Kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi: nasıl çalışır?

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Elektronik belge yönetimi (EDM), sanal imzalarla elektronik belgelerin kullanımına dayalı bilgi alışverişi yapmanın hızlı bir yoludur. Dünyanın gelişmiş ülkelerinde uzun süredir operasyonel işler için etkili bir araç olarak tanınmaktadır.

Öz

Organizasyonlar arası elektronik belge yönetimi, belgelerin oluşturulması, işlenmesi, gönderilmesi, aktarılması, alınması, depolanması, kullanılması ve imha edilmesi için bir dizi işlemdir. Tüm bu işlemler, bütünlük kontrol edildikten ve belgelerin alındığı onaylandıktan sonra gerçekleştirilir.

Tüzel kişiler arasındaki belge akışının uygulanmasına ilişkin kurallar, tarafların mutabakatı ile gerçekleştirilir. Bilgi alışverişi telekomünikasyon araçları kullanılarak gerçekleştirilir ve belgeler elektronik ortamda saklanır. Muhasebe bilgilerinin saklanma süresi kanunla belirlenen süreyi aşmamalıdır.

Kuruluşlarkendi aralarında, katılımcıların imzaları ile resmi ve gayri resmi belge alışverişinde bulunabilirler. Girişimci faaliyet alanında bunlar şunlar olabilir: faturalar, sözleşmeler, faturalar, sözleşmeler, sözleşmeler, siparişler, bildirimler, vekaletname vb. Bilgi metin, tablo ve grafik dosyaları şeklinde iletilebilir.

EDI uygulamasının amacı

EDI'nin tanıtımı için ön koşullar şunlar olabilir:

• rutin işleri az altmak;
• belge kaybını az altın;
• "şeffaf" belgelerle çalışma;
• performans disiplininin iyileştirilmesi - belgelerin zamanında sağlanması vb.

Niceliksel hedefler arasında şunlar vardır:

• Belge işleme süresini 10 kat az altın.
• Ofis giderlerini yarıya indirin.

Kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi: nasıl çalışır

Ulusal mevzuat uyarınca kuruluşlar arası elektronik belge yönetimi iki tarafın mutabakatı ile gerçekleştirilir. Veri alışverişi için tüm katılımcıların bir operatörün ekipmanına bağlı olması gerekir. Ardından, kullanıcının karşı taraflar listesine eklenmek için bir istek göndermesi gerekir. İsteği onayladıktan sonra sistem katılımcıları veri alışverişi yapabilir.

EDI modülünün aşağıdaki işlevleri gerçekleştirmesi gerekir:

• Karşı tarafları veri alışverişi yapmaya davet edin.
• Bir adres defteri oluşturun.
• Muhasebe yazılımı ile entegre edin,örneğin, 1С.
• Belgeleri imzalayın ve şifreleyin.
• Yazışmaları yapılandırın.
• E-posta durumlarını takip edin.

Kurumlar arası elektronik belge yönetimi, sertifikalar yardımıyla gerçekleştirilir. Sunucuya bağlantı ve kimlik doğrulama, kişisel bir dijital sertifika aracılığıyla gerçekleştirilir. Sistemin her kullanıcısına, elektronik bir Token taşıyıcısında saklanan ve bir PIN kodu ile korunan bir EDS verilir. Kullanıcı, kişisel hesabına giriş bilgilerini, şifresini girmelidir. Ancak bundan sonra belgelerine erişebilecek.

Sisteme bağlı herhangi bir kuruluş çalışanı değişim sürecini başlatabilir. Belgeyi karşı tarafa göndermeden önce dijital imzada imzalanması gerekir. Bu işlem Cryptopro programı kullanılarak gerçekleştirilir. Belge EDI yoluyla gönderilir. Karşı tarafın bir çalışanı, yeni bir belgenin alındığına dair bir bildirim alır. Kabul ederse EDS de koyar. Belgede değişiklik yapmanız gerekirse, yeni bir elektronik sürüm oluşturulur. Düzenleme tamamlandıktan sonra, EDS'yi kullanarak tüm değişiklikleri kaydetmeniz gerekir. Daha sonra değişikliği içeren belge karşı tarafa gönderilir. Gerekirse elektronik bilgi koordinasyonu yapılır.

