Yönetim kontrolünün türleri ve işlevleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Yönetim süreci beş işlevden oluşur: planlama, organize etme, personel oluşturma, yönlendirme ve kontrol. Bu nedenle kontrol, kontrol sürecinin bir parçasıdır.

Kontrol, bir kuruluştaki yönetimin ana amaç işlevidir: gerçek performansı yerleşik şirket standartlarıyla karşılaştırma süreci. Her yönetici, astlarının faaliyetlerini izlemeli ve değerlendirmelidir. Yönetim kontrolü, şirket için öngörülemeyen durumlardan veya mali kayıplardan kaçınmak için yönetici tarafından zamanında düzeltici önlemler alınmasına yardımcı olur.

Temel kontrol süreci üç adımdan oluşur:

• Standartları belirleme.
• Performansın bu standartlara göre ölçülmesi.
• Standartlardan ve planlardan sapmaların düzeltilmesi.

Kuruluşun genel stratejik planının bir parçası olarak liderler,gerçek sonuçlara karşı performans planlamasını içeren belirli, kesin, operasyonel terimlerle birimler.

Gerçek performansın karşılaştırılacağı standartlar, geçmiş deneyimlerden, istatistiklerden ve kıyaslamalardan (endüstrideki en iyi uygulamalara dayalı olarak) türetilebilir. Standartlar, üst yönetimin kuruluşun hedeflerine dayalı olarak tek taraflı kararlar alması yerine, mümkün olduğu ölçüde iki taraflı olarak geliştirilir.

Yönetim kontrolü neden gereklidir?

Personel her zaman organizasyon için en iyisini yapsaydı, kontrol ve yönetime gerek kalmazdı. Ancak, insanların bazen kuruluşun çıkarları doğrultusunda hareket edemeyecekleri veya isteksiz oldukları açıktır ve istenmeyen davranışları önlemek ve istenen eylemi teşvik etmek için bir dizi kontrol uygulanmalıdır.

Çalışanlar işlerini iyi yapmak için uygun donanıma sahip olsalar bile, bazıları bireysel hedefler ve kurumsal hedefler tam olarak aynı olmayabileceğinden bunu yapmamayı tercih eder. Başka bir deyişle, hedefler arasında bir uyum yoktur. Bu gibi durumlarda çalışan motivasyonunu ve verimliliğini artıracak adımlar atılması gerekiyor.

Etkili bir organizasyon, yöneticilerin nasıl yönetileceğini ve kontrol edileceğini anladığı organizasyondur. Bir kavram ve süreç olarak kontrolün amacı, çalışanları kendilerine verilen rollerde motive etmeye ve yönlendirmeye yardımcı olmaktır. anlamaksüreç ve yönetim kontrol sistemleri, bir kuruluşun uzun vadeli etkinliği için esastır.

Yeterli kontrol sistemleri olmadan, karışıklık ve kaos bir organizasyonu bun altabilir. Bununla birlikte, kontrol sistemleri bir organizasyonu boğarsa, girişimci yenilik eksikliğinden muzdarip olabilir.

Yönetim kararlarının uygulanması üzerinde yetersiz kontrol, üretkenlikte düşüşe veya en azından kötü finansal sonuçlar riskinde artışa yol açabilir. En uç noktada, performans izlenmezse, organizasyon başarısızlığı ortaya çıkabilir.

Etkili bir yönetim sisteminin özellikleri

Etkili bir iş yönetim sistemi, şirket stratejisini ve yıllık hedefleri günlük faaliyetlerle uyumlu hale getirmeye, performansı izlemeye ve düzeltici eylemleri başlatmaya yardımcı olan bir dizi entegre süreç ve yönetim aracıdır.

Yönetim kontrol sistemi, kuruluşun stratejik hedefleriyle uyumlu bireysel ve toplu hedefler belirleyerek, bu hedeflere ulaşmak için performansı planlayarak, ilerlemeyi gözden geçirip değerlendirerek ve insanların bilgi, beceri ve yeteneklerini geliştirerek performansı iyileştirmenin sürekli bir sürecidir.. Kontrol sistemi sonuçlara odaklanmalıdır.

