Envanter - nedir bu? Hedefler, yöntemler ve envanter türleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Envanter, temel amacı farklı şirketlerdeki belirli ihlalleri belirlemek olan özel bir prosedürdür. Bu süreç sayesinde stoktaki ürünlere ilişkin verilerin ne kadar doğru ve doğru olduğu tespit edilebilmektedir. İşletmenin çeşitli uzmanlarının çalışmalarındaki hatalar ortaya çıkar. Ek olarak, çalışanların çalışmalarını izlemek için belirli bir yöntem görevi görür.

Süreç kavramı

Envanter, kontrol işlevlerine sahip bir kuruluşta belirli bir muhasebe yöntemidir. Şirketteki belirli malların gerçek miktarının, kuruluşun belgelerinde yer alan bilgilere karşılık gelip gelmediğini belirlemek için tasarlanmıştır.

Envanter sürecinde çeşitli hatalar veya eksiklikler bulunursa, bu, şirketin mali açıdan sorumlu çalışanları ile ilgili bir iç soruşturmanın temeli olur.

Sorunlar sadece kıtlık olduğunda değil, aynı zamanda değer fazlalığı olduğunda da ortaya çıkar, çünkü bu, alacakların tahsilinde zorluklara yol açar.borç veya kredi geri ödemeleri. Envanterin sonuçları vergi müfettişliği için önemlidir, çünkü ciddi tutarsızlıklar, şirketin yönetimi veya çalışanlarının yasa dışı eylemlerinin sonucu olabilir.

Hangi işlevler gerçekleştirilir?

Envanter, uygulanması sırasında farklı işlevlerin gerçekleştirilebildiği karmaşık bir süreçtir:

• kontrol;
• hesap;
• suçları tespit etmek.

Davranışın amacına ve koşullara bağlı olarak seçilen bu prosedürün birkaç türü vardır.

Prosedürün özellikleri

Herhangi bir şirketin yönetimi bir envanter yapmakla ilgilenir. Bunun nedeni, sonuçlarının gerçek mülk ile şirket kayıtlarında yer alan veriler arasındaki en ufak farklılıkları ortaya çıkarabilmesidir.

Sonuçlarıyla ilgilenmeyen uzmanlar doğrulama ile meşguldür, bu nedenle, işletmenin yönetimi tarafından bunun için genellikle bağımsız uzmanlar işe alınır.

Etkinliğin asıl amacı

Envanterin temel amacı, gerçek göstergelerin çok sayıda şirket belgesinde yer alan verilerle karşılaştırıldığı muhasebenin doğruluğunu belirlemektir. Bu nedenle, aşağıdakileri kontrol ederek farklı sonuçlar elde edilir:

• envanter sürecine dahil olan tüm kalemler yeniden hesaplanır, ölçülür veya tartılır;
• sonuçlanan toplamlar ile karşılaştırılırmuhasebe belgelerinde mevcut olan veriler;
• Şirkette oluşturulan ve farklı değerlerin bütünlüğünü korumak için tasarlanan kuralların uygulanmasını izlemek;
• yakında zarar görecek mallar veya malzemeler belirlenir;
• hasarlı mülk keşfedildi;
• işletmede kullanılmayan ve genellikle envanterden sonra satılan tüm değerli eşyalar belirlenir;
• farklı belgelerde tutarsızlıklar bulunur;
• malların ve eşyaların depolandığı koşulları kontrol etme;
• muhasebede çok sayıda ticari işlemin doğru görüntülenmesini kontrol eder.

Muhasebede gerçekten ciddi hatalar varsa, bu şirket için maddi kayıplarla temsil edilen olumsuz sonuçlara neden olabilir. Bu nedenle, kasanın envanteri mutlaka düzenli olarak yapılır.

Vergi müfettişleri, bir şirketi kontrol etme sonucunda, kuruluşun düzenli olarak bir envanter yapmadığını tespit ederse, bu, işletmede muhasebenin olmamasına eşittir, bu nedenle, önemli idari yaptırımlar uygulanabilir. bu tür firmalar. Çoğu zaman, denetimin sonuçları, vergi müfettişliği tarafından cezalandırılan idari bir suç olarak kabul edilen bir muhasebeci veya diğer sorumlu kişi tarafından yanlış hazırlanır.

Yasal düzenleme

Envanter için yürütme ve muhasebe kuralları, 49 Sayılı Maliye Bakanlığı Emri hükümlerinde incelenebilir. Ayrıca, bir denetim yürütme prosedürü hakkında bilgi içeren özel Yönergeler vardır.

