Matris yönetim yapısı: şema, temel ilkeler, verimlilik

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Organizasyonel yapı, belirli bir organizasyondaki pozisyonlar ve insanlar arasındaki ilişkilerin bir modelidir.

Organizasyonel yapı, onu yönetmenize izin veren, organizasyonların tek tek öğeleri (kuruluş konumları, hücreler, birimler gibi) arasındaki çeşitli bağımlılıklar (örneğin, işlevsel, hiyerarşik) kümesidir. İşletim sisteminin özü, amaç ve hedeflerin insanlarla doğru bağlantısı ve iş süreçlerinde onları etkilemenin yolları, yani kuruluşta belirli bölümlerin oluşturulması ve ardından bunları daha etkin bir şekilde yönetmek için entegrasyonudur.

Matris yapısı, proje faaliyetlerine odaklanma ile karakterize edilen karmaşık organizasyonlar için en çok aranan yapılardan biridir.

Matris yapısı, resmi organizasyon yapısının bir bütün olarak kalıcı ve değişmeyen bir sistem olması gerektiğine dair geleneksel varsayımdan ayrılma ile karakterize edilir. Bu yapıda personel-hat yapılarının olumlu özelliklerini yapının özellikleri ile birleştirmek mümkün olmuştur.

Konsept

Yönetim organizasyonunun matris formu, modern koşullarda oldukça yaygın olan işletmenin organizasyonel yapı biçimlerinden birini ifade eder. Çakışan iki birleştirme kriterine dayanır. Fonksiyonel bölümler, bir matris oluşturmanın temelini oluşturur. Tanımlarından sonra grup kümeleri seçilir ve çizilir. İşletmenin profiline bağlı olarak, daha önce bahsedilen grupları ayırt etmek için ana kriter, belirli bir görevle ilgilenen üretim veya geçici departmandır.

Bu yapı türü, bir matrisin matematiksel kavramıyla, yani sütunların ve satırların bir kombinasyonu ile karakterize edilen dikdörtgen bir gerçek sayılar dizisiyle ilişkilidir.

Bir matris yapısında sütunlar, sabit yinelenen işlevlere eşdeğerdir. Matrisin her elemanı 2 karar merkezine sahiptir - bir fonksiyon yöneticisi ve bir görev yöneticisi. Avantajları, esneklik ve ortamdaki değişikliklere açıklık, proje için artan proje yöneticisi sorumluluğu, gelişmiş bilgi akışı ve çalışanların yaratıcılığını artırma fırsatıdır.

Bu tür bir organizasyon yapısı, havacılık ve uzay endüstrisinde altmışlı yıllarda tanıtıldı. NASA, bu çerçevenin uygulanmasında öncü bir rol oynamıştır. Dizinin yapısı çoğunlukla organizasyonun katıldığı problemler veya projeler etrafında inşa edilir. Genellikle matrisin satırlarında tanınırlar. Matris sütunları, sabit, yinelenen işlevlerin analoglarıdır.

Uygulamalar

Matris yapısıişletme yönetim sisteminde proje ekiplerinin atanmasını gerektiren belirli özel faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerektiğinde kullanılır. Bu grupların üyeleri, yapının kalıcı organizasyon birimlerinin çalışanlarıdır.

Çalışanların atanması aşağıdaki durumlarda gerçekleşebilir:

• işletmenin görevi (projesi) süresi boyunca orijinal hücreden (departmandan) tamamen kopma ve atanan proje grubunun yöneticisine tam bağlılık (sözde proje ekiplerinden bahsediyoruz);
• çalışanların çifte tabiiyeti: hem ana hücrenin bölüm başkanına hem de ekip başkanına (bu çözüm tipik matris yapılarına karşılık gelir).

Dizi yapısındaki bağlantılardan biri olan her çalışan, fonksiyonel departmanın yanı sıra proje ekibinin bir üyesidir. Bu iki taraflılığın sonucu, birkaç liderin olmasıdır. Matris organizasyon yapısı oldukça karmaşık bir girişimdir. Her şirket bunu etkili bir şekilde uygulayamaz. Bu yapının uygulanması organizasyonda hem olumlu hem de olumsuz birçok şeye yol açabilir.

Faydalar

Matris yapısının kullanımının olumlu özellikleri arasında şunlar vardır:

• Disiplinlerarası çalışma için koşullar yaratmak;
• işbirliği becerilerini geliştirmek;
• esneklik;
• hedeflerle yüksek çalışan özdeşliğini teşvik edin;
• bağımsız yönetim ve koordinasyon mekanizmaları oluşturun;
• sinerji olgusunun ortaya çıkmasını teşvik etmek;
• çalışanların yaratıcı potansiyelinin özgürleştirilmesi;
• ayrıntılı bir soruna kapsamlı odaklanma imkanı;
• çevredeki değişikliklere uyum sağlamada daha fazla açıklık ve esneklik;
• proje uygulama döngüsünün tamamı için yetkinliklerinin genişlemesi nedeniyle yönetici-koordinatörün işletme için sorumluluğunu artırmak;
• bilgi akışını iyileştirmek.

Kusurlar

Matris yapısının kullanımının olumsuz özellikleri arasında şunlar vardır:

• yüksek yönetim maliyeti;
• anarşi olasılığı;
• artan görev tamamlama süresi;
• komuta birliği ilkesinin ihlali ve fonksiyon başkanları ile proje koordinatörleri arasında yetkinlik anlaşmazlıkları olasılığı;
• fonksiyon ve proje liderleri açısından uyum ve güven eksikliği;
• yöneticilerden ve astlardan oldukça yüksek taleplerde bulunur, bu da çalışma gruplarını doldurmada zorluklara neden olur;
• Proje yönetim mekanizmasında ekip liderine ve katılımcılara eşlik eden belirsizlik ve tehdit;
• devam eden koordinasyon sorunları olan proje yöneticilerine aşırı yüklenme.

Yapı özellikleri

Matris yapısı, bir kuruluşun matris içinde çalışma kolaylığı nedeniyle modern olarak önerilir.değişen çevre koşullarına cevap verebilen bir sistemdir. Bu tür bir yapı, iki boyutlu gruplama ilkesi üzerine kuruludur: sütunlar, sürekli yinelenen işlevlerin eşdeğerleridir ve çizgiler, olağandışı, periyodik olarak değişen görevleri, ürünleri, projeleri temsil eder.

Bir kuruluş aynı anda birkaç ayrı görevi (projeyi) gerçekleştiriyorsa, bunları gerçekleştiren ekipler, sanki bir görev ve işlev matrisi oluşturarak geleneksel "personel hattı" yapısını "çapraz" gibi hareket eder.

Matrisin her elemanı - bir pozisyon veya bir organizasyon birimi - iki karar verme merkezidir: bir fonksiyon yöneticisi ve bir görev (proje) yöneticisi. Her iki sistem de eski bölümlemenin işlevlere sızması ve yeni bölümlemenin projelere girmesi sonucu kesişmektedir. Bu, yatay bir düzenlemede bilgi aktarımına ve işin koordinasyonuna yol açar ve boş altma genellikle dikey kanalları aşırı yükler (fonksiyona göre hiyerarşik bölme).

Örtüşen iki gruplama kuralı kullanan matris yapısında, kurumsal yönetimin şu yapısal özellikleri vardır:

• yüksek derecede profesyonel uzmanlık;
• derin ademi merkeziyetçilik;
• küçük derecede resmileştirme.

Uygulamada matris yapısı

Dünyaca ünlü Amerikan otomobil şirketi Ford, en popüler modellerinden biri olan Ford Focus'u oluşturmak için bir dizi yaklaşımı kullandı. Bu amaçla oluşturulan gruba "takım" adı verildi.mühendisler, tasarımcılar, pazarlama ve üretim uzmanları da dahil olmak üzere" odaklanmaktadır. Başkanın çalışmalarının organizasyonu, şirketin diğer alanlarından uzmanlar tarafından gerçekleştirildi. Bu yapının uygulanması ve uzmanların bir araya gelmesi sayesinde, proje yaratacak yeni bir model, şirketin önceki yaklaşımı kullanılarak elde edilebilecek olandan en az bir yıl önce başarılı oldu.

Şu şirketler de matris yapısını kullanır: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid ve Manhattan Bank. Ancak matris yapı, uygulamada gösterilen tüm çabalara ve uygulama girişimlerine rağmen Philips veya Citibank gibi şirketlerde uygulama bulamadı. Yukarıdaki durum, matris yapısının herhangi bir kuruluşta uygulamaya uygun evrensel bir yapı olmadığını varsayar.

Matris yapısı örneği

Aşağıdaki şekil, bir matris kontrol yapısının bir örneğini ve içindeki ilişkilerin bir diyagramını göstermektedir.

Şekilden de anlaşılacağı gibi, yapı hem işlevsellik ilkesini hem de alt bağlantı bağlantılarının tasarım ayrımını içerir.

Bu yapıdaki şirketin başkanının birkaç yardımcısı var. alanlar için direktör: pazarlama, Ar-Ge, üretim, ekonomi ve finans, teknik departman. Bu liste firmadan firmaya değişiklik gösterebilir. Bu vekillerin her biri direktörler profile göre işlevsel sorumluluklarını taşır.

Her birinin alt yapısında işlevsel görebilirsinizçalışanlar. Personel departmanını alırsak, personel müdürü personel yardımcısına bağlı olacaktır. Pazarlama asistanı alırsak, pazarlama uzmanı ast olur vs.

İK yöneticisi, personel çalışması alanında işlevsel görevlerini yerine getirir, ancak aynı zamanda başka bir proje yöneticisine de sahiptir (yalnızca işlevsel değil). Bu çalışan bağlı olduğu proje yöneticisinin emirlerine uyar ve yerine getirir. Bu, çifte komuta zincirinin özünü ortaya çıkarır.

Benzer şekilde, bir tedarik uzmanı örneğini alabilirsiniz. Bir yandan organizasyon yapısı çerçevesinde satın alma departmanı başkanına rapor verirken, diğer yandan projeye katılarak tedarik işlevini yerine getirirken proje yöneticisine rapor verir.

Matris yapısını ne zaman uygulamalısınız?

Matris kontrol yapısı ve uygulama şeması aşağıdaki durumlarda mümkündür:

• İşletmenin dış çevresi, örneğin pazardaki yüksek rekabet durumunda, işletmeye güçlü bir baskı uyguladığında. Dizi yapısının tüm hücrelerinin kapsamlı ölçümlerinin benimsenmesi sayesinde tüketicilerin dikkatini hızlı ve etkili bir şekilde çekebilirsiniz.
• Bir kuruluşun sayısız miktarda veri ve bilgiyi işlediği bir durumda. Bu yapının kullanımı, sorumlulukların dağılımını ve görevlerin koordinasyonunu büyük ölçüde kolaylaştırır.
• Kurumun içinde bulunduğu kaynakların sınırlı olması durumunda matris yapısı tasarruf sağlıyor.karar. Üretim uzmanları gibi sınırlı kaynakların kullanılmasıyla sadece A ürününü üreten departman değil, aynı zamanda B ürününü üreten departman da kullanılabilir.

Aktif bir dizi yapısı oluşturmanın zorluklarına rağmen, işletmelerde çalışır ve genellikle başarıya katkıda bulunur ve projelerin zamanlamasını hızlandırır.

Oluşturmanın temel ilkeleri

Matris kontrol yapısında ve oluşum şemasında iki ayrı parça ayırt edilir: sabit ve değişken. Sabit kısım, personel yapısına (genel idare) özgü organizasyon birimlerinden, değişken kısım ise belirli bir yükümlülüğe (proje) atanmış çalışan gruplarından oluşmaktadır. Bu projenin tamamlanmasından sonra bu ekipler ayrılır ve kurumun ihtiyaçlarına göre yeniden oluşturulabilir.

Dolayısıyla, yapının değişken kısmı, üretim sürecini oluşturan işlevlerin bir parçası olarak (örneğin, araştırma ve geliştirme, planlama, satın alma, üretim, vb.) satış), bireysel projelerin uygulanması için. İşletmenin türüne bağlı olarak, proje yöneticileri ve endüstri bölümlerinin diğer çalışanları atanır. Bu yapının sabit kısmı, ihtiyaç duyulan tipik destekleyici organizasyon birimlerinden (örneğin personel, finans, muhasebe vb.) oluşur.kurumların etkin yönetimi.

Matris yönetim yapısı ve yapısının şeması, sütunların işlevsel bir hiyerarşi olduğu ve bağlantı satırlarının teknik bir hiyerarşi olduğu bir matristir. Böylece, yönetici hücreler (departmanlar) dikey sistemde fonksiyonel yöneticiye rapor verirken, yatay sistemde proje koordinatörlerine bağlıdırlar.

Matris yapısının adı matematikten türetilmiştir: bilimde "matris" terimi, satırların ve sütunların geri bildirimini karakterize eden dikdörtgen bir gerçek sayılar dizisine atıfta bulunur. Bu birlikte, satır öğeleri ve sütunlar arasındaki ilişkiyi tanımlayan bir matris oluşturur.

Bir matris organizasyon şemasında, satırlar genellikle olağandışı, yinelenen konu taahhütlerini temsil ederken, sütunlar, personel grupları tarafından gerçekleştirilen kalıcı, tekrarlayan işlevlerin eşdeğeridir. Aynı anda birkaç veya bir düzine büyük proje yürütülüyorsa, bu işleri yapan ekipler, geleneksel personel hattı yapısının “çaprazları” gibi hareket ederek bir nesne-fonksiyonel görevler matrisi oluşturur. Matris yapısının karakteristik bir özelliği, tek kontrol ilkesinden ayrılmasıdır.

Sonuç

Matris yapısı, özellikle çeşitli sektörlerden uzmanların koordinasyonunu ve işbirliğini gerektiren karmaşık bireysel görevlerin gerçekleştirildiği kurumlarda evrensel bir çözüm olarak düşünülebilir. Bu nedenle, matrisyapı özellikle bilim ve araştırma enstitülerinde, tasarım ofislerinde, araştırma merkezlerinde vb. yararlıdır. Şu anda, bu tür bir yapı aynı zamanda birçok büyük kurumda (holdingler, şirketler) ve ayrıca organizasyonel danışmanlık şirketlerinde ve reklam ajanslarında kullanılmaktadır. Matrisin yapısı esnektir ve organizasyonun tüm yönetim seviyelerindeki insanlar arasında etkileşime izin verir.