Yatay iletişim: bir kuruluşta temel kavramlar, türler, yönetim yöntemleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

İletişim genellikle çeşitli bilgi aktarımı biçimleri olarak adlandırılır. İş ortamına gelince, dikey ve yatay iletişim arasında ayrım yapmak gelenekseldir. Her birinin kendine has özellikleri, katılımcıların etkileşiminin karakteristik özellikleri vardır. Bu makale bunu daha ayrıntılı olarak inceleyecektir. Bu iletişim türleri arasındaki temel farkları vurgulayalım.

Bu nedir?

Önce, anahtar kavramı düşünün. Dolayısıyla iletişim, insanlar tarafından kullanılan bilgi aktarım sürecidir. Birkaç biçimde görünebilir:

• Açık. Bu, konuşulan dil, metin veya bir tür grafik resim, görsel vb. kullanımıdır.
• Örtülü. Sözsüz jestler, yüz ifadeleri, belirli yüz ifadeleri aracılığıyla iletişim.

İş iletişiminin ana araçlarına gelince, bunlar şunlardır:

• Toplantı.
• Video konferans.
• E-posta.
• Telefon konuşmaları.
• Notların iletilmesi.
• Kişiselsohbet.
• İnternet teknolojilerini kullanma (sohbetler, anlık mesajlaşma programları).
• Raporların sunulması.

Aşağıdaki iletişim öğelerini ayırmak gelenekseldir:

• Gönderenler. Verileri oluşturan, kodlayan ve süreçteki diğer katılımcılara aktaran kişilerdir.
• Mesajlar. Gönderene özel kodlanmış bilgiler.
• Kanallar. Burada iletişim araçları öne çıkıyor, bilginin yayılabileceği ortamlar.
• Alıcı. Bilginin gönderildiği kişi. Bilgileri yorumlayan bir öğe.

Dahili ve harici gruplar

Bir organizasyondaki dikey ve yatay iletişim, doğası gereği alt kategorilerdir.

İş iletişimi genellikle dış ve iç olarak ikiye ayrılır. İkincisi, doğrudan organizasyon içinde, özellikle bireysel çalışanlar, departmanlar, atölyeler, şirketin bölümleri arasında gerçekleşen iletişim ile temsil edilir. Dış iletişim, dış varlıklarla iletişimdir. Müteahhitler, tedarikçiler, müşteriler, hizmet kuruluşları, devlet kurumlarının temsilcileri vb. olabilirler.

Sırasıyla, kuruluştaki iç iletişim, iletişim ağlarının yanı sıra yatay ve dikey olarak temsil edilir. Dikey olanlar ayrıca iki kategoriye daha ayrılır:

• Ters (aşağıdan yukarıya prensibi).
• Hiyerarşik (yukarıdan aşağıya ilkesi).

Bunların özelliklerisunulan çeşitler makalede ayrıntılı olarak tartışılacaktır.

Yatay iletişim

Ne demek istiyorsun? Yatay iletişim, şirkette aynı, eşit pozisyonda bulunan çalışanlar arasında resmi, ticari bilgi alışverişidir. Burada iletişim, hem aynı atölye, bölüm, şube çalışanları arasında hem de atölye ve şubelerin eşdeğer departmanlarının çalışanları arasında ilgili olabilir.

Yatay iletişim, aynı yetkinlik kapsamına sahip yöneticiler ile aynı kategoriye sahip, eşdeğer pozisyonlarda bulunan, eşit yetki ve sorumluluklara sahip çalışanlar arasındaki iletişimdir.

Bir organizasyonda yatay iletişim, sağlıklı, samimi, rahat bir çalışma ortamı yaratmak için her şeyden önce gereklidir. Bu, tam teşekküllü, verimli bir iş iletişiminin organizasyonu. Düzgün organize edilmiş bir yatay iletişim sistemi, ekibin her bir üyesinin çalışmalarının sonuçlarına dayalı olarak olumlu sonuçlar elde etmenizi sağlar.

