Personel ihtiyacının belirlenmesi: kavram, planlama yöntemleri ve bunu karşılamanın yolları

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Herhangi bir şirketin en değerli kaynaklarından biri personelidir. Ancak oldukça pahalıdır. Bu nedenle maksimum ekonomik etkiyi en düşük maliyetle elde edebileceğiniz çalışan sayısını belirlemek son derece önemlidir. Bunun için özel yöntemler ve yaklaşımlar kullanılmaktadır. Personel ihtiyacının belirlenmesi yönetimin öncelikli görevlerinden biridir. Bu işlemin nasıl gerçekleştirildiği daha sonra tartışılacaktır.

İşgücü ihtiyacı türleri

Personel ihtiyacını belirleme süreci, yerleşik kapsamlı bir önlemler sistemidir. Görevi, üretim süreci için belirli hedeflere ulaşmaktır. Bu oldukça karmaşık bir prosedürdür, çünkü sadece gerekli işlemleri yapacak çalışan sayısını belirlemek gerekli değildir.görevleri değil, aynı zamanda en verimli üretim sistemini oluşturmaktır. Bu nedenle personel de niteliklerine ve deneyimlerine göre seçilmektedir. Gerektiğinde eğitim verilir.

Bir organizasyonda, planlama birkaç farklı gelişim alanını kapsamalıdır. Bu durumda işgücü kaynakları alanında planlama süreci olabildiğince etkili olacaktır.

Personel ihtiyaçlarını belirlemek için farklı yaklaşımlar ve yöntemler vardır. Çoğu zaman 2 ana türe ayrılırlar:

• Umut verici. Bu yaklaşıma stratejik de denir. Kurumun geleceği ile ilgilidir. Bu durumda personel ihtiyacı, organizasyonun seçilen kursuna göre belirlenir. Aynı zamanda uzun vadede sadece işgücü kaynaklarının sayısı değil, aynı zamanda çalışanların nitelik düzeyi de hesaplanır.
• Durumsal. Bu tür bir planlama, kısa vadede gerekli miktarda kaynakla üretimin sağlanmasına izin verir. Bu yaklaşımla personel devir hızının yanı sıra tatil sayısı, hastalık izni, doğum ve uzun süreli izinler, indirimler vb. göstergelere de dikkat edilmektedir.

Planlama prosedürü farklı zaman dilimlerinde sürekli olarak gerçekleştirilir. Yani, benzer bir prosedür şöyle olabilir:

• Kısa vadeli - 12 aya kadar.
• Orta vadeli - 1 yıldan 5 yıla kadar.
• Uzun vadeli - 5 yıldan fazla.

Ayrıca deneyimli yöneticiler, personelin niteliksel ve niceliksel ihtiyaçlarını belirler. İçindeİkinci durumda, şirketin tam çalışan sayısını belirleyebilirsiniz. Niteliksel bir değerlendirmede, belirli bir niteliğe sahip personel ihtiyacı belirlenir.

Niceliksel ihtiyaç

Nitel ve nicel personel ihtiyaçlarının tanımı önemli ölçüde farklıdır. Planlama iki yönlüdür. Nicel göstergeleri belirlerken, devletteki optimal çalışan sayısını hesaplamanın mümkün olduğu bir yöntem seçilir. Bu değerin tespiti belirli bir zaman dilimi içerisinde gerçekleştirilir.

Personel için nicel ihtiyacın belirlenmesi birkaç temel gösterge yardımıyla gerçekleşir:

• Düzenli sayıda çalışan. Bu, belirli bir tarih için listedeki çalışan sayısıdır. Bu, analiz gününde ayrılan ve gelen çalışan sayısını dikkate alır.
• Ek numarası. Şirketin durumunda olan ve görevlerini yerine getirmek için o gün işe gelmesi gereken çalışan sayısı. Ortalama sayı ile katılım sayısı arasındaki farkı bulursak, tatil, iş gezisi, çalışanların hastalığı nedeniyle tüm gün süren aksama süresinin bir göstergesini alırız.
• Ortalama çalışan sayısı. Bu gösterge, belirli bir süre için çalışan sayısını takip etmek için kullanılır. Ortalama maaş, işgücü verimliliği, devir oranları, personel devir hızı vb. hesaplamalarda kullanılır.bir ay veya başka bir süre için çalışanlar, her gün için çalışan sayısı toplanır, gün sayısına bölünür. Buna hafta sonları ve tatil günleri dahildir. Yıl için ortalamayı belirlemeniz gerekiyorsa, her ay için ortalama çalışan sayısını toplayın. Sonuç 12'ye bölünür.

