve başarılı şirketler tarafından faaliyetlerinde yaygın olarak kullanılmaktadır.kişilik.

Özellikler

Yapılacak faaliyetin bir takım özellikleri varsa, bu bir projedir, gerçekleştirilecek görevler dizisi değildir, yani:

• sınırlı bir süre (tasarlanmış bir olayın bir başlangıç tarihi ve nihai sonucun alındığı bir tarihi vardır veya sonuç olarak belirli bir ürün veya hizmet beklenir);
• benzersizlik, uygulamasının ana ayırt edici özelliklerinden biridir, ancak tüm çalışanlar için değil, yalnızca organizatör veya proje katılımcıları için yeni olabilir;
• Bu süreci gerçekleştirmek için gereken fon ve diğer kaynakların sınırı (zaman, para, emek, teknik destek).

Sıradan bir insanın hayatında, bir proje başka bir şehre taşınmak, yeni bir ev satın almak, iş aramak, bir iş kurmak vb. pazar, yeni bir reklam kampanyası başlatmak, yeni üretim kapasiteleri yaratmak. Kuruluşların veya bireylerin faaliyetlerinde yeni adımlar atmanızı sağlayan bu yöntemdir, bu nedenle projenin paydaşları herhangi bir yenilik geliştirirken kullanır.

Sürecin kilit katılımcıları

Bu kategori, amaçlanan girişimin uygulanmasından doğrudan yararlanan kişileri (kuruluşları) içerir. Bunlar şunları içerir:

• Başlatıcılar - bir projenin gerekliliğini tartışan kişiler. Şirket içinde ve dışında her seviyeden çalışan olabilirler.
• Sponsorlar, çoğunlukla üst düzey kuruluşların çalışanlarıdır. Müşteri tarafından seyrini denetleyen şirketin bağlantısı. Bu faaliyetler dizisinin uygulanmasını denetlerler ve proje finansmanı, malzeme ve diğer destek türleri için kaynaklar sağlamanın yanı sıra kuruluş için planlanan faydaları elde ederler. Sponsorlar, süreci yönetecek, ona gerekli tüm fonları sağlayacak ve eylemlerin ilerleyişi hakkında üst yönetime (CEO, yönetim kurulu, vb.) rapor verecek bir yönetici atar.
• Proje yöneticisi, verilen girişimin uygulanmasından sorumlu yöneticidir. Görevleri şunlardır: Nihai sonucun zamanında elde edilmesi üzerinde kontrol, sağlanan kaynakların sınır seviyesinden tasarruf ve nihai ürün veya hizmetin yüksek kalitesi. Projeyle günlük olarak ilgilenir, ekibin eylemlerini yönetir, belirlenen gereksinimlerin yerine getirilmesini kontrol eder, tüm ilgili tarafların isteklerini dikkate alır ve kabul eder ve gerekirse yöneticiden veya bir yetkiliden yardım alır. görevleri çözmek için geçici olarak oluşturulan uzmanlardan oluşan ekip.

Bu proje katılımcıları nihayetinde nihai ürünün (sonucun) sahibi olurlar, bu nedenle proje için gereksinimlerini belirlerler, kendi veya dış fonlara yatırım yaparak finanse ederler ve ayrıca planlananlar için gerekli müteahhitlerle sözleşmeler yaparlar. etkinlikler.

Planı gerçekleştirenler

Plan ekibinin üyeleri, kuruluşta yer alan bireyler veya kuruluşlar ya daKimin çıkarları hedefe ulaşılmasından etkilenebilir.

Bu tür faaliyetlere katılım derecesine göre, benzer düşünen insanlardan oluşan üç ana grup vardır:

• Ana ekip, planın uygulanmasına doğrudan katılan çalışanlardır (kuruluşlardır).
• Genişletilmiş ekip - dolaylı olarak profesyonel yardım sağlayan profesyoneller.
• Projenin paydaşları (iç ve dış) - doğrudan katılımcılarla doğrudan etkileşime girmeden birinci ve ikinci grupların temsilcilerini etkileyen kuruluşlar veya çalışanlar. Sürecin gidişatına göre kendi ayarlamalarını yaparlar veya planın uygulanmasının faaliyetleri üzerindeki etkisini doğrudan hissederler.