Her şirket ek olarak, bu sürecin uygulanması için benzersiz kuralların belirlendiği kendi iç düzenlemelerini oluşturabilir. Bazı firmalar aylık veya üç ayda bir mülk envanteri çıkarmayı tercih eder. Bu sorunu bağımsız olarak çözen işletmenin yönetimidir.

Zorunlu, yıllık hesapların hemen hazırlanmasından önce yapılan kontroldür. Böyle bir envanter yoksa, şirket idari olarak sorumlu tutulabilir ve şirket yetkililerine para cezası uygulanabilir.

Ana süreç türleri

Bu kontrolü karakterize eden birkaç sınıflandırma vardır. Birçok yönden farklılık gösterirler.

Bir veya diğer türün seçimi, envanterin amacına bağlıdır.

Zorunlu doğrulamada

Envanter zorunlu veya inisiyatif olabilir. İlk durumda, yasal gereklilikler temelinde yürütülmesi gerekir, bu nedenle şirkette genellikle önceden kanunla belirlenmiş durumlar ortaya çıkar. Federal Vergi Dairesi veya diğer devlet kurumlarının çalışanları böyle bir çek için ısrar edebilir.

Girişim doğrulaması, kuruluş liderleri tarafından uygun bir kararın benimsenmesi temelinde gerçekleştirilir. Bu durumda, işlemin yürütülmesi için gerekçelerde herhangi bir kısıtlama yoktur. Genellikle bu işlem için ihtiyaçyönetimin çalışanların dürüstlüğü konusunda şüpheleri olduğunda ortaya çıkar.

Mekanda

Envanter, gerçek mülkün belgelerdeki verilerle eşleştiğini kontrol etmeye yönelik bir prosedürdür, böylece farklı konumlardaki şirketler tarafından gerçekleştirilebilir.

Dolayısıyla prosedür, bir işletmenin veznesinde veya üretimde, depolarda veya bir mağazada uygulanabilir.

Kontrol edilecek nesneler

Envanter nesneleri belirli bir şirkete ait farklı değerler olabilir. Buna binalar, yapılar veya ekipman, envanterler, para, bitmiş ürünler ve hatta işletmenin finansal yükümlülükleri ile temsil edilen sabit varlıklar dahildir.

Kontrol başlatıcısı tarafından belirli bir nesne önceden seçilir, ardından bu bilgi prosedüre dahil olan komisyona aktarılır.

Süreç uygulama yöntemine göre

İşlem tam veya kısmi olabilir. Her çeşidin kendine has özellikleri vardır:

• Tam kontrol. Yıllık hesapların oluşturulmasından veya bir denetimden önce gerçekleştirilir. Genellikle revizyon sırasında uygulanır. İşletmede mevcut olan ve şirket muhasebesine yansıtılan tüm maddi değerler, para ve yükümlülükler doğrulamaya tabidir. Şirket tarafından kiralama yoluyla alınan mülk bile envantere tabidir.
• Kısmi. Sadece şirket yönetiminin uygun kararını gerektiren herhangi bir zamanda gerçekleştirilebilir. Bunun için genellikletüre, konuma veya diğer ilkelere göre gruplandırılmış mülkleri kapsar. Örneğin, yalnızca bir çalışanın sorumlu olduğu bir depo veya değerli eşya denetlenebilir.

Şirketlerin kendileri, düzenli olarak kısmi fon envanteriyle ilgilenmelidir, çünkü bu durumda şirketteki çeşitli uzmanların çalışmalarının doğruluğunu izlemek mümkündür.

Yönteme göre

Bir envanter yürütme yöntemine göre, seçici veya sürekli olabilir.

Rastgele denetim, işletme yönetiminin kararına göre yapılır. Anket, yönetmen tarafından seçilen birkaç değerle ilgili olarak gerçekleştirilir. Genellikle bu doğrulama yöntemi büyük firmalarda kullanılır. Böyle bir envanterin sonuçları küçük tutarsızlıkları bile ortaya çıkarırsa, kesinlikle tam bir kontrol verilecektir.

Şirket yönetimi tarafından karar verildikten sonra herhangi bir zamanda eksiksiz bir envanter yapılabilir. Bu süreçte şirkete ait tüm mallar ile bölüm veya şubelerde bulunan çeşitli değerli eşyalar değerlendirmeye tabi tutulur.

