ERP sistemi nedir? Kurumsal finansal kaynak planlaması

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Dünya çapında çeşitli büyüklüklerde giderek daha fazla işletme, ERP sistemi olarak bilinen en güçlü yönetim aracını çalışmalarına dahil etmeye çalışıyor. Kullanımı, kuruluş için stratejik olarak önemli tüm iş süreçlerinin etkin kontrolünü ve planlanmasını sağlamak, ana üretim ve yardımcı tesislerin işleyişini optimize etmek için tasarlanmıştır.

ERP ve ERP sistemleri kavramı

İş stratejisi ERP (EntERPrise Resource Planning), kuruluşun tüm departmanlarının ve süreçlerinin bir entegrasyonudur: üretim tesisleri, finans, personel ve müşteri profili departmanları ve diğerleri. Böyle bir kombinasyon, öncelikle kuruluş içindeki çeşitli kaynakların dağıtımını optimize etmeyi amaçlar.

Daha önce tamamen pazarlama konsepti olsaydı, bugün bir ERP sistemi çoğunlukla bir özel yazılım araçları sınıfı olarak anlaşılır. Geniş anlamda, tüm kurumsal kaynakları planlamak ve yönetmek için bir metodolojidir. Tarihsel olarak, ERP stratejisi öncülleri temelinde oluşturulmuştur:

• MRP - malzeme ihtiyaç planlaması.
• MRP II - planlamaüretim kaynakları.

Aksine, bir ERP sistemi, genellikle coğrafi olarak dağıtılmış çok büyük işletmeler için kullanılabilir. Bu durumda, sadece üretime değil, aynı zamanda kapsamlı finansal planlamaya da dikkat ettiği için kurumsal kaynak planlamasından bahsediyoruz. ERP sisteminin önemli bir özelliği, üretim faaliyetlerinde bulunmayanlar da dahil olmak üzere, işin özelliklerinden bağımsız olarak kesinlikle herhangi bir işletmede kullanım olasılığıdır. Bir yazılım ürünü olarak düşünüldüğünde, karar verme sürecini kolaylaştıran veya değiştiren daha güçlü bir dizi teknik araçla donatıldığına dikkat edilmelidir.

Kurumdaki ERP sisteminin amacı

Bir bilgi yönetim sisteminin başlatılması ve yeni bir iş stratejisinin uygulanmasıyla ilgili olarak şirketlerinin faaliyetlerinde köklü bir değişikliğe karar vermek için yönetim, bu adımın gerekliliğinin açıkça farkında olmalıdır. aşağıdaki kilit noktalarda ifade edilmelidir:

• mevcut durumu kabul etme isteksizliği;
• bir ticari varlığın rekabetçi bir ortamda pazardaki konumunu güçlendirmek için modern teknolojileri kullanma ihtiyacının varlığı;
• uygulamadan önemli faydalar bekliyor.

Her şeyden önce, bir ERP sisteminin kullanımı, benzer bir iş stratejisinin başarılı bir şekilde uygulanmasına katkıda bulunmak için tasarlanmıştır ve yürütülmesi etkili olmalıdır.kurumsal kaynak planlaması ve yönetimi. Bunu yapmak için departmanlarının çalışmalarını optimize etmek, yani aralarında maksimum tutarlılığı sağlamak ve idari maliyetleri az altmak gerekir. Bu, bilgi sisteminin sağladığı faydalarla sağlanabilir. Bu:

• İş süreçlerinin şeffaflığını artırma.
• Doğru bilgiyi organize etme ve bulma ile ilgili sorunları çözme.
• Verilerin güvenilirliğini ve alaka düzeyini iyileştirin.
• Departmanlar arasındaki iş akışının hızını artırma.
• Genel merkez ve uzak şubeler arasında tek bir bilgi alanının organizasyonu.
• Belgeleri tamamlamak için gereken süreyi az altmak ve olası hatalardan kurtulmak.
• Her düzeyde karar verme hızını artırma.

