Departmanlar arası etkileşimin örnek düzenlemesi, örnekler

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Her işletmenin faaliyetlerini düzenleyen yerel belgeleri vardır. En önemlilerinden biri departmanlar arasındaki etkileşimin düzenlenmesidir (aşağıda örnek bir belge açıklanacaktır). Organizasyon başkanı için etkili bir yönetim aracıdır. Bölümler arasındaki etkileşim düzenlemesini ayrıntılı olarak ele alalım.

Gereksinimler

Yönetmelik ne olmalı? Faaliyet sürecinde muhasebe ve ekonomik hizmet departmanları, personel memurları ile yerleşim ve planlama birimi, işletmenin diğer yapısal birimleri arasındaki etkileşim kaçınılmazdır. Aynı zamanda, çalışanların teması, belirlenen görevlerin mümkün olan en kısa sürede uygulanmasını sağlamalıdır. Her şeyden önce, bölümler arasındaki etkileşim düzenlemesinin bir örneği, sanatçılar için mevcut olmalıdır. Gelişiminden sorumlu kişi tüm hükümleri yazarsa, ancak astları hiçbir şey anlayamazsa, belgede hiçbir anlam olmayacaktır. Bu kapsamda örnek bir yönetmelik oluşturulmasıdepartmanlar arasındaki etkileşimler için üç temel ilke dikkate alınmalıdır:

1. Belge, iş süreci modeline göre derlenir. Düzenlemelerin kalitesi doğrudan planın eksiksizliğine bağlı olacaktır.
2. Belge yapısı süreç modeli tarafından belirlenir. Düzenlemenin tüm noktaları düzenlemelerde mevcut olmalıdır.
3. Bilgi sunumu resmi, kuru bir dilde gerçekleştirilir. Belge metninde kısa basit cümleler kullanılması önerilir. Hükümler açık bir şekilde formüle edilmelidir. Tüm kıs altmalar ve terimler hecelenmelidir.

Hedefler

Departmanlar arasındaki etkileşimin örnek düzenlemesi şunları sağlar:

1. Belgelerin hazırlanmasında düzenin sağlanması ve sürdürülmesi, yapısal birimler arasında etkin iletişim.
2. Takımdaki çatışma durumlarının önlenmesi. İş için etkileşim şemaları önceden belirlenirse, bir veya başka bir çalışanın süreçlere katılımının payı, anlaşmazlıklar ortaya çıkmaz.
3. Yeni gelenlerden oluşan ekibe hızlı giriş. Yönetmelik, etkileşimlerin yapısının anlaşılmasına yardımcı olur, çalışanın hangi belgeleri kullanacağını, hangi servislerle iletişime geçeceğini belirtir.
4. Disiplin kontrolü.
5. Vakaların başka bir çalışana daha hızlı aktarılması (işten ayrılırken veya tatile giderken).
6. Finansal, insan ve zaman kaynaklarının kaybının önlenmesi.

Yapı

Arasındaki etkileşimin düzenlenmesi nedir?departmanlar doğru bir şekilde hazırlanmış sayılabilir mi? Tipik olarak, bir belge aşağıdaki bölümleri içerir:

1. Genel hükümler.
2. Tanımlar, terimler ve kıs altmalar.
3. İşlemlerin açıklamaları.
4. Sorumluluk.
5. Kontrol.

Mevzuat kanunları, GOST'ler ve diğer belgeler tanım kaynakları olarak hizmet edebilir. İkincisi, özellikle bakanlıkların, departmanların, hükümet kararnamelerinin emirlerini içerir. Aynı zamanda, hükümleri kullanılan düzenleyici belgelere yapılan atıflar, bölümler arası etkileşim için düzenlemelere dahil edilmelidir. Özellikle sağlık tesislerine ilişkin örnek, bölgenin Sağlık ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı'nın Emirlerinin göstergelerini içermektedir.