Yeniden değişiklik yapmanız gerekirse, tüm prosedür tekrarlanır. Yeni sürüm hakkında herhangi bir şikayet yoksa, belgeye saygı duyulur. Nihai numunenin iki dijital imza ile imzalanmış olduğu kabul edilir. Belgenin tüm sürümleri sunucuda saklanır ve görüntülenebilir. Numune geçerli statüsü verilir verilmez, numuneyi değiştirin.belge çalışmayacaktır. Kesintili sözleşmelere "İptal Edildi" durumu atanır. Kurumlar arası elektronik belge yönetimi bu şekilde gerçekleştirilir.

Ekipman

Kuruluşlar arası elektronik belge yönetimi için neler gereklidir? Öncelikle, bir telekom operatörü seçmeniz ve bilgi alışverişi için özel bir yazılım yüklemeniz gerekir. İkinci olarak, kuruluşun elektronik yazışma yapmayı amaçladığı her karşı tarafla, "Elektronik belgelerin değişimine ilişkin bir Anlaşma" yapılması gerekir.

Ayrıca tüm belgelerin saklanacağı bir EDI sunucusu kurmak da gereklidir. Bu hem istemci ekipmanı hem de "bulut" depolama alanı olabilir. Dışarıdan sistem verilerine erişim, kuruluş çalışanlarının ekipmanlarına kurulan bir uygulama aracılığıyla gerçekleştirilir. Bilgisayarların sunucu ile etkileşimi ek SSL 128 şifrelemeli HTTP protokolü üzerinden gerçekleştirilir. Belgelere erişim sadece uygulama arayüzü üzerinden ve kimlik doğrulamasından geçtikten sonra gerçekleştirilir.

EDF Projesi

Bir süreç otomasyonu projesi birkaç aydan birkaç yıla kadar sürebilir. Terim, doğrudan otomatikleştirilmesi gereken süreçlerin sayısına, kuruluşun kaynağına ve finansal yeteneklerine bağlıdır. EDI'nin tanıtımı için kısa bir şema aşağıdaki gibidir:

• Çalışma grubu oluşturma.
• Hedeflerin, son teslim tarihlerinin ve proje bütçesinin oluşturulması.
• Mevcut süreçleri araştırın.
• Görevler geliştirin.
• SeçEDI sistemleri.
• EDS'nin uygulanmasına ilişkin bir anlaşmanın imzalanması.
• Çalışma yönetmeliklerinin onaylanması.
• Sistem dizinlerini doldurma.
• Personel eğitimi.
• Ön test.
• EDS'nin tanıtımıyla ilgili bir sipariş verilmesi.
• Yazılımı iyileştirme ve çalıştırma prosedürleri.
• Bir pilot proje başlatma.
• EDI'ye tam ölçekli geçiş.

EDI uygulamasındaki hatalar

Belgelerin otomatikleştirilmesi sürecinde, kanunen kağıdın bulunmasını gerektiren işlemlere özel dikkat gösterilmelidir. Bir kağıt belgeyi elektronik olarak çoğ altamazsınız. Bu, iş sürecini önemli ölçüde yavaşlatır ve bir bütün olarak otomasyon sürecine karşı olumsuz bir tutuma neden olur. Çift iş yapmak için kimse fazladan ödeme yapmaz.

Uygulama sürecinde, belgelerle çalışmak, personeli eğitmek ve ancak bundan sonra tam uygulamaya geçmek için yeni bir prosedür geliştirmek gerekir. Bu, ancak yeni teknolojileri kullanmanın faydaları çalışanlarla paylaşılırsa başarılabilir.

Başka bir popüler hata, EDMS gereksinimlerinin zayıf bir şekilde incelenmesidir. Kullanıcıların yapılandırılmamış bir sistemde çalışması gerekiyorsa, EDI süreci kuruluşta benimsenen süreçten farklıdır.

Kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi: artılar ve eksiler

Faydaları:

• Özgün belgeleri postayla gönderme maliyetini düşürme.
• Belgeleme için depolama alanından tasarruf. Hepsi elektronik olarak saklanır.
• Kullanımı kolay. Belge bir işyerinden gönderilir. Duruma göre (gönderildi, alındı, kabul edildi vb.) bir belge için hızlı arama yapılır.
• Anında teslimat. Gönderilen tüm bilgiler birkaç saniye içinde muhatabına ulaşır.
• Bir belge, sistemdeki saklama süresi dolana kadar kaybolamaz.