Etkili bir yönetim sistemi aşağıdaki özelliklere sahiptir:

1. Organizasyonel hedeflere ulaşılmasına yardımcı olur.
2. Kaynakların optimal kullanımını kolaylaştırır.
3. Genel olarak iyileşirorganizasyon performansı.
4. Çalışanların moralini yükseltir ve motive eder.
5. Kontrol ayrıca disiplin ve düzen sağlar.
6. Açık bir şekilde tanımlanmış ve anlaşılır performans metrikleri.
7. Standartları revize ederek gelecek planlaması sağlar.
8. Stratejik hedefler organizasyonun tüm seviyeleri için geçerlidir.
9. Etkili kontrol, hataları en aza indirir.
10. Yönetimi ve çalışan bağlılığını güçlendirme.
11. Öncelikli hedeflere daha hızlı ulaşın.

Yönetim kontrol süreci, şirketlerin faaliyetlerini, fiili performansın önceden oluşturulmuş plana karşılık gelecek şekilde düzenler. Etkili bir kontrol sistemi, yöneticilerin şirkete zarar veren durumlardan kaçınmasını sağlar.

18 yönetimsel kontrol işlevi

Yönetim kontrolü, yönetimin bir şirketin faaliyetlerini amaçlarına uygun olarak düzenlemesini sağlamak için kurulmuş herhangi bir süreç, araç veya sistemdir.

Kontrol, yönetimin alt, orta ve üst seviyelerinde gerçekleştirilir. Her seviyede kontrol farklı olacaktır: üst yönetim stratejik kontrole, orta yönetim taktik kontrole ve alt seviye operasyonel kontrole dahil olacaktır.

Aşağıdakiler yönetim karar kontrol fonksiyonlarıdır:

1. Planlama stratejisi. Hedeflere ulaşmak için bir eylem planı oluşturma süreci.
2. KontrolGereksinimler. Planların gereksinimler olarak resmi dokümantasyonu ve gerektiğinde bu planlarda yapılan değişikliklerin yönetimi.
3. Finansal kontrol. Şirket bütçesinin takibi ve muhasebeleştirilmesi.
4. Performans yönetimi. Çalışanlarla bir dizi hedef üzerinde anlaşma ve bu hedeflere göre performanslarını değerlendirme süreci.
5. İşin kontrolü. Üretkenliği, verimliliği ve işin kalitesini artırmak için çalışanları izleyin.
6. Program ve proje yönetimi. Değişiklik uygulanıyor.
7. Risk kontrolü. Riski belirleme, analiz etme ve ortadan kaldırmanın tekrarlanan bir süreci.
8. Güvenlik kontrolü. Güvenlik tehditlerinin belirlenmesi ve ortadan kaldırılması ve çeşitli riskleri az altma yollarının uygulanması.
9. Uyumluluk kontrolü. Süreçlerin, prosedürlerin, sistemlerin, denetimlerin, ölçümlerin ve raporların kuruluşun yasa, yönetmelik, standart ve iç politikalarına uygun olarak uygulanması.
10. Metrikler ve raporlama. Kurumsal performansın anlamlı ölçümlerinin hesaplanması ve iletilmesi.
11. Karşılaştırma. Şirketin endüstrisine, rakiplerine veya mevcut en iyi uygulamalara karşı kıyaslama sonuçlarının yinelemeli süreci.
12. Sürekli iyileştirme. Performansı ölçme, iyileştirme ve tekrar ölçme süreci.
13. Kalite kontrol. Çıktı ürünlerinin spesifikasyonları karşılamasını sağlamak. Örneğin, bir üretim hattında bir ürün test süreci uygulamak.
14. Kalite güvencesi. Kalite güvencesi, gelecekteki kalite hatalarını önleme sürecidir. Örneğin, tüm başarısızlıkların temel nedenlerini araştırma pratiğiüretim iyileştirmelerini aramak için.
15. Otomasyon. Otomasyon yoluyla üretkenliği, verimliliği ve kaliteyi artırın.
16. Veri yönetimi. Veri analizinin yanı sıra gelecekte faydalı olabilecek bilgileri toplama pratiği.
17. Stok yönetimi. Eksiklikleri veya fazlalıkları önlemek için envanter yönetimi ve muhasebe.
18. Varlık yönetimi. Üretim tesisleri, altyapı, makine, yazılım ve fikri mülkiyet gibi varlıkların kontrolü.

