Kurumda kontrol: araçlar, hedefler ve hedefler

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2024-01-17 19:11

"Kontrol etmek" kelimesini ilk kez duyanlar genellikle bir şeyi kontrol etmeyi hayal ederler ama aslında hiç de öyle değildir. Bir işletmede kontrol, organizasyonun bir bütün olarak etkin işleyişini sağlamak için finansal, personel ve teknolojik süreçleri iyileştirmeyi amaçlayan karmaşık bir sistemdir. Geçmişte yapılan sorunları ve hataları belirlemek için tasarlanan kontrolün aksine, kontrol, şirkette mevcut ve gelecekteki olaylara odaklanan bir süreç yönetim sistemi kurmayı amaçlar. Bu neden bu kadar önemli?

Kurumdaki kontrol hizmeti önemli bir unsurdur, çünkü çalışanları kaynak kaybını en aza indirebilir, mevcut ve gelecek planlarını analiz edebilir ve ayrıca olası hataları, yani işlem sırasında yapılabilecekleri tespit edebilir. şirketin faaliyetleri. Ancak, bu tür bir faaliyetin ne olduğunu anlamak için özelliklerini ve kilit noktalarını daha ayrıntılı olarak incelemek önemlidir. Bu makale temel kavramları, amaçları ve hedefleri tartışacaktır.kavramları, araçları ve işlevlerinin yanı sıra kontrol etme.

Kavramlar ve tanımlar

Kontrol, yönetim sisteminde yeni bir yöndür, bu nedenle bugün bu kavramın açık bir tanımı yoktur. Ancak, en popüler olan ve bu terimin özünü yansıtan birkaç tanım vardır.

Kökeni, kontrol etmek için İngilizce fiil ile bağlantılıdır. Tercümede "kontrol etme", "yönetim, denetim, kontrol, yönetim, düzenleme"dir. Bununla birlikte, böyle bir açıklama, bu olgunun özünü anlamak için yeterli değildir, bu nedenle aşağıdaki iki daha kesin tanımı dikkate almaya değer.

Kontrol, ekonomik işlevin uygulanması ile ilişkilendirilen ve yönetim tarafından doğru stratejik ve operasyonel kararlar almayı amaçlayan kuruluşlarda ayrı bir faaliyet alanıdır.

Kontrol, doğru yönetim kararlarının alınması için tüm süreçleri gerekli bilgi ve analitik destekle desteklemeyi amaçlayan bir dizi eylemdir. Çoğu zaman kuruluştaki karı artırmayı amaçlarlar.

Bir işletmedeki modern kontrol, mutlaka bir kalite yönetim sistemi, risk yönetimi ve temel göstergeler sisteminin yanı sıra her türlü planlamanın uygulanmasında süreç yönetimini içermelidir.

Hedefler ve hedefler

Temel kavramlara dayanarak, anabir işletmede kontrolün amacı, tüm yönetim süreçlerinin, ürünlerin iyileştirilmesinde, yeterli düzeyde rekabet gücünün elde edilmesinde vb. ifade edilebilecek belirli hedeflere ulaşmaya yönlendirilmesidir. Başka bir deyişle, amaç organizasyonun etkin yönetimini sürdürmektir. Amacı nedir?

Hedefe dayalı olarak, bir şirketi yönetirken aşağıdaki ana kontrol görevleri ayırt edilir:

• planlama metodolojisinin geliştirilmesi ve organizasyonu;
• bilgi toplama ve işleme dahil muhasebe;
• kontrol;
• özel gözlem sistemi olaylarının organizasyonu.

Özetlenen bu görevlerin, kontrol işleviyle görevlendirilen hizmet veya departman tarafından gerçekleştirilmesi gereken özel alt görevleri vardır. Bir planlama metodolojisinin geliştirilmesi ve organizasyonu aşağıdakileri içerir:

• şirket gelişim tahminlerinin uygulanmasına yardımcı olacak bir düzenleyici çerçevenin oluşturulmasını sağlamak;
• stratejik planlar geliştiren kişilere tavsiyelerde bulunmak;
• çeşitli planların hazırlanmasında, şirketin ana hedeflerinin belirlenmesinde ve bütçelemede çalışmaları koordine etmek;
• İşin parametrelerinin (nitel ve nicel) tanımları ve tartışmalara katılım.