Kusurlar:

• Ekipmanı kullanmak için çok maliyetli bir lisans satın almanız gerekir.
• Çoğu zaman, veriler yalnızca aynı sistemin üyeleri arasında değiş tokuş edilebilir.
• 1C'deki veya başka bir yazılımı kullanan kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi, daha önce kullanılan şemadan farklıdır. Yeni algoritmanın tanıtılmasıyla birlikte tüm çalışanların işin yürütülmesiyle ilgili soruları olacak.
• Teknik ekipman. EDI'nin tanıtılmasından önce, kuruluşun ekipman satın alması ve çalışanları yeni sistemi yönetmeleri için eğitmesi gerekiyor.
• EDI, geçerliliği 1 yıl olan bir EDS kullanılarak gerçekleştirilir. Sertifikaların zamanında izlenmesi ve güncellenmesi gerekir. Vergide sorun yaşamamak için karşı taraf sertifikalarının geçerlilik süresinin de kontrol edilmesi gerekiyor.

Yasal düzenleme

Kuruluşlar arasındaki elektronik belge yönetimini hangi düzenlemeler düzenler? Rusya Federasyonu mevzuatı, 63 Sayılı "Elektronik İmza Üzerine" Federal Yasasını içerir, Federal Vergi Servisi'ne belge gönderme kuralları MMV-7-2 / 168 sayılı Maliye Bakanlığı'nın sırasına göre belirlenir. EDOkuruluşlar arasında 50n sayılı Maliye Bakanlığı'nın emri temelinde gerçekleştirilir. Birincil muhasebe belgelerinin elektronik ortamda değişimine ilişkin kurallar, ММВ-7-6/36@ sayılı Federal Vergi Servisi'nin sırasına göre belirlenir. Faaliyetleri sırasında tüm EDI operatörleri, Federal Vergi Servisi No. ММВ-7-6/253@. emriyle yönlendirilmelidir.

SBIS

SBIS kuruluşları arasındaki elektronik belge yönetimi, müşterilere aşağıdaki avantajları sağlar:

• Rusya Federasyonu topraklarında kayıtlı herhangi bir kuruluşa belge gönderebilirsiniz. Karşı taraf SBIS sistemine üye değilse, şirket çalışanı sadece kuruluş temsilcisiyle iletişime geçecek ve e-posta adresine sisteme katılım için davetiye gönderecektir. Talebin onaylanmasının hemen ardından katılımcılar arasında bilgi alışverişi aracı olmadan gerçekleştirilecektir.
• Bilgisayarınıza yazılım yüklemeniz gerekmez. Tarayıcının güncel bir sürümüne sahip olmanız ve İnternet'e erişmeniz yeterlidir.
• Verilerle çalışmak için özel bir programa ihtiyacınız yok. Rapor başlangıçta 1C gibi üçüncü taraf bir yazılımda hazırlanmışsa, VLIS sistemi ile veri entegrasyonunu kurabilirsiniz.
• Tipik belge formu yüklü değil. Metin, e-tablo, resim ve daha fazlasını gönderebilirsiniz.

SKB "Kontur"

Rusya'daki ilk yazılım geliştiricilerden biri aynı zamanda kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi için ekipman sağlıyor. "Kontur", elektronik belge alışverişinin gerçekleştirildiği Diadoc sistemini geliştirdi. Sistemin bir özelliği de verilere erişimin yurtdışındayken elde edilebilmesidir. Şirket özellikle bu amaçla roaming tarifeleri geliştirmiştir. Dilerseniz API üzerinden verilere ulaşabilirsiniz.

Neye ihtiyacın var?

EDI'yi bağlamak için bir kuruluşun şunları satın alması gerekir:

• lisanslı yazılım;
• sunucu;
• Ekipman yükseltmesini gerçekleştirin;
• personeli eğitin;
• Dahili uygulamalarla çalışmak için EDMS'yi kurun ve entegre edin.

Kurumlar arasında elektronik belge yönetimini birbirine bağlamak için bu tür yatırımların yapılması gerekiyor mu? Teknik destek danışmanlığı, EDMS ve yazılım güncellemelerinin maliyetlerine dahil edilmesi, yatırımın ikinci aşamasıdır. Bu maliyetlerin aylık olarak ödenmesi gerekecek.

Sonuç

Kağıt iş akışının yerini elektronik alıyor. Sadece organizasyonun süreç maliyetlerini az altmakla kalmaz, aynı zamanda bir bütün olarak işletmenin verimliliğini de arttırır. EDI'nin başarılı bir şekilde çalışması için, sistemi uygulama hedeflerini net bir şekilde formüle etmek ve ekipmanı uygun şekilde yapılandırmak gerekir.