Otomatik kurumsal yönetim sistemleri: teknolojiler, program ve işlevler

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Otomatik kurumsal yönetim sistemleri - mevcut endüstrinin tam olarak ihtiyacı olan şey budur. Sürecin otomasyonu, kuruluşların üretkenliğini ve verimliliğini önemli ölçüde artırabilir. Buna ek olarak, şu anda insan yaşamının neredeyse tüm dallarında küresel bir bilgisayarlaşma olduğu için bu da alakalı hale geldi.

Genel özellikler

Otomatik kurumsal yönetim sistemi (AMS) şu anda Rusya Federasyonu'nda MRP ve ERP metodolojisine göre kullanılmaktadır. Bu yönlerin her ikisi de tüm dünyada tanınır.

İlk otomasyon sistemlerinin görünümüne gelince, bunlar malzeme kaynak planlama sistemleriydi, onlar da MRP'dir. Bu yön, 1960'larda Amerika Birleşik Devletleri'nde geliştirildi ve ilk kez kullanıldı. üzerinde olduğunu belirtmekte fayda varbugün alaka düzeyini hiç kaybetmedi.

Ancak, otomatik kurumsal yönetim sistemi (AMS) günümüzde en yaygın olanıdır ve genellikle bilgi amaçlı olarak adlandırılır. İndirimi ERP şeklinde alan oydu. Bu tür teknolojilerin tanıtımıyla ilgili genel bilgilere gelince, diğer büyük değişikliklerde olduğu gibi ağrısız olamazdı. Ancak bugün, belirli sayıda problemin resmileştirildiğini, iyi çalışıldığını ve işletmenin kendisine fazla zarar vermeden çözülmesini sağlayacak etkili yöntemlerin geliştirildiğini söylemek doğru olur. Otomatik bir kurumsal yönetim sistemini uygulamaya başlamadan önce bile sorunları inceler ve çözümleriyle ilgilenirseniz, bu süreci büyük ölçüde kolaylaştırabilirsiniz.

Otomatik kontrol sistemi hakkında genel bilgiler

Otomatik bir sistem tanımlarsak, bu bir dizi yazılım, teknik, bilgi ve diğer birkaç kompleksin yanı sıra özel olarak eğitilmiş personelin belirli eylemleridir. Çalışanların eylemleri genellikle, kuruluştaki çeşitli türdeki faaliyetlerin planlanması ve yönetilmesiyle ilgili belirli görevleri çözmeyi amaçlar.

Otomatik bir kurumsal yönetim sisteminin kullanılması, tesisteki yönetim personelinin verimliliğini optimize etmek ve artırmak için tasarlanmıştır. Ek olarak, aynı kural, diğer bazı personel hizmetlerinin çalışmaları için de geçerlidir.girişim. Bu alandaki uzmanlar, herhangi bir işletmenin daha etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olan bu tür bir araç setinin kullanılmasının, halihazırda var olan rekabet gücünü önemli ölçüde artırdığı ve ilke olarak, nesneyi rekabet edebilmesi için kabul edilebilir bir düzeye getirebileceği konusunda hemfikirdir. diğer şirketlerle.

Otomatik kurumsal yönetim sistemleri, yöneticilerin verimli çalışmasında çok önemli bir rol oynamaktadır. İstatistiklere inanıyorsanız, yöneticinin çalışma süresinin yaklaşık %60'ı yalnızca çevredeki personel için raporların ve belgesel görevlerinin derlenmesi için harcanır. Otomatik bir sistemin varlığı, çalışanın ihtiyaç duyduğu bilgilere hızlı bir şekilde erişmesini sağlayacaktır. Ayrıca, birçok faktöre dayalı olarak her bir çalışanın ücretlerini hızlı bir şekilde hesaplamak için otomatik bir kurumsal yönetim bilgi sistemi de kullanılabilir.

Ekipmana göre sınıflandırma

İşlevsel ekipmanlarına bağlı olarak bir kuruluşu yönetmek için kullanılan birkaç otomatik sistem grubu vardır:

• İlki, tesisin eksiksiz ve etkin yönetimi için gerekli olan tüm görevleri yerine getirmek üzere tasarlanmış çok işlevli sistemlerdir.
• Uzman analiz sistemleri vardır. Bu kompleks, ana eğilimleri ve gelişme yönlerini izlemeyi amaçlamaktadır.işletmeler.
• Personelin ücretlerini hesaplamanızı sağlayacak ayrı ayrı tahsis edilmiş sistemler.
• İşlevsellik açısından sonuncusu personeli yönetmenizi sağlayacak programlardır. Özellikle çalışanlarla ilgili sorunları etkin bir şekilde çözmek için tasarlanmıştır. Her bir çalışanın tüm iletişim bilgilerini, çalışma programlarını, işe alınma ve işten çıkarılma tarihini, ödenen maaşı ve diğer birçok önemli bilgiyi saklayabilirler.

