2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43
Bir sekreterin iş sorumluluklarını net bir şekilde tanımlamak için tam olarak kim olduğunu bilmeniz gerekir. Sonuçta, bu pozisyon birkaç açıdan görülebilir. Örneğin, bir ofis çalışanı olarak sekreter referansı, belirli bir organizasyonun başkanı (başkanı) olarak Genel Sekreter, memur olarak Dışişleri Bakanı, diplomatik bir kişi olarak sekreter, baş sekreteri olarak bilinir. bir çalışan ve diğer seçenekler olarak. Çoğu zaman, bu pozisyona atıfta bulunurken, hem işletme direktörünün hem de yapısal bölümlerinin bireysel başkanlarının görevlerini (görevlerini) yerine getiren bir çalışan anlamına gelir. Bu durumda sekreterin resmi görevlerinin, organizasyonel ve teknik sorunları çözmek için bir kerelik atamaların yerine getirilmesine indirgendiği ortaya çıktı.
Bir sekreterin bilmesi ve yapması gerekenler
Günlük sekreter aşağıdaki işlevleri yerine getirmelidir:
- Yöneticiye aktarmak için astlardan gelen bilgileri kabul edin.
- Başın telefon iletişimini ayarlayın. onun yokluğundabilgi alın ve ardından yönetmenin dikkatine sunun.
- Telefon mesajlarının kayıtlarını alın ve saklayın.
- Başın normal çalışması için koşullar yaratın: kırtasiye ve ofis ekipmanı ihtiyacını izleyin.
- Üretim toplantıları ve toplantılarının organizasyonuna yardımcı olun. Katılımcıları etkinliğin tarihi, yeri ve saati hakkında bilgilendirin. Gerekli malzemeleri toplayın, hazır bulunanların katılımını sağlayın ve toplantı tutanağını alın.
- İşletmede ofis işleri yürütün. Bunu yapmak için sekreter gelen yazışmaları almalı, sistematize etmeli ve değerlendirilmek üzere yönetime sunmalıdır. Ardından, uygulanan vize temelinde, belgeleri imza karşılığı icracılara aktarın. Sekreterin görevleri arasında ilerleme, zamanlama ve yürütme sonuçları üzerinde kontrol de bulunur.
- Belgelerin yazdırılmasını ve çoğ altılmasını gerçekleştirin.
- Ziyaretçilerin şirket başkanına kabulünü organize edin ve mümkünse sorunların hızlı bir şekilde çözülmesi için koşullar yaratın.
Bir sekreterin bu görünüşte basit görevlerini yerine getirebilmesi için bir çalışanın şunları bilmesi gerekir:
- şirket yönetiminin tüm bileşimi ve yapısal bölümleri;
- tüzük, işletmenin personeli ve yapısı, profili, gelişme beklentileri ve uzmanlığı;
- Doğru kayıt tutma için normatif belgeler;
- ofis ekipmanı ve iletişim kullanma kuralları;
- VTR, OT, yangın güvenliği ve endüstriyel sanitasyon kuralları;
- işyerinde emek örgütlenmesi kurallarıkonum;
- normatif ve yasal işlemler, emirler, kararlar, planlama emirleri, muhasebe ve yapılan işin kalite yönetimi.
Büro özellikleri
Daha spesifik, dar bir uzmanlıktan bahsediyorsak, durum biraz farklıdır. Örneğin, bir sekreter katibinin görevlerini alın. Pozisyonun başlığı, yapılacak işin yönünü açıkça tanımlar. Genellikle, her işletmenin zaten bir kayıt tutma uzmanının faaliyet alanlarını gösteren bir iş tanımı vardır. Böyle bir talimat yoksa, onu oluşturmak daha iyidir. Bunun için yaklaşık örneklerin yer aldığı yeterlilik kılavuzunu kullanmalısınız. Bundan sonra, standart versiyon, spesifikasyonlar ve dahili özellikler dikkate alınarak belirli bir kuruluşla ilgili olarak sonlandırılmalıdır. Genel olarak, bir sekreter katibinin görevlerinde 3 ana yön açıkça izlenmelidir:
- Yazışma ile çalışın. Alım, modern yöntemlerle işleme ve zamanında gönderme.