ERP-sistemi, yalnızca işine daha verimli iş süreçlerini dahil ederek, nesnenin rekabet gücünde bir artış sağlar. Kullanımı ayrıca işletmenin genel maliyetlerinde bir azalmaya yol açmalıdır. Gelişmiş planlama, modelleme ve analiz araçları, üretim faaliyetlerinin kaynaklarının, finans sektörünün yanı sıra depo, nakliye ve diğer departmanların çalışmalarını optimize etmeye yardımcı olur.

İşin ana özellikleri

Farklı şirketlerde, hatta aynı işi yapanlarda bile tüm iş süreçleri tamamen farklı şekillerde ilerleyebilir. Bir kurumsal yönetim bilgi sisteminin sunduğu standartlaştırılmış çalışma şeması, burada daha önce kullanılandan önemli ölçüde farklı olabilir. BundanUygulanması şirketten mevcut iş süreçlerinin yeniden düzenlenmesi şeklinde büyük ölçekli dahili değişiklikler gerektirdiğinden, onu yalnızca bir yazılım ürünü olarak düşünmek temelde yanlıştır.

Bu sistemlerin kavramsal özellikleri doğrudan özleriyle ilgilidir. ERP metodolojisinin, kaynakların etkin yönetimini organize etmek için işletmenin tüm hayati departmanlarının konsolidasyonunu içerdiğini hatırlayın. Bu tür bir ilişkilendirme, bilgi sistemi içinde tek bir kamuya açık veri tabanının mevcudiyeti yoluyla gerçekleştirilir. Bilgi, depoya yalnızca bir kez girer ve daha sonra çeşitli dahili ve harici tüketiciler tarafından tekrar tekrar işlenebilir ve kullanılabilir. Gerçek hayata kıyasla bu durumda şirket çalışanlarının karar verme için harcadığı zaman ve çabada azalma olur. Ayrıca, ERP sisteminin otomatik bir süreç kontrol sistemi değil, soyut modeline dayanan, içine canlı insanlar tarafından bilgilerin girildiği entegre bir bilgi sistemi olduğu da belirtilmelidir.

Veritabanının yapısı ve bir bütün olarak yazılım paketinin işleyişi, istisnasız tüm departmanların faaliyetlerini yansıtacak şekilde düzenlenmelidir. Bu yaklaşım, işletmenin toplam kaynak setini ve iş süreçlerini neredeyse gerçek zamanlı olarak izlemeyi ve dolayısıyla bunların operasyonel ve stratejik yönetimini gerçekleştirmeyi mümkün kılar.

ERP sistemlerinin ana görevlerinden biri,planlama sürecinin optimizasyonu ve planın uygulanması üzerinde kontrol. Yerleşik akıllı algoritmalar, çözümü kullanıcıları için büyük ölçüde basitleştirir. Örneğin, bir üretim işletmesinin planlanması ve yönetimi, bileşenlerinin heterojenliği ile ilişkili birçok spesifik özelliğe sahiptir. Böylece bir tesiste hem sürekli hem de ayrı olarak çalışan atölyeler olabilir. Bu bakış açısından, uygulanan ERP sınıfı sistem evrensel olmalı ve en geniş özel modül yelpazesini içermelidir.

Günümüzün modern işletmeleri genellikle coğrafi olarak dağıtıldığından, ana ofisten uzaktaki şubelere ortak bir bilgi veri ambarına tam erişim sağlanması çok önemlidir. Bu, ERP sistemlerinin geliştirilmesinde yer alan en gelişmiş ağ teknolojileri tarafından gerçekleştirilir ve bu da, içinde depolanan bilgilere kullanıcı erişim haklarının farklılaştırılmasını sağlar.

ERP sınıfı sistemlerin işlevselliği

Fonksiyonlardan bahsetmişken, herhangi bir ERP sınıfı ürünün bir bütün olarak kurumsal yönetim sistemi olduğunu unutmamalıyız. Yeteneklerinin kapsamı, öncelikle, kullanıldığı ihtiyaçlar için tesisin operasyonunun ölçeğine ve özelliklerine bağlı olacaktır. Klasik özellik setini düşünün:

Üretim

• Gerekli malzeme miktarını ve işçilik maliyetlerini belirlemek için üretilen mallar veya gerçekleştirilen hizmetler için tasarım ve süreç özelliklerini korumak.
• Üretim planları çizme.
• Bir işletmenin teknik kapasitelerini çeşitli yaklaşımlarda planlama ve yönetme: bireysel birimlerden atölyelere ve üretim birliklerine.