Muhasebe görevi şunları içerir:

• bilgi iletmek ve almak için yapının geliştirilmesi;
• referanslar, bilgiler veşirket yönetiminde belirli bir süreçten sorumlu kişilere rapor verir;
• yöneticilere veya diğer sorumlu kişilere gerekli bilgileri sağlama ihtiyacını belirlemek;
• planları ve raporları karşılaştırmak ve planların ilerlemesini gösteren ara raporlama belgelerini derlemek;
• planlardan sapmaların analizi, olası nedenlerin belirlenmesi ve iş kesintilerine neden olan olumsuz faktörlerin etkisini önlemek için tekliflerin geliştirilmesi.

Kontrol görevi şunları içerir:

• stratejik hedeflere ulaşmayı amaçlayan planların uygulanmasını izlemek;
• stratejik planların geliştirilmesi ile ilgili çevresel koşulların durumunu izlemek;
• Program ilerlemesinin planlanması veya gözden geçirilmesi sırasında tespit edilen zayıflıkları izlemek.

Özel bir gözlem sistemi için etkinlikler düzenleme görevi aşağıdakileri sağlar:

• kuruluş içinde bilgi elde etmek ve sağlamak için düzenleyici bir çerçevenin geliştirilmesi;
• ek bilgi ve analitik destek sağlayan faaliyetlerin geliştirilmesi.

Mali, personel ve kaynakları kontrol etme sisteminde özel bir yer muhasebedir. Kural olarak, geleneksel raporlama geçmişe odaklanmayı ve geçmiş süreçler ve fenomenler hakkında gerçek verilerin sunumunu ima ederken, kontrolde raporlama geleceğe odaklanır.

Böylece işletmedeki kontrol organizasyonunun oluşumuna katkı sağladığını görebilirsiniz.belirli yönetim kararlarının sonuçlarını belirlemek için süreçler üzerinde mevcut kontrol. Ayrıca, kontrole geçişin, şirket yönetimini, kaynak israfına neden olan acele veya kârsız kararlar vermekten kurtarmanıza izin verdiği de söylenebilir.

Yöntemler

Bir organizasyonu yönetirken belirlenen tüm görevleri yerine getirmek için kontrol, aşağıdaki genel bilimsel yöntemlerin kullanılmasını içerir:

• analiz;
• kesinti;
• tümevarım;
• spesifikasyon;
• soyutlama;
• sentez;
• analoji;
• simülasyon.

Bu faaliyet alanının amaçları, hedefleri ve yöntemleri ele alındıktan sonra, işlevleri üzerinde durmak son derece önemlidir.

İşlevler

Kurumdaki kontrol sistemi aşağıdaki gibi temel işlevleri içerir:

• bilgilendirici;
• muhasebe ve kontrol;
• analitik;
• planlama işlevi.

Ayrıca, koşullu olarak, yukarıdakilerin bir kombinasyonu olacak üç işlev ayırt edilebilir - hizmet, yorum yapma ve yönetim.

Kontrol Etmenin Nedenleri

On dokuzuncu ve yirminci yüzyılların başında, organizasyonları yönetme sürecindeki birçok Amerikalı lider, ekonomik muhasebe ve mali kontrol yöntemlerini iyileştirmeye yönelik acil bir ihtiyaçla karşı karşıya kaldı. Muhasebe sistemini iyileştirmeye yönelik ilk girişimler şöyle görünüyorduyol - baş finansöre atanan işletme başkanları ve şirketin sekreteri, ekonomik ve ekonomik kısımla ilgili konularda analitik bilgi sağlama görevi. Böylece, mali hizmet ile genel müdüre yardımcı olan kişi arasında yakın bir çalışma ilişkisi kuruldu. Daha sonra, bilgilerin çeşitliliği ve ayrıntılarına duyulan ihtiyaç nedeniyle, bu görevi bireysel yetkililere emanet etmenin daha uygun olduğu bulundu. Böylece işletmede kontrolün devreye girmesi gerçekleşmiş oldu.