Kurumdaki olası katılımcılar

Bazen bu etkinliklerin başarılı olması için dışarıdan kişiler veya kuruluşlar dahil olur. Yani:

• Yatırımcılar, örneğin kredi şeklinde bir projeye yatırım yapan kişilerdir. Bazen yatırımcı müşteridir, aksi halde bankalar, fonlar ve diğer büyük şirketlerdir.
• Yükleniciler - sözleşmeye (sözleşme) uygun olarak iş yapma yükümlülüğünü üstlenen taraflar. Görevlerin bir parçası veya tüm proje olabilir. Kendisiyle sözleşme ilişkisine giren ve kararlaştırılan hizmetlerin bir kısmını sağlayan ana yüklenici ve alt yükleniciyi tahsis edin.
• Tedarikçiler - proje paydaşları, müşteriye gerekli malzemeleri, teknik ekipmanı vb. sağlar.
• Devlet organları - yerleşimin idari aygıtı,sosyal, çevresel, topluluk ve hükümet gereksinimlerinin uygulanmasını izleyen.
• Tüketiciler - bitmiş ürünler satın alan veya bir ürün veya hizmete yönelik isteği belirleyen ve onlar için talep sağlayan nihai sonucu kullanan kişiler.

Bu tarafların projeye katılma olasılığı, projenin türüne, türüne, ölçeğine ve karmaşıklık derecesine bağlıdır. Bir yöneticinin işi mutlaka tüm ilgili tarafları kapsamalı ve gereksinimlerinin koordinasyonunu sağlamalıdır.

Süreci kim denetler?

Projelerin yazarları, kural olarak, uzmanlardır (mimarlar, tasarımcılar, inşaatçılar) ve yönetici, planlanan girişimin uygulanmasını sağlar. Bu, bölüm başkanı olan yönetim düzeyinde bir çalışandır. Sorumlulukları arasında planın zamanında uygulanmasının izlenmesi, mevcut kaynakların kullanımı ve nihai ürünün kalitesi yer alır.

Öncelik, işin akışındaki maliyet aşımlarından ve sorunlardan kaçınmanıza izin verdiği için ilk husustur. Bu nedenle, bir projeyi yönetirken odak noktası her zaman kurumsal programdır.

Proje Yöneticisi İşlevleri

Kurumsal yönetimin etkinliği doğrudan basit oyuncular, kilit ekip üyeleri ve yönetici arasındaki gücün doğru dağılımına bağlıdır. İkincisi için yetkiler ve işlevsel sorumluluklar, müşteri veya proje başlatma belgesi (şirket içinde yürütülüyorsa) tarafından belirlenir.

KBir yöneticinin ana sorumlulukları şunları içerir:

• Konsept yapısını düzenleyin ve kurumsal yönetim ekibini oluşturun.
• Uygulaması için gerekli fonları ve kaynakları arayın.
• Proje paydaşlarının sürecin ilerlemesi üzerindeki etkisinin analizi.
• Görevleri tamamlamak için gerekli personeli eğitmek, motivasyonlarını sağlamak.
• Tüm katılımcılar için görev tanımlarının ve sorumlulukların oluşturulması, proje yönetim ekibinin sorumluluk seviyesinin belirlenmesi.
• Bir iş planı ve programı geliştirmek, bütçeyi ve bütçeyi hesaplamak, olası riskleri analiz etmek ve bunları ortadan kaldırmanın yollarını bulmak.
• Plana göre her türlü işin uygulanmasını izlemek.
• Görevlerin yürütülmesi için sözleşmelerin imzalanması, yürütülmesinin izlenmesi ve zamanında kapatılması.
• Yönetim ekibi ve diğer proje katılımcıları arasında iletişim kurulması.
• Raporlama materyallerinin alınması ve analizleri.
• Müşteri ile ilgili tüm bilgileri sağlamak ve nihai sonuca yönelik istekler veya gereksinimler hakkında bilgi almak için müşteri ile iletişim.
• Tüm proje katılımcılarının çalışmalarının izlenmesi ve zamanında kapatılması.

Bir yöneticinin işlevsel görev yelpazesi oldukça geniştir ve yalnızca belirli bir bilgi birikimi ve faaliyetlerinin dikkatli bir şekilde düzenlenmesiyle, işletmenin başarısını sağlayabilir.

İcracılar topluluğu

Projeyi uygulamak için yönetici 2çalışan grupları: proje ekibi ve yönetimsel bağlantı. Nihai sonuç, büyük ölçüde bu iki organizasyon yapısı tarafından gerçekleştirilen işin kalitesine bağlıdır.