Finans

• Operasyonel muhasebe, finans, yönetim, vergi muhasebesi ve kontrolü.
• Sabit varlıklar, menkul kıymetler, banka hesapları vb. dahil olmak üzere kurumsal varlıkların yönetimi.
• Kurumun finansal kaynaklarının kapsamlı planlaması ve sonuçlarının kontrolü.

Lojistik

• Üretim planlarına uygun olarak gerekli malzeme, hammadde, parça, bileşen hacimlerinin planlı göstergelerinin oluşturulması.
• Tedarik ve satış yönetimi: karşı tarafların muhasebeleştirilmesi, sözleşmelerin kaydının tutulması, tedarik zinciri yönetimi, depo planlaması ve muhasebesinin uygulanması.

Personel

• İşe alım sürecini yönetme.
• Operasyonel personel ve personel kayıtları, personel, bordro.
• İnsan gücü planlaması.

Pazarlama ve reklam

• Satış planlarını sürdürün.
• İşletmenin yeterli bir genel stratejisini oluşturmak için çeşitli piyasa türlerinde fiyatlandırma yönetimi, malların maliyetini hesaplamak için şeffaf bir politika: indirimler ve özel satış koşullarının muhasebeleştirilmesi.
• Devam eden tanıtım ve pazarlama faaliyetlerini planlayın ve kontrol edin.

Projeler. Raporlama

• Çok çeşitli standartlaştırılmış muhasebe, finans ve yönetim raporlama formlarının yanı sıra esnek bir mekanizma sağlamaözel oluştur.
• Genel bir strateji taslağı hazırlamak: Zamanlama, malzeme, finans ve insan kaynaklarının başarılı bir şekilde uygulanması için gerekli olanın adım adım planlanması.
• Temel proje performans göstergelerini izleme.

Hangi işletmeler ERP sistemlerini kullanabilir

İlk bakışta, bu sınıftaki sistemler, kaynak akışlarının yapısının ve çeşitli türlerdeki süreçlerin yüksek karmaşıklığı ile daha fazla karakterize edildiğinden, özellikle büyük ölçekli endüstriler için tasarlanmış gibi görünebilir. Ancak, küçük bir işletme için MRP veya MRP II sınıflarının kullanımının yeterli olmayabileceği durumlar vardır. Bugün piyasada çeşitli yeteneklere sahip yazılım ürünleri satın alabilirsiniz. Etkin olarak kullanılabilecekleri işletmenin ölçeğine bağlı olarak ağır, orta ve hafif çözümler bulunmaktadır.

Üretim dışı kuruluşlarda olduğu gibi, ERP sınıfı sistemler onlar için de geçerlidir. Bu tür işletmeler için çok geniş olmayan işlevsellik yeterli olacaktır. Şu anda hizmet sektöründe faaliyet gösteren ticaret şirketlerinin veya kuruluşların ihtiyaçlarını karşılayabilecek küçük entegre veya yerel sistem çeşitleri bulunmaktadır. Ayrıca, birçok geliştiricinin müşterilerine ve sektör ürünleri sunduğuna dikkat edilmelidir.

Sınıflandırma yöntemleri hakkında

Tüm ERP kurumsal yönetim sistemlerinin sınıflandırılabileceği en belirgin özellik,uygulanabilecekleri yerde, organizasyonun ölçeği. Bu bakış açısından, iş sayısına bağlı olarak, aşağıdakiler için çözümler tahsis etmek gelenekseldir:

• Büyük şirketler (10 binden fazla kişi).
• Orta ölçekli şirketler (1.000 ila 10.000 kişi).
• Orta ölçekli işletmeler (100 ila 1 bin kişi).
• Küçük işletmeler (100 kişiden az).

Bu tür bilgi ürünlerinin sistemleştirilmesinin önemli bir işareti işlevselliktir. Gerçekleştirilen görevlerin hacmine bağlı olarak, aşağıdaki genel kabul görmüş bölüm vardır:

• Geniş entegre.
• Ortalama entegre.
• Finansal yönetim.
• Yerel.