Kontrol türleri ve özellikleri

Organizasyonlar, planlarının gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini belirlemek ve gerekirse düzeltici önlemler almak için kontrollere ihtiyaç duyar. Yönetim kararlarının kontrolünün ana hedefleri:

1. Değişime uyum sağlamak. Kontrol sistemi değişen çevre koşullarını tahmin edebilir, izleyebilir ve bunlara yanıt verebilir.
2. Hataları en aza indirme. Verimli yönetim kontrolü ve muhasebe, firmanın faaliyetlerinde meydana gelen hataların sayısını sınırlayacaktır.
3. Maliyetleri en aza indirmek ve karı en üst düzeye çıkarmak. Yönetim kontrolünün organizasyonu etkin bir şekilde uygulanırsa, maliyetleri az altabilir ve üretkenliği artırabilir.

İşletmeler, bir dizi farklı alanda ve farklı yönetim seviyelerinde kontrol sistemleri kurar. Yönetim kararlarını kontrol etme sorumluluğu kapsamlıdır. Bu kontrol fonksiyonunun farklı sınıflandırmaları ve özellikleri vardır. En yaygın görünenlerden biri şuna benzer:

1. İleri besleme kontrolü olarak da bilinen ileri kontrol, bir kuruluşun çevresinden çıkardığı kaynaklara odaklanır. Bu kaynakların niteliğini ve niceliğini kuruluşa ulaşmadan kontrol eder.
2. İzleme, dönüşüm sürecinde ürün veya hizmetin kalite ve miktar standartlarını korumaya odaklanır.
3. Geri bildirim kontrolü olarak da bilinen son kontrol, dönüşüm süreci tamamlandıktan sonra organizasyonun sonuçlarına odaklanır. Nihai kontrol, ön veya mevcut olan kadar etkili olmasa da, yönetime gelecekteki planlama için bilgi sağlayabilir.

Başka bir sınıflandırmaya göre kontrol, düzenleyici ve normatif kontrol olmak üzere iki geniş kategoriye ayrılır ve bu kategoriler içinde birkaç tür vardır. Yönetimsel kontrol türleri aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

Düzenleyici kontrol	Düzenleyici kontrol
Bürokratik Finansal Kalite	Komut Organizasyonel

Aşağıdaki bölümlerde, yönetim faaliyetlerindeki her bir kontrol türü ve alt türü açıklanmaktadır.

Düzenleyici kontrol

Düzenleyici kontrol, standart işletim prosedürlerinden kaynaklanır ve bu tür yönetim kontrolü uygulamalarının modası geçmiş ve verimsiz olduğu gerekçesiyle eleştiriye yol açar. üzerinde tam ve tam kontrol anlamına gelir.organizasyonun tüm alanları.

İşletmeler, organizasyonel hiyerarşilerin düzleşmesi ve sınırların genişlemesi sayesinde son yıllarda daha çevik hale geldikçe, eleştirmenler düzenleyici gözetimin hedefe ulaşılmasını daha çok engelleyebileceğine dikkat çekiyor. Yönetim kararlarının organizasyonunun kontrolü açısından anahtar, kontrolün organizasyonel hedeflere uygunluğudur.