Otomasyon sistemlerinin görevleri

Burada uzman programının ana görevi üzerinde daha ayrıntılı durmaya değer. Birincil amacı, gerekli pozisyon için başvuranın en çeşitli özelliklerini araştırmak ve karşılaştırmaktır. Bu otomatik kurumsal yönetim bilgi sisteminin kullanılması, doğru departmandaki en umut verici çalışanları kolayca bulmanızı sağlayacaktır. Ancak, bu tür uzman programların kullanımının oldukça pahalı olduğunu ve bu nedenle ekonomik bir bakış açısıyla bunların zaten oldukça büyük tesislere uygulanmasının tavsiye edilebileceğini burada belirtmekte fayda var.

Oldukça önemli bir gerçek daha. Otomatik sistemleri yalnızca bu çalışanların, yani muhasebecilerin muhasebe ve diğer faaliyetlerinde kullanılacak diğer programlarla birlikte entegre etmek en iyisidir. Bu özellik, liderin ancak her şeye sahip olması durumunda nesnel kararlar alabilmesinden kaynaklanmaktadır.işletmenin durumu ve çalışanları hakkında güncel bilgiler.

Halihazırda netleştiği gibi, kurumsal bir sistemin parçası olan otomatik bir kontrol sistemi birçok programın bir kompleksidir. Bununla birlikte, hepsi aynı değildir ve kullanıldıkları üretimin doğasına bağlı olarak birkaç gruba ayrılırlar. Sürekli tip, kesikli, yani tekli, küçük ölçekli veya orta ölçekli üretim olabileceği gibi sürekli-ayrık tip, yani büyük ölçekli veya hat içi seri üretim de olabilirler.

Yaratılışın temel ilkeleri

Kurumsal sistemin bir parçası olarak otomatik kontrol sistemi, 1970'lerde aktif olarak kullanılmaya başlandı. Aynı zamanda etkinliği de onaylanmıştır.

Farklı sınıflar için otomatik bir kontrol sistemi oluşturmak için birkaç temel ilke vardır:

• Yeni görevlerin sözde bir ilkesi vardır. Başka bir deyişle, bunlar geleneksel bilgi işlem teknolojisi kullanılarak çözülebilecek optimal görevlerdir.
• İkinci ilke karmaşık olarak adlandırılabilir. Bu durumda, otomatik bir kontrol sisteminin geliştirilmesi sırasında, teknik, ekonomik ve organizasyonel gibi karmaşık görevlerin çözümüne yaklaşmak gerekir.
• Başka bir ilke ilk lider ilkesi olarak adlandırılabilir. Bu durumda, otomatik bir kurumsal yönetim sistemi için programların geliştirilmesinin, bu tesisin başkanının katılımı ve kontrolü altında gerçekleştirilmesi gerektiği anlamına gelir. Bu, büyük ölçekli bir otomatik kontrol sisteminin geliştirilmesi için geçerlidir.tüm işletmeyi yönetecek. Otomatik kontrol sisteminin alt sistemlerinden biri geliştiriliyorsa, başın değil, kompleksin geliştirilmekte olduğu işlevsel hizmet başkanının katılımına izin verilir.
• Başka bir ilkeye genellikle sürekli sistem geliştirme denir. Bu durumda çözülmesi gereken görev sayısının sürekli artacağı varsayılır, bu da sistemin sürekli gelişeceği anlamına gelir. Ayrıca, yeni görevler önceden uygulanmış olanların yerini almayacak.
• Bir sonraki ilke modülerlik ve yazımdır. Çeşitli alt sistemlerde kullanılacak sistemin ayrı ve bağımsız bölümlerinin seçimi ve geliştirilmesi olacağı gerçeğinden oluşur.
• Son ilke oldukça basittir ve belgelerin dolaşımını otomatikleştirmenin yanı sıra kuruluş genelinde tek bir bilgi tabanı oluşturmayı içerir.

İlkelerin çoğunun otel işletmeleri için otomatikleştirilmiş bir yönetim sisteminin oluşturulması için bile geçerli olduğunu belirtmekte fayda var. Bu, özellikle ortak veritabanının önemli bir unsur olduğu son nokta için geçerlidir.

