Envanter zorunludur: vakalar, sipariş, zamanlama

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Envanter, şirketin mevcut değerlerinin, mallarının, parasının veya sabit varlıklarının, işletmenin resmi belgelerinde mevcut olan değerlerle uzlaştırılması için özel bir prosedürle temsil edilir. Zorunlu olarak veya şirket yönetiminin inisiyatifiyle gerçekleştirilebilir. Bazı firmalar için envanter yapılması zorunludur ve bu süreç tüm firmalarda her yıl zorunlu olarak yapılmaktadır. Bu prosedürün temel amacı, çeşitli tutarsızlıkları ve eksiklikleri belirlemektir. Birçok firma bu sürecin değerini anlamaz, bu nedenle sadece formalite olarak kullanılır. Envantere doğru bir şekilde yaklaşırsanız, onun yardımıyla tüm eksiklikleri veya fazlalıkları belirleyebilirsiniz.

İşlemin amacı

Birçok hevesli girişimci, bir envanter çıkarmanın gerekli olup olmadığını ve bu süreçte hangi hedeflere ulaşılabileceğini düşünür. Prosedür, maddi varlıkların ve fonların sistematik bir muhasebesi ile temsil edilir, bunun için fiili durum karşılaştırması yapılır.resmi belgelerden alınan verilerle göstergeler.

Envanterin temel amacı tutarsızlıkları belirlemektir. Çeşitli nedenlerle görünebilirler:

• değerler doğal faktörlerden etkilenir, bu nedenle büzülme, yanlış depolama nedeniyle bozulma, buharlaşma veya malların taşınması sırasında meydana gelen kayıplar buna dahildir;
• şirket çalışanlarının yaptığı yasadışı eylemler, örneğin yanlış ölçümler yapmak, vücut kitlerine izin vermek ve hatta değerli eşyaları çalmak;
• Muhasebe sırasında ortaya çıkan sorunlar, bu nedenle, envanterden sonra, çeşitli hatalar, düzeltmeler, yanlışlıklar, yazım hataları veya belgelerdeki diğer belirsizlikler sıklıkla tespit edilir.

Buna dayanarak, sistematik bir denetim, herhangi bir şirket yöneticisinin çeşitli ihlalleri ve sorunları zamanında tespit etmesine olanak tanır.

Doğrulama işlevleri

Mal envanteri yapmak, mutlaka prosedürün farklı işlevlerinin kullanılmasını içerir:

1. Çeşitli malların depolandığı koşullar nesnel olarak değerlendirilir ve böyle bir değerlendirme nesneldir.
2. Şirketteki çeşitli evrakların bakımının ne kadar doğru ve yetkin bir şekilde yapıldığı belirlenir.
3. Şirketteki depo yönetiminin özelliklerini yansıtır.
4. Muhasebenin eksiksizliği ve doğruluğu değerlendirilir.
5. İşe alınan uzmanlar tarafından çeşitli suistimallerin ve ihlallerin önlenmesi sağlanır.

Bu kadar çok işlev nedeniyle, tutmaEnvanter, herhangi bir şirkette önemli bir süreç olarak kabul edilir.

Zorunlu envanter sayımı vakaları

Bazı şirketlerin yasal gerekliliklere göre prosedürü hatasız gerçekleştirmesi gerekmektedir. Hangi durumlarda envanterin zorunlu olduğu ile ilgili bilgiler aşağıdaki düzenlemelerde yer almaktadır:

• 402 Sayılı “Muhasebe Hakkında” Federal Kanunda;
• Maliye Bakanlığı'nın 49 Sayılı Emri tarafından onaylanan yönergelerde.

Kesinlikle aşağıdaki durumlarda kontrol yapılır:

• mülk kiralarken;
• şirkete ait varlıkları satmak veya geri almak;
• bir devlet veya belediye girişiminin dönüştürülmesi;
• Yıllık hesapların oluşturulmasından önce;
• şirkette mali açıdan sorumlu yeni bir kişi atanırken;
• değerli eşyalara zarar verildiği veya mülk hırsızlığı tespit edildiğinde;
• doğal afetler veya diğer acil durumlardan sonra;
• şirket yeniden düzenlendiğinde;
• organizasyonun tasfiyesinden önce;
• yasaların öngördüğü diğer durumlarda.

Yıllık raporlar hazırlamadan önce envanter zorunludur. Böyle bir süreç, yalnızca yasanın gerekliliklerini dikkate almakla kalmaz, aynı zamanda muhasebe kağıtlarında çeşitli hataların veya eksikliklerin önlenmesini sağlar. Genellikle şirketler, takvim yılının bitiminden önce yıllık olarak bir inceleme gerçekleştirir.

Sabit kıymet envanteri her üç yılda bir yapılır. Her yönetici, tüm zorunlu envanter durumlarını bilmelidir. Ayrıca, işe alınan belirli uzmanların çalışmalarının dürüstlüğü konusunda şüpheler varsa, bağımsız olarak bir teftiş atayabilir.

