Durumun analizi: seçenekler, özellikler, aşamalar ve analiz sonuçları

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Liderler genellikle mevcut plana göre değil, mevcut duruma göre kararlar almak zorunda kalırlar. Bu çeşitli nedenlerle olur. Yöneticinin temel görevi, durumu analiz etmek, ortaya çıkan sorunları çözmede en uygun eylem yolunu geliştirmek ve benimsemektir.

Bu nedir

Durum analizi, önce onu parçalara ayıran ve ardından bir sorunu bulmak ve çözmek için her bir öğeyi ayrı ayrı dikkatle inceleyen bir bilgi işleme yöntemidir. Örneğin, bir işletmenin karı artan maliyetler veya gelirdeki azalma, alacak hesaplarındaki artış ve diğer faktörler nedeniyle düşebilir. Kârdaki değişimi hangi faktörün etkilediğini belirlemek için bu faktörleri incelemek gerekir.

Yalnızca neden belirlendikten sonra, karar verici (DM) bir eylem planı geliştirebilecek ve sorunu çözebilecektir. Durumu analiz etmek için yetkili kişi, verileri derleyen ve analitik yürüten uzmanlardan oluşan bir ekip oluşturur.prosedürler, her biri kendi uzmanlık ve beceri alanında.

Analizleri kim yapar

Belirli durumların analizi bir kişi tarafından değil, birkaç grup tarafından gerçekleştirilir. Bir yönetici veya karar verici (DM) tarafından yönetilirler. Ekip şunlardan oluşur:

• Birinci seviyenin uzmanları. Birincil bilgileri toplar ve işlerler.
• İkinci seviyenin uzmanları. Raporları inceleyin ve sorunu çözmek için fikirler geliştirin.
• Analitik grup. İkinci seviye uzmanların geliştirdiği fikirleri inceler ve olayların gelişimi için kendi bakış açılarından en gerçekçi seçenekleri seçer. Analistler, iş stratejileri ve problem çözme stratejileri geliştirir.
• Karar verici, önerilen geliştirme stratejisi seçeneklerinden, kendi görüşüne göre mevcut durumdaki sorunları çözmek için en uygun olanı seçer. Bunun tüm sorumluluğu ona aittir.

Yalnızca büyük bir şirket, birkaç uzman grubunu kullanarak büyük ölçekli işler yapabilir. Çoğu durumda, şirket başkanı, bir grup - departman uzmanlarının katılımıyla durumun bir analizini yapar. İkinci grup ve analistlerin çalışmaları, şirket yönetiminden, muhasebecilerden, pazarlamacılardan ve mühendislerden oluşan kişiler tarafından gerçekleştirilir. Bir iş toplantısı için toplanırlar, durumu tartışırlar ve sorunlara çözüm ararlar.

Proceedings

Analiz, şirketin performansının planlananlardan sapmasının belirlenmesiyle başlar. Örneğin, raporlama çeyreğinde, gelirde %30'luk bir düşüş ortaya çıktı ve yönetici nedenlerini açıklayamıyor.bu düşüş seviyesi. Bu durumda, bir grup uzman toplamalı ve durumu incelemelidir. Süreç, durum analizinin aşağıdaki aşamalarından oluşur:

1. Göstergelerdeki sapmanın belirlenmesi - sorunun tanımlanması.
2. Bir grup uzmanın lider tarafından organizasyonu.
3. Bir sitenin her uzmanına iş için atama.
4. Departmana göre bilgi toplama.
5. Uzmanlar, özel bilgi ve becerilerini kullanarak alınan bilgileri işler.
6. Uzmanlar tarafından ilerleme raporlarının hazırlanması.
7. Başkan tarafından bu raporların incelenmesi, raporların içeriğinin genel kurul toplantısında tartışılması.
8. Bir soruna çözümler geliştirmek ve bir veya daha fazlasını uygulamaya koymak.

Raporun hazırlanması ve sunumu

Liderler her zaman işle meşguldür, bu nedenle uzun uzun raporları okumaya zamanları yoktur. Bu, rapordaki bilgilerin kısa, öz ve tercihen görsel ve kullanışlı bir şekilde sunulması gerektiğini göstermektedir. Raporun yüzlerce yazılı sayfa ve sayı sütunları yerine grafikler, diyagramlar, hesaplama sonuçları ve belirli bir alanda analiz yapan bir uzmanın görüşünü içermesi daha iyidir. Doğal olarak, rapor, uzmanın görüşüne göre şirketin çalışmasında sapmaya neden olan bilgi kaynaklarını ve en önemli göstergeleri belirtmelidir. Bu nedenle, sorunlu durumları analiz etme teknolojisi, böyle bir durum ortaya çıkmadan önce çalışılmalıdır. Şirket için özel yazılıma sahip bilgisayarlara sahip olmalıdır.benzer problemleri çözme.