Ana geliştirme sorunu

Otomatik bir kontrol sisteminin oluşumu sırasında ortaya çıkabilecek birkaç ana sorunu ve bunları çözmenin yollarını düşünmeye değer ve ana sorunla başlamaya değer.

İlk yaygın sorun, kuruluşta belirli bir yönetim görevinin olmamasıdır.

Otomatik kurumsal yönetim sistemi literatüründe, bu soruna en önemliçözmek oldukça zor olduğu için yer. Ek olarak, genellikle başka bir öğeyle, yani işletme yapısının yeniden düzenlenmesiyle karıştırılır. Ancak bu sorun, yönetim metodolojisine ek olarak felsefi ve psikolojik yönleri de içerdiğinden çok daha küreseldir. Sorun hakkında daha ayrıntılı olarak, birçok liderin işletmelerini yalnızca kendi deneyimlerine, vizyonlarına ve ihtiyaçlarına göre yönetmesi gerçeğinde yatmaktadır. Aynı zamanda, nesnelerinin büyüme ve gelişme dinamikleri hakkında oldukça sık olarak yapılandırılmamış veya zayıf yapılandırılmış verileri kullanırlar.

Böyle bir direktöre dönerseniz ve ondan sorumlu departmanlardan herhangi birinin faaliyet yapısını açıklamasını isterseniz, o zaman büyük olasılıkla mesele duracaktır. Bu nedenle, bir kuruluşta otomatik proje yönetim sistemlerinin başarılı bir şekilde geliştirilmesi ve uygulanmasında yönetim görevlerinin yetkin bir şekilde ayarlanması en önemli faktördür.

Burada, doğru şekilde ayarlanmış görevlerin yalnızca nesnenin bir bütün olarak gelişimini değil, aynı zamanda otomasyon sürecinin kendisini ayrı ayrı geliştirmesini de olumlu yönde etkileyeceğini belirtmek önemlidir. Bu sorunun çözümüne gelince, burada nedense her şey oldukça kötü. İlk olarak, Rusya Federasyonu topraklarında, yönetim görevlerini belirlemeye yönelik özel bir ulusal yaklaşım henüz tam olarak geliştirilmemiştir. Bu nedenle, Batı yönetiminin deneyiminden yararlanılır, ancak çoğu durumda Rusya'daki durumla ilgili olarak yeterli değildir. İkincisi, deneyim hala geçerliBu görevlerin formülasyonunda Rus-Sovyet zamanları. Bu durumda, her şey biraz daha iyi ve birçok ilke hala hayatın gerçekleriyle uyum içinde, ancak aynı zamanda genel piyasa rekabetine daha az ve daha az dayanabiliyorlar.

Yukarıdakilere dayanarak, şu sonuca varabiliriz: otomatikleştirilmiş bir kurumsal kaynak yönetim sisteminin uygulanmasına başlamadan önce, genel olarak ihtiyaç duyulan tüm bu kontrol döngülerini mümkün olduğunca açık bir şekilde resmileştirmek gerekir. otomatik olun. Çoğu zaman bu, dışarıdan deneyimli danışmanların katılımını gerektirir ve bu da gereksiz harcamalara yol açacaktır. Ancak, başarısız bir otomasyon projesine harcanan paradan önemli ölçüde daha az olacaktır.

Diğer sorunlar

Daha önce de belirtildiği gibi, birincisine biraz benzeyen, ancak daha az küresel olan ikinci sorun. Bu, otomatik kontrol sisteminin uygulanması sırasında işletmenin faaliyetlerinin yanı sıra yapının kısmen yeniden düzenlenmesi ihtiyacıdır.

Başka bir yaygın sorun, gelen bilgilerle çalışma yaklaşımını değiştirme ihtiyacıdır. Ayrıca bir bütün olarak iş yapma ilkelerinin yeniden gözden geçirilmesi gerekecektir. Birçok yönetici, sahadaki çalışanların endüstriyel bir işletme için otomatik bir kontrol sisteminin getirilmesine karşı direnişi gibi bir soruna hazırlıksızdır. Ve bu da, oldukça önemli bir sorun haline gelebilir. Çalışanları da ilgilendiren bir diğer zorluk ise fiili uygulama sürecinde iş yükünün geçici olarak artmasıdır.

Diğer şeylerin yanı sıra, yalnızca sistemi yetkin bir şekilde entegre etmekle kalmayacak, aynı zamanda ona eşlik edecek özel bir grubun oluşumu gibi bir sorunu çözmemiz gerekecek. Ayrıca böyle bir grubun mutlaka deneyimli bir lidere ihtiyacı olacaktır.

Çalışanlarla sorunları çözme

Çoğu yönetmen bu soruna genellikle hazırlıksız olduğundan, daha ayrıntılı olarak ele almaya değer.

