Envanterin sonuçlarını hazırlamak: bir belge listesi, derleme prosedürü

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Envanter, mevcut varlıkları şirketin muhasebe kayıtlarında bulunan bilgilerle karşılaştırma prosedürü ile temsil edilir. Süreç, işletme başkanı tarafından bir emir verilmesiyle atanan özel bir komisyon tarafından gerçekleştirilir. Çoğu zaman, prosedürün bir sonucu olarak, bir eksiklik veya fazlalık ortaya çıkar. Bu nedenle envanter sonuçlarının tescili, yetkili ve resmi belgeler yardımıyla yapılmalıdır. Komisyon üyeleri tarafından hazırlanır ve imzalanır.

Envanter kavramı

Bir işletmedeki çeşitli mülklerin ve paranın durumunun ve hareketinin standart ve sıklıkla kullanılan bir muhasebe doğrulama yöntemi ile temsil edilir. Muhasebe kayıtlarındaki kayıtlar ile şirketteki çeşitli kalemlerin veya fonların fiili bakiyeleri arasındaki tutarsızlıkları tanımlar.

İşletmelerin çeşitli mülkleri ile ilgili envanter çalışması yapılmaktadır. Uygulama sırasında dikkate alınır.49 Sayılı Maliye Bakanlığı Kararı ile onaylanan özel Yönergeler. Envanter sonuçlarını kaydetme prosedürü de burada verilmiştir.

Etkinliğin amaçları

Envanter, şirket müdürü tarafından verilen bir sipariş temelinde yılda birkaç kez gerçekleştirilebilir. Şirket satın alınır, kiralanır veya satılırsa süreç mutlaka uygulanır. Ayrıca, faaliyet raporlarının düzenlenmesinden önce, mali sorumlunun değişmesinden önce veya şirkette hırsızlık tespit edildiğinde gerçekleştirilir. Sabit kıymetler her üç yılda bir gözden geçirilmelidir. Çeşitli doğal afetler veya acil durumlardan sonra, firmalar envanterin çıkarıldığı kayıpları belirlemelidir.

Bu süreç sayesinde birkaç hedefe ulaşılabilir:

• Şirketin muhasebecisi tarafından muhasebe okuryazarlığının kontrol edilmesi;
• kaydedilmemiş çeşitli işlemlerin tespiti;
• muhasebe personeli tarafından yapılan hataları belirleme;
• Değerli eşyaların güvenliği ve ödemelerin zamanında yapılması üzerinde kontrol;
• mülkün durumunu ve saklama koşullarını kontrol etme;
• yavaş veya bayat olan malları belirleme;
• Mali açıdan sorumlu kişilerin çalışmalarının bütünlüğünü kontrol etme;
• işletmedeki envanter hareketini incelemek;
• çeşitli nedenlerle muhasebeye yansımayan işlemlerin tespiti.

Yukarıdaki hedeflere ulaşmak için, sonuçları yürütme ve raporlama prosedürünü doğru bir şekilde incelemek önemlidir.envanter. Bu işlemden sonra üretilen belgeler herhangi bir ihlal veya hata içeriyorsa, sonuçlar güvenilir olarak tanınmayacaktır.

Süreç türleri

Envanter birkaç şekilde sunulabilir. Tam veya özel olabileceği gibi seçici veya sürekli de olabilir.

Ayrıca, prosedür planlanmamıştır, planlanmıştır, kontrol edilir veya tekrarlanır.

Nasıl yapılır?

Bir envanter yapmak ve sonuçlarını resmileştirmek, yalnızca envanter komisyonu tarafından uygulanan karmaşık süreçlerdir. Sürecin sonuçlarıyla ilgilenmeyen, aynı zamanda gerekli bilgi ve deneyime sahip firma uzmanlarını içerir.

Envanter prosedürü aşağıdaki adımlara ayrılmıştır:

• başlangıçta, bu sürecin başlamasına bağlı olarak bir yönetim emri verilir;
• bir envanter komisyonu atanır;
• seçilen uzmanlar makbuzları ve harcama belgelerini ve ayrıca paranın veya maddi değerlerin hareketiyle ilgili çeşitli raporları inceler;
• komisyon başkanı, kayıtlara eklenen tüm belgeleri onaylar;
• makbuzlar mali açıdan sorumlu kişiler tarafından düzenlenir;
• gerçek maddi varlıklar, belgelerdeki kayıtlarla karşılaştırılır;
• İşlem sonunda kontrol kontrolleri yapılabilir;
• sadece bundan sonra sonuçlar verilir.

Komisyon yetkin bir şekildeelde edilen sonuçlara ilişkin belgeler hazırlar ve bunlar daha sonra çalışma için işletme başkanına aktarılır. Envanter sonuçlarının yetkin bir şekilde yürütülmesi, şirketin yasal ve karlı faaliyetlerinin anahtarıdır. Bu nedenle elde edilen sonuçlarla ilgilenen kişilerin süreci yürütmesine izin verilmemektedir.