Durum analizinin sonuçlarının incelenmesi ve tartışılması birkaç gün sürmemesi için her raporun sunumu 15 dakikadan fazla sürmemelidir. Raporlar gerçeğe dayalı olmalı ve bilgiler hazırlanma ve sunum sırasında güncel olmalıdır.

Lider alınan bilgilerle ne yapar

Durumun analizinin sonuçlarını bir rapor şeklinde almak savaşın sadece yarısıdır. Ayrıca, bu bilgiler şirket başkanı tarafından incelenmeli ve analiz edilmelidir. Ve burada çok şey onun bilgisine ve deneyimine bağlı. Aynı zamanda deneyim, yalnızca kişisel deneyimi değil, aynı zamanda diğer işletmelerde benzer durumların nasıl çözüldüğünü ne kadar iyi bildiği anlamına gelir. Yönetici, nihai bir karar vermeden önce genellikle saha analizi ve raporlamaya dahil olanlar da dahil olmak üzere diğer yöneticiler ve uzmanlarla görüşür.

Ne tür durumlar var

Sorun durumları standarttır ve standart değildir. Standart sorunları çözmek için yöneticiler analoji yoluyla durum analizi yöntemlerini kullanırlar. Yani, diğer işletmeler hakkında sahip oldukları verileri, şirketlerinin çalışması sonucunda elde ettikleri verilerle karşılaştırırlar. Durumlar benzerse, sorunu çözmek için aynı yöntemleri kullanırlar.

Durum standart değilse, belirli durumların analiz yöntemlerini uygulayın. Bunu yapmak için olası geliştirme seçeneklerini modellemek, hesaplamaları yapmak, dinamikleri incelemek vb. için çeşitli bilgisayar programları kullanılır. Bunu yapmak için yönetici, girilen verilere dayalı özel bilgisayar simülasyon programlarını kullanabilir. Örneğin, Proje Uzmanı yalnızca iş planları geliştirmek için değil, aynı zamanda mevcut işletmelerin çalışmalarını tahmin etmek için de kullanılır.

Problem bilgisayar programlarının yardımı olmadan çözülebilir, ancak bu zaten karmaşık hesaplamaları zorlaştıracaktır. Ayrıca uzmanların bir rapor hazırlamak için grafikler ve diyagramlar çizmeleri gerekecektir. Çok zaman alacak. Yönetici özel yazılım kullanmayabilir, ancak yalnızca bilgisayarda modellemenin pratik olmadığı durumlarda. Örneğin mücbir sebep durumunda, hızlı hareket etmeniz gerekiyorsa ve çözüm geçmişteki gidişata veya dinamiklere bağlı değilse. Aynı zamanda, gelen bilginin miktarı ve kalitesi bir bilgisayarda bir model oluşturmak için yeterli değildir.

Çözüm yöntemi olarak beyin fırtınası

Zor durumlarda, bir yöneticinin karmaşık bir soruna olağanüstü bir çözüme ihtiyacı olduğunda, belirli bir durumu analiz etmek için bu yöntemi kullanmaya başvurabilir - tüm uzmanları, departman başkanlarını toplamak ve bir "beyin fırtınası" düzenlemek için. Bu yöntemin özü, toplantıya katılan her katılımcının sorunun olası nedeni ve nasıl çözüleceği hakkında görüşlerini ifade etmesidir. Görüş ve fikirlerini ifade etme hakkı herkese verilirken, hiçbir katılımcının kurallara göre diğerinin görüşü konusunda alaycı olmaması gerekir.

Sorunun tartışılmasının iş görgü kuralları ve iş görgü kuralları çerçevesinde yapılması doğaldır.üye olmak. Ancak karar yine de başkan veya bunun için görevlendirilen kişi tarafından verilir. Beyin fırtınası sonucunda, yönetici aynı anda birkaç değerli fikir alacaktır. Böyle bir analizin hem avantajları hem de dezavantajları vardır. Ana artılar hız ve çok sayıda seçenek, eksi, durumun böyle bir analizinin her zaman gerçek durumu yansıtmaması ve genellikle nesnellik eksikliğinden muzdarip olmasıdır.

Olay modelleme sorunları

Vaka analizi teknolojisinin temel sorunu, uzmanların hatalara neden olabilecek büyük miktarda bilgi ile çalışmak zorunda olmasıdır. Kısa sürede işlenmesi gereken büyük miktarda veri, olayların gelişimini modellemede de sorun teşkil etmektedir. Ya analiz çok daha uzun sürecek ve sonuç alaka düzeyini kaybedecek ya da sınırlı miktarda bilgi nedeniyle, analiz sonuçları yüksek derecede bozulma ile elde edilecektir. Sonuç olarak, model en iyi ihtimalle verimsiz, en kötü ihtimalle iflasa yol açabilir.