Uygulama

Genellikle iş sürecinin grafiksel bir modelini içerir. Birkaç bloktan oluşan bir diyagram olarak tasvir edilmiştir. Grafik görüntü, PC yazılım ürünleri kullanılarak oluşturulabilir. Şemalar, belirli görevlerin uygulanması için belirli bir prosedürü yansıtır. Görselleştirme metinden daha uygundur. Diyagram, sürecin başlangıcını ve her aşamayı, aralarındaki ilişkiyi ve nihai sonucu açıkça göstermektedir. Bu model genellikle 223-FZ'ye göre şirketin departmanları arasındaki etkileşim için düzenlemelerin geliştiricileri tarafından kullanılır. Program, çıktılar ve girdiler, katılımcılar ve müşteriler gibi temel parametreleri vurgular. Yeni başlayan biri böyle bir modelle tanışırsa, sürecin ayrıntılarını hemen anlayacak ve belirli bir görevi uygulamaya hazır olacaktır.

Talimatlar

İlk aşamada, belgenin konusunu ve sorumlu kişileri, yani kim olduğunu belirlemeniz gerekir.çizer ve hangi düzenlemeler. Özellikle muhasebe departmanları arasındaki etkileşim, mevzuatta yer alan açık bir şemaya göre gerçekleştirilir. Bu yapısal birimde her zaman raporlama gerekliliklerine uyumdan sorumlu en önemli kişi bulunur. Departmanlar arasındaki etkileşim için düzenlemeleri hazırlamaktan sorumlu kişi olabilir. Örnek bir belge tüm çalışanlar tarafından tartışılmalıdır. Bunun için bir genel kurul düzenlenir. Belge, ikiden fazla departmanın çıkarlarının çatıştığı bir süreci düzenliyorsa, kilit çalışanları tartışmaya dahil etmek önemlidir. Geliştirmeden sorumlu kişi, iş arkadaşlarına kuralları uygulamanın önemini açıklamalıdır.

İşlemlerin açıklaması

Sesi, etkileşimin karmaşıklığına bağlı olacaktır. Süreç basitse ve bundan sorumlu çalışan, uygulamanın tüm aşamalarını iyi anlarsa, kendisi diğer yapısal birimlerle bir çalışma planı hazırlayabilir. Bundan sonra, belgeyi diğer katılımcılarla tartışmalıdır. İş süreci karmaşıksa, her çalışan modelin kendi bölümünü geliştirir. Bundan sonra tüm projeler derlenir ve tartışılır. Temel belgeye alışma sürecinde, ilgilenen tüm çalışanlar belirli düzeltmeler ve eklemeler önerebilir. Bundan sonra şirketin departmanları arasındaki etkileşim kuralları başa aktarılır.

İfade

Doğrudan yapılabilir. Bu durumda, başın kendisi arasındaki etkileşim kurallarını imzalar.şirketin departmanları. Örnek bir belge dolaylı olarak da onaylanabilir. Bu durumda, lider bir emir verir. İdari işlemin kayıt verileri onay damgasına girilir.

Sorumlu kişinin işinin özellikleri

Bazı kuruluşlarda devlette kalite yöneticisi pozisyonu sağlanır. Uygulamada, belge hazırlamanın belirli aşamaları geliştirilmiştir. Departmanlar arası etkileşim kurallarını belirleyen yönetici tarafından bunlara uyulmalıdır. Temel adımlara örnek:

1. İşlemleri tanımlayın.
2. Bir grafik oluşturma.
3. Ayrıntılı açıklama.
4. Metin oluşturma.

Sorumlu uzman, farklı departmanlardaki çalışanların programını inceler. Bu, departmanlar arasındaki etkileşim için düzenlemelerde yer alan standart durumların bir tanımını derlemek için gereklidir. Örnek: "Benzin istasyonu aşağıdaki gibi teknik araçlar kullanılarak denetlenir… Denetim tamamlandıktan sonra bir rapor oluşturulur."

Nihai hedefi tanımlama

Yönetmeliklerin hazırlanmasından sorumlu kişinin tüm süreçler hakkında fikir sahibi olması, çalışanların görevlerini bilmesi, uygun niteliklere ve profesyonellik düzeyine sahip olması gerekir. Belgenin amacı çalışanlar için açık olmalıdır. Aksi takdirde yönetmeliklerin uygulanması çalışanlara ek bir yük olacaktır.

Optimizasyon ve tasarım

Kurumda gerçekleşen süreçlerin kapsamlı bir şekilde incelenmesi, tanımlamanızı sağlar. Zayıf noktalar. Durumların, sonuçların, işlemlerin analizi, faaliyetlerin optimize edilmesini mümkün kılar. Bu da, daha fazla geliştirme için çeşitli senaryolar oluşturmamızı sağlar. Böylece işletme her şeyi olduğu gibi bırakabilir, yeni bir iş modeli oluşturabilir veya eskisini düzeltebilir.

Nüanslar

Her çalışanın ne yapması gerektiğini ve elde edilen sonuçların kazançlarını nasıl etkileyeceğini açıkça anlaması önemlidir. Bu nedenle yönetmeliğin onaylanmadan önce tartışılması gerekiyor. Belgenin hazırlanmasındaki kilit rol, elbette, çalışma grubunun (proje) başkanına verilir. Bu uzmanın görevi kritik sorular sormaktır. Açık bir süreç modeli sunabilmelidir. Her katılımcı resmi kendi gözleriyle görür. Ortak bir anlayış olması gerekiyor. Her katılımcının, düzenlemeleri oluşturma sorumluluğunu açıklaması gerekir. Çoğu durumda, ekipler böyle bir belgenin uygulanması konusunda şüphecidir. Sürecin karmaşıklığına bağlı olarak düzenlemelerin getirilmesi 4-12 ay sürer.

Giriş özellikleri

Yeni bir düzenleme getirmek için şunları yapmalısınız:

1. Önceki belgeleri geçersiz olarak tanıyın.
2. Yönetmeyi etkinleştirmek için yeni yerel düzenlemeler getirin.
3. Onaylanan kuralları uygulamak için gerekli belgeleri geliştirin.
4. Yeni otomatik bilgi tabanları modüllerini düzeltin veya uygulayın.
5. Standartlaştırılmamış belge formları oluşturun.
6. Personeli değiştirin veya tamamlayınprogram.
7. Yeni pozisyonlar için adaylar bulun, çalışanları atayın veya transfer edin.
8. İcracılara yeni kuralları öğretin.
9. Çalışanlara erişim sağlayın.
10. Yönetmenin deneme uygulamasını gerçekleştirin.
11. Deneysel yürütmenin sonuçlarına göre metni düzeltin.
12. Belgenin son halini uygulamaya koyun.
13. Yönetmeliğin kalite kontrolü için prosedürleri tanımlayın.

Belgenin uygulanması için önlemler belirlendikten sonra yönetici bir sipariş verir. Unutulmamalıdır ki, olayların süresi nedeniyle yönetmeliğin onaylanma ve doğrudan yürürlüğe girme tarihi farklılık gösterecektir. Çalışanların bir belgeyi derlerken yaptıkları ana hataları daha ayrıntılı olarak ele alalım.

Uygulama ile tutarsızlık

Yönetmeliklerin oluşturulmasını doğrudan işletmedeki iş faaliyetleriyle ilgili olan bir çalışana emanet etmek önemlidir. Organizasyonun çok büyük hale geldiğini varsayalım. Liderlik, görevleri kalkınma sorunlarının çözülmesini içerecek olan özel bir hizmet kurmayı göze alabilir. Buna göre departman, işletmenin tüm süreçlerini tanımlama görevini belirleyecektir. Ancak bu olayın amacı onlar için önemsizdir. Düzenlemeler, gerçek faaliyetlere dahil olmayan kişiler tarafından yapılırsa, onu yöneten çalışan, düzeni uygulamayacaktır. Buna göre, belgenin çalışması mantıklı değil.

Esneklik eksikliği

Birçok sorumlu kişi maksimumdetay. Bu durum, yönetmeliklerin hazırlanması ile gerçek üretim süreçlerinin tanımlanması arasındaki farkların bilinmemesinden kaynaklanmaktadır. Görev, işlemleri otomatikleştirmekse, ayrıntılarının çalışanlara yardımcı olması amaçlanır. Düzenleme ihtiyacı, üretime çok sayıda insan dahil olduğunda ortaya çıkar. Eylemleri genellikle çoğ altılır, ancak her kişi bunu veya bu işlemi kendi yolunda yorumlar. Yönetmelik, anlaşmazlıkları çözmeyi amaçlıyor. Kuruluş çalışanlarının, duruma bağlı olarak bir veya başka bir karar vermelerine izin veren belirli bir hareket özgürlüğüne sahip olması gerektiği unutulmamalıdır. Örneğin, bir müşteriye bir süre sonra değil de hemen cevap verilebilir.

Metin hacmi ve karmaşıklığı

5-7 sayfadan oluşan düzenlemeler optimal kabul edilir. Aynı zamanda, içeriği geniş, ancak kısa olmalıdır. Karmaşık, çok parçalı cümleler kullanılması önerilmez. Metin anlaşılır olmalıdır. Ayrıca, şartlara dikkat etmelisiniz. Kavramları eş anlamlılarla değiştirmemeli, şifre çözmeden kıs altmalar kullanmamalısınız.

Bilgi güvenliği ve BT departmanları arasındaki etkileşim

Şu anda birçok işletmede bu servislerin bağlantıları çok zor. Zorluklar, BT ve bilgi güvenliği departmanlarının iç çatışmaları ile ilişkilidir. Etkili işbirliğini sağlamak için çeşitli seçenekler vardır. Birincisi ve en basiti, bilgi teknolojisi hizmeti içerisinde bilgi güvenliği konusunda uzmanlaşmış çalışanların (bir veya daha fazla) bulunmasıdır. BT departmanları arasındaki etkileşim kuralları veBu durumda IB, işbirliğine yönelik tipik yaklaşımları yansıtmaktadır. İşin organizasyonu, bilgi güvenliğinin bilgi teknolojisi sağlanmasının bir parçası olduğuna dair hakim klişe temelinde gerçekleştirilir. İşletmede bu hizmetler arasında herhangi bir çakışma yoksa, yönetici bilgi güvenliği hizmetini BT departmanının ayrı bir yapısı olarak düzenlemeyi düşünebilir. Buna göre, bu tür faaliyetlerin sağlanması için finansal olanlar da dahil olmak üzere daha fazla kaynak tahsis edilmesi gerekecektir.

Tipik örnek

Genel Hükümler şunları belirtir:

1. Belgenin amacı. Kural olarak, böyle bir ifade vardır: "Mevcut yönetmelik prosedürü belirler …".
2. Kapsam. Yönetmelik, işçiler veya tesisler için geçerli olabilir.
3. Yasanın geliştirildiği düzenleyici belgeler.
4. Düzenlemelerin onaylanması, düzenlenmesi, iptali için kurallar.

"Terimler, kıs altmalar, tanımlar" bölümünde belgede kullanılan kavramlar verilmiştir. Tüm kıs altmalar yazılmalıdır. Terimler alfabetik sıraya göre verilmelidir. Her kavram, birimler halinde yeni bir satırda belirtilir. h. Terimin tanımı "bu" kelimesi kullanılmadan kısa çizgi ile verilmiştir. "Süreç Açıklaması" bölümünde adım adım açıklama verilmektedir. Alt paragrafların eklenmesi tavsiye edilir. Her biri belirli bir aşamaya karşılık gelecektir. Aynı bölüm, belirli faaliyetlerin yürütülmesinde yer alan çalışanları gösterir. Yalnızca eylemler değil, sonuçları da açıklanır.

Sorumluluk ve kontrol

Düzenlemeler, hükümlere uymayan kişilere yaptırım uygulama olasılığının bir göstergesini içermelidir. Kanuna göre sorumluluğa izin verilir. Cezai, idari veya disiplin cezası olabilir. Yönetmeliklerin uygulanmasını takip eden çalışanın tam adının ve pozisyonunun belirtilmesi zorunludur.