Yerel sürüm, genellikle, nispeten küçük bir toplam maliyetle, dar bir odağın birleşik kutulu bilgi ürünüdür. Çoğu zaman, kuruluşun finansmanı veya muhasebe faaliyetleri alanındaki bir veya daha fazla bloğu kapsar. Bu tür sistemler, küçük imalat veya ticaret şirketleri için uygundur.

Kurumsal yönetimin finansal ve yönetim sistemi, esas olarak üretim dışı kuruluşlarda, özellikle ticarette veya hizmet sunumunda kullanılabilir. Finans ve muhasebeye ek olarak lojistik yönetim modülleri de burada yer almaktadır.

Entegre bilgi sistemleri, hedef nesnenin ölçeğine bağlı olarak orta veya büyük olabilir. Kurumsal yapıların tüm iş süreçlerini yani tedarikçiler ve tüketicilerle etkileşimi kapsar,nihai ürünün üretimi, malzeme ve finansal akışlar, personel ilişkileri, tedarik, depolama ve pazarlama, proje uygulaması ve diğerleri.

Modern ERP sistemleri pazarı

Bugün iç piyasada sunulan tüm yazılım ürünleri iki ana kategoriye ayrılabilir: Rus ve ithal. Aralarındaki fark sadece yaratılış yerinde değil, işlevsellikte de.

Güçlü Batılı gelişmeler, yaygın olarak ERP sınıf sistemleri olarak adlandırılanlar için standartlar olarak hizmet eder. Bunların en net örnekleri SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution ürünleridir. Hepsi, çok büyük olanlar da dahil olmak üzere herhangi bir seviyedeki hedeflerde kullanılabilir. Ancak, Rus şirketleri tarafından kullanımları, aşağıdaki sorunların olası oluşumu nedeniyle genellikle zor olabilir:

• Mevcut iş süreçlerinin ciddi bir şekilde yeniden düzenlenmesi için işletmelerin hazırlıksızlığı. Bu tür değişikliklerin ölçeğini abartmak zordur. Yabancı işletme yönetim sistemlerinin iş süreçleri, ülkemizde yaygın olarak kullanılanlardan temel olarak farklıdır.
• Rusya'da uygun kalite seviyesinde bir ithalat ERP sistemi uygulama projesini uygulayabilecek yeterli sayıda uzman.
• Bu tür çözümleri kullanmanın yüksek maliyeti.

Genel olarak Batılı analogların gerisinde kalmasına rağmen, modern Rus gelişmeleri giderek işlevselliklerini artırıyor. Yerli işletmelerin çalışmalarına tamamen uyarlanmıştır. ve başarıyla uygulanabilirbelirli bir durumda, geniş bir iş süreçleri kapsamı gerekli değilse, ancak bir ERP sistemi kullanarak bazı faaliyet alanlarında muhasebe kurmak yeterlidir. Gelişmiş yerel gelişmelere örnek olarak 1C ve Galaktika ürünleri verilebilir.

Geleceğe bakmak - ERP II

Bir süre önce ortaya çıkan ERP II kavramı, ERP metodolojisinin iyileştirilmesinin sonucuydu. Kurumsal kaynak planlaması ve yönetimi burada ana görevler arasında yer almaya devam ediyor. Ancak, yeni bir metodolojinin ortaya çıkmasını başlatan internetin hızlı gelişimi, geleneksel işletmeyi kısmen elektronik hale getirerek damgasını vurdu. ERP II, klasik bir kurumsal yönetim sisteminin belirli çevrimiçi ticaret çözümleriyle birleşimidir.

Artık karşı taraflarınızla ağ üzerinden etkileşim kurmak son derece önemli hale geldi. Bunun için iki önemli alan var: tedarik zinciri yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetimi. Şirket içi bilgiler yalnızca bu şekilde olmaktan çıkar, dış ortama girer ve diğer ticari kuruluşlarla işbirliğinin temeli haline gelir. Bu durumda yeni kavram, işletmenin kaynaklarının ve dış ilişkilerinin yönetimi olarak formüle edilmiştir. İdeolojik yeniden yönlendirmeye ek olarak, ERP II sistemleri kendi teknolojik özelliklerini aldı.