Süreç sırası nasıl kurulur

Bir envanter yürütmek, mutlaka Kılavuzlarda yer alan gereksinimlerin dikkate alınmasını içerir. Çok sayıda nüans, şirketlerin doğrudan yöneticileri tarafından belirlenir. Bunun için kurallar kurucu belgelerde sabitlenmiştir.

Şirketin müdürü bazı önemli noktaları belirleyebilir:

• bir işlem gerektiğinde;
• yılda kaç kez envanter yapılabilir;
• işlem ne zaman gerçekleştirilir;
• ne kadar sürer;
• hangi varlıkların kontrol edileceği kesindir;
• envanter komitesinin üyesi veya başkanı kimdir.

Tüm bu soruların cevapları kuruluş belgelerinde sabittir. Mali açıdan sorumlu kişileri değiştirirken bir envanter yapılması zorunludur. Bu koşullar altında, yeni işe alınan bir uzman, selefi altında ortaya çıkan eksikliklerin hiçbir şekilde kendisine aktarılmayacağından emin olabilir.

Ne kontrol ediliyor?

Envanter, farklı mülklerle ilgili olarak gerçekleştirilebilir, bu nedenle nakit, sabit kıymetler, malzemeler veya diğer öğelerin doğrulanması vurgulanır. İşlem sırasında şirket ve alt bölümlerinin tüm varlık ve yükümlülükleri değerlendirilir. Aşağıdaki öğeler doğrulamaya tabidir:

• sabit varlıklareskiden iş yapan firmalar;
• şirketin maddi olmayan duran varlıkları;
• çeşitli finansal yatırımlar;
• mal ve malzemeler;
• devam eden çalışma;
• hesaplarda ve eldeki para;
• menkul kıymetler ve TOA'lar;
• karşı taraflar, alıcılar, Federal Vergi Servisi, çeşitli fonlar ve diğer borçlular veya alacaklılar ile yapılan ödemeler;
• yedekler;
• işletmenin varlıkları ve borçları.

Malzeme envanteri ne zaman gereklidir? Böyle bir kontrol, şirkette işe alınan uzmanların yetkilerini kötüye kullandığından şüphelenildiğinde yapılır, bu nedenle hırsızlık veya eksiklik tespit edilir.

Doğrulama, yalnızca şirketin sahip olduğu mülklere değil, aynı zamanda bilanço dışı hesaplarda bulunan değerli eşyalara da tabidir. İşletmenin bunlar üzerinde mülkiyet hakları yoktur, ancak bunlar bir kiralama sözleşmesi veya diğer sözleşmeler temelinde çalışma sürecinde kullanılmaktadır.

İşlem adımları

Mülkiyet envanterinin yürütülmesi, mutlaka sıralı eylemlerin uygulanmasını içerir. Bu nedenle, süreç aşamalara ayrılmıştır:

1. Başkan tarafından envanter ihtiyacı hakkında bir emir verilir.
2. Bir envanter komisyonu toplanıyor ve denetimin sonuçlarıyla ilgilenmeyen uzmanları içermelidir.
3. İşlemin gerçekleştirileceği zaman çerçevesini belirleyin.
4. Değer verilecek mülk seçilir.
5. Malzemeşirket sorumluları işverene makbuz verir.
6. Firmadaki her mali sorumlu kişi için oluşturulan değer envanterlerinin çıktısını alın.
7. Tartma, gerçek miktarı belgelerdeki verilerle karşılaştırma, ölçme, sayma ve diğer benzer işlemlerden oluşan doğrudan bir kontrol yapılır.
8. Envanter listesindeki bilgiler, muhasebe belgelerinde bulunan bilgilerle karşılaştırılır, bu da herhangi bir tutarsızlığı tanımlamayı mümkün kılar
9. Tutarsızlıkların nedenlerini belirlemenin mümkün olduğu karşılaştırma ifadeleri oluşturuluyor.
10. Uygun bir eylemin düzenlendiği çekin sonuçları hazırlanıyor.
11. Kıtlık ve diğer sorunlar tespit edilirse, şirkette failleri tespit etmek amacıyla bir soruşturma yürütülür.
12. Tespit edilen ihlaller, ihlallerin özelliklerine bağlı olarak idari veya cezai sorumluluğa tabidir.

Yıllık raporların derhal hazırlanması, imzalanması ve Federal Vergi Servisi'ne sunulmasından önce envanterin tamamlanması gerekir. Envanter prosedürü mutlaka özel bir raporla sona erer.

Rapor Kuralları

Kontrolün sonuçlarına göre bir rapor oluşturulur. Aşağıdaki bilgileri içerir:

• envanter tarihi;
• envanter komisyonu üyelerine ilişkin veriler;
• işlemin gerçekleştirildiği dönem;
• şirketin doğrulanabilir mülkü;
• Belirlenen sorunlar ve eksiklikler;
• tüm müfettişlerin imzaları.