Sunulan göstergeleri belirlemek için üretim, maaş bordrosunu ve katılımı kaydeder. Aynı zamanda, bilgi kaynağı, bir pozisyondan işe alma ve işten çıkarma, transfer, değiştirme, bir çalışanın iyi bir nedenle geçici olarak yokluğu vb.

Belirli bir tarihteki çalışan sayısını hesaplamak için personel ihtiyacını belirlemek için farklı yöntemler kullanılır:

1. Emek yoğunluğu yöntemi. Çalışma sürecinin zamanı ile ilgili bilgilerin kullanıldığını varsayar.
2. Hesaplama yöntemleri. Hizmet oranları, işler, sayılar ve yönetilebilirlik hakkındaki verileri kullanın.
3. Stokastik yöntemler. Korelasyon veya regresyon analizini kullanarak sayısal özellikleri belirlemenizi sağlar.
4. Uzman tahminleri yöntemi. Basit veya genişletilmiş (tekli, çoklu) hesaplamaları içerir.

Kalite göstergeleri

Personel için niteliksel ihtiyacın belirlenmesi önemli zorluklarla karakterize edilir. Analist, böyle bir çalışma sırasında yalnızca personel sayısını değil, aynı zamanda profesyonellik derecesini, kuruluşun ihtiyaç duyduğu işçilerin niteliklerini de belirlemelidir.

Zorluk, şu anda işin kalitesini, çalışanların potansiyelini belirlemek için tek bir sistemin olmaması gerçeğinde yatmaktadır. Bir çalışanın yeterlilik derecesini, becerilerini belirleyen yalnızca temel bir özellik ve nitelik listesi vardır:

• Ekonomik. Çalışanın yaptığı işin karmaşıklığını, niteliklerini, çalışma koşullarını, hizmet süresini ve sektöre bağlılığını belirler.
• Kişisel. Belirli becerilerin, disiplinin, verimliliğin, görevlerinin vicdani bir şekilde yerine getirilmesinin, yaratıcılığın ve yaratıcılığın varlığı.
• Organizasyonel ve teknik. İşgücünün teknik donanımı, çekiciliği, üretim teknolojisinin organizasyon düzeyi, rasyonalizasyon.
• Sosyo-kültürel. Sosyal aktivite, kolektivizm, ahlaki ve genel kültürel gelişim.

Kurumun personel ihtiyacının niteliksel gerekçelerle belirlenmesi aşağıdaki verilere dayanmaktadır:

• Organizasyonel yapı.
• Çalışanların mesleki yeterlilik düzeyine göre bölünmesi (üretim ve teknik belgelerde belirtilmiştir).
• İşler için gereksinimler.
• Şirketin yapısal bölümlerinin kadrosu.
• Organizasyonel ve yönetsel süreçlerin düzenlemeleri.

Her kalite özelliği için ihtiyaç duyulan personel sayısı belirlenir. Kuruluşun düzgün çalışması için gerekli olan toplam çalışan sayısı, sonuçların toplanmasıyla belirlenir.her bir kriter için. Bunun için aşağıdaki organizasyon belgeleri geliştirilmektedir:

• Şirketin organizasyon yapısının temel aldığı sistem hedefleri.
• İşletmenin ve bölümlerinin genel organizasyon yapısı.
• Personel.
• İş tanımları. Ana ve yönetim kadrosunun işlevlerinin emek yoğunluğunun hesaplanmasında da kullanılırlar.

Emek kaynağı ihtiyacını etkileyen faktörler

İş gücü planlama süreçlerini ve personel gereksinimlerini etkileyen belirli faktörler vardır.