Sistem seçme sorununu çözme

Bu seviyedeki yazılımların seçimi son derece sorumlu bir süreçtir. Özellikle büyük ölçekli projelerde bu konuda verilecek yanlış bir karar,beklenen sonucun yokluğunda etkileyici zaman ve para maliyetleri gerektirir.

Örneğin, bir üretim işletmesinin etkin yönetimini sağlaması gereken büyük ölçekli bir sistemin etkin bir şekilde uygulanması, mutlaka ondan iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasını gerektirecektir. Uygulama prosedürünün sonunda programın kullanılmayan verileri toplayacağı veya gerekli görevleri çözemeyeceği bir durumu önlemek önemlidir. Bu nedenle projeyi hayata geçirmek için bu konuda kendini kanıtlamış uzmanlardan oluşan bir ekibi işbirliğine davet etmek daha doğru olacaktır.

Proje ekibinin, hedef şirketin yönetimiyle anlaşarak, bir yazılım ürününün seçiminde optimal, uygun maliyetli bir karar verebileceği bazı kriterler listesi vardır:

• Sistemin teknik ve fonksiyonel yeteneklerinin işletmenin ana hedeflerine uygunluğu.
• Toplam sahip olma maliyeti, bu amaç için ayrılan bütçeye uygun olmalıdır. Sistemi satın alma maliyetine ek olarak, bu, işletim ve diğer dolaylı maliyet türlerini içerir.
• Uygulanan ERP sınıfı bilgi sistemi, genel olarak kabul edilen tüm teknik gereksinimlere uygun olmalıdır, yani ölçeklenebilir, güvenilir, olası arızalara karşı dayanıklı, virüsten koruma ve bilgisayar korsanlığına karşı korumaya sahip olmalıdır.
• Tedarikçi, kurulu yazılımın müteakip bakımını ve desteğini sağlamalıdır.

ERP sınıfı sistemleri uygulama süreci

İşletmelerde ERP sistemlerinin tanıtılması, aynı adı taşıyan stratejilerin üzerlerinde uygulanmasına eşlik etmektedir. Bu prosedür, hedef nesnenin ölçeğine bağlı olarak, genellikle birkaç haftadan birkaç yıla kadar sürer. Bir kuruluş kendi başına uygulamaya girebilir veya bu konuda uzmanlaşmış şirketlerin yardımını kullanabilir. Bu sürecin ana aşamalarını ayırt edebiliriz:

1. Birincil kuruluş. Burada, belirli bir kuruluş için stratejik hedefleri, hedefleri tanımlamak ve uygulamanın beklenen etkisini belirlemek gerekir. Bu verilere dayanarak proje için teknik bir plan hazırlamak mümkün olacaktır.
2. Proje geliştirme. Bu aşamada, kuruluşun mevcut faaliyetleri analiz edilir: terfi stratejisi, iş süreçleri. Sonuçlarına dayalı olarak bir sistem modeli oluşturulur ve iş planında uygun iyileştirmeler yapılır.
3. Projenin yürütülmesi. İş süreçlerini yürütmek için kurallar uygulanan ERP sistemi tarafından belirlendiğinden, burada birleşik gereksinimlere göre dönüştürülür. Gerekirse, daha önce kullanılan muhasebe programlarından veri aktarımı için raporlama formlarının ve algoritmaların geliştirilmesi gerçekleştirilir. Önceki aşamalarda nesne için sistem fonksiyonlarının yetersizliği ortaya çıkarsa kesinleşir. Kullanıcı eğitimi ve ön test ile sona erer.
4. Devreye Alma. Kullanım sürecinde olası hatalar ve arızalar tespit edilerek giderilir.

SistemGünümüzde ERP sınıfı yönetim, yalnızca bir kuruluştaki tüm bilgisayarlarda kurulu olan pahalı yazılımların bir kopyası değil, aynı zamanda gelecek vaat eden bir iş stratejisinin arkasındaki ana itici güçtür. Seçimi, hedef nesnenin mevcut ihtiyaçlarına ve yeteneklerine dayanmalıdır. Tüm işletmenin bir bütün olarak daha fazla başarısı, verilen kararın doğruluğuna ve sonraki uygulama için adımların uygulanmasına bağlıdır.