Ofis yöneticisi iş tanımı: görevler, işlevler ve haklar

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Çoğu halka açık yerde, eşiği geçer geçmez karşılaştığınız ilk kişi resepsiyonisttir. Bu uzmanlar oteller, güzellik salonları, restoranlar ve tabii ki ofis kurumları tarafından işe alınır. Konuklar ve ortaklarla iletişim kurmaktan belgeleri işlemeye kadar birçok sorumlulukları vardır.

Özellikler

Yöneticinin çok yönlü bir meslek olduğunu ve çok yönlü görevleri içerebileceğini söylemekte fayda var. Yeni başlayanlar için avantajı, belirli bir alanda derinlemesine bilgi gerektirmemesidir.

Potansiyel işverenler kişisel niteliklere daha fazla dikkat eder. Bir ofis yöneticisi pozisyonu için potansiyel aday, orta derecede sosyal, farklı insanlarla iletişim kurabilen ve kendi düşüncelerini doğru bir şekilde ifade edebilen olmalıdır. Ayrıca seçilen alana ilgi duymanız da bir avantaj olacaktır.aktiviteler ve stresle başa çıkma yeteneği. İkinci kalite, gelecekteki yönetici için kesinlikle kullanışlı olacaktır. Aralarında çatışmaların kesinlikle ortaya çıkacağı çok sayıda ziyaretçiyle iletişim kurması gerekecek. Ancak bu gibi durumlarda bile yönetici kibar kalabilmelidir.

Şirketin işe alım politikasına bağlı olarak, yüksek öğrenim, ofis ekipmanlarıyla çalışabilme vb. gereksinimlerin olabileceği unutulmamalıdır.

Bu pozisyon için çalışma programı genellikle işyerinin açılış saatlerine göre belirlenir, çünkü sabah açıp akşam kapatan yöneticidir. Ancak, çalışanlar için günün her saatinde çalışırken, bir vardiya programı hazırlanır. Kural olarak ofisler bu modda çalışmaz.

Yönetici ve büro müdürünün farklı meslekler olmasına da dikkat etmekte fayda var. Ofis yöneticisi aslında diğer çalışanları denetler. Yönetici, ondan farklı olarak bu işlevi yerine getirmez. Gerektiğinde ofisin diğer çalışanları ile etkileşim kurarak yalnızca kendi işlevlerini yerine getirir.

Ana sorumluluklar

Bir ofis yöneticisi, işyerindeyken, yönetimin kendisine atadığı önemli sayıda görevi yerine getirmelidir. Bunları kısaca listeleyelim.

• Telefon aramalarının alınması ve ardından dağıtılması. Müzakereler sırasında, yönetici bilgileri kaydetmeli ve çalışanlara aktarmalıdır. Gerekirse, çağrıbaşka bir departmana yönlendir.
• Bir ofis yöneticisinin görevleri, bir çalışanın potansiyel müşterilere ilk tavsiyede bulunmasını gerektiren bir madde içerir.
• Giden belgelerin yanı sıra gelen belgeleri işleme ihtiyacı.
• Özel portallarda ve işe alım ajanslarında iş ilanları yayınlamak. Ayrıca, ofis yöneticisinin görevleri, potansiyel adaylarla ilk görüşmeleri yapmayı içerir.
• Ofis ekipmanlarının sorunsuz çalışmasını sağlamak için gereken kırtasiye ve sarf malzemelerinin satın alınması.

Yukarıda sıralanan görevlere ek olarak, ofis yöneticisi aslında sürekli olarak insanlarla etkileşim halindedir. Bunlar hem potansiyel müşteriler hem de şirketin mevcut çalışanlarıdır. Çalışanları programlamaktan sorumlu olan bu uzmandır.

Haklar

Görevlerin aksine hakların sayısı çok daha azdır. Peki, ofis yöneticisi talimatı ne işe yarıyor?

• Diğer kuruluşlarla etkileşimde çıkarlarını temsil ederek şirket adına hareket edin.
• Atanan yetki dahilinde diğer çalışanlarla etkileşim kurmak için.
• Kuruluşun performansını iyileştirmek için değerlendirilmek üzere teklifler yapın.

Ofis yöneticisi işlevleri

İş yerinde olan bu uzman,kendisine verilen önemli sayıda görevi yerine getirin:

• Ofisi hazırlama.
• Siparişi koruyun.
• Ziyaretçilere hizmet vermek.
• Telefon hizmeti.