Bürokratik kontrol

Bürokratik kontrol, örgütsel hiyerarşideki konuma bağlı olan yetki çizgilerinden kaynaklanır. Bağlılık düzeyi ne kadar yüksek olursa, kişi politikasını dikte etme hakkına o kadar sahip olacaktır. Bürokratik kontroller kötü bir üne sahip ve haklı olarak öyle. Komuta zinciri ilişkilerine çok fazla güvenen kuruluşlar, öngörülemeyen durumlarda esnekliği engeller. Ancak, yöneticilerin bir şirketi diğer yönetim kontrol organizasyonları kadar esnek ve müşteri endişelerine karşı duyarlı hale getirmenin yolları vardır.

Sistemin esnekliğini ve yanıt verebilirliğini korurken komuta zinciri nasıl korunur? Bürokratik kontrolün çözmesi gereken soru tam da budur. Çözümlerden biri, sorumluluğu şirketteki hiyerarşinin aşağısına devreden standart işletim prosedürleridir.

Mali kontrol

Finansal kontroller, yöneticilerin sorumlu olduğu temel finansal hedefleri yönetir. Bu tür yönetim kontrol sistemleri, çoklu stratejik iş birimleri (SBU'lar) olarak organize edilen firmalar arasında yaygındır. SBUkâr ve zararlardan münhasıran sorumlu olan yöneticilerin bulunduğu bir ürün, hizmet veya coğrafi hat. Şirketin genel karlılığına katkıda bulunan finansal hedeflere ulaşmak için üst yönetime karşı sorumludurlar.

Yönetim karar kontrolünün bu kategorisi, harcamalara sınırlamalar getirir. Yöneticiler için, giderlerdeki bir artış, gelirdeki bir artışla gerekçelendirilmelidir. Bölüm başkanları için bütçeyi aşmamak genellikle temel performans göstergelerinden biridir.

Yani mali kontrolün rolü, maliyetleri makul tutmanın yanı sıra genel karlılığı artırmaktır. Hangi maliyetlerin gerekli olduğunu belirlemek için, bazı firmalar aynı sektördeki diğer firmaların sonuçlarını karşılaştıracak ve ardından bir yönetim kontrol analizi yapacaktır. Bu kıyaslama, maliyetlerin sektör ortalamalarıyla uyumlu olup olmadığını belirlemek için veriler sağlar.

Kalite kontrol

Kalite kontrolü, kabul edilebilir olarak kabul edilen süreçler veya ürünlerdeki varyasyon derecesini tanımlar. Bazı şirketler için standart, kusurların olmaması, yani herhangi bir değişikliğin olmamasıdır. Diğer durumlarda, istatistiksel olarak önemsiz bir sapma kabul edilebilir.

Kalite kontrolü, müşterilere sunulan bir ürün veya hizmetin nihai sonucunu etkiler. Bir işletme sürekli olarak mükemmel kaliteyi koruyorsa, müşteriler firmanın ürün veya hizmetinin özelliklerine güvenebilir, ancak aynı zamandailginç bir ikilem yaratır. Mevcut ürünlerin aşırı kalite kontrolü, benzersiz müşteri ihtiyaçlarına verilen yanıtı az altabilir.

Düzenleyici kontrol

Önceki kontrol türlerinde olduğu gibi, kuruluşun standart politikalarına ve prosedürlerine güvenmek yerine, düzenleyici kontrol, çalışanların ve yöneticilerin davranışlarını genel kabul görmüş davranış kalıplarıyla yönetir.

Normatif kontrol, belirli bir davranış türünün ne kadar doğru ve diğerinin ne kadar az olduğuna karar verir. Örneğin, Amerikalı işadamları için bir ödül töreni için bir smokin kabul edilebilir bir kıyafet olabilir, ancak resmi eteğin yerel geleneklere daha uygun olduğu İskoçlar için bir ödül töreninde tamamen uygunsuz olabilir. Ancak yazılı bir kıyafet yönetmeliği kabul edilmedi.

Dolayısıyla, yönetsel kararların düzenleyici ve normatif kontrol sistemi arasındaki fark bir formalitedir. Düzenleyici kontrol, düzenleyici kontrolün aksine resmi olmayan bir yönetişim sistemidir.