Doğrudan veya dolaylı, dahili veya harici olabilirler. Aşağıdaki faktörlerin en büyük etkisi vardır:

• İşgücü piyasası koşulları. Çeşitli özelliklerle tanımlanırlar. Koşullar arasında demografik durum, işsizlik, eğitimin kalitesi, çeşitli sektörlerde işgücü arz ve talebi, istihdam hizmetinin uzman yetiştirme süreçlerine dahil edilmesi yer alıyor.
• Teknolojik yenilikler. Modern dünyadaki aktif ilerleme, insan emeğinin basitleştirilmesine yol açar, içeriğini değiştirir. Bu, nitelikli uzmanların zamanında yeniden eğitilmesini gerektirir.
• Mevzuat alanındaki değişiklikler. Bu faktörü tahmin etmek zordur. Bu, işgücünün korunması ve istihdam alanındaki mevzuata atıfta bulunmaktadır.
• Rakipleri işe alma yaklaşımı. Kuruluş, personelle çalışma yöntemlerini ve yaklaşımlarını sürekli olarak izlemeli ve incelemelidir.rakipler. Bu bilgilere dayanarak, kuruluşun kendi personel politikası düzenlenmektedir.
• Şirket hedefleri. Kısa vadeli veya uzun vadeli olabilirler ve ortak bir strateji izleyebilirler.
• Finansman. Her organizasyonun belirli finansal yetenekleri vardır. Buna göre organizasyonun personel politikası da seçilir.
• Personel potansiyeli. Bu, pazarlama planının uygulanmasının başarısının temelidir. İşletmenin personel departmanı, geliştirme bölgesini, personelin yeteneklerini göz önünde bulundurabilirse, bu, ortaya çıkan açık pozisyonları zamanında kapatmanıza olanak tanır.

İşin aşamaları

Personel ihtiyaçlarını belirlemede birkaç temel adım vardır. Çoğu zaman, benzer bir görevi yerine getirirken üç büyük süreç öne çıkar.

İlk aşamada şirket kendi kaynaklarını analiz eder. Bu, gelecekte bu tür ihtiyaçları kendi başlarına karşılamanın mümkün olup olmadığını belirlemek için gereklidir. Bu durumda, önemli göstergeler kâr, şirketin cirosu. Çalışanlarına ödeme yapmak için yeterli kaynağa sahip olmalı.

Ardından ikinci aşamada geçmiş dönemde personel ihtiyacının analizi yapılır. Sonuç, işgücü kaynaklarının kullanımının uygunluğu ve verimliliği hakkında yapılır. Analist bu süreçteki zayıflıkları belirler. Caydırıcı faktörlerin olumsuz etkisini tamamen ortadan kaldırmanıza veya en aza indirmenize olanak tanıyan uzun vadeli bir plan geliştirilmektedir.

Üçüncü aşamada kabul edilirŞu anda personel politikası alanındaki belirli eylemlere ilişkin karar. Bu, kuruluşun genel amaçlarını ve hedeflerini dikkate alır. Bazı çalışanların elde tutulması ve az altılmasına ilişkin kararlar alınmaktadır. Personel ihtiyacının tespitinin analizinden sonra çeşitli kararlar alınabilir:

• personel az altma;
• dışarıdan personel çekmek;
• personelin eğitimi ve yeniden eğitimi.

Ayrıca, listelenen eylemler aynı anda gerçekleştirilebilir. Organizasyonda gelişen duruma bağlıdır.

İhtiyacı belirleme yöntemleri

Bir işletmenin personel ihtiyacının belirlenmesi belirli yöntemlere göre yapılır.

Birkaç popüler teknik vardır:

1. Bir iş gününü fotoğraflamak. Bu etkili ancak çok zaman alan bir yöntemdir. Bir çalışanın çeşitli sorumlulukları vardır. Yürütülmesi sırasında zaman kaydedilir. Bu yaklaşım, gereksiz eylemleri belirlemenizi sağlar. Bazı durumlarda, genel üretim sürecinde belirli bir çalışanın çalışmasına duyulan ihtiyaç veya böyle bir boşluk hakkında bir karar verilir. Küçük miktarlardaki işlerde iki personel birimini tek bir birim halinde birleştirmek gerekebilir.
2. Hizmet standartlarına göre hesaplama. Her çalışan için farklı standart ve kurallara göre belirli performans göstergeleri belirlenir. Günlük üretim hızı hakkında bilgi sahibi olan yöneticiler, personel ihtiyacını hesaplayabilir.bir süre.
3. Uzman değerlendirmeleri. Bu en popüler yöntemlerden biridir. Çeşitli firmalar tarafından kullanılmaktadır. Personel ihtiyacının belirlenmesinde yöneticilerin görüşleri belirleyicidir. Ancak aynı zamanda, yöneticiler yüksek düzeyde eğitim ve profesyonellik ile karakterize edilmelidir. Gelecekte bu endüstrinin gelişimi hakkında net bir anlayışa sahip olmak önemlidir.
4. Ekstrapolasyon. Mevcut verilere dayanarak, uzun vadeli bir tahmin yapılır. Bu, olası değişiklikleri dikkate alır. Bu, fiyatlarda bir artış, devletin bu sektördeki planlı eylemleri, gelecekteki gelişimi vb. Olabilir. Bu yaklaşım, kuruluşun iç ve dış koşulları istikrarlıysa kullanılır. Ülkemizde sadece kısa vadeli planlamalar için kullanılabilir.
5. Bir bilgisayar modeli oluşturma. Bölüm başkanları, belirli bir perspektif için kuruluşun işgücü ihtiyaçlarının bir bilgisayar tahmininin oluşturulduğu bilgileri iletir. Bu nispeten yeni bir yöntemdir, bu nedenle önemli bir dağıtım elde etmek için zamanı olmamıştır. Önemli finansal maliyetlerin yanı sıra ilgili uzmanların çalışmaya katılımını gerektirir. Teknik, büyük işletmeler için daha uygundur.

Hesaplama formülleri

Personel ihtiyacının tespiti özel hesaplamalar kullanılarak gerçekleştirilir.

Bir formül seçmeden önce, şirketin personel politikasını yürütme sürecinde neye daha yatkın olduğunu belirlemelisiniz:

• Artırmak içinek personelin katılımını gerektiren üretim hacmi.
• Emek kaynaklarının serbest kalmasına yol açan üretim miktarını az altmak.
• Üretim hacminin değişmesi planlanmamıştır. Personel ihtiyacı, işten çıkarma, kararname, emeklilik yaşı vb. durumlarda personelin doğal hareketi ile belirlenir.

Bu nedenle işletmelerin planlama bölümlerinde üretim artışının hesaplanması ve gerekçelendirilmesi yer alır. Verimliliği artırmak için tüm faktörler dikkate alınır. Planlanan çalışan sayısını belirlemek için şu formülü uygulayın:

Chpsp=ChbpI + OI, burada Nspp, planlama dönemindeki ortalama planlı çalışan sayısıdır, Nbp geçmiş (temel) dönemdeki çalışan sayısıdır, I, gelecekteki üretim hacmindeki değişim endeksidir, OI, çalışan sayısındaki toplam değişikliktir temel dönem.

Ortalama çalışan sayısı

Personel ihtiyacının tespiti başka bir formül kullanılarak yapılabilir. Ortalama çalışan sayısını şu şekilde belirleyebilirsiniz:

Chss=ChyavKss, burada Nss ortalama personel sayısı, Nyav bir vardiyada görevi tamamlamak için gereken çalışan sayısı, Kss ortalama personel sayısı katsayısıdır.

İhtiyacı karşılama yöntemleri

İşgücü kaynaklarına duyulan ihtiyaç belirlendiğinde, bunu karşılamanın yollarını ana hatlarıyla belirtin:

• Harici. Bu durumda, uzman eğitim kurumlarının mezunlarına, personel yeniden eğitim merkezlerine ve tekliflere dikkat edilir.işe alım ajansları, açık iş piyasası.
• Yurtiçi. Şirketin personeli yeniden eğitimden geçiyor, becerilerini geliştiriyor. Bu amaçla kariyer gelişimi olasılığı için mesleki gelişim gerçekleştirilir. Bu yaklaşım personel devrini az altır.

Destek personeli sayısı

Yardımcı personel ihtiyacının tespiti de basit bir formüle göre yapılır:

Chsvr=KrmRSKss, burada Nvvr, listelenen destek çalışanlarının sayısıdır, Krm, destek çalışanları için iş sayısıdır, RS, bir gündeki iş vardiyalarının sayısıdır.