Kontrolün ortaya çıkması için aşağıdaki ön koşullar ayırt edilebilir:

• küresel ekonomik kriz;
• girişimciler için vergilendirme sisteminin karmaşıklığı ve sıkılaştırılması;
• finansman biçimlerinin karmaşıklığı.

Kontrolün bir ekonomi bilimi dalı olarak gelişmesi aşağıdaki nedenlerden kaynaklanmaktadır:

• Şirketlerin uluslararasılaşması ve farklılaşması;
• üretim alanlarında yer alan teknolojilerin değişimi;
• kurumsal yönetim sisteminin karmaşıklığı;
• dış ortamın karmaşıklığı;
• Sistem mühendisliği ve organizasyonu alanında yetkin personele acil ihtiyaç duyulmasına neden olan yönetim kararları almak için iletişim süreçlerinin karmaşıklığı.

Bugün, birçok yabancı işletme başkanı, örneğin işletmede kontrol departmanlarının oluşturulmasından sonra, şirketin gelirinin arttığını, finansal, insan ve diğer tür kaynakların kullanımının daha doğru hale geldiğini ve başarılı bir şekilde başarılı olduğunu belirtiyor. önemli yol.maliyetleri az altın.

Kuruluştaki kontrol hizmeti çok ciddi bir görevle karşı karşıyadır - işletmeyi yönetmek için tüm mevcut maliyetler hakkında ayrıntılı bir bilgi analizinin hızlı bir şekilde toplanmasını ve hazırlanmasını sağlamak. İşletme müdürü, mali hizmet başkanı ve üretim departmanlarının başkanları, olası sapmalarda doğru önlemleri alabilmeleri ve tüm işletmenin çalışmasını düzeltebilmeleri için zamanında ve düzenli olarak bilgi almalıdır.

Kavramlar

Bugün, ekonomi literatüründe Alman ve Amerikan kontrol kavramı ayırt ediliyor. Genel olarak, bu kavramlar birbirine çok benzer, ancak temel farkları, ilkinin iç muhasebe ve organizasyonun iç ortamının analizi problemlerini dikkate almaya daha fazla odaklanması ve ikincisinin daha çok problemlere odaklanmasıdır. şirketin yakından bağlantılı olduğu dış ortam.

Alman kavramının daha geniş bir kabul gördüğünü belirtmekte fayda var. Bu kavrama göre merkezi görev, iç muhasebe sorunlarını planlı, kontrollü ve belgesel bir biçimde çözmektir.

Amerikan kavramı aynı zamanda iç muhasebenin planlı, kontrol ve belgesel biçimiyle ilgili sorunların çözümünü de ön plana çıkarır, ancak burada merkezi yer, dış çevreyi değerlendirme problemlerinin çözümüne ve onun ayrıntılı olarak ele alınmasına da verilir. analiz.

Araçlar

Kontrol araçları, belirli işlevleri ve görevleri gerçekleştirmenize olanak tanıyan bir dizi eylemdir. Bu araçlar şu şekilde sınıflandırılabilir:kriter:

• geçerlilik süresi (stratejik veya operasyonel);
• kapsam (görevlere bağlıdır).

Kontrolde kullanılan ana araçların neler olduğunu ve hangi durumlarda en iyi şekilde kullanıldığını net bir şekilde anlamak için aşağıdaki tabloyu inceleyin.

Uygulama kapsamı	Araç Seti	Geçerlilik süresi
Muhasebe	İş faaliyetleri raporları Formları Kaydet Muhasebe rakamları Raporlama analiz yöntemleri	Operasyonel
Bilgi akışlarının organizasyonu	Belge yönetim sistemi	Stratejik
Planlama	Sipariş hacimleriyle çalışma Kırılma noktası analizi ABC analizi Firma zayıflıklarının analizi Yatırım projelerinin analizi İndirim Analizi Satış ve tüketim kalıpları analizi Kendi ürünlerimizin üretimi için hammadde üretimine başlamanın karlılığının değerlendirilmesi Öğrenme eğrisini tahmin etme Lojistik yöntemler Karşılaştırma Firmanın potansiyelini değerlendirme SWOT analizi Algı haritaları Hizmet kalitesinin ölçümü Gantt şeması Envanter seviyesi hesaplama Kapasite planlaması Fiyatlandırma Giriş engellerinin analizi Ağ planlama ve daha fazlası	Stratejik
İzleme ve kontrol	Erken uyarı sistemi Maliyet analizi Göstergelerin yazışmalarının analizi (planlanan ve gerçekleşen) Boşluk analizi	Stratejik

