Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi: örnek doldurma. Kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi nasıl yapılır?

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Çalışma sürecindeki her kuruluş büyük bir belge akışı ile karşı karşıyadır. Sözleşmeler, kanuni, muhasebe, dahili belgeler… Bazıları işletmede tüm varlık süresi boyunca saklanmalıdır, ancak sertifikaların çoğu geçerliliklerinin sona ermesi üzerine imha edilebilir. Toplanan belgeleri hızlı bir şekilde anlayabilmek için kuruluşun işlerinin bir terminolojisi derlenir. Bu belgenin örnekleri ve oluşturulması için algoritma aşağıda tartışılacaktır.

Amaç

Her kuruluşta yüzlerce belge oluşturulur. Biriktikleri her gün, işçiler yavaş yavaş birbirlerinin yerini alıyor. Bir noktada, iki yıl öncesinden bir sipariş bulmak zorlaşıyor. Bu gibi durumlardan kaçınmak için vakaların isimlendirilmesi oluşturulur.

Tanım

Bir vaka, bir vakayla ilgili bir belgedir.konu, faaliyet alanı. Davaların isimlendirilmesi, saklanma sürelerinin bir göstergesi ile açılan davaların bir listesini içeren bir listedir. Yardımı ile iş akışını uygun şekilde düzenleyebilirsiniz. Bir örneği aşağıda tartışılacak olan ticari bir kuruluşun vakalarının isimlendirilmesi aşağıdaki amaç için derlenmiştir:

• hızlı arama ve güvenliklerini sağlayan belgelerin gruplandırılmasını sistematik hale getirme;
• Vakaların sınıflandırılmasına göre bir kayıt numarası atama;
• kalıcı, uzun vadeli ve kişisel depolama (yıkım eylemleri dahil) için bir belge envanteri hazırlamak.

Arşivleme ve imha için belgeler seçilirken vakaların adlandırılması kullanılır. Bu çok işlevli referans, her kuruluş tarafından ofis işlerini kolaylaştırmak için gereklidir. Bu durumda, kuruluşun mülkiyet şekli önemli değildir. Bir tıbbi kuruluşun vakalarının örnek bir isimlendirmesi yönetmelik ve kararlarda bulunabilirse, özel bir kuruluşun açılan vakalarının analitiğinin bağımsız olarak derlenmesi gerekecektir.

Gerekli mi yoksa zorunlu mu?

Bu listenin derlenmesi “Arşiv Çalışma Kuralları” tarafından sağlanmaktadır. Ayrı bir hizmet olarak arşiv oluşturan kuruluşlar için zorunludur. Bu liste, devlet ve belediye kurumlarına ek olarak, noter ofisleri gibi bazı ticari yapıları da içerir.

Diğer tüm kurumların, belgelerle çalışmayı sistematik hale getirmek için bir vaka isimlendirmesi oluşturması gerekir, çünkü her türden işletmemülkiyet arşiv referanslarının güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bu, 125 Sayılı Federal Kanun tarafından sağlanmaktadır. Ayrıntılı yapılacaklar listesi takvim yılının dördüncü çeyreğinde başlatılmalı veya güncellenmelidir.

Yapı

Davaların isimlendirilmesi, basılı yayınlar hariç, dosyalanmış tüm davaları içermelidir: çalışanların beyanları, çalışma sertifikaları, dergiler, muhasebe defterleri, yapısal bölümlerin tüm belgeleri, yapısal bölümlerin yazışmaları, vb. Sınırlı erişime ilişkin belgeler “Kuvvet” başlığını içermelidir. Dizin, geçici komisyonların, bölümlerin dosyalarını içermelidir. Ancak, örneğin, bir sendika bağımsız bir kuruluştur. Çalışanları bağımsız olarak dizinin oluşumunda yer alır. Arşiv, yasal halefi mevcut bir kuruluş olan tasfiye edilmiş işletmelerin bekleyen davalarının başlıklarını da içermelidir.

Kuruluşun işlerinin terminolojisini doldurmanın bir örneğini aşağıda görebilirsiniz.

Bugün, birçok işletme belgeleri elektronik biçimde tutuyor. Bazı raporlar kağıt formda bile yazdırılmaz. Her bölümün sonunda, elektronik olarak hangi kayıtların tutulduğunu listeleyin, dosya sayısını ve gerekli arama anahtar sözcüklerini belirtin. Bazı kurumlar, ticari bir kuruluş için ayrı bir elektronik durum terminolojisi oluşturur. Örnek ve onu doldurma algoritması kabul edilen standartlara tam olarak uymalıdır.

Nereden başlamalı?

Büyük kurumlarda dizini derleme sorumluluğu dokümantasyon hizmetine aittir(sekretarya, ofis) ve küçük olanlarda - sekreter, atanan başka bir kişi. Ticari kuruluşlarda bu işlev, belgelerin çoğunun oluşturulduğu personel departmanı tarafından gerçekleştirilir. Bilginin tüm yapısal birimlerden gelmesi gerektiğinden, kuruluştaki vakaların isimlendirilmesine ilişkin bir düzenin geliştirilmesiyle başlamak daha uygundur. Böyle bir siparişin bir örneği aşağıda dikkatinize sunulmuştur.

