İş tanımı: organizasyon başkanının yardımcısı

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Büyük organizasyon - büyük işler. Milletvekillerinin yardımıyla bile, şirketin başkanının her yerde zamanı olmayacak. Günü düzgün bir şekilde planlamak, hiçbir şeyi unutmamak, işi dağıtmak ve kontrol etmek için yöneticinin bir asistana ihtiyacı vardır. Bu pozisyondaki çalışan ne yapar, neleri bilmeli ve bilmelidir?

Yönetici yardımcısı: organizasyondaki rolü

Devlet düzeyinde onaylanan meslek sınıflandırıcı mantığına göre müdür yardımcısı, birinci kişinin yetkinliği dahilindeki hemen hemen tüm konuları denetlediği için yöneticiler kategorisine girer.

Aynı zamanda, bazı kuruluşlar müdür yardımcısının konumunu yönetici, müdür veya sekreter olarak yorumlar: ilk iki pozisyon organizasyonel ve idari işlevleri, üçüncüsü - sunum ve destek anlamına gelir. Meslek sınıflandırıcısı bu tür işleri farklı kategorilere ayırmaktadır.- uzmanlar, teknik çalışanlar, ancak yalnızca bir asistan yönetici olarak sınıflandırılır.

İş sorumluluklarının kapsamı nasıl belirlenir?

Bir müdür yardımcısı veya sekreteri işe alırken, bir kuruluş bu çalışanın statüsüne, haklarına ve sorumluluklarına karar vermelidir, çünkü adayın eğitim düzeyi, nitelikleri, iş deneyimi gereksinimleri buna bağlıdır.

• Resepsiyon görevlisinin tam bir orta öğretime sahip olması yeterlidir ve başvuru sahibinin ofis ekipmanlarıyla çalışma görgü kuralları ve teknikleri doğrudan işyerinde öğretilir.
• Yönetici en az lisans derecesine sahip olmalı, organizasyon becerilerine ve enerjik bir karaktere sahip olmalı ve kurumsal gereksinimlere bağlı olarak biraz iş tecrübesine sahip olmalıdır.
• Profesyonellerin temsilcisi olarak bir yönetici, en azından tam bir yüksek öğrenim gerektirir, iş deneyimi isteğe bağlıdır, ancak şirket bu standardı kendi takdirine bağlı olarak belirler.
• Başın yardımcısı. Bu pozisyon, bir yönetici ile aynı nitelik gerekliliklerini ima eder: tam yüksek öğrenim, uzmanlık alanında en az 2 yıl iş deneyimi. Başvuranın özel kişisel özelliklerinin de gerekli olması muhtemeldir ve muhtemelen ileri eğitim.

Neden bir iş tanımına ihtiyacım var?

Yönetici yardımcısı, memur olan, fonksiyonel hakları çerçevesinde hareket etmek ve öngörülen görevleri eksiksiz yerine getirmekle yükümlüdür. Ancak, bile değilyönetici olarak çalışan, çalışma görevlerini titizlikle ve zamanında yerine getirmekle yükümlüdür.

İşe alım emri, bu yeterliliklerin ayrıntılı bir açıklamasını içermez ve bir sözleşme durumunda bile, işlevlerin listesi her zaman ayrıntılı değildir. Bir çalışanın görev tanımının belirlenmesinde tutarsızlıklardan kaçınmak için, bir kuruluş başkanının asistanının iş tanımı, ayrıntılı görevleri, sahip olduğu hakları ve ayrıca bir iş sözleşmesinin ihlali için bir sorumluluk ölçüsü, dahili olarak içermelidir. iş düzenlemeleri, işverene zarar verme vb.

Yöneticinin Kişisel Asistanı

Bir asistanın görev tanımı, stratejik planlama ve yönetimin bazı öncelikli işlevleri dışında, bir yönetici veya yardımcısı için benzer bir talimat üzerine modellenmiştir. Muhtemelen, asistana çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması, işletmenin finansal kaynaklarını yönetme hakkı, vekaletname verilmesi ve kişisel olarak başa ait diğer yetkiler de verilmeyecektir.

Ancak mevzuat, bu tür sorunları çözmek için yeterli nitelik, bilgi, deneyim ve yetkiye sahip olması koşuluyla, herhangi bir işlevin güvenilen bir çalışana devredilmesine izin verir. Sadece çalışanın yetkisini - emir veya vekaletname ile - doğru bir şekilde vermek önemlidir.

Aynı zamanda, işletme başkanının asistanının görev tanımı, onun tarafından fiilen gerçekleştirilen işi yansıtmalıdır.

Tipik bölümler

İş tanımının yapısı devlet yeterlilik dizinlerinde sabittir ve çalışan için tüm temel gereksinimleri ve pozisyonun nüanslarını ve ayrıca kuruluşun organizasyon yapısındaki yerini içerir.

