Elektronik belge yönetimi: avantajlar ve dezavantajlar, sistemin özü, uygulama yolları

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Giderek daha fazla şirket, belge oluşturmak ve depolamak için farklı programların kullanımını içeren elektronik belge yönetimine geçiyor. Aynı zamanda, kuruluşun belgelerin kağıt kopyalarını içeren bir arşivi yoktur. Elektronik belge yönetiminin birçok avantajı vardır, çünkü girişimciler kağıt belgelerin kullanımını reddetmekten mutluluk duyarlar. Ancak buna geçmek için çalışan bilgisayarlara özel yazılımlar yüklemeniz ve bu iş akışıyla ilgilenecek sorumlu bir çalışan atamanız gerekir.

Elektronik belge yönetimi kavramı

Çeşitli belgelerle çalışmanın modern bir yöntemiyle temsil edilir. Herhangi bir organizasyonun faaliyeti sırasında, sürekli olarak basılması ve ayrı bir odada uzun süre saklanması gereken birçok farklı kağıt ortaya çıkar.

Bir girişimci veya şirket düzgün bir şekilde yürütülenelektronik imza, hangi belgelerin elektronik ortamda onaylandığı, o zaman bu belgelerin kağıda basılması gerekli değildir.

Elektronik belge yönetiminin avantajları

EDS onaylı elektronik belgelere geçmenin birçok avantajı vardır. Gittikçe daha fazla sayıda girişimcinin bu dokümantasyon yöntemine geçmesi çok sayıda olumlu parametrenin varlığından kaynaklanmaktadır. Ama önce elektronik belge yönetiminin avantaj ve dezavantajlarını değerlendirmelisiniz. Başlıca faydaları şunlardır:

• Depolamanın yetkin yapılandırması ve güvenilirliği nedeniyle gerekli belgeleri hemen arar;
• iş akışı yapısı merkezileştirilmiştir;
• tüm belgeler elektronik olarak farklı ortamlarda ve hatta uzak sunucularda saklanabilir, bu nedenle ofiste bir yangın çıksa bile önemli belgelerin yok olacağından endişelenmenize gerek yok;
• tüm belgeler kolayca kaydedilir ve onaylanır;
• tüm kağıtlar, elektronik iletişim kanalları aracılığıyla gönderilmeleri temelinde imzalanır, bu da herhangi bir işletmenin çalışanları için önemli miktarda zaman ve emek tasarrufu sağlar;
• gerekirse, birkaç saniye içinde istediğiniz belgenin bir kopyasını oluşturabilirsiniz;
• Denetim elektronik biçimde yapıldığından büyük ölçüde basitleştirilmiştir ve ayrıca elektronik kanallar aracılığıyla belge alan bu amaçlar için işe alınan uzmanları da davet edebilirsiniz.

Faydalarıelektronik belge yönetim sistemleri önemli ve yadsınamaz ancak bunlara geçmeden önce her sistemin olumsuz yönlerini değerlendirmelisiniz.

Sistem kusurları

Elektronik belge yönetim sistemi uygulamanın faydaları yadsınamaz, ancak bu sürecin bazı dezavantajları vardır. Bunlar şunları içerir:

• oluşturulması için büyük miktarda fonun ödendiği bir elektronik dijital imzanın kaydedilmesi zorunludur;
• ortaklar elektronik belge yönetimine geçmediyse elektronik belge kullanma imkanı yoktur;
• Ek yazılım yüklemek ve tüm elektronik kayıtları tutan güvenilir bir çalışanı işe almak için çok fazla para ve zaman harcanır;
• Bu tür iş akışının kesin olarak birleştirilmiş biçimleri henüz düzeltilmedi;
• birçok müteahhit ve alıcı, EDS ile imzalanmış elektronik belgelerin kullanımından şüpheleniyor.

Bu nedenle, her girişimci doğru ve ilgili kararı verebilmek için önce elektronik belge yönetiminin avantajlarını ve dezavantajlarını incelemelidir.

Geliştirme nedeni

Elektronik belge yönetiminin faydaları sayısız ve önemlidir. Bu, sürekli olarak gelişmesi ve sadece çeşitli işletmelerin çalışmalarına dahil edilmesi gerçeğine yol açmaktadır.ticari değil, aynı zamanda kamusal. Etkili ve sürekli gelişimi için ana ön koşullar şunları içerir:

• Vergi mevzuatında uygulama imkanı öngörülmüştür. Bazı vergi beyannameleri yalnızca elektronik olarak sunulabilir. Bu, çalışanlar için PF'de listelenen sigorta primleriyle ilgili raporların yanı sıra, işletmenin her çalışanı için Federal Vergi Servisi'ne sunulan 3-NDFL beyanı için geçerlidir. Kuruluşun 25'ten fazla çalışanı varsa, şirketin tüm çalışanları için SZV-M raporu bile elektronik olarak sunulur. Bu nedenle, bazı şirketler yine de bir EDS yayınlamaları gerektiğinden elektronik belgelere geçmek zorunda kalıyor.
• Elektronik belge yönetiminin başlıca avantajları, muhasebede düzeltme olasılığını içerir. 402 sayılı Federal Yasaya göre, birincil muhasebe belgeleri yalnızca kağıt biçiminde değil, elektronik imza ile onaylanması mümkünse elektronik biçimde de oluşturulabilir.
• 2017 yılından itibaren yasal işlemlerde bu belge akışının etkin gelişimi başlamıştır. Artık her mahkeme kararının açık kaynaklarda yayınlanması gerekiyor. Ayrıca, tüm firmalar ve bireyler, bir EDS gerektiren elektronik olarak bir talep veya şikayette bulunma olanağına sahiptir. Bu nedenle elektronik imza yalnızca büyük şirketler tarafından değil, bireyler tarafından da verilmektedir.
• Elektronik teknolojilerin gelişimi hızla gerçekleşiyor, bu nedenle artık neredeyse herkesin İnternet'e erişimi var, bu da başkalarıyla iletişim sürecini büyük ölçüde basitleştiriyorinsanlar ve hükümet yetkilileri.

Bu nedenle, bu tür iş akışının kullanımının giderek daha fazla talep gördüğü söylenebilir.

Başka bir önemli fayda

Ayrıca, birçok şirket diğer bölge veya ülkelerde bulunan işletmelerle işbirliği yapıyor, bu nedenle elektronik belge yönetimi yaparken farklı belgeleri değiştirmek çok daha kolay. Bu, satış pazarlarını önemli ölçüde artırmanıza ve doğrudan üreticilerle iletişim kurmanıza olanak tanır.

Bu, elektronik belge yönetiminin ek bir önemli avantajıdır. Uygun bir sistemin tanıtıldığı ilk günden itibaren yönetim kalitesinde iyileşme gözlemlenmiştir.

Nasıl girilir?

Başlangıçta işletme başkanı elektronik belge yönetim sisteminin avantajlarını ve dezavantajlarını değerlendirir. Şirkette tanıtılmasına karar verilirse bunun için şu adımlar uygulanır:

• Bu sistemin uygulanması için oylamanın yapıldığı bir hissedarlar toplantısı düzenlenir.
• Karar olumluysa, ilgili sipariş şirketin yöneticisi tarafından verilir.
• Elektronik belgelerin kullanımına ilişkin kuralları düzenleyen bir iç düzenlemenin geliştirilmesi tavsiye edilir.
• Çeşitli belgeleri imzalama sürecinde kullanılacak imzayı seçin.
• Basit bir imza seçilirse, kodlar ve şifreler ile diğer yollarla ve buna erişim temelinde eklenirsınırlıdır, bu nedenle elektronik belgelerin onayıyla ilgilenecek belirli bir kişi atanır.
• Sertifika yetkilisi seçilir. Elektronik belge yönetimi ile ilgilenen özel bir kuruluş tarafından temsil edilir. Karlı ve işbirliği yapmanın rahat olacağı bir şirket seçmek önemlidir. Sunulan hizmetlerin maliyetini ve işbirliği sırasında kullanılabilecek çeşitli işlevleri önceden değerlendirmelisiniz. Elektronik belge yönetiminin sürdürülmesi sürecinde ortaya çıkabilecek çeşitli hatalar için seçilen merkezin ne kadar sorumlu olduğu belirlenir.
• Belgeler, seçilen merkezle bir anlaşmanın imzalanmasına dayalı olarak hazırlanmaktadır.
• Seçilen kuruluşla yapılan sözleşme anlatılıyor. Bundan sonra merkez, müşterisine bir EDS anahtar sertifikası oluşturur ve verir.
• Kuruluşun çalışmalarında elektronik belge yönetiminin doğrudan tanıtımı vardır. Bunu yapmak için, tüm kağıt belgeler elektronik forma dönüştürülür ve elektronik belgelerin değişimi için bir prosedür oluşturulmaktadır.

Faturalar elektronik olarak düzenlenebilir, ancak öncelikle bu tür belgelerin kullanımının karşı taraf için uygun olacağından emin olmalısınız. Bunun nedeni, şirketin bu belgeleri işlemek için teknik araçlara sahip olması gerektiğidir.

EDS'nin Seçimi

Elektronik belge yönetiminin faydalarına bile dahildir, hazırlık maliyetlerini düşürürçok sayıda kağıt belge. Ancak her durumda, belirli maliyetlere katlanmak zorunda kalacaksınız. Elektronik belgelerin onaylanması sürecinde kullanılan bir elektronik imzanın yürütülmesi ile ilgilidir.

ETS niteliksiz veya nitelikli biçimde sunulabilir.

Niteliksiz

EDS'nin sahibi tarafından kullanılabilen özel bir anahtarın kullanıldığı kriptografik veri dönüşümü kullanılarak verilir. Elektronik kağıtları şirkette tam olarak kimin imzalayacağına önceden karar vermek önemlidir.

Böyle bir imzanın yardımıyla, imzalandıktan sonra belgelerde yapılan çeşitli değişiklikleri tespit edebilirsiniz.

Nitelikli

Bunu yapmak için şirket, EDS doğrulama anahtarını içeren özel bir sertifika alır. Böyle bir imza oluşturmak için 63 sayılı Federal Kanun'da listelenen gereklilikler dikkate alınır.

Genellikle böyle bir EDS, ticari sır saklamaya çalışan büyük şirketlerde kullanılır, bu nedenle gelişmiş nitelikli EDS sayesinde elektronik belgelerin güvenliği sağlanır.

Belirli bir elektronik imza türü seçildikten sonra, seçilen sertifika merkezi ile bir anlaşma yapılır.

Sistemi şirketin işine sokma kuralları

Elektronik belge yönetiminin kağıda kıyasla avantajları yadsınamaz olarak kabul edilir, ancak çoğu zaman bir kuruluşun çalışmasına uygulanması sürecinde bazı zorluklar ortaya çıkar. Bu nedenle, bu sürecin kuralları şunları içerir:

• başlangıçta, kağıt belgelerin elektronik forma çevrilmesiyle meşgul olacak olan başın emriyle bir uzman atanır;
• Çalışan her bilgisayara, belgeleri önceden verilmiş bir EDS ile imzalamanıza olanak tanıyan özel bir yazılım yüklenir;
• çeşitli belgeleri derlerken, işlerken ve üzerinde anlaşmaya varırken, kağıt belgeler için de geçerli olan ofis çalışmasının temel kuralları dikkate alınır;
• elektronik belgeler gerekli tüm ayrıntılara, mühürlere ve EDS'ye sahip olmalıdır;
• Bu belgelerle eylemleri onaylamak için hangi yöntemlerin uygulanacağına dair şirket yönetmeliklerine bilgi girilebilir.

İşlem iyi anlaşılırsa çok zor sayılmaz.

Diğer şirketlerle işbirliği kuralları

Çalışmalarında böyle bir sistemi uygulayan her şirket, ana muhataplarıyla işbirliği içinde elektronik dokümantasyon kullanmak ister. Bunun için başka bir firma ile sözleşme yapılırken belge metnine tüm evrakların elektronik iletişim kanalları üzerinden iletileceğine dair bir ibare yer almalıdır. Bundan sonra, gerekli belgeler derlenir ve daha önce yayınlanmış bir EDS tarafından imzalanır. Tüm EDS araçları sertifikalı olmalıdır, aksi takdirde şirketin çalışması sırasında kullanılamazlar.

Federal Vergi Servisi veya Emekli Sandığı gibi çeşitli devlet kurumlarıyla böyle bir iş akışı oluşturmak çok daha kolaydır. Bunun nedeni, bu tür kuruluşların zaten gerekli yazılıma sahip olmalarıdır.elektronik belgelerle çalışın.

Belgeler nasıl saklanır?

Elektronik belge yönetiminin temel avantajı, tüm kağıtlar bilgisayarlarda, sunucularda veya çeşitli elektronik ortamlarda saklandığından, kuruluşta arşiv oluşturmak için ayrı bir oda tahsis edilmesine gerek olmamasıdır. Ancak yine de her şirket, yetkisiz kişiler veya kuruluşlar tarafından erişilmemesi için belgelerin uygun şekilde saklanması için ödeme yapmalıdır.

Elektronik belgelerin saklanması sırasında aşağıdaki kurallar dikkate alınır:

• tüm şirket için bir vaka isimlendirmesi mutlaka derlenir ve görünümü ve içeriği şirketin faaliyet gösterdiği faaliyet alanına bağlıdır;
• belgelerin değer incelemesi yapılıyor;
• her belge elektronik belge yönetimi kullanılarak işaretlenir;
• tüm belgeler arşivlenmelidir.

Bu kurallar dikkate alındığında, elektronik ortamda belgeleri doğru bir şekilde saklamak zor olmayacaktır.

Sonuç

Elektronik belge yönetiminin birçok faydası vardır. Şirketin çalışmalarının kalitesinin iyileştirilmesi, uygulanmasının bir sonucudur. Bunun için işletmenin yönetimine uygun bir karar vermek, bir sertifikasyon merkezi seçmek ve EDS vermek önemlidir. Bilgisayarlara özel yazılımlar kurulur ve şirketin düzenleyici yerel işlemlerinde gerekli değişiklikler yapılır.

Elektronik belgelerin yardımıyla büyük ölçüde basitleştirilmiştirşirketin işleyişinin yanı sıra diğer firmalar ve devlet kurumlarıyla işbirliği kolaylığı.