ABC LLC

20.11.2017 Moskova

Belgelerin sistemleştirilmesi, saklanması ve muhasebeleştirilmesi amacıyla

SİPARİŞ:

• Şirket dosyalarının isimlendirmesini 2018-01-01 tarihinden itibaren onaylayın ve dolaşıma sokun.
• Kayıtların onaylanmış formda oluşmasını sağlamak için yapısal bölüm başkanları.
• Sekreteri iş için referans kitaptan alıntının yapısal bölümlerine gönderin.

CEO Ivanov N. A.

Bazı faaliyet alanlarındaki kurumlar için, bakanlık tarafından kuruluşların işlerinin isimlendirilmesine ilişkin örnekler halihazırda geliştirilmiştir. Bu nüans, dizinin oluşumundan önce açıklığa kavuşturulmalıdır. Model terminolojileri, kuruluşun vakalarının verilen model terminolojisine tam olarak uygun olarak doldurulmalıdır. Diğer kurumlar bu kılavuzları tek bir belgeyi derlemek için kullanabilir.

Destekleyici belgeler

Bir dizin formu geliştirirken, ticari kuruluşlar şunlara odaklanmalıdır:

• "Arşiv Kuralları" (06.02.02 tarihli Federal Arşiv kararı);
• 15.06.2009 tarih ve 477 sayılı "Ofis Çalışması Kurallarının Onaylanması Hakkında" Kararnamenin 5. Bölümü.
• Ofis çalışması için talimatlar.
• Arşiv belgelerinin listesi.

Ayrıca personel tablosunu, tüzüğü, yerel kanunları, bölümlerle ilgili düzenlemeleri, kuralları, standartları, talimatları, vaka envanterlerini de incelemelisiniz. İlgili belgelere bağlantılar içerirler. İlk olarak, daha sonra genel bir dizin oluşturmak için kuruluşun işlerinin bölümlere göre isimlendirilmesinin örnekleri derlenir. Bazen yapısal bir ilkeden çok işlevsel bir ilke uygulanır. Yani dağıtım departmanlara göre değil, fonksiyonlara göre gerçekleştirilir.

Bir kuruluşun işlerine ilişkin örnek bir terminoloji nasıl oluşturulur?

Dizinlerin biçimi, "Arşiv çalışmaları için kurallar" Ek No. 8'de belirtilmiştir. Referans kitapları kuruluşun antetli kağıdında derlenir. Raporun ana bölümü bir tablo şeklinde sunulur ve 5 sütundan oluşur:

• vaka dizini;
• başlık (ciltler, parçalar);
• sayı (hacimler, parçalar);
• raf ömrü, listedeki ürün numarası;
• not.

Dizin

Index, bir kuruluştaki yapısal birimin dijital tanımıdır. Örneğin: 04-06, burada 04 personel departmanının seri numarası, 06 ise kasanın seri numarasıdır. Endeks üç sayı çiftinden oluşabilir, örneğin: 04-03-08, burada 04 finans ve ekonomi departmanının kodudur, 03 muhasebe departmanının tanımıdır, 08 vaka numarasıdır. Dizin sayısal, alfabetik veya karışık olabilir.

Başlıklar

Başlıklar belgelerin önemine göre dağıtılır. Birincisi, örgütselidari belgeler (üst birimlerden başlayarak yapısal birimlere geçilir). Daha sonra kuruluşun kendisi tarafından geliştirilen kurallar ve düzenlemeler listelenir. Ayrıca planlar ve raporlar (yıllık, üç aylık, aylık) dikkate alınır. Taslak idari belgeler, ana belgelerden sonra yer alır. Aynı türden vakalar (örneğin çalışanların kişisel kartları) alfabetik sıraya göre doldurulur.

Başlık, belgenin içeriğini özetlemelidir. "Muhtelif", "yazışma", "gelen/giden evrak" gibi genel ibarelerin kullanılmasına izin verilmez. Vaka başlığı şu öğeleri içerir:

• belgenin adı veya belge büyük bir hacmin parçasıysa dosyalanan davanın türü;
• belge yazarı (kuruluş veya bölümün adı);
• muhatap (belgelerin kimden alındığı veya kime gönderileceği);
• özet/öz (örneğin, "Sertifika soruları");
• bölge adı;
• tarih/dönem;
• Dosya orijinallerini değil de başka belgelerin kopyalarını içeriyorsa işaretleyin.

Her vakanın hacmi 250 sayfayı geçmemelidir. Kasanın hacimli olacağı varsayılırsa, parçalara ve hacimlere bölünür. Takvim yılının sonundaki üçüncü sütun, fiilen açılan dava sayısını gösterir.

Dördüncü sütun, Kurallara göre belgelerin saklama koşullarını gösterir. Hem hükümet hem de ticari kuruluşlar tarafından bunlara uyulmalıdır. Belge Kurallarda yoksa, süresiDepolama, Listeye göre belirlenmelidir. Depolama süresinin geri sayımı, kuruluşundan sonraki yılın 1 Ocak'ında başlar. Sertifika 2016 yılında verilmişse, geri sayım 2017-01-01 tarihinden itibaren başlamalıdır.

Liste güncelleniyor

Yıllık dosyalar arşive aktarıldığında detaylı bir liste gönderilir. Güvenlik kuruluşlarının bir şubesi için vakaların güncellenmiş örnek isimlendirmesi şuna benzer:

Yıl boyunca tüm belgeler onaylanan forma göre gruplandırılır. Daha önce kullanılmamış bir raporu eklemeniz gerekirse, yeni bir başlık oluşturulur. Ve yukarıda anlatılan algoritmaya göre işlem tekrarlanır.