Analizin etkinliğini üç ana faktör etkiler. Bunlar uzmanın nitelikleri, işleyebileceği bilgi miktarı ve durumu analiz etmek için mevcut olan zamandır.

SWOT analizi

SWOT-analizi, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerinin yanı sıra gelişme fırsatları ve karşılaştığı veya karşılaşabileceği tehditlerin incelenmesi ve değerlendirilmesidir. Aşağıda bir SWOT analizi yapmak için bir matris bulunmaktadır.

Sol üst hücre, izleme sırasında ve durum analizinin ilk aşamasında şirketin sahip olduğu ve belirlenen güçlü yönleri ve fırsatları gösterir. Örneğin, bir şirketin belirli ürünlerin üretimi için piyasada tekel bir konuma sahip olduğunun ve sahip olduğu belirli bir teknoloji nedeniyle bunu daha ucuza üretebildiğinin bilindiği bir durum olabilir. Analiz, rakipler pazara girmeden önce ne tür bir ürün olduğunu belirlemeye yardımcı olacaktır.

Sağ üst hücre, güçlü yönleri ve tehditleri gösterir. Örneğin, firmanın en çok kar ettiği bazı temel ürünleri için, benzer ürünleri üreten ve daha ucuza satan birkaç rekabetçi firma ortaya çıktı.

Sol alt hücre, işletmenin dezavantajlarını ve fırsatlarını listeler. Örneğin, yüksek maliyetine rağmen firmanın ürettiği ürün talep görüyor.

Sağ alttaki hücre zayıflıkları ve tehditleri gösterir. Birincisi, ürünlerin yüksek maliyeti veya düşük kalitesi olabilir ve tehditler olarak - rakiplerin eylemleri veya tüketicilerin ödeme gücü olabilir. Bir SWOT analizinin neye benzediği yukarıdaki tabloda görülebilir.

Durumu analiz ederken ve değerlendirirken SWOT analizinin avantajı, yalnızca dahili değil, aynı zamanda dahili olanlardan daha önemli olabilecek harici faktörleri de değerlendirmeyi mümkün kılmasıdır.

Faktör analizi

Faktör analizi, aşağıdakilere dayalı hesaplamalar yapmayı içeren bir durum analizi yöntemidir.işletmenin çalışması ve mevcut durumun çok faktörlü bir modelinin inşası ve işletmenin daha da geliştirilmesi hakkında veriler. Tipik olarak, bu yöntem şirketin mali durumunun değerlendirilmesinde kullanılır. Likidite, karlılık, finansal güç ve iflas olasılığı gibi göstergeler hesaplanır.

Vaka analizi

Bu, işletmenin mevcut durumu hakkındaki raporları okuduktan sonra, toplantıya katılanların gruplara ayrıldığı ve alınan bilgilerin bir grup tartışması için dağıldığı bir analiz yöntemidir. Ondan sonra tekrar buluşurlar ve her grup fikirlerini tartışmak üzere halka sunar.

Ortalama grup büyüklüğü üç ila yedi kişidir. Fikirlerini hem genel kurulda hem de doğrudan karar vermesi gereken kişiye ifade edebilirler. Vaka analizi, problemin tanımını, benzer vakalarla karşılaştırmasını ve bir çözümü içerir. Yani gruplar durumu nasıl gördüklerini, kendilerine nasıl göründüğünü ve sorunu çözmek için hangi adımların atılması gerektiğini anlatmalıdır.

Elde edilen sonuçların değerlendirilmesi

Durum analizi sonucunda geliştirilen faaliyetleri gerçekleştirdikten sonra, bu sonuçları değerlendirmek yani yeniden analiz etmek gerekli hale gelir. Ancak bu durumda kontrol edilen işletmenin durumu değil, çözümler uygulandıktan sonraki etkidir. Bunu yapmak için, değişikliklerden önce ve sonra olanı karşılaştırma yöntemini kullanın.

Şirket çalışmasında analizin rolü

Durumun fiziksel olarak düzenli analizi olmadanişletmenin normal gelişimi imkansızdır. Yönetici her zaman neler olduğunun farkında olmalı ve sadece şirketin durumunu değil, aynı zamanda gelişme beklentilerinin neler olduğunu da belirleyebilmelidir. Yalnızca işletmenin çalışmasındaki eksikliklerin neler olduğunu bulmakla kalmaz, aynı zamanda rekabet gücünü ve gelişimini artırmak için dış tehditleri ve fırsatları belirlemeye de yardımcı olur. Ancak, bu hızlı ve minimum maliyetle yapılmalıdır. Hızlı analiz, şirketin finansal istikrarını korumayı, işteki mevcut eksiklikleri belirlemeyi ve ortadan kaldırılması için rezervler bulmayı mümkün kılar. Gelecekte yönetici, çalışmanın sonucu olarak edindiği deneyim ve bilgiyi kendisine kazandıran faydaları kullanabilecektir.