Toplantı türleri: protokol, yapı ve içerik

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

İş iletişimi olmadan herhangi bir organizasyonun çalışmasını hayal etmek düşünülemez. Çalışanlar arasında düzgün bir şekilde oluşturulmuş iletişim, görevleri sorunsuz ve hızlı bir şekilde çözmenize olanak tanır.

Organizasyonlarda birçok toplantı türü vardır ve her birinin kendine has özellikleri ve görevleri vardır. Bu tür nüansları bilmek, iş konularının tartışılmasını kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır. Bu makale size toplantı türlerini anlatacak, neden yapıldığını ve ofis işlerinde nasıl kaydedildiğini anlamanıza yardımcı olacak.

İş toplantılarının hedefleri

Her türlü toplantı ve toplantıyı düzenlemenin temel amacı, acil sorunlara özel yapıcı çözümler geliştirmek ve acil iş konularını dikkate almaktır. Ayrıca toplu toplantı sırasında personel, üst yöneticilerle görüş, fikir paylaşma veya sorunlara en iyi çözüm önerisinde bulunma fırsatına sahiptir.

Her türlü iş toplantısı, kuruluştaki durumun kapsamlı bir resmini görmenizi, güçlü ve zayıf yönlerini belirlemenizi sağlar. Unutulmamalıdır ki, bu formata katılırkeniş iletişimi, şirketin veya işletmenin yeni çalışanlarının hızlı bir şekilde uyarlanmasıdır.

Görevler

Her tür toplantının aşağıdaki görevleri ayırt edilebilir:

• mevcut sorunları ve sorunları çözme;
• Şirketin stratejik hedefi doğrultusunda departmanların faaliyetlerinin entegrasyonu;
• şirketin ve bireysel yapısal bölümlerinin değerlendirilmesi;
• şirket politikasını sürdürmek ve geliştirmek.

Böyle bir iş etkinliğini hangi formatta düzenleyeceğinizi anlamak için, yukarıdaki görevlerden hangisinin buna karşılık geleceğine karar vermeniz ve bundan sonra hangi sınıflandırmaya ait olacağını anlayabilmeniz gerekir.

Türler ve sınıflandırma

Bir iş iletişimi türü olarak bir toplantı, konusunu ve mevcut yetkililerin listesini belirleyen farklı bir düzenleme biçimine sahip olabilir.

Toplantıların ana sınıflandırması vurgulanmalıdır:

1. Sahiplik bölgesi. Burada, idari (sorunlu konuların tartışılmasını sağlayan), bilimsel (amacı güncel bilimsel konuları tartışmak olan seminerler ve konferanslar), siyasi (herhangi bir siyasi grubun üyelerinin bir toplantısını sağlayan) toplantı türlerini ayırt edebiliriz. partiler ve hareketler) ve karışık türler.
2. Ölçek. Burada, diğer ülkelerden veya yabancı ortaklardan uzmanların dahil olduğu, ulusal, bölgesel ve aynı zamanda şehirden uluslararası olanlar ayırt edilir.
3. Düzenlilik. Herhangi bir toplantı formatında, olabilirkalıcı veya periyodik.
4. Konuma göre - yerel veya seyahat.

Ayrıca tüm toplantı türleri aşağıdaki gibi bölünebilir:

1. Öğretici, üst düzey bir liderin bilgiyi doğrudan astlarına ilettiği, daha sonra farklılaşan ve güç dikey boyunca iletildiği, yönlendirici bir davranış biçimi sağlayan öğretici. Çoğu zaman, bu tür iş iletişimi sırasında, CEO'nun işletmenin gidişatını önemli ölçüde etkileyebilecek emirleri duyulur ve bunlar ayrıca davranış normları veya önemli yenilikler olabilir.
2. Operasyonel (kontrol odaları). Bu tür bir toplantının amacı, bir kuruluş veya işletmedeki işlerin durumu hakkında bilgi edinmektir. Bu durumda bilgi akışı, alt astlardan bölüm başkanlarına veya genel müdüre yönlendirilir. Operasyonel toplantılarda temel olarak yol haritalarının uygulanmasına, planlanan faaliyetlere, stratejik ve operasyonel planlara ilişkin konular ele alınmaktadır. Operasyonel (sevk) toplantısının diğerlerinden önemli bir farkı, düzenli olarak yapılması ve sabit bir katılımcı listesine sahip olmasıdır. Ayrıca toplantı sırasında gündem olmayabileceğini de belirtmekte fayda var.
3. Sorunlu. Böyle bir toplantı, işlerin kısa sürede tamamlanması veya işletme için küresel bir sorunun çözülmesi için acil bir karar alınması gerektiğinde toplanır.

