Mevcut, ön ve nihai kontrol: neden ve nasıl yapılır

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Yönetimin verimliliği, hedefe doğru hareketin tüm aşamalarında hedefe ulaşılmasıyla belirlenir, yönetici süreç, kaynaklar ve çevre üzerinde kontrol ve denetim yapmalıdır. Kontrol, bir liderin en önemli işlevsel amaçlarından biridir.

Yönetimde kontrol kavramı

Yönetim, etkinlikleri etkin bir şekilde organize etmek, kaynakları rasyonel bir şekilde harcamak ve hedeflere ulaşmak için gereklidir. Yönetimin geleneksel olarak beş temel işlevi vardır: planlama, organize etme, motive etme, kontrol etme ve koordine etme. Her birinin kendi özgüllüğü ve önemi vardır. Bu nedenle, mevcut veya stratejik kontrol, bir yöneticinin üretim sürecinin tüm aşamalarında çalışma sonuçlarını planla karşılaştırmak, sonuçları standartlara ve normlara uygunluk açısından kontrol etmek ve ortaya çıkan sapmaları ortadan kaldırmak için önemli bir faaliyettir.

Kontrolün önemi, şirketteki işlerin durumu ve üretim sürecinin ilerleyişi hakkındaki belirsizliği ortadan kaldırma ihtiyacı ile açıklanır. Ayrıca, kontrol başarılı bir faaliyet için bir ön koşuldur. Odurumu değerlendirmenize ve krizlerin oluşmasını önlemenize olanak tanır. Kontrol ve gözetim gereklidir, ancak birçok biçim alabilir ve çeşitli işlevleri yerine getirebilirler. Bir kuruluştaki liderlik tarzına bağlı olarak, kontrol tek bir yöneticinin, genellikle üst düzey bir yöneticinin elinde toplanabilir veya birkaç çalışana devredilebilir.

Kontrol işlevleri

Kontrol, hem lider hem de icracı için tatsız bir çalışma anıdır, ancak gereklidir. Yönetimde, birkaç temel kontrol işlevinden bahsetmek adettendir:

- Çevrenin değerlendirilmesi, dış ve iç. Kontrol sürecinde, yönetici bilgi toplar ve mevcut süreci anlamadaki belirsizliği ortadan kaldırır. Kontrol yürütmek, dış ve iç ortamdaki olumsuz veya tehdit edici faktörleri tespit etmenize ve bunları ortadan kaldıracak fırsatlar bulmanıza veya faaliyetlerin yürütülmesinde dikkate almanıza olanak tanır.

- Sapmalara yanıt verme. Yönetici, üretim sürecinin tüm detaylarından haberdar olmak ve değişikliklere ve sapmalara cevap vermek için zamana sahip olmak için kontrol eder. Kontrol, hataları ve tehditleri zamanında fark etmenize ve üretim sürecini hızla yeniden oluşturmanıza olanak tanır.

- Kaynakların tahsisi. Taktik ve teknik kontrol, mevcut paranın, ekipmanın en rasyonel şekilde kullanılmasını sağlar, çalışanların yetkinlikleri için doğru yeri bulur. Aynı zamanda kontrol, rezervleri belirlemenize ve bunları verimli bir şekilde kullanmanıza olanak tanır.

- Geri bildirimi sürdürmek. Kontrolün etkileşimli işlevi, uygulanması sırasındasistemin tüm unsurları arasında, yönetici ve yürütücü arasında etkileşim kurulur.

- Personel performansının değerlendirilmesi. Çalışanları yetkin bir şekilde motive etmek ve çalışmaları için etkili bir şekilde ödeme yapmak için net bir değerlendirme sistemi oluşturmak gerekir, bunda yönetici üretimin tüm aşamalarında kontrole yardımcı olur.

Kontrol türleri

Gözetim sürecinin karmaşıklığı, çoklu kontrol nitelikleriyle sonuçlanır.

Prosedürlerin sıklığına göre ayırt edilirler:

- Ön kontrol. İşe başlamadan önce bile, temel kaynakları izlemek ve değerlendirmek için önlemler alınmalıdır: malzeme, insan, üretim. Amacı, icracıların eylemlerinin olumsuz sonuçları olasılığını önlemektir. Daha uygulamaya geçmeden ve hatalar yapılmadan önce planda ayarlamalar yapmanızı sağlar.

- Akım kontrolü. İşin yürütülmesi sırasında gerçekleştirilir, amacı meydana gelme aşamasında tespit etmek ve hata ve sapmaları önlemektir. Norm ve standartlara uygunluğun izlenmesini amaçlar. Mevcut kontrol, sürekli bir bilgi akışı ve hataların anında düzeltilmesini gerektirir.

- Son kontrol. Sonuçların elde edilmesinin özetlenmesi ve değerlendirilmesi aşamasında gerçekleştirilir. Bu tür bir kontrolün temel amacı, gelecekte benzer hataları önlemektir. Bu aşamada elde edilen veriler, yeni planlar oluşturmak için temel oluşturur.