Proje ekibi - bunlar, kuruluş içinde iş yapan ve bunların uygulanmasından ve kalitesinden yönetime karşı sorumlu olan uzmanlar ve/veya kuruluşlardır. Bu grup, planlanan faaliyetler süresince oluşturulur. Hem dahili hem de işe alınan işçi personelini (grupları) içerebilir.

Yönetim ekibi, süreci denetlemek ve yönetim kararları almakla doğrudan ilgili olan birinci grubun çalışanlarını içerir. Girişimin başarısı, risklerin sayısı ve problem çözme sürecinde ortaya çıkan problemler, yöneticinin bu gruptaki icracıları nasıl doğru bir şekilde seçtiğine bağlıdır.

Yönetim düzeyindeki çalışanlar, diğerleri gibi, ölçeği farklı olabilen çalışma kapsamlarının uygulanmasından sorumludur: bir belge hazırlamaktan bitmiş bir alt projeye. Bazen işletme başkanı, gerekli iş veya alt proje paketlerine göre oluşturulmuş bir grup kilit personeli (alt ekip) bir araya getirir.

Belirlenen planın zamanında uygulanmasını sağlamak için, her çalışanın fonksiyonel görevlerinin kapsamını, yapılan işin gerekliliklerini, kişisel sorumluluk seviyesini, zamanlama ve formları bilmesi gerekir. faaliyetleri hakkında raporlama.

Proje paydaşlarının belirlenmesi

Her türlü eylem, nihai sonuca ulaşmayı amaçlar. Nihai ürün müşterinin vizyonudur. Bir etkinliğe başlarken sonucun beklentileri karşılayıp karşılamayacağını söylemek zor. Planlamanın başarılı olması için belirsizlik kaynakları tanımlanmalıdır. Genellikle başarısızlığın nedenleri, işin seyrinde değişiklik yapmak zorunda olan projeden beklentilerin kaçırılmasıdır. Bu tür değişiklikleri başlatanlar genellikle proje paydaşlarıdır. Örnek olarak sponsorlar, tedarikçiler, yetkililer vb. olabilir. Birbirinden farklı olabilecek sonuçlar için isteklerini dile getirme hakları vardır.

Yukarıdaki kişi veya kuruluşlar projenin gidişatını etkileyebilirse ve yönetici bunu bilmiyorsa veya dikkate almıyorsa, müdahaleleri planlanan tüm işletmenin gidişatını değiştirecek ve Yol boyunca ayarlamalar yapmak için. Bir yöneticinin işinde hiçbir eksiklik olmamalıdır.

Niyetin gerçekleşmesinin önemli olabileceği acenteleri veya şirketleri belirlemenin birkaç yolu vardır:

• Sınıflandırma, yani projeyle herhangi bir ilişkisi olan tüm işletmeleri, grupları ve kişileri ayırmak. Buna şunlar dahildir: sponsorlar, müşteriler, tedarikçiler, ürün kullanıcıları, yöneticiler, rakipler, yöneticiler, iş ortakları, medya, yetkililer, vb. Burada tüm olası paydaşların tam bir listesi ve onlar için bir fayda belirlenip belirlenmediği derlenir.
• Özü, liderin ana paydaşı, örneğin sponsoru, tüm katılımcıların bir listesini derleyen şirketin başkanını belirlemesidir.işletmenin gidişatını etkiler.
• Çalışma belgeleri.

Taahhütün başarısı ve ortaya çıkan sorunların sayısı projenin paydaşlarının tanımının eksiksiz olmasına bağlıdır.

Planın uygulanması üzerinde kontrol

Planın yerine getirilmesi, üyeleri yapılan iş miktarı hakkında bilgi veren ve aynı zamanda görevleri zamanında tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyaç olduğunu belirten ekip toplantıları düzenlenerek izlenir. Bu veriler takvim planına göre kontrol edilir. Bir gecikme öngörülürse, sorunu çözmek için çeşitli seçenekler düşünülür ve bunlardan biri yürütme için alınır. Aynı şekilde, sağlanan fon ve kaynakların miktarından ve ayrıca nihai kalite seviyesinden bir sapma ile sorun çözülür.

Proje uygulaması, faaliyetleri şirketin gelişimine yönelik olan kuruluşlar için iyi bir yoldur. Tasarım sürecinin bileşenlerini bilmek, kısa sürede minimum maliyetle iyi sonuçlar almanızı sağlar ve proje paydaşlarıyla koordineli etkileşim, iş yapmak için yeni ufuklar açar.