Yukarıdakilerin hepsine ek olarak, en popüler üretim türlerinden biri ayrı ayrı seçilebilirtoplantılar - planlama. Kural olarak, böyle bir etkinlik, günlük olarak veya haftada bir kez, bölüm başkanının ve doğrudan icracıların bulunduğu, o gün için görevler alan ve uygulamalarının ilerlemesini tartışan bir şekilde yapılır.

İşletme personelinin toplantıda toplantı konusu, işletmenin gidişatında ortaya çıkan her türlü sorun olabilir ve tartışmanın seyri, dış ortamdaki değişikliklere ayrılabilir. belirli bir organizasyonun faaliyet gösterdiği.

Bir toplantı düzenleme

Formatı ne olursa olsun her türlü toplantı, etkinliği bu ana bağlı olduğundan dikkatli bir hazırlık gerektirir. Başlangıçta şu noktaları belirlemeniz gerekir:

• hedef;
• tartışılan konular;
• personel için görev belirleme (işlevselliğe ve bağlılığa dayalı);
• görevleri tamamlama adımları.

Bugün, çoğu toplantı çok vasat bir şekilde yürütülüyor, bu nedenle anlamlarını yitiriyor ve verilen görevler yetersiz bir şekilde yerine getirilebiliyor. Bu nedenle, bu tür iş toplantılarının tüm sürecini düşünmek ve sadece zaman almakla kalmayıp ekipten geri bildirim alacak şekilde bir çalışma tartışması oluşturmak son derece önemlidir.

Toplantılar

Belirli bir pazar payı elde etmek ve büyük karlar elde etme hedefiyle şirketlerini geliştirmek isteyen büyük firma ve kuruluşların büyük bir bahis yaptıkları unutulmamalıdır.önemli konuları tam olarak toplantılar aracılığıyla tartışmak. Başarılı yöneticilerin uygulamasından, bir toplantıya nasıl hazırlanılacağına ilişkin aşağıdaki kurallar dizisini oluşturabilirsiniz:

Önce katılımcı listesi belirlenir. Toplantıya kimin davet edileceği ve toplantıda hangi rolü oynayacağı açık olmalıdır. Davet edilen kişiler genellikle konuyu anlamayabilir ve "her ihtimale karşı" davet edilirler, ancak o anda görevlerini yapabilirler ve zaman kaybetmezler.

Bir gündem hazırlamak önemlidir. Toplantı planlanmışsa, tartışılacak konuları gösteren ve ayrıca ana konuşmacıları belirleyen bir gündem önceden hazırlanır. Tüm katılımcıların rapor, öneri ve ek sorular hazırlayabilmesi için bu belgenin bilgilerin hazırlanmasından sorumlu olanlara ve hazır bulunacaklara gönderilmesi gerektiğini hatırlamak önemlidir. Gerekirse gündem ayarlanabilir.

Önemli ve stratejik konular toplantının ön saflarına yerleştirilmelidir. Bu tür konuların konuşmacıları, mutlaka şirketin herhangi bir stratejik faaliyetinin uygulanmasından kişisel olarak sorumlu olan kişiler (departman başkanları, bölümler, atölyeler) olmalıdır.