Birincisi yerel direniş. Bununla çok daha sık karşılaşıldığını ve sorunun kendisinin uygulama sürecini önemli ölçüde geciktirebileceğini veya hatta kabul edilemez olan tamamen bozabileceğini söylemeye değer. Çoğu zaman bu, birkaç tamamen insan faktöründen kaynaklanır.

Birincisi, pek çok insan, tuhaf bir şekilde, yenilikten korkar ve muhafazakarlığa daha yatkındır. Örneğin, uzun yıllar kağıt tabanlı bir depoda çalışan biri, bilgisayarlı bir sisteme geçmeyi oldukça acı verici bulacaktır. İkincisi, daha önce bu girişimde vazgeçilmez olarak görülseler de, birçoğu bir makine ile değiştirilebildikleri için işlerini kaybedebileceklerinden endişelenmeye başlayacaklar. Ek olarak, böyle bir sistemin uygulanması, çalışanların sahada yaptıkları her türlü eylem için hesap verebilirliği artırabilir ve bu da üzerlerinde çok fazla baskı oluşturabilir.

Böyle bir sorunun meydana gelmesinden kaynaklanan zararı en aza indirmek veya hatta sıfıra indirgemek için liderin, otomatik kontrol sistemlerinin geliştirilmesiyle uğraşacak gruba mümkün olduğunca katkıda bulunması gerekir. Ayrıca personel ve personel ile yüksek kalitede açıklayıcı çalışmalar yapılması gerekmektedir.birkaç problem daha çöz:

• Kurumdaki herkese sistem entegrasyonunun kaçınılmaz olduğunu anlayın.
• Uygulama ekibinin başkanının yeterli yetkiye sahip olması gerekir, çünkü üst düzey çalışanların (örneğin, üst düzey yöneticilerin) bilinç altı direnci bile mümkündür.

İş yükü sorununu çözme

Sonra, kurulum aşamasında entegre otomatikleştirilmiş kurumsal yönetim sistemlerinin çalışanlar üzerindeki yükü önemli ölçüde artıracağını anlamakta fayda var. Doğal olarak, bunun nedeni, günlük görevlerini yerine getirmenin yanı sıra, çalışanların yeni ekipmanlara da hakim olmaları, kendi kendine eğitim almaları vb. Ek olarak, pilot uygulama sırasında ve belirli bir süre boyunca bundan sonra çalışanlar hem eski sistem hem de yeni sistem gibi çalışmak zorunda kalacaklardır. Bu nedenle, çalışanlar sürekli doğrudan işleriyle meşgul oldukları için yeni teknolojileri öğrenmek için yeterli zamanlarının olmadığını söyleyeceğinden entegrasyon süreci gecikebilir.

Bu gibi durumlarda iyi bir lider şunları yapmalıdır:

• İlk olarak, çalışanların yeni teknolojilerde ustalaşma motivasyonunu artıracak geçici bir ödül ve şükran sistemi sunmaya değer.
• İkinci olarak, yeni bilginin geliştirilmesi için ayrılan süreyi az altacak belirli organizasyonel önlemler alınmalıdır.

MRP ve ERP teknolojisi

Daha önce de belirtildiği gibi, iki yön vardırŞu anda dünya çapında kullanılan APCS. Ancak, bu sistemler dezavantajsız değildir.

MRP'den bahsedecek olursak, sistemin temel dezavantajı şudur ki malzeme ihtiyacı hesaplanırken işletmenin üretim kapasitesi, bu kapasitelerin yüklenmesi, işçilik maliyeti vb. dikkate alınmaz. Bu, üretim kaynak planlaması için tasarlanmış MRP II'nin geliştirilmesi için itici güçtü. Zamanla, işletmenin diğer maliyetlerini muhasebeleştirme sistemleri buna eklendi. Böylece gelecekte, işlevi ilk MRP'nin hesaplamadığı tüm endüstrileri hesaba katmak olan otomatik bir kurumsal yönetim sistemi oluşturuldu. Daha sonra otomatikleştirilmiş kurumsal yönetim için ERP sistemi olarak bilinen bu otomatik kontrol sistemiydi.

Yukarıdakilerin hepsini özetlemek gerekirse, otomatik sistemlerin uzun bir yol kat ettiğini ve artık bir işletmeyi yönetmenin etkili bir yolu olduğunu güvenle söyleyebiliriz, ancak aynı zamanda çok yetkin bir şekilde uygulanmaları ve yönetilen. Tabii ki, sistemlerin kendisinde iyileştirmeye yer var.