Envanter sonuçlarını belgeleme prosedürü

Sürecin sonunda çok sayıda belge hazırlanmalıdır. Envanter komisyonu üyeleri tarafından incelenir ve doldurulur, ardından çalışma için şirket yönetimine aktarılır. Bu belgelere dayanarak, mali açıdan sorumlu kişilerin veya muhasebecilerin sorumlu tutulmasına karar verilir, bu nedenle komisyon üyeleri envanter sonuçlarının yürütülmesini ciddiye almalıdır. Bu durumda hazırlanan belgeler aşağıdaki belgelerle temsil edilir:

• doğrulama prosedürünün başladığı ve işletme başkanı tarafından verildiği sipariş;
• Yönetmenin emirlerinin envanter komisyonu üyeleri tarafından nasıl yürütüldüğünü gösteren kontrol günlüğü;
• sabit varlıklar, maddi olmayan varlıklar, mallar veya nakit ile temsil edilen çeşitli mülklerin envanteri;
• Sevk edilen değerli eşyaları inceleme eylemi;
• Depolama veya taşıma için kabul edilen mülkün envanteri;
• değerli metallerin veya değerli ürünlerin envanteri;
• menkul kıymetler ve BSO envanteri;
• Yapılan hesaplamaları kontrol etme eylemialıcılar, alacaklılar, borçlular veya tedarikçilerle;
• Sabit varlıklar veya diğer mülklerle ilgili olarak hazırlanan harmanlama ifadeleri;
• yardımıyla prosedürün doğru şekilde uygulandığını doğrulayabileceğiniz bir kontrol kontrolü eylemi;
• sonuçlarla ilgili yönetim sırası.

Her belgenin kendine has özellikleri vardır. İhlal edenleri kovuşturmak veya hırsızlığı tespit etmek için kullanılmasına izin veren, envanter sonuçlarının doğru belgelenmesidir.

Sipariş verme kuralları

Envanter yalnızca işletme başkanı tarafından verilen resmi bir emir temelinde gerçekleştirilir. Bu belge, yöneticinin emirlerinin uygulanmasının etkinliğinin ve verimliliğinin değerlendirildiği kontrol defterine dahil edilmiştir.

Böyle bir düzenin bir örneği aşağıda incelenebilir. Planlanmamış bir revizyon için bile bir belge oluşturulabilir.

Envanter oluşturmanın incelikleri

Envanter sonuçlarının kaydı, çeşitli işlem ve envanterlerin oluşturulmasından oluşur. Derleme kuralları şunları içerir:

• komisyon üyeleri tarafından kontrol sürecinde görünen güncel verileri içerirler;
• bilgisayar kullanarak veya manuel olarak doldurabilirsiniz;
• hatalara, lekelere veya düzeltmelere izin verilmez;
• farklı değerlerin adı,kontrol edilenler kesinlikle terminolojideki bilgiler temelinde kaydedilir;
• ölçü birimleri muhasebe kayıtlarındakiyle aynı olmalıdır;
• envanterlerin tüm sayfalarında, gerçekte tanımlanan maddi varlıkların sayısı ve bunların muhasebe belgelerine dayalı sayıları;
• Bir hata yapılmışsa üzeri çizilerek düzeltilmeli, ardından yukarıda doğru bilgiler verilmiştir ve bu düzeltme komisyon başkanı ve mali sorumlu kişinin imzası ile onaylanır. şirket;
• envanterlerde boş satırlar olamaz, bu nedenle kalan tüm alanın üstü çizilir;
• Belgelerin sonunda oranların ve vergilerin kontrol edildiği, ayrıca tüm hesaplamaların komisyon üyeleri tarafından yapıldığı not edilir.

Maddi sorumlu kişi değişikliği nedeniyle envanter yapılıyorsa, belge eski çalışan ve yeni çalışan tarafından imzalanır.

Kontrolün sonuçlarına göre başın sırası

Envanter sonuçlarının formüle edilmesi ve muhasebeleştirilmesi bu prosedürde önemli bir adımdır. Mutlaka şirket yönetimi tarafından bir sipariş verilmesini içerir. Bu sipariş, ancak şirket yöneticisinin envanter işlemleri, harmanlama beyanları, envanterler ve diğer benzer belgeleri incelemesinden sonra oluşturulur.

Yönetim, alınan verilere dayanarak denetimin sonuçlarına karar verir. Böyle bir karar, resmi bir emir yardımıyla onaylanır. Şöylebelge aşağıdaki verileri içerir:

• şirket adı;
• seçilen organizasyon şekli;
• belgenin yayımlanma tarihi;
• kuruluş başkanının karar verme sürecinde rehberlik ettiği belgeleri sağlar;
• doğrulama sonuçları onaylandı;
• tespit edilen ihlallerin veya tutarsızlıkların ortadan kaldırılacağı emri verir;
• emrin uygulayıcıları olan ve aynı zamanda direktörün kararının uygulanmasından sorumlu olan atanmış kişiler.

Bu emir, doğrudan şirketin başkanı tarafından imzalanır ve bundan sonra, taslak metni tanımak zorunda olan bir muhasebeci tarafından onaylanır. Bundan sonra, belgeler müdürün kararının uygulanmasından çalışanları sorumlu olan muhasebe departmanına aktarılır.

Belgelendirme neden gereklidir?

Denetimin sonuçlarına göre resmi birincil belgeler hazırladığınızdan emin olun. Yüksek kaliteli bir envanterin gerçekleştirildiğini ve tanımlanan tüm bilgilerin güvenilir olduğunu onaylayanlar onlardır.

Envanter sonuçlarının doğru şekilde kaydedilmesi, muhasebeden alınan bilgilerin gerçek farklı değerlere ne kadar karşılık geldiğine dair bir sonuca varmayı mümkün kılar. Çoğu zaman, bir denetimin yardımıyla şirket çalışanlarının borçlarını, dolandırıcılığını ve hatta hırsızlığını tespit etmek mümkündür.

Sonuç

Envanter, bakımın doğruluğunu kontrol etmenin anlamlı bir yoludurmuhasebe. Sonuçları, birçok birincil belgenin hazırlandığı doğru bir şekilde hazırlanmalıdır. Doğrudan envanter komisyonu üyeleri tarafından oluşturulmalı, ardından şirket başkanı tarafından incelenip imzalanmalıdır.

Bu belgelere dayanarak, kuruluşun muhasebesinin ne kadar iyi yapıldığını değerlendirebilirsiniz.