Kontrolde araç seçme sorusuna çok dikkatli yaklaşılmalıdır. Örneğin, bir oligopol veya tekel piyasasında faaliyet gösteren bir kuruluş için rakip analizi kullanmanın kesinlikle bir anlamı yoktur.

Finansmanın kontrolünde yukarıdaki araçlar, ekonomik kalkınma prosedürünü ve planlama ve raporlama belgelerinin hazırlanmasını büyük ölçüde basitleştirebilir.

Stratejik ve operasyonel kontrol

Eylem süreleri, görevler ve bunları çözmenin yolları bakımından farklılık gösteren iki tür kontrol vardır.

Stratejik kontrol, uzun vadeli programların, stratejilerin uygulanmasına yöneliktir. Amacı, şirketi güvenilir bir şekilde yönetmenize olanak sağlayacak ve bu da kârda artışa yol açacak net bir planlama sistemi oluşturmaktır.

A. Galweiter (bilim adamı-ekonomist) yazılarında stratejik kontrolün kapsaması gereken sekiz alan belirledi:

1. Şirketin planlarının tamlığının yanı sıra resmi ve finansal içeriklerinin belirlenmesi.
2. Kararsızlığın kontrolüşirketin stratejik planlarının uygulanmasıyla yakından ilgili olan organizasyon içindeki ve dış çevredeki koşullar.
3. Zamanlama yönüne dayalı olarak önemli kararların benimsenmesi ve uygulanması üzerinde kontrol.
4. Planların uygulanmasını, özellikle de uygulanmasının zor veya önemli aşamalarında izleme.
5. Kuruma mali zarar verebilecek veya faaliyetin yan ürünü olabilecek olumsuz dış ve iç koşullara zamanında müdahale.
6. Firmanın stratejik durumunu düzenli incelemelere göre takip etme.
7. Kurumun stratejik birimlerinin sınırlarının kontrol edilmesi.
8. Kurumun daha önce tanımlanmış olan tanımlayıcı ilkelerine uygunluğun izlenmesi.

Bu kontrol türünün aşağıdaki görevleri ayırt edilebilir:

• nicel ve nitel hedefleri tanımlayın;
• planlama sorumluluğu;
• bir alternatif stratejiler sistemi geliştirmek;
• Alternatif stratejiler sistemi için iç ve dış çevredeki kritik noktaların belirlenmesi;
• Kurumsal zayıflıkları belirleme ve yönetme;
• bir puan kartının oluşturulması;
• sapmaların yönetimi ve göstergeleri;
• bir kurumda motivasyon yönetimi;
• ekonomik potansiyeli yönetme.

Bir kuruluşta operasyonel kontrol, yöneticilerin kısa vadeli hedeflerde sonuçlara ulaşmasına yardımcı olmayı amaçladığı için stratejikten farklıdır. Ana görevinin bir krizi önlemek olduğu unutulmamalıdır.kuruluştaki durumu ve planlanan faaliyetlerin mevcut ilerlemesini takip edin.

Bu iki tür arasındaki farkları anlamak için aşağıdaki tabloyu inceleyin.