"Müdür Yardımcısı" iş tanımı, diğerleri gibi aşağıdaki bölümleri içermelidir:

1. Genel koşullar. İşe alma ve işten çıkarma prosedürünü, tabi olma, bir çalışanı değiştirme prosedürünü gösterir.
2. Emek işlevleri. Detaylı olarak yansıtılması gereken en önemli bölümlerden biri.
3. Bir çalışana verilen haklar.
4. İhlaller için sorumluluk sınırları.
5. Nitelikler, mesleki deneyim, eğitim seviyesi.
6. Bu pozisyondaki çalışanın bilmesi gerekenler.
7. Onun ve organizasyonun diğer bölümleri arasındaki ilişkiler.

Belirtilen bölümler kesilemez, ancak bunların genişletilmesine ve gerekli öğelerin eklenmesine izin verilir.

Yönetici Asistanı İş Tanımı Örneği

Onaylandı:

Yönetmen (kuruluşun adı)

imza

(tam ad)

onay tarihi

İş Açıklaması "Müdür Yardımcısı"

1. Temel koşullar

1.1. Profesyonel kategori "Liderler".

1.2. Müdürün emriyle kabul ve işten çıkarılma.

1.3. Raporlama: doğrudan yönetmene.

2. Özellikler

Yönetici Yardımcısı:

2.1. Müdürün talimatları, kararları ve emirleri doğrultusunda işletmenin departmanlarının, bölümlerinin ve diğer bölümlerinin çalışmalarını koordine eder.

2.2. Yapısal bölümler tarafından müdürün kontrol emirlerinin yerine getirilmesi için son tarihlerin kayıtlarını tutar.

2.3. Yönetici için bir sonraki iş günü için bir çalışma planı hazırlar ve zamanında yöneticiye sunar.

2.4. İşletmedeki ofis çalışmalarını düzenler ve kontrol eder, yasal gerekliliklere uygunluğunu kontrol eder.

2.5. Müdür tarafından verilen tüm vekaletnamelerin muhasebeleştirilmesini ve kayıt altına alınmasını sağlar.

2.6. Katipleri yönetin ve faaliyetlerinin sonuçlarını kontrol edin.

Belirli bir organizasyonun ihtiyaçlarına ve pozisyon profiline bağlı olarak ek.

3. Güçler

Yönetici Asistanı şu haklara sahiptir:

3.1. İşletmenin aldığı kararları öğrenin.

3.2. Yönetim personelinin toplantılarına katılın.

Belirli bir organizasyonun ihtiyaçlarına ve pozisyon profiline bağlı olarak ek.

4. Sorumluluk

Amir Yardımcısı Sorumlu:

4.1. Bu talimat, direktörün emir ve emirleri kapsamındaki görevlerinin yerine getirilmemesi veya uygunsuz bir şekilde yerine getirilmesi için, işletmenin faaliyetlerini düzenleyen mevcut mevzuat.

4.2. Alt çalışanların faaliyetleri üzerinde yetersiz kontrol için.

4.3. Sınırlı erişime sahip bilgilerin ifşası için.

Ek görebelirli bir organizasyonun ve pozisyon profilinin ihtiyaçlarına göre.

5. Yeterlilik

Bir müdür yardımcısı en az 2 yıllık tam bir yüksek öğrenim, profil iş deneyimine sahip olmalıdır.

6. Bilmelisin

Mevcut mevzuat, Tüzük, Toplu sözleşme (çalışanın bilmesi gereken eylem ve normları belirtir).

7. Etkileşim

Müdür yardımcısının kiminle ve hangi konularda işbirliği yaptığını gösterir.

Kabul:

İnsan Kaynakları Başkanı

İmza

(tam ad)

Hukuk Müşaviri

İmza

(tam ad)

Tanıdık:

imza

(tam ad)

Proje Müdür Yardımcısının Özel Yetkinlikleri

Proje yönetiminin sırasıyla geçici bir pozisyon olduğu ve asistanın proje tamamlanana kadar belirli yükümlülükler üstlendiği varsayılır. İşlevsel sorumlulukları, projenin özelliklerine ve temasına ve ayrıca belirli bir organizasyonun ihtiyaçlarına bağlı olacaktır.

Fonksiyonlar için proje yöneticisi yardımcısının görev tanımı daha yüksek düzeyde uzmanlaşmış olacak, ancak idari ve organizasyonel bir renklendirme ile. Bu pozisyon için tipik sorumluluklar Nitelikler El Kitabında bulunabilir ve ardından duruma uyacak şekilde değiştirilebilir.

Genel müdür yardımcısının sorumlulukları farklı mıdır?

Asistan sorumluluklarıCEO ve Genel İşlerden Sorumlu Müdür Yardımcısı farklı olacak. Tabii ki, ikinci durumda, genel işler başkanı örgütün tüm faaliyetlerinden değil, sadece ayrı bir sektörden sorumlu olduğundan, yetkiler daha dar odaklı olacaktır.

Genel işler için bir müdür yardımcısının görev tanımı, "yardım edilen" patronun işlevlerine göre hazırlanır. Buna göre sorumluluk ve işlevlerinin kapsamı esas alınacaktır.

Bu durumda "Müdür Yardımcısı" iş tanımı temel olarak uygundur, ilgili pozisyonlar için yeni belgeler geliştirirken bunun üzerine inşa edebilirsiniz.