Aslında, fonksiyonların sayısı daha fazla olabilir. Belirli bir kurumdaki ofis yöneticisinin iş sorumlulukları listesine bağlıdır.

Ofisi hazırlama

Atanan işlevlerin yerine getirilmesi, kural olarak, yeni bir iş gününe hazırlıkla başlar. İşyerine gelen yönetici, ofis ekipmanının çalışmasını, sarf malzemelerinin ve kırtasiye malzemelerinin mevcudiyetini kontrol eder. Ardından, uzman ziyaretçi listesine aşina olmalı ve toplantıları için koşullar oluşturmalıdır.

Siparişi korumak

Yönetici, ofiste düzeni sağlamak için temizlik ve diğer faaliyetlere doğrudan dahil olmamalıdır. Bununla birlikte, görevleri arasında bakım personelinin çalışmalarını koordine etme ihtiyacı vardır. Temizliği planlamalı ve süresini belirtmelidir.

Müşteri Hizmetleri

Yöneticinin görevleri aynı zamanda ziyaretçilerle ziyaretin zamanı hakkında görüşmek ve onları başkanla koordine etmektir. Ziyaretlerin takvimi, çakışma olmayacak ve kimsenin bekleyerek zaman kaybetmesine gerek kalmayacak şekilde düzenlenmelidir. Ayrıca yöneticinin ziyaretçilerle tanışması gerekir. İlk yaratan odur.izlenim.

Telefon hizmeti

Bu işlev, yöneticiyi müzakerelerden kurtarmak ve iş akışından uzaklaştırmaması için yöneticiye atanmıştır. Bir çalışan, bazı sorunları kendi başına çözebilir veya yöneticinin programına göre bir ziyaretçi için randevu alabilir. Bu işlevleri yerine getirirken, çalışan, kendisine sunulan bilgileri dışarıdakilere ifşa etmemeli, kesinlikle gizliliği korumalıdır.

Örnek

Ofis yöneticisi iş tanımı, belirli bir organizasyonun gereksinimlerine bağlı olarak farklı öğeler içerebilir. Ancak, kural olarak, içinde model olarak alınan standart koşullar belirtilecektir.

• Genel hükümler.
• Nitelik gereksinimleri. Kural olarak, potansiyel bir yönetici için ikincil bir uzmanlık eğitimi yeterlidir. Deneyim kesinlikle bir varlık olacaktır.
• Sorumluluklar. Bu öğe olmadan hiçbir iş tanımı tamamlanmaz.
• Haklar. Örneğin yönetici, işletmenin faaliyetlerini iyileştirmek için önerilerde bulunma hakkına sahiptir.
• Diğer bölümlerde yer almayan öğeleri içerebilecek ek hükümler.

Yeni bir çalışana incelemesi için bir iş tanımı sağlamak adettendir ve gerçeğini kendi imzasıyla onaylaması gerekir.

İşyeri

Ofis yöneticisi için işgücü korumasına ilişkin talimat, çalışma koşulları için bazı gereklilikler getirmektedir. Örneğin işyeri, çalışanın rahat edeceği şekilde yerleştirilmelidir.kendi görevlerini yürütmek. Kural olarak, yöneticinin ofisinin yanında bulunur ve diğer çalışanları izlemenize olanak tanır.

Görevleri yerine getirirken yöneticinin ve diğer çalışanların genellikle ofis ekipmanı kullanması gerektiğini anlamanız gerekir. Bu nedenle kısa süreli kullanıma uygun şekilde yerleştirilmelidir.

Yöneticinin görev tanımında açıkça belirtilmeyen önemli görevlerden biri, amir ve astları arasında bir bağlantı görevi görmektir. Bu nedenle, çalışan uygun bir ortam yaratmaya çalışmalı ve diğer uzmanlarla iletişim kurmalıdır. Sadece liderin talimatlarını doğru bir şekilde iletmek değil, aynı zamanda bunların uygulanmasının doğruluğunu kontrol edebilmek de önemlidir.

Bu nedenle, başkalarıyla bağlantı kurma yeteneği, bu pozisyonda başarıya ulaşmada önemli bir faktör haline gelir. Bu hem liderler hem de astlar için geçerlidir. Kişisel niteliklere gelince, organizasyon ve stres direnci oldukça önemli kabul edilir, bu da diğer çalışanları yönetmenize ve çatışan ziyaretçilerle uğraşırken bile sakin kalmanıza olanak tanır.