Önemli noktalar

Her toplantının iki ana aşaması olduğunu hatırlamak önemlidir - buna hazırlık ve asıl toplantı. İlk aşama, bir iş yürütmenin uygunluğunun belirlenmesini içerir.toplama, görevler, ana ve ikincil hedefler belirtilir, katılımcı ve konuşmacı listesi oluşturulur, konuya veya daha önce tanımlanmış bir gündeme göre raporlar, sunumlar ve bir rapor hazırlanır. İkinci aşama, toplantının önceden planlanmış seyrinin uygulanmasını, raporların dinlenmesini ve mevcut ve stratejik konuların tartışılmasını içerir.

Bu tür bir iş iletişimi sırasında çalışanlardan ne ve kime yapılacağına karar vermek gerekiyorsa, o zaman üçüncü aşamayı seçebiliriz - karar verme. Kural olarak, kararlar toplantıya başkanlık eden başkan tarafından kendi takdirine bağlı olarak veya tartışma veya toplu oylama ile alınır.

Örnek toplantı planı

Önlerinde net bir plan olan herhangi bir yönetici, toplantıyı verimli ve etkili bir şekilde yürütebilir, bu da personelden geri bildirim almanıza ve onlar için doğru görevleri belirlemenize olanak tanır. Bu plan şunları içerebilir:

• tebrik konuşması;
• Raporları dinlemek ve belirli bir zaman dilimini (çeyrek, hafta, yarım yıl, ay) özetlemek;
• firmayla ilgili güncel konuların kapsamı;
• Sorun giderme için işitme önerileri (beyin fırtınası);
• Önerilen seçeneklerin değerlendirilmesi ve bunların uygulanmasının tartışılması;
• seçeneklerin birikmesi;
• bir veya diğer seçeneğin benimsenmesi için oylama;
• Problem çözme sırasında sınırları belirleme (kimin sorumlu olduğunu, zamanlamayı, yöntemleri ve yöntemleri belirleme).

Kayıt

Büyükbazı toplantı türlerinin protokol adı verilen kağıt (belge) üzerinde sabitlenmesi gerekir. Bu tür belgeleri saklamak, alınan kararları meşrulaştırmanıza olanak tanır. Ayrıca protokol sayesinde, faaliyetlerin uygulanmasındaki ilerlemeyi her zaman takip edebilir ve görevlerin tamamlanmaması durumunda bundan kimin sorumlu olduğunu belirleyebilirsiniz.

Ponksiyon, kural olarak, toplantının başkanı olan liderin sekreteri tarafından gerçekleştirilir. Ancak, bu işlev genellikle diğer çalışanlar tarafından da gerçekleştirilebilir.

Sekreterin işlevleri ve görevleri

İş toplantılarına başlamadan önce, sekreter davetlilerin listesini ve tartışılan konuların listesini bilmelidir. Ancak, toplantı düzenli olarak yapılıyorsa, tüm belgeleri (listeler, planlar, gündem vb.) toplayan ve liderin toplantıya hazırlanmasına yardımcı olan kişinin bu yetkili olduğunu belirtmekte fayda var.

İlk başta ve gerekirse sekreter, görünen kişilerden tam adlarının yazılacağı bir kayıt sayfası doldurmasını isteyebilir. ve konum. Protokol hazırlanırken buna ihtiyaç duyulacaktır. Daha sonra, sekreter toplantının başlangıcını belirleyen gündemi duyurur. Ayrıca, mevcut olanlar sorunları tartışmaya başladığında, sekreter bu olayın ilerlemesini kaydeder. Toplantının sonunda bu görevli tutanakların bitmiş halini hazırlar, ardından başkanla imzalar ve her şeyi ilgililere gönderir.

Sekreter için derlenirken ödenmesi gereken son derece önemlidir.toplantı tutanaklarının görünümüne dikkat edin. Bir başlık, mekan, katılımcı listesi, tartışılan konular ve alınan kararları içermelidir.

Sonuç

Yukarıdaki bilgilerden, işletmelerde toplantı yapmanın son derece önemli olduğu ortaya çıkıyor. Ancak, bu tür etkinlikler için yüksek kaliteli hazırlığın, bilgiyi kapsamada, hedefler belirlemede ve bunların yüksek kalitede uygulanmasında başarının anahtarının %50'den fazlasını taşıdığını her zaman hatırlamakta fayda var.