- Doğru dahili belgeler.
- Kayıt, sıkı muhasebe ve belgelerin saklanması için arşive aktarılması.
Göndergenin çalışmasının özellikleri
Bazı işletmelerde, "referans masasından" "müdür yardımcılığına" kadar çok çeşitli görevleri içeren böyle bir pozisyon devlete tanıtılır. Böyle bir uzmangeniş bir bilgi birikimine ve duruma hakim olmalıdır. Referans sekreterinin görevleri, yetkilerdeki artış nedeniyle bir miktar genişletilmiştir. Genel olarak, bu bir sekreterin olağan işidir, ancak "referans" kelimesi standart listeye bazı eklemeler yapar. Özellikle sekreter yardımcısı belirli konularda bağımsız olarak ziyaretçi kabul edebilir. Belirli bilgilere sahip olarak, bağımsız olarak kararlar verebilir. Ek olarak, referans, organizasyonun (işletmenin) ekonomik faaliyetleri ile ilgili olarak başın sorumlu talimatlarını yerine getirir. Bazen sekreter yardımcısı, personel kayıtları yönetimini yürütmekle yükümlüdür. Bu, yalnızca toplam iş miktarı ek görevler gerçekleştirmenize izin verdiğinde yapılır.
Önerilen:
Mühür bireysel bir girişimci için zorunlu mu: Rusya Federasyonu mevzuatının özellikleri, bireysel bir girişimcinin mührü olması gereken durumlar, mührün yokluğu hakkında bir onay mektubu, bir örnek doldurma, artılar ve bir mühürle çalışmanın eksileri
Baskı kullanma ihtiyacı, girişimcinin gerçekleştirdiği faaliyet türüne göre belirlenir. Çoğu durumda, büyük müşterilerle çalışırken, yasa açısından zorunlu olmasa da, bir damganın varlığı işbirliği için gerekli bir koşul olacaktır. Ancak devlet emirleriyle çalışırken baskı gereklidir
Yönetmenin iş tanımları. Bir liderin görevleri nelerdir?
Bir işletme müdürü, iş arayanlar arasında sağlam, talep gören ve çok popüler olarak kabul edilen bir pozisyondur. Bugün yönetmen olmak kolay değil: sadece iyi bir eğitime sahip olmak değil, aynı zamanda ana görevlerinizi yerine getirmek için faydalı olabilecek karakter özelliklerine sahip olmak da gereklidir. Genel olarak yönetici, bir işletmeyi yöneten ve çalışmalarını kontrol eden kişidir
Bir genç öğretmenin görevleri nelerdir?
Çocukların yetiştirilmesi ve eğitimi, çeşitli uzmanlık alanlarından işçiler tarafından gerçekleştirilir. Küçük bir eğitimcinin görevleri, kural olarak, kurumda kaldıkları süre boyunca çocukların yaşamı ve sağlığı için güvenli koşulların yaratılmasını içerir. Ayrıca uzmanlarla birlikte öğrencilerle sınıfların düzenlenmesinde doğrudan rol alır
Bir askerin temel görevleri nelerdir? Askeri personelin genel görevleri
Bir askerin görevleri kanunla açıkça düzenlenmiştir. Benzer normlar sadece memurlar için değil, aynı zamanda orduya girerken dikkate alınması gereken askerler için de oluşturulmuştur
Bir yük gemisi - o kim ve görevleri nelerdir?
Rusya'da genellikle yabancı kökenli kelimeler kullanılır. Ürün adlarında, organizasyonlarda, giyim markalarında ve hatta bazı mesleklerde bulunurlar. Örneğin, kiracı kimdir sorusuna cevap vermek zordur. Şoför mü, taksi şoförü mü, kargo taşımacılığından sorumlu mu yoksa başka bir alanda çalışan mı?