Beklenmedik bir şekilde

Envanter şunlar olabilir:

• Yıl başında işletme yönetimi tarafından hazırlanan takvim dikkate alınarak planlanır ve uygulama şartları ayrıca önceden duyurulur;
• planlanmamış, belirli öngörülemeyen durumlarda uygulanır, örneğin, sorumlu bir kişinin değiştirilmesi veya işletmede acil bir durum meydana gelmesidurum;
• tekrarlanır, son kontrolün sonuçlarının güvenilmez veya şüpheli kabul edilmesi koşuluyla atanır, bu nedenle belirli gerçeklerin doğrulanması gerekir;
• Komisyonun tüm eylemlerinin değerlendirildiği ve prosedürün doğruluğunun doğrulandığı eksiksiz bir envanterin tamamlanmasından sonra gerçekleştirilen kontrol.

Yukarıdaki envanter türlerinin tümü, şirket yönetiminin kararına göre gerçekleştirilebilir.

Teknik doğrulama kavramı

Teknik envanter, tüm özelliklerini ve kadastro değerini belirleyen bir mülk envanteri ile temsil edilir. Genellikle farklı özelliklere göre gerçekleştirilir.

Yıllık hesaplardan önce izlenecek prosedür. Hazırlanan yasaya dayanarak, nesnenin kadastro fiyatının ne kadar değiştiği anlaşılabilir.

Envanter ne zaman gereklidir?

Bu kontrol şu durumlarda kesinlikle gereklidir:

• satın alınan, satılan veya kiralanan mülk;
• yıllık hesaplardan önce;
• değiştirilen sorumlu kişi;
• hırsızlık veya mala zarar tespit edildi;
• doğal afet veya diğer acil durumlardan sonra;
• bir şirketi kapatırken veya yeniden düzenlerken.

Envanter, yasaların öngördüğü diğer durumlarda da yapılabilir.

Doğrulama prosedürü

Envanter siparişi basit kabul edilir, bunun içinsıralı eylemler gerçekleştirilir:

• şirket yönetimi tarafından uygun bir sipariş verilir;
• bir envanter komisyonu oluşturuluyor;
• süreç için son tarihler belirleme;
• belgeler mali açıdan sorumlu çalışanlar tarafından aktarılır;
• Doğrudan envanter, tartma, sayma, ölçme ve diğer benzer eylemleri gerçekleştirmeyi içerir;
• Envanterin uygulanmasından sonra elde edilen sonuçlar, şirket kayıtlarında bulunan verilerle karşılaştırılır;
• tutarsızlıklar belirlendi;
• sorunların nedenlerini belirleme;
• sonuçlar işleniyor.

Kontrolün sonunda bir envanter işlemi oluşturulur. Envanter sonucunda ortaya çıkan tüm gerçekleri içerir. Bu belgeye dayanarak, envanterin ne kadar etkili olduğunu anlayabilirsiniz. Bu belgenin bir örneği aşağıda yer almaktadır.

Hareket farklı bilgiler içermelidir. Şu bilgileri içerir:

• denetim tarihi;
• envanter komisyonu üyesi olan tüm kişileri listeler;
• Çalışılan nesneler verilir;
• Bilgi elde etmek için kullanılan tüm yöntemleri açıklar;
• uygun sonuçlar;
• tüm katılımcıların işaretleri sona konur.

Yasa, herhangi bir şirkette önemli belgeler olarak kabul edilir. Federal Vergi Servisi çalışanları tarafından doğrulanmaya tabi olabilir, bu nedenle işletmede en az beş yıl süreyle saklanmalıdır.yıllar. Bu belgede yer alan bilgilerin doğruluğu konusunda şüpheler varsa, şirket başkanı yeniden doğrulama atayabilir.

Sonuç

Envanter, gerçek verilerin şirket kayıtlarında kayıtlı bilgilerle bağdaştırılması temelinde önemli bir süreç olarak kabul edilir. Çok sayıda biçimde sunulabilir.

Devlet yetkililerinin gereksinimlerine göre bir denetimin hatasız yapılması gereken durumlar vardır. Süreç, yalnızca profesyonelleri içeren özel olarak oluşturulmuş bir envanter komisyonu tarafından gerçekleştirilir ve çoğu zaman envanterin sonuçlarıyla ilgilenmeyen dışarıdan uzmanlar bile buraya davet edilir.