İşaretler	Stratejik kontrol	Operasyonel kontrol
Yönlendirme	İç ortam Dış ortam	Karlılık Maliyet verimliliği
Kontrol seviyesi	Stratejik (uzun vadeli)	Taktiksel ve operasyonel
Hedefler	Hayatta kalmak için koşullar yaratmak Kriz karşıtı önlemlerin uygulanması Başarılı Potansiyeli Koruma	Likidite ve karlılığın sağlanması
Ana Görevler	Nitel ve nicel hedefleri tanımlayın Planlama Sorumluluğu Alternatif stratejiler sistemi geliştirmek Alternatif stratejiler sistemi için iç ve dış çevredeki kritik noktaların belirlenmesi Organizasyonel zayıflıkların belirlenmesi ve yönetimi Maliyet-etkililik analizi	Bütçe geliştirmede metodolojik yardım Taktik kontrol için zayıf yönleri arayın Mevcut duruma göre kontrol edilebilir göstergeler setinin belirlenmesihedefler Planlanan ve gerçekleşen göstergelerin karşılaştırılması Mevcut planların uygulanmasında sapmaların etkisinin belirlenmesi Motivasyon

Operasyonel ve stratejik kontrol arasındaki ilişki

Bu iki kontrol türü birbirinin ayrılmaz parçalarıdır. Stratejik kontrolün en önemli görevi, belirli bir işletmenin uzun vadeli varlığını ve operasyonel - mevcut planlama ve belirli kâr planlarının uygulanmasıdır.

Bu iki türün ilişkisi şu şekilde temsil edilebilir:

• "doğru olanı yapmak" stratejik kontroldür;
• "doğru olanı yapmak" işlevseldir.

Böylece, operasyonel kontrolün stratejik olanın uygulanmasının ayrılmaz bir parçası olduğu sonucuna varabiliriz.

Hizmetin tanıtımı ve organizasyonu

İşletme başkanı bir kontrol sistemi uygulamaya karar verdiyse, önce organizasyon yapısında değişiklikler yapması ve doğrudan genel müdüre veya şefe bağlı olması gereken bir hizmet (departman) oluşturması gerekecektir. yönetici. Kontrol hizmeti aşağıdaki uzmanları içerebilir:

• servis şefi;
• Çalıştayların denetleyici-küratörü (bölümler/bölümler/bölümler);
• yönetim muhasebecisi;
• Bilgi sistemleri uzmanı.

Eğer üretim hacimleri veyaorganizasyonun boyutu küçüktür, o zaman bu alanların işlevlerini birleştirebilir ve bir pozisyonu hariç tutabilirsiniz.

Böyle bir sistemi uygularken işin düzgün organizasyonu için her uzmana, işlevselliği işletmenin ihtiyaçlarına göre belirlenecek olan iş tanımları verilmelidir.

Her lider, özellikle de Sovyet sonrası bölgelerde bulunan işletmeler, yenilikçi yönetim yöntemlerinin getirilmesinin personelin eleştirisine ve hatta bazı durumlarda tamamen reddedilmesine neden olabileceğini hatırlamalıdır. Bu nedenle, kontrol hizmetinin çalışmasına başlamadan önce, yenilikleri sunmak ve bu yapısal birimin gerçekleştireceği ana görevleri, hedefleri ve ana işlevleri tüm çalışanların dikkatine iletmek gerekir.

Ayrıca, böyle bir hizmetin uygulanmasının aşamalı olması ve işletmenin durumunun incelendiği bir hazırlık aşamasını, ardından uygulamanın kendisini ve son olarak gerekirse bir otomasyon aşamasını içermesi gerektiğini belirtmekte fayda var.

Sonuç

Genel olarak kontrol, çok çeşitli bilimsel ekonomik ve yönetimsel disiplinleri yansıtır - yönetim, stratejik planlama, sibernetik, ekonomik teori vb. Bu sayede, profesyonel bir yönetici veya kontrol işleviyle görevlendirilen birkaç uzmandan oluşan bir ekip, bu faaliyetin çeşitliliğini ve geniş problem yelpazesini dikkate alarak üretim, ekonomik ve personel sorunlarını çözebilir. Bu nedenle, işletmede yerleşik bir kontrol sisteminin varlığı, sorunların çözülmesine ve sıklıkla öngörülmesine olanak tanır, bu da zamanında yanıt verilmesine ve çeşitli maliyetlerin ve ciddi finansal kayıpların en aza indirilmesine yol açar.