Kontrol eylemlerinin sıklığına bağlı olarak, stratejik, taktiksel veoperasyonel kontrol. Uzmanlar, işlevsel bağlantı ile finans, üretim, pazarlama ve personel türlerini kontrol olarak adlandırır. Eylem yönüne göre harici ve dahili kontrol türlerini de ayırt edebilirsiniz.

Stratejik ve taktik kontrol

Kurumsal planların uygulanması için en önemli araç stratejik ve taktik kontroldür. Bu tür yönetim faaliyetlerinin görevi, planların ve devam eden eylemlerin doğruluğunu izlemektir. Stratejik kontrol, küresel hedeflere, stratejik programlara ve eylemlere uygunluğun sistematik bir kontrolüdür. Bu tür faaliyetlerin amaçları şunlardır: seçilen uzun vadeli hedeflerin doğruluğunu ve bunlara ulaşmanın yolunun doğruluğunu belirlemek, şirket için potansiyel fırsatları belirlemek. Taktik kontrol, kısa vadeli, acil hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol etmekle ilişkilidir. Bunun aracı, üretim sürecinin yönetmelikler, standartlar ve yönetmeliklerle sıkı uyumluluğunu belirlemeyi amaçlayan teknik kontroldür.

Hazırlık aşamalarında kontrol

Bütün yönetim sürecine kontrol aşamaları nüfuz eder. Bir aşama sınıflandırma geleneği vardır, bu durumda şunlar vardır: ön, mevcut ve son kontrol. Her biri işlevlerini yerine getirir ve ayırt edici özelliklere sahiptir. Ön kontrol, işin başlangıcından önce gelir, planlamanın ayrılmaz bir parçasıdır. Amacı, üretimin etkin bir şekilde başlatılması için koşullar yaratmaktır. bu konudaAşamada personelin hazır bulunuşluğu ve yetkinliği, gerekli kaynakların mevcudiyeti ve faaliyetlerin dokümantasyonu değerlendirilir.

Akım kontrolü, ön kontrolden farklı olarak, zaman içinde üretim aşamalarına denk gelir. Ana işlevi iş akışını iyileştirmektir. Yönetici, tüm üretim operasyonlarının ve icracıların eylemlerinin onaylanmış plan ve standartlara uygunluğunu sürekli olarak izler. Bazen bu aşamaya, ana özelliğini vurgulayan "ara kontrol" de denir - hedefe giden yolda eksikliklerin ve sapmaların belirlenmesi. Hem mevcut hem de stratejik sorunların çözümünün değerlendirilmesinde uygulanır. Son veya nihai kontrol özellikle önemlidir. Görevleri ve akışı bakımından diğer aşamalardan çok farklıdır.

Son kontrol: özellikler

Üretim sürecinin son aşaması, birkaç önemli görevin çözümünü içerir. Bu, belirlenen hedeflere ve sonuçlara uygunluk derecesinin belirlenmesi, personelin çalışmalarının değerlendirilmesi, bunlara dayalı yeni bir planlama aşamasına geçmek için bir yanlış hesaplama ve hata listesinin derlenmesidir. Nihai kontrol, belirlenmiş kriterlere göre gerçekleştirilmelidir, böylece icracılar işlerinin nasıl kontrol edildiğini ve bunun ücretlerini nasıl etkileyeceğini anlarlar. Bu tür denetim, kaynakların harcanmasının değerlendirilmesi, stratejilerin ve taktiklerin etkinliğinin belirlenmesi ve daha önce verilen kararların doğruluğunun değerlendirilmesi ile ilişkilidir. Bu aşamanın sonuçları organizasyonun geleceği için son derece önemlidir, çünkü sonuçlarıgelecek için planlar oluştururken hatalardan kaçının.

Kontrol prosedürü

Kontrol, mevcut ve nihai, tek bir algoritmaya göre gerçekleştirilir.

İlk aşamada bilgi toplanır, ardından her bir işlem ve süreç için değerlendirme kriterleri oluşturulur, ardından hedefler ve kontrol yöntemleri belirlenir. Bu hazırlık aşamasıdır. Ayrıca, kontrol, sürecin ve eylemlerin fiili değerlendirmesi aşamasına girer. Son aşama, alınan bilgilerin analizi ve sonuçların formülasyonudur, son kontrol ile eş anlamlıdır. Tüm bu eylemlerin sonucunda bir yönetsel karar doğmalıdır.

Kontrol ilkeleri

Mevcut, stratejik veya nihai kontrol uygulayan bir yönetici, uygulamasının temel ilkelerini hatırlamalıdır. Bunlar şunları içerir:

- Zamanındalık. Kontrol prosedürleri arasında biraz zaman olmalı, çalışanın kendisine güvenilmediğini hissetmemesi için çok sık olmamalıdır. Ancak çalışanın kontrol eksikliği izlenimi yaratmaması için çok seyrek yapılmamalıdır.

- Esneklik. Mevcut koşullara uyum sağlamalıdır.

- Karlılık. Amacı kaynakları korumaktır, bu nedenle büyük yatırımlar gerektirmemelidir.