Komut kontrolü

Yönetim kararları üzerindeki bu kontrol organizasyonu birçok şirkette olağan hale geldi. Ekip normları, ekip üyelerinin meslektaşlarına karşı sorumluluklarının farkında olmalarını sağlayan resmi olmayan kurallardır.

Ekibin görevi genellikle resmi olarak belgelenmiş olsa da, süreçteki katılımcıların etkileşim kurma yolları, ekip büyüme aşamalarından geçerken genellikle zaman içinde geliştirilir. Liderlik bile gayri resmi olarak kabul edilir: bazenatanan liderin gayri resmi liderden daha az etkisi olabilir. Örneğin, kanaat önderi resmi ekip liderinden daha fazla deneyime sahipse, ekip üyelerinin belirli beceriler veya bilgi gerektiren rehberlik için fikir liderine başvurmaları muhtemeldir.

Ekip normları kademeli olarak gelişme eğilimindedir, ancak bir kez oluşturulduktan sonra şirket davranışı üzerinde güçlü bir etkisi olabilir.

Organizasyonel kontrol

Örgüt kültürüne dayalı normlar da bir tür normatif kontroldür. Örgüt kültürü, belirli bir örgütün ortak değerlerini, inançlarını ve ritüellerini içerir. Bu nedenle, bu tür bir kontrol, normların ve hedeflerin doğru hizalanmasında yatar.

Resmi ve gayri resmi yönetişim sistemleri

Düzenleyici kontrolün ve tüm alt türlerinin resmi kontrol sistemine ait olduğu, normatif kontrolün ise gayri resmi kontrol sistemine ait olduğu daha önce belirtilmişti. Aşağıdaki tablo, iki kontrol sistemi arasındaki farkları açıklamaktadır.

Resmi yönetim sistemi	Gayri resmi yönetim sistemi
Kuruluşun çeşitli yönetim gereksinimlerini açıklamak için açık prosedürleri, kuralları ve yönergeleri vardır Yönetimi ve ayrıca astları, atanan görevleri operasyonel hedeflere en uygun zaman diliminde ulaşacak şekilde tamamlamaları için motive ederler Üstlerin ve astların davranışlarını koordine etmek için kullanılır	Organizasyonun özelliğiyönetim gözetimi için resmi olmayan ve yazılı olmayan süreçler Çalışanlar arasında daha yüksek motivasyon sağlamayı ve kuruluşun amaç ve stratejilerinin doğru bir şekilde uygulanmasını sağlamayı amaçlar Gayri resmi yönetişim sistemleri aynı zamanda hedeflerin uyumunu da artırır
Resmi bir sisteme örnek olarak, İnsan Kaynakları tarafından işe alım ve personel geliştirme gibi işlevler için kullanılan kurallar ve yönergeler verilebilir.	Gayri resmi bir kontrol sistemine bir örnek, kuruluşa sadakat ve çalışanlar için bir davranış tarzı olarak kuruluş kültürüne saygıdır.

Geniş düzenleyici ve düzenleyici gözetim kategorileri hemen hemen tüm kuruluşlarda mevcuttur, ancak her türün göreli vurgusu farklılık gösterir. Düzenleyici kategori içinde bürokratik, finansal ve kalite kontrolleri bulunur. Normatif kategori, komuta ve organizasyon normlarını içerir. Her iki norm kategorisi de etkili olabilir. Yönetimin görevi, çalışanların davranışlarını organizasyonun amaçlarına uygun hale getirmektir.

Bu nedenle, etkili yönetimsel kontrol birkaç farklı yolla elde edilebilir. Kontrol sistemleri, veri toplamak ve bu bilgileri bir kuruluşun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için kullanmak üzere tasarlanmıştır. Sistem, çeşitli organizasyonel unsurların etkinliğine odaklanır.finansal sonuçlara insan faaliyeti.

Yerleşik bir izleme sistemi bir şirkete gerçek faydalar sağlayabilir - sorunlara dikkat edin, yeni stratejiler planlayın ve farklı departmanlar ve bölümler arasında daha iyi koordinasyon sağlayın.