Yıllık hesaplar hazırlanmadan önce envanter gerekli olsa da, herhangi bir şirket yöneticisi iyi bir sebep olmadan süreci başlatabilir. Bunu yapmak için uygun bir sipariş verilir ve ardından işletme çalışanlarının prosedürü izlemesi gerekir.

Envanter komisyonunun sorumlulukları

Envanter yasalarca zorunludur, bu nedenle her şirketin kontrol ve muhasebeden sorumlu özel bir organ oluşturması gerekir. Tasfiye komisyonu denir. Bazı sorumlulukları var:

• işletmenin mülkiyetini korumaya yönelik çeşitli önleyici tedbirlerin uygulanması;
• mülk değerlerinin saklanması veya zarar görmesiyle ilgili çeşitli anlaşmazlıklara katılım;
• şirketin mülkiyeti ile ilgili çeşitli belgelerin hazırlanmasının doğruluğu üzerinde kontrol;
• şirket yönetiminin sırasına göre envanter;
• denetim sonuçları hakkında bir rapor hazırlamak;
• çeşitli ihlallerin ve sorunların suçlusunu belirlemeye yönelik bir soruşturma yürütmek.

Bütün bu eylemler, yalnızca denetimin sonuçlarıyla ilgilenmeyen firma çalışanları tarafından gerçekleştirilmelidir.

Komisyonda kimler var

Komisyon oluştururken, genellikle aşağıdaki uzmanlar işin içinde yer alır:

• idari çalışanlar;
• muhasebe departmanı uzmanları;
• yerlidenetçiler;
• sıklıkla bağımsız uzmanlar bile işin içindedir;
• kuruluşun kadrosunda bulunan çeşitli pozisyonların temsilcileri.

Şirketin az miktarda farklı mülkü varsa, o zaman şirkette varsa, genellikle bir envanter yürütme sorumluluğu denetim komisyonuna geçer.

Denetim sırasında komisyonun bir üyesinin bile bulunmadığı ortaya çıkarsa, işlemin sonuçları geçersiz sayılır.

Envanter dışı sorumluluk

Bazı işletme sahipleri, çeşitli nedenlerle denetimi kasıtlı olarak reddediyor. Mevzuat böyle bir karar için sorumluluk sağlamaz. Ancak Federal Vergi Servisi, alınan mali tablolarda tutarsızlıklar veya hatalar olduğu ortaya çıkarsa şirkete para cezası verebilir.

Uzmanlardan tavsiyeler

Bir şirkette envanter yapılırken belirli önerilerin kullanılması tavsiye edilir. Bunlar şunları içerir:

• Kontrolden 10 gün önce, müdür günlüğe kaydedilen uygun bir emir verir.
• Sadece kalıcı değil, aynı zamanda tek seferlik veya çalışan bir komisyon oluşturulmasına izin verilir.
• Kuruluş çok fazla mal ve malzeme kullanıyorsa, seçici bir envanter ihtiyacına karar, şirketteki mevcut duruma göre yönetici tarafından verilir.
• Komisyonun tüm üyeleri doğrulamaya dahil edilmelidir, aksi takdirde sonuçlar kolayca tanınırgeçersiz.
• Sorumlu kişiler sürece dahil olur.
• Firma yönetimi, sürecin hızlı ve kolay bir şekilde yürütülmesini sağlamalıdır.
• Doğrulama, özellikle çok sayıda malzeme kullanan veya çok sayıda mal gönderen şirketlerde genellikle uzun zaman alabilir.

Envanter sırasında komisyon üyeleri kanunun gereklerini dikkate almalıdır.

Son tarihler

Şirket başkanı, kontrolün ne sıklıkta gerçekleştirileceğini belirler. Ancak aynı zamanda, belirli öneriler dikkate alınır, bu nedenle depoda yılda en az bir kez envanter yapılır.

Mağazalar yılda iki kez kontrol edilmelidir. Faaliyet raporları hazırlanmadan önce malzeme ve mallar mutlaka değerlendirilir. Doğrulama genellikle üç gün içinde gerçekleştirilir, ancak bazen süreç birkaç hafta ertelenir.

Sonuç

Envanter, herhangi bir şirket için zorunlu bir süreçtir. Mevcut malzeme ve malları şirketin belgelerinde belirtilen miktarla karşılaştırmayı içerir. İşlem özel bir komisyon tarafından yürütülmektedir.

Envanter yapmayı reddetme sorumluluğuna ilişkin mevzuatta herhangi bir bilgi yok, ancak vergi müfettişleri raporlamada hata ve ihlal tespit ederse, şirket önemli para cezaları ödemek zorunda kalacak.