Olası sorunlar

Bu tür bir iş iletişimi, belirli sorunların gölgesinde kalabilir. Yönetimde yatay iletişimin başlıca özellikleri şunlardır:

• Profesyonel jargon kullanmak. Yeni işe alınan çalışanlar, başka bir departmanın çalışanları için anlaşılmaz olabilir.
• Belirli sitelerinin önemi, belirli faaliyet türleri hakkında anlaşmazlıklar.
• İş iletişimini az altmakev, kişisel sorunların tartışılması. Söylentilerin bu temelde ortaya çıkması, arkanızdan yapılan konuşmalar, dikkatleri emek sürecinden uzaklaştıran tartışmalar.
• Beğenmelerin, kişisel hoşlanmamaların vb. görünmesi nedeniyle iş iletişiminin etkinliği düşebilir.

Problem Çözme

Şirketteki dahili yatay iletişimi bu tür sorunlardan korumak için yönetici şunları yapmalıdır:

• Astlarınızdan, iş arkadaşlarınızdan herkesin anlayabileceği bir dilde iletişim kurmalarını, profesyonel terimleri deşifre etmelerini isteyin.
• Astlarınız arasındaki iletişimi düzenleyin, aralarındaki anlaşmazlıkları ve yanlış anlamaları etkisiz hale getirin.
• Gayri resmi olanlar da dahil olmak üzere genel toplantılar yapın, böylece çalışanlar birbirleriyle iletişim kurabilir.

Dikey tip

Yatay iletişim, aynı kuruluşun çalışanları arasındaki iletişim, aynı departmanın çalışanları arasındaki iş iletişimi, atölye, eşit pozisyonlarda. Bir iş ortamında dikey iletişim, yönetim ve astlar arasında bilgi aktarımıdır. Aşağıdaki formları içerir:

• Siparişler.
• Öneriler.
• Siparişler.

Bu, patrondan astlarına gönderilir. Çalışanlar, yöneticiye yanıt olarak raporlar, mesajlar, raporlar vb. gönderir.

Dikey iletişim iki türe ayrılır:

• Farklı hiyerarşik seviyelerde bulunan bölümler, bölümler, atölyeler arasındaşirkette.
• Doğrudan astlar ve liderlik birlikleri arasında.

Buradaki bilgi aktarımı iki biçimde mevcuttur - aşağı (hiyerarşik) ve yukarı (ters). Onları özellikle tanıtalım.

Yukarıdan aşağıya grup

Burada bilgi hiyerarşinin üst düzeylerinden alt düzeylere gelecek. Yani, patrondan astlarına. Bu grup içinde, aşağıdaki ticari iletişim biçimleri ayırt edilebilir:

• Siparişler ve siparişler. Hedeflere ulaşma, görevleri uygulama, belirli teknik ve yöntemleri uygulama hakkında açıklamalar eşlik edebilir.
• Belgeler-astların çabalarının değerlendirilmesi.
• Destek ve kontrol.
• Çalışanlar için teşvikler.

Hiyerarşik alt tür sorunları

"Yukarıdan aşağıya" türde (yöneticinin astlarıyla iletişimi) iş iletişimi sorunları şunları içerir:

• Yanlış anlama. Patronların ve sanatçıların hem kelimenin tam anlamıyla hem de mecazi olarak farklı dilleri konuştuğu bir durum olabilir. Rusça açıkça iletişim dili olarak seçilse bile, farklı mesleki eğitim seviyeleri yine de yanlış anlaşılmalara yer bırakacaktır. Örneğin, patron düşük vasıflı personelle iletişimde profesyonel, teknik kelimeleri kötüye kullanıyorsa. Başka bir örnek: uluslararası bir şirketin başkanı, farklı bir ulusal kültürün temsilcileri olan çalışanlarla her zaman ortak bir dil bulamaz. Yabancı bir dil bilseler bile, anadili konuşmacısının konuşmasının özelliklerini anlayamayabilirler - aynı kıs altmalar, jargon, kelime oyunu.
• Bilgi miktarı. Yöneticiler her zaman gerekli bilgileri uygun miktarda göndermezler. Bazı durumlarda, gerekli bilgi eksikliği nedeniyle bir ast için atanan görevi tamamlaması zordur. Ve diğer durumlarda, icracı gereksiz, işe yaramaz, alakasız bilgileri inceleme ihtiyacından muzdariptir.

Aşağıdan Yukarıya Grup

Bu, astlardan lidere gönderilen bilgilerdir. Aşağıdaki formlar burada öne çıkıyor:

• Anılar.
• Raporlar.
• Yapılan işin aşamaları ile ilgili mesajlar.
• Bir hizmet görevinin çözülmesi sırasında öngörülemeyen sorunların ortaya çıkmasıyla ilgili raporlar.
• Yenilikçi fikirlere sahip öneriler, üretimi iyileştirmenin yolları, yeni teknolojileri ve şirketteki faaliyet yöntemlerini tanıtmak.

Bu tür geri bildirimler, yöneticiler için onlara emir vermekten daha az önemli değildir. Şirketteki durum hakkında en son bilgileri astlarınızdan alabilirsiniz. Bu bilgi, toplu ruh halini değerlendirmemize, tomurcuklanan çalışanların artan memnuniyetsizliğini belirlememize olanak tanır.

Ters alt tür sorunları

İcracılar ve yönetim arasındaki geri bildirim aşağıdaki sorunlar nedeniyle bozulabilir:

• Astlar nadiren olumsuz geri bildirim gönderirler, yönetimlerine şikayetler, hatta oldukça karmaşık olan yönler hakkında bile.ciddi. Nedeni basit - kovulma korkusu.
• Çoğu zaman, çalışanlar tarafından gönderilen yorum ve öneriler bile yanıtsız kalır. Bunun nedeni ya yöneticinin aşırı istihdamı ya da kendi çalışanlarına saygı duymamasıdır. Mesajlarını ayrıştırmanın önemli olmadığını düşünüyor. Buna karşılık, işçiler bu tür geri bildirimlerin faydasız olduğuna ikna oldular.
• Gönderilen eleştiri nihai hedefine hiç ulaşmayabilir. Örneğin, bir çalışanın doğrudan yönetimi hakkında bir şikayetle CEO'ya bir mektup göndermesi durumunda. Asttaki patron, kendisi için olumsuz sonuçlara yol açacağı için bu tür geri bildirimleri engelleyebilir.
• Karmaşık konuların açıklığa kavuşturulması için, aniden ortaya çıkan sorunların çözümüne yardımcı olmak için, çoğu durumda çalışanlar yöneticilerden ziyade iş arkadaşlarına dönmeyi tercih eder. Bunun nedeni, tam teşekküllü, nitelikli yardım almayı ummamaları, yetersizlikle suçlanmaktan korkmaları olabilir.
• Genellikle böyle bir bağlantının imkansızlığının bölgesel, coğrafi bir nedeni vardır. Astların ve komutanların bulunduğu ofisler yerleşimin farklı bölgelerinde ve hatta farklı şehirlerde, eyaletlerde yer alabilir.

Sorunları çözmenin yolları

Yukarıdaki sorunların tümü aşağıdaki gibi çözülebilir:

• Çalışanların nerede olduğu anonim posta ve e-posta kutularını tanımlayıngizli şikayet ve önerilerinizi gönderebileceksiniz.
• Yönetimden gelen geri bildirimleri kullanan çalışanları ödüllendirmek için bir sistem geliştirin.
• Basit bir çalışan ile yüksek rütbeli bir patron arasında doğrudan çalışan rehberliği şeklinde ara engeller olmaksızın iletişim şemaları oluşturun.
• Yanıt olarak alınan önlemler hakkında rapor verme ihtiyacı ile yöneticiler tarafından astlardan alınan tüm itirazların kaydını tanıtın.