Elektronik belge yönetim sistemi (EDMS): nedir, özellikleri ve önerileri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Birkaç yıl önce, elektronik belge yönetim sistemlerinden parlak bir gelecek olarak söz ediliyordu. Bugün zaten özel ve kamu işletmelerinde aktif olarak kullanılmaktadırlar. Ancak en önemli şey, EDMS'ye olan talebin sürekli artmasıdır. Elektronik belge yönetim sistemi nedir ve nasıl çalışır, Rusya Federasyonu'nda çalışan sistemler örneğini ele alalım.

Arkaplan

Bir EDMS programının nasıl çalıştığını daha iyi anlamak için temel kavramları ve görevleri gözden geçirmek gerekir. Anahtar faktörler, belirli bir sistemin seçimini belirleyen faktörlerdir.

Bir kuruluş resmi olmayan yönetim koşulları altında çalışabiliyorsa, belge yönetimine gerek yoktur. İş süreçlerinin ortaya çıkmasıyla, mekanizmayı düzenli dokümantasyon yardımıyla yönetmeye ihtiyaç vardır. Kağıtlarla zamanında ilgilenmezseniz, birikmeye ve kaybolmaya başlarlar.

Kağıt medyaya alternatif olarak özel bir dosya depolama şeması kullanılırsunucuda. Ama uzun süre de çalışmıyor. Şirketin hacmi büyüdükçe, bilgi depolama ve senkronize etme ihtiyacı da artıyor.

Bir ikilem var: bilgi depolamak için eski kağıt ortamı mı yoksa EDMS mi kullanacaksınız. Elektronik sistem sayesinde alabileceğiniz bu kadar önemli olan nedir? Kuruluşun verimliliğini artırın.

Ekonomik etki

İş verimliliği iki şekilde artırılabilir: maliyetleri az altmak veya sonuçları artırmak. Belgeler EDMS, aynı anda iki hedefe ulaşmanıza izin verir. Yani sistemin uygulanması, kuruluşun daha az harcama yapmasına, ancak daha fazla kazanmasına olanak tanır.

Kağıt maliyetlerinin düşürülmesi, zaman kaybı, iletişimi hızlandırma, şirket kültürünü değiştirme yoluyla maliyetleri düşürme.

EDMS programının etkinliğini değerlendirmek için evrak işlerine harcanan süreyi hesaplamanız gerekir. Danışmanlık şirketleri, bu tür işlemlerin çalışma süresinin %20'sini aldığını tahmin ediyor. Rus bürokrasisi sisteminde bu daha da fazla zaman alır - zamanın% 60'ı. EDMS'nin devreye girmesi bu maliyetleri en az 10 kat az altacaktır.

Ofis işleri ve belge akışı

İki terim birbiriyle ilişkilidir. Kayıt tutma, belgelerle çalışmak için resmi bir dizi kurala atıfta bulunan bir terimdir. Bazı EDMS sistemleri ofis işi kurallarına göre özelleştirilebilir, ancak ofis çalışmasının halihazırda oluşturulduğu sistemler de vardır.

Bir belge, bir EDMS'deki bilgi depolama birimidir. Belge akışı oluşurfarklı kaynaklar: diğer sistemler, uygulamalar, e-posta, ancak hepsinden önemlisi - taranmış kağıt ortamından. Bu nedenle, tarayıcılar ve diğer ekipmanlar EDMS'nin ayrılmaz bir parçasıdır. Sistem tüm belgeleri saklar, geçmişlerini tutar, organizasyon içinde hareketini sağlar ve onlarla iş süreçlerini yürütür.

Böyle bir veri tabanında SED'in bir kararı, talimatı ve emri vardır. Onlar aracılığıyla organizasyon yönetilir. Herhangi bir belge "yardım" ile sağlanır. Formdaki alan kümesi, belgenin türüne bağlıdır. Bilgi, böyle bir kartın her alanının bir veritabanı şeklinde sistemde saklanır.

EDMS'nin işlevleri ve görevleri

Belge yönetim programı aşağıdaki görevleri çözmek için tasarlanmıştır:

• Belgelerle çalışmanın sistemleştirilmesi.
• şablonlara göre doküman oluşturma, kayıt saklama;
• muhasebe otomasyonu;
• belge sınıflandırması.

SED'nin işlevlerine daha yakından bakalım. İş akışı programı şunlar için kullanılır:

• kart oluşturma.
• belgenin metnini oluşturma;
• verileri pdf veya ms word olarak kaydedin;
• kullanıcı erişim hakları yönetimi;
• rota oluşturma;
• belge akış kontrolü;
• bildirim, hatırlatıcı gönderme;
• günlük tutma, dizinler, sınıflandırıcılar;
• sipariş oluşturma;
• Belgeleri arayın ve imzalayın;
• rapor oluşturma.

Genel sistem işlevleri şunları içerir:

• uzaktanbelgelerle çalışın;
• veri depolamak için bir DBMS kullanma;
• EDMS ile eş zamanlı çalışma;
• sertifikalar, barkodlar ve kişiselleştirme yoluyla güvenli.

Avantajlar ve dezavantajlar

SED'e geçmenin dezavantajlardan çok avantajları vardır. Ancak, kötü organize edilmiş bir proje, otomasyonun tüm faydalarını yok edebilir. EDMS'nin uygulanmasının hedefleri ulaşılabilir olmalıdır. Avantajlar şunları içerir:

• Merkezileştirilmiş yapılandırılmış bilgi depolaması;
• belgelerin oluşturulmasına ve işlenmesine aynı yaklaşım;
• şablonları kullanma;
• arama;
• Erişim denetimi.

Dezavantajları arasında yüksek başlangıç maliyetleri ve zorlu kullanıcı eğitimi yer alır.

Belge İşlemleri

EDMS'de elektronik belge yönetimi, belirli özelliklerin belgeye atandığı bir dizi aşamadan geçer. İşleme hem manuel hem de otomatik olarak gerçekleştirilir. İkinci durumda, ayarlayın:

• aşamalar arası geçiş koşulları;
• rota ayırma;
• işleme döngüleri;
• alt süreçleri, zamanlayıcıları, işleme prosedürlerini başlat;
• kullanıcı rolleri belirlenir.

Tedavi türleri:

• Belge oluşturma.
• Düzenleme.
• Yeniden adlandırma.
• Taşı.
• Kaydet.
• İndeksleme.
• Silme.

SED maliyetleri

Belge yönetimi bir lisans, sunucular, tam kurulum ve tüm kullanıcıların eğitimi olmadan tam olarak çalışamaz. Bu unsurların her biri büyük bir nakit harcama gerektirir. Ayrıca EDMS'nin diğer sistemlerle entegrasyonunu, veritabanlarını ve yazılımları güncellemeyi, teknik destek danışmalarını ve diğer bakım maliyetlerini de unutmamalıyız.

EDMS'ye Giriş

Projenin uygulanması birkaç ay sürebilir. Süreç, hem dokümantasyon süreçlerinin sayısına hem de finansal, organizasyonel ve kaynak yeteneklerine bağlıdır. Uygulama aşağıdaki algoritmaya göre gerçekleştirilir:

• çalışma grubunun oluşturulması, bir liderin belirlenmesi;
• hedefleri ve hedefleri tanımlayın;
• mevcut dokümantasyon süreçlerini kontrol etme;
• görev koşullarının geliştirilmesi;
• SED seçimi;
• EDS'nin uygulanması için bir sözleşmenin imzalanması;
• çalışma düzenlemelerinin geliştirilmesi ve onaylanması;
• Dizinlerin ilk içeriğini kontrol etme;
• EDS ön testi;
• personeli iş başında eğitmek;
• EDMS'nin test uygulaması;
• test sonuçlarının analizi;
• hata düzeltme;
• EDMS'nin tam olarak uygulanması.

Uygulama hataları

Kağıt belge gerektiren işlemlere özel dikkat gösterilmelidir. Ana hata, bir kağıt belgenin elektronik bir belgeyle çoğ altılmasıdır. Bu, işi zorlaştırır ve otomasyona karşı olumsuz bir tutuma neden olur. Çift iş yapmak için kimse fazladan ödeme yapmaz. olmadan otomasyon süreçleri oluşturmak gereklidir.çoğ altma. İkinci hata ise personelin hazırlıksızlığıdır. Çoğu zaman, yeni süreçler düşmanca algılanır. Bu nedenle, öğrenme sürecine bilinçli bir şekilde yaklaşmaları için çalışanlara bir EDMS'nin neden tanıtıldığını açıklamak gerekir.

Belge depolama teknolojileri

EDMS'de elektronik belge yönetimi, temelinde arama, sınıflandırma, gruplama ve raporlamanın gerçekleştirildiği niteliklerden oluşur. Bazen bir şablona göre, bazen bir veritabanından veri aktarılarak bir belge oluşturulur. Nitelikler tablolarda saklanır. Dosyanın kendisi depolama klasörüne yerleştirilir, ondan gelen bilgiler DBMS dizinine yerleştirilir. Yalnızca EDMS kullanıcıları verilere erişebilir.

Satır içi tarama nedir?

Belgelerin tam olarak işlenmesi, daha sonra örneklerinin arşive yerleştirilmesi, tarayıcılar kullanılarak gerçekleştirilir. Tarama işlemi sırasında, belge üzerinde otomatik olarak bir barkod oluşturmak ve belirtilen rota boyunca sonraki yön ile veri tabanına kaydetmek mümkündür.

Optik metin tanıma

Bu elektronik belge yönetim sistemi EDMS, bir belgenin fotoğraf veya jpeg biçimindeki elektronik görüntüsünü metin biçimine dönüştürür. Bu durumda, bağımsız bir uygulama veya EDMS'ye entegre ESCOM. BPM şeklinde özel bir yazılım kullanılır. ESCOM. BPM nedir? Bu, farklı yazı tiplerinde yazılmış belgeleri tanımak için bir programdır. Ancak, bağımsız uygulamaların daha fazla özelliğe sahip olduğunu ve el yazısı metinleri bile tanıdığını belirtmekte fayda var.

Barkodlama

Bu teknoloji, bir belgeye grafik barkodu oluşturmak ve uygulamak için bir dizi prosedür sağlar. Sistem sunucusu aracılığıyla benzersiz bir barkod oluşturulur. Ayrıca belge tanımlama, veri tabanında hızlı arama ve depolama yerlerinde dağıtım sağlar. Bir belge kaydedilirken, etikete elektronik kart tanımlayıcısına karşılık gelen bir barkod yazdırılır. Belgenin kağıt versiyonuna yapıştırılmıştır.

EDS

Dijital imza, belgenin doğruluğunu ve verilerin değişmezliğini doğrulamanıza olanak tanır. İmzalama, bir şifreleme sağlayıcısı ve bir yazılım anahtarı - bir sertifika yardımıyla gerçekleştirilir. İkincisi, lisans verme merkezinde yeniden oluşturulan özel bir formattaki bir dosyadır. Bilgi güvenliğini sağlamak için sertifikayı bir akıllı kartta veya I-Token anahtarlarında saklamanız gerekir. Bir PIN ile korunurlar. PIN birkaç kez yanlış girilirse, sertifika otomatik olarak engellenecektir.

Tam metin ve öznitelik arama

Özellik araması, kart alanlarından birkaç değer kullanılarak özel bir form aracılığıyla gerçekleştirilir. Örneğin, "Hesap" kriteri, "Alıcı" veya "Gönderen" alanındaki verileri arar. Aynı zamanda sistem, girilen kriterleri kartlardaki verilerle karşılaştırır ve eşleşen kartları sonuca girer. Arama, tam veya kısmi eşleşmeye dayalıdır.

Tam metin araması, dosyadaki verilere göre gerçekleştirilir. MS SQL SERVER, ORACLE gibi yerleşik DBMS araçları aracılığıyla kelime formları dahil olmak üzere belge. Tam kapsamlı bir arama için, dosyaların veritabanına belge (doc), tablo (xls), sunumlar, mesajlar